公共圖書(shū)館檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策

牛穎

（撫順市圖書(shū)館，遼寧 撫順 113006）

牛 穎 女，1977年生。研究生學(xué)歷，館員。

檔案（Archives）是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。圖書(shū)館檔案是人們?cè)趫D書(shū)館各種活動(dòng)中自然形成的、并為一定目的保存下來(lái)，具有查考和利用價(jià)值的各種不同載體的文獻(xiàn)資料，它是圖書(shū)館各種活動(dòng)的原始記錄，真實(shí)地記載著圖書(shū)館各個(gè)歷史時(shí)期的發(fā)展軌跡，具有很強(qiáng)的信息利用價(jià)值和信息傳播功能。圖書(shū)館工作的開(kāi)展也離不開(kāi)檔案工作的支持，檔案完整地記錄了圖書(shū)館一切工作歷程，做好檔案工作有利于圖書(shū)館工作的交流、提高，促進(jìn)各項(xiàng)服務(wù)工作的更好開(kāi)展。

1 公共圖書(shū)館檔案管理工作的重要性

1.1 是公共圖書(shū)館科學(xué)管理的可靠依據(jù)

圖書(shū)館檔案主要包括上級(jí)下發(fā)的各種文件、本單位的請(qǐng)示、報(bào)告、工作計(jì)劃、總結(jié)、活動(dòng)方案、藏品目錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、規(guī)章制度、對(duì)外交流材料及聲像檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等等，比較全面系統(tǒng)地記錄了圖書(shū)館各個(gè)階段主要活動(dòng)歷史，全面、真實(shí)地反映了各級(jí)各類圖書(shū)館的辦館條件、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、讀者服務(wù)工作、業(yè)務(wù)研究輔導(dǎo)以及行政管理等各個(gè)層面的工作情況，其長(zhǎng)期積累的靜態(tài)信息，具有原始性和較大的可靠性，是圖書(shū)館管理者第一手的參考資料，有利于加強(qiáng)圖書(shū)館管理，既為圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)決策、總結(jié)工作和制定計(jì)劃提供了可靠的依據(jù)，又對(duì)推廣圖書(shū)館特色服務(wù)的先進(jìn)技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)起著重要的查考作用。

1.2 為公共圖書(shū)館統(tǒng)計(jì)分析工作奠定基礎(chǔ)

圖書(shū)館統(tǒng)計(jì)分析是對(duì)圖書(shū)館實(shí)行計(jì)量化管理的主要途徑和手段。圖書(shū)館檔案中收集歸納了日常管理和業(yè)務(wù)流程過(guò)程中各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)報(bào)表，比如撫順市圖書(shū)館的《年進(jìn)新書(shū)統(tǒng)計(jì)表》、《讀者借閱圖書(shū)排行統(tǒng)計(jì)表》、《年流通人次統(tǒng)計(jì)表》、《年外借冊(cè)次統(tǒng)計(jì)表》、《讀者活動(dòng)統(tǒng)計(jì)表》、《圖書(shū)館工作人員統(tǒng)計(jì)表》、《圖書(shū)館經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計(jì)表》等等，這些統(tǒng)計(jì)報(bào)表為統(tǒng)計(jì)分析工作奠定了基礎(chǔ)。撫順市圖書(shū)館綜合檔案室通過(guò)查找檔案中相關(guān)信息，對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納、總結(jié)、分析、研究，編寫(xiě)了《撫順市圖書(shū)館基礎(chǔ)數(shù)字匯編》，作為圖書(shū)館科學(xué)管理的數(shù)據(jù)依據(jù)。更有以下作用：①為圖書(shū)館計(jì)劃的編制與檢查提供數(shù)據(jù)資料；②為圖書(shū)館各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供依據(jù)；③為評(píng)價(jià)圖書(shū)館的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益、工作優(yōu)劣等提供數(shù)據(jù)資料；④為圖書(shū)館管理控制提供反饋信息。

1.3 是圖書(shū)館建設(shè)和發(fā)展的依據(jù)和參考

公共圖書(shū)館要建設(shè)和發(fā)展，就需要總結(jié)過(guò)去，評(píng)估現(xiàn)在，規(guī)劃未來(lái)。圖書(shū)館檔案記載了各部門(mén)歷年來(lái)各項(xiàng)工作的開(kāi)展情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，完整而全面的檔案材料可為之提供相關(guān)的資料、數(shù)據(jù)、信息。通過(guò)分析，得出具有規(guī)律性的結(jié)論，進(jìn)而明確圖書(shū)館建設(shè)和發(fā)展的方向、規(guī)模及重點(diǎn)。

1.4 在評(píng)估工作中能夠起到佐證作用

在全國(guó)第四次公共圖書(shū)館評(píng)估定級(jí)中，評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)所涵蓋的六大項(xiàng)工作，需提供相關(guān)檔案材料的項(xiàng)目高達(dá)60%以上。例如，2009年撫順市圖書(shū)館參加評(píng)估定級(jí)時(shí)，綜合檔案室就為該次的評(píng)估工作提供了67.3%的檔案資料，分值高達(dá)673分。這些檔案材料是圖書(shū)館各項(xiàng)工作的原始憑據(jù)和佐證材料，能起到令人信服的支撐作用，直接關(guān)系到總結(jié)報(bào)告的真實(shí)性和評(píng)估組的信任程度，全面影響著對(duì)圖書(shū)館工作的整體評(píng)估。

1.5 是圖書(shū)館人力資源建設(shè)的依據(jù)

人才隊(duì)伍建設(shè)是公共圖書(shū)館發(fā)展和建設(shè)的重要因素。圖書(shū)館人事檔案能全面反映圖書(shū)館的人事管理情況、人才結(jié)構(gòu)狀況、圖書(shū)館員的學(xué)識(shí)水平、業(yè)務(wù)能力、身體健康狀況等等，是圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)層決策任用、選拔、培養(yǎng)干部，人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，圖書(shū)館內(nèi)部各部門(mén)行政職務(wù)認(rèn)定以及專業(yè)職稱考評(píng)的重要依據(jù)。

2 公共圖書(shū)館檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠

公共圖書(shū)館對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠主要表現(xiàn)在以下3個(gè)方面：第一，沒(méi)有專人負(fù)責(zé)管理檔案；第二，沒(méi)有固定的存放地點(diǎn)；第三，沒(méi)有嚴(yán)格的管理制度，結(jié)果造成圖書(shū)館檔案的嚴(yán)重?fù)p壞、丟失。出現(xiàn)上述現(xiàn)象的原因是多方面的，但主要有兩點(diǎn)：一是領(lǐng)導(dǎo)不重視，認(rèn)為圖書(shū)館的流通、閱覽、讀者服務(wù)等一線工作做好就行了；二是大部分圖書(shū)館認(rèn)為本館是二級(jí)立檔單位，圖書(shū)館檔案無(wú)需向檔案館移交，圖書(shū)館只要將現(xiàn)有的文件材料保管好不丟失就可以，從而忽略了檔案規(guī)范管理工作。

2.2 組織機(jī)構(gòu)和制度不健全

2.2.1 組織機(jī)構(gòu)不健全

許多公共圖書(shū)館檔案管理組織機(jī)構(gòu)不健全，崗位職責(zé)不清、責(zé)任不明，檔案無(wú)專人管理，兼職檔案管理人員常常不固定，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門(mén)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，一方面使得許多檔案不是斷檔就是缺檔，或者是應(yīng)該存檔的而沒(méi)有存檔；另一方面對(duì)圖書(shū)館各部門(mén)收集、呈繳的許多檔案資料既沒(méi)有進(jìn)行登記，也沒(méi)有進(jìn)行分類編目，更不要說(shuō)進(jìn)行二三次檔案文獻(xiàn)的加工和利用了。

2.2.2 檔案管理制度不健全

部分圖書(shū)館沒(méi)有建立統(tǒng)一的檔案管理原則，沒(méi)有統(tǒng)一的文件歸檔制度，造成檔案文件分散，致使一些有價(jià)值的檔案資料丟失或者無(wú)從查找等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。例如撫順市圖書(shū)館自1952年建館以來(lái)，從未進(jìn)行過(guò)規(guī)范的檔案管理工作。由于“文革”、圖書(shū)館搬遷等各種人為或外力因素，檔案材料散失嚴(yán)重，這些都導(dǎo)致了圖書(shū)館檔案工作被動(dòng)落后，疲于應(yīng)付。

2.3 檔案的數(shù)字化建設(shè)緩慢

在網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化時(shí)代，許多公共圖書(shū)館仍采用傳統(tǒng)檔案管理模式。傳統(tǒng)檔案管理以紙介質(zhì)為主，以單一的手工操作為主，沒(méi)有與圖書(shū)文獻(xiàn)信息資源的現(xiàn)代化建設(shè)同步，檔案資源數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程緩慢。從檔案載體看，紙質(zhì)檔案比重較大。電子檔案、聲像檔案的種類和數(shù)量相對(duì)較小，這樣的館藏檔案結(jié)構(gòu)和內(nèi)容不能適應(yīng)圖書(shū)館業(yè)務(wù)發(fā)展和信息化社會(huì)對(duì)檔案資料的需求。

2.4 檔案資源開(kāi)發(fā)利用相對(duì)薄弱

目前檔案管理工作中存在著重管理、輕利用，重保管、輕開(kāi)發(fā)的問(wèn)題，管而不用，使“檔案管理”變成“檔案保管”，這樣，檔案資源的開(kāi)發(fā)利用受到限制，難以發(fā)揮其為圖書(shū)館事業(yè)服務(wù)的功能，給讀者查找造成不便。圖書(shū)館的檔案中蘊(yùn)含著豐富的資源，特別是近些年，各地大力發(fā)展公共服務(wù)事業(yè)，新建了很多公共圖書(shū)館，由此產(chǎn)生了眾多的新館建設(shè)資料。這些資料來(lái)源廣，信息量大，對(duì)公共圖書(shū)館的后期維護(hù)和運(yùn)行有重要的作用。但長(zhǎng)期的文書(shū)檔案低水平的管理模式，查找信息不但耗時(shí)多，可見(jiàn)性差，查準(zhǔn)率低，致使大量的檔案資料不能得到充分的利用，也使人們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)僅停留在收藏和部分調(diào)閱這種低層次運(yùn)作中。

3 做好檔案管理的具體途徑

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視，爭(zhēng)取資金

圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)一定要重視檔案工作，要充分認(rèn)識(shí)到它的重要性，千方百計(jì)地爭(zhēng)取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)市公共圖書(shū)館檔案建設(shè)的大力支持，加大資金支持力度，保障圖書(shū)館檔案建設(shè)步伐。館領(lǐng)導(dǎo)還要在廣大職工中不斷宣傳檔案工作的重要性；不定期組織全館職工特別是中層干部學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，增強(qiáng)檔案意識(shí)，建立健全圖書(shū)館綜合檔案室各項(xiàng)工作。其次，館領(lǐng)導(dǎo)要按照?qǐng)D書(shū)館評(píng)估細(xì)則內(nèi)容，盡快建立現(xiàn)代的圖書(shū)館檔案室。

3.2 健全檔案管理的組織機(jī)構(gòu)和管理制度

圖書(shū)館綜合檔案室的組織機(jī)構(gòu)由館領(lǐng)導(dǎo)和全館各部門(mén)負(fù)責(zé)人組成，配備檔案專業(yè)本科學(xué)歷的專職檔案員具體負(fù)責(zé)檔案日常工作，做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，檔案工作責(zé)任到人，人人有責(zé)，從制度上保證檔案工作的開(kāi)展。如撫順市圖書(shū)館從2008年開(kāi)始，從重視檔案工作的角度出發(fā)，確定館長(zhǎng)主管圖書(shū)館檔案工作。將檔案管理工作納入全館年度工作計(jì)劃，并納入各部門(mén)工作的職責(zé)范圍。采取部門(mén)立卷評(píng)估與部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)考核、部門(mén)工作評(píng)優(yōu)、評(píng)選先進(jìn)等工作相結(jié)合，使人的積極性得到充分的發(fā)揮，從而激發(fā)圖書(shū)館檔案建設(shè)的自覺(jué)性，推進(jìn)檔案建設(shè)的現(xiàn)代化進(jìn)程，進(jìn)一步改進(jìn)圖書(shū)館管理水平。我們將分散在各部門(mén)及個(gè)人手中的各種文件、數(shù)據(jù)、資料集中統(tǒng)一管理；在館長(zhǎng)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由黨務(wù)工作部負(fù)責(zé)全館的檔案工作，下設(shè)綜合檔案室，配備專職的檔案管理人員負(fù)責(zé)全館檔案的管理工作；各部門(mén)指定專人（部門(mén)主任）負(fù)責(zé)本部門(mén)的檔案管理工作。黨務(wù)工作部加強(qiáng)對(duì)各部室檔案管理工作的監(jiān)督與指導(dǎo)，各部門(mén)在工作中應(yīng)注重對(duì)各類存檔資料的保存，并定期將規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料向綜合檔案室移交，進(jìn)行集中管理，形成了規(guī)范的組織機(jī)構(gòu)和管理原則。

3.3 制定檔案管理工作規(guī)章制度

切實(shí)可行的規(guī)章制度是公共圖書(shū)館檔案工作順利進(jìn)行的保障，圖書(shū)館檔案管理要依照《中華人民共和國(guó)檔案法》，制定各館的《圖書(shū)館文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表》、《檔案員崗位責(zé)任制》、《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案收集制度》、《檔案整理制度》、《立卷歸檔制度》、《檔案借閱制度》、《檔案鑒定制度》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案保密制度》等一系列規(guī)章制度，這些制度能夠確保圖書(shū)館檔案工作有章可循。

3.4 改善檔案管理工作的硬件及軟件環(huán)境

改善檔案管理，在硬件方面，各館要設(shè)置專門(mén)的檔案室及檔案庫(kù)房，購(gòu)置檔案密集架、檔案柜及檔案盒，并配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、除濕器等現(xiàn)代辦公設(shè)備。在軟件方面，圖書(shū)館最好購(gòu)買使用“世紀(jì)科怡”專業(yè)檔案管理工作軟件。以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為平臺(tái)，以現(xiàn)代化信息處理技術(shù)為手段，建設(shè)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化圖書(shū)館檔案管理系統(tǒng)，建立圖書(shū)館檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案管理納入到整個(gè)圖書(shū)館數(shù)字化管理工作中來(lái)。

3.5 做好圖書(shū)館檔案的開(kāi)發(fā)利用工作

檔案的開(kāi)發(fā)利用是檔案工作的最終目的，只有積極開(kāi)發(fā)利用檔案資源，圖書(shū)館檔案才有生機(jī)和活力。比如撫順市圖書(shū)館綜合檔案室做到：一是針對(duì)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代公共圖書(shū)館對(duì)信息需求快捷、方便、準(zhǔn)確等特點(diǎn)，利用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行深層次的開(kāi)發(fā)。二是在圖書(shū)館的日常管理中，圖書(shū)館檔案管理人員配合領(lǐng)導(dǎo)決策、配合館內(nèi)各項(xiàng)工作及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料，為圖書(shū)館的各項(xiàng)工作服務(wù)。三是充分利用館藏檔案資料，向廣大讀者進(jìn)行宣傳教育，開(kāi)展閱讀指導(dǎo)，提高利用率。四是積極開(kāi)發(fā)檔案資源，編纂《大事記》、《組織機(jī)構(gòu)沿革》、《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》、《規(guī)章制度匯編》、《重大活動(dòng)匯編》、《宣傳稿件匯編》、《榮譽(yù)匯編》、《館員發(fā)表論文匯編》、《撫順市圖書(shū)館宣傳冊(cè)》、《“雙評(píng)材料”匯編》等10種編研材料。

3.6 圖書(shū)、檔案、情報(bào)實(shí)現(xiàn)一體化管理

圖書(shū)、檔案、情報(bào)一體化管理可以充分發(fā)掘和綜合利用圖書(shū)、檔案、情報(bào)信息資源，發(fā)揮系統(tǒng)整體的功能優(yōu)勢(shì)。除了圖書(shū)館日常檔案管理之外，圖書(shū)館的采購(gòu)、流通等計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)就是圖書(shū)館檔案的存在形式。這種同一性便于在圖書(shū)館內(nèi)實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理，有效實(shí)行圖書(shū)、檔案、情報(bào)的一體化管理。這種模式的作用在于：一是避免重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率；二是提高檔案管理水平，使大量的文件輸入工作在文件處理過(guò)程中一次性完成，更有利于信息資源的共享。利用現(xiàn)代化的管理手段，做好圖書(shū)館檔案管理工作，加快圖書(shū)館檔案管理信息化的進(jìn)程，從而更好地發(fā)揮圖書(shū)館檔案的價(jià)值。

公共圖書(shū)館檔案管理工作的目標(biāo)應(yīng)當(dāng)是以“積極收集整理、有效提供利用”為中心，圍繞公共圖書(shū)館工作的總體部署和要求，充分利用圖書(shū)館檔案這一信息平臺(tái)，積極探索檔案管理和開(kāi)發(fā)利用的新思路和新方法，增強(qiáng)與外界的溝通、交流與聯(lián)系，主動(dòng)地、創(chuàng)造性地開(kāi)展工作，充分發(fā)揮檔案、文件的諸多功能，為提高公共圖書(shū)館的整體效益做出新貢獻(xiàn)，為圖書(shū)館事業(yè)建設(shè)服務(wù)。

[1]趙越.檔案學(xué)概論[M].沈陽(yáng)：遼寧大學(xué)出版社，1987.

[2]黃星星.淺談圖書(shū)館檔案管理與圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2009（24）.

[3]崔鳳蓮.如何做好圖書(shū)館檔案管理工作[J].管理觀察，2010（12）.

[4]熊佐偉.圖書(shū)館檔案工作探析[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2007（7）.

[5]周宇青.試論圖書(shū)館檔案的管理與利用[J].圖書(shū)館管理，2008（2）.

[6]涂海青.高校圖書(shū)館借閱情況的統(tǒng)計(jì)與分析[J].河南圖書(shū)館學(xué)刊，2006（4）.

[7]潘玉萍.檔案資料在公共圖書(shū)館評(píng)估定級(jí)中的作用——兼論如何加強(qiáng)圖書(shū)館檔案工作[J].情報(bào)探索，2008（6）.

[8]胡忠華.對(duì)公共圖書(shū)館檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].長(zhǎng)江大學(xué)學(xué)報(bào)，2010（8）.