外語院校圖書館采購招標(biāo)中的問題及對策

屈宏明

（北京第二外國語學(xué)院圖書館，北京 100024）

屈宏明 男，1966年生。情報學(xué)碩士，副研究館員。研究方向：文獻(xiàn)資源建設(shè)。

由于近年各學(xué)校專項經(jīng)費的大量增加，從立項到結(jié)項，整個過程都要按照政府采購的要求去執(zhí)行，政府采購規(guī)定到一定的經(jīng)費額度，《2006中央預(yù)算單位集中采購目錄和標(biāo)準(zhǔn)年規(guī)定》自行采購達(dá)到50萬，必須按照《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》和《中華人民共和國政府采購法》的要求去公開招標(biāo)。

高校的合并、擴招以及教學(xué)評估等對圖書館辦學(xué)條件的需求，使得圖書需求專項經(jīng)費大量增加，它為高校圖書館實施招標(biāo)采購提供了條件?！吨腥A人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》和《中華人民共和國政府采購法》兩部法律的頒布實施，也為高校館圖書招標(biāo)采購工作提供了有力的法律依據(jù)。全國絕大多數(shù)高校館均采用招標(biāo)方式選擇供應(yīng)商。有些是通過招標(biāo)公司進(jìn)行公開招標(biāo)，有的是自己組織招標(biāo)小組進(jìn)行內(nèi)部招標(biāo)。不管何種招標(biāo)方式，都向規(guī)范化、法制化的軌道邁出了重要一步。當(dāng)然招標(biāo)采購也存在諸多問題，政府采購招標(biāo)這種公開、透明、規(guī)范化的管理方式是一種趨勢，但需要一個完善的過程。

1 政府招標(biāo)采購勢在必行

1.1 圖書招標(biāo)采購的形式

根據(jù)圖書、報刊、電子資源等不同特點，《中華人民共和國政府采購法》第三章第二十六條規(guī)定，目前高校館政府采購主要采用以下方式：①公開招標(biāo)；②邀請招標(biāo)；③競爭性談判；④單一來源采購等形式。

1.2 圖書招標(biāo)采購的優(yōu)越性

1.2.1 節(jié)約了圖書購置經(jīng)費，使有限的圖書經(jīng)費發(fā)揮最大效益。通過招標(biāo)使圖書館獲得更優(yōu)惠的購書條件，節(jié)省的經(jīng)費可以購買更多的圖書，提高了經(jīng)費使用效益，豐富了館藏。

1.2.2 從制度上規(guī)范了采訪工作和采購行為。通過招標(biāo)采購，增強了采購資金支出的透明度，可有效避免暗箱操作、明折明扣。另一方面，招標(biāo)文件中對圖書館應(yīng)承擔(dān)義務(wù)的規(guī)定（如付款周期等），也對圖書館形成了約束機制。這些都有效杜絕了商業(yè)賄賂等腐敗現(xiàn)象的滋生。以實洋結(jié)算既維護(hù)了圖書館的利益，又使采訪人員能在透明、規(guī)范的環(huán)境下做好選書工作。

1.2.3 有利于選擇資信優(yōu)良的書商，保證圖書館館配圖書的整體服務(wù)質(zhì)量。招標(biāo)采購可吸引更多的書商參與競標(biāo)。圖書館通過對書商資質(zhì)、規(guī)模、信譽度等方面的考察，以及對其投標(biāo)文件等的審核，能夠廣泛了解到各書商詳細(xì)信息，從中選擇資信優(yōu)良、服務(wù)水平高的書商，有效地保證圖書資料采購的質(zhì)量。

1.2.4 圖書館可獲得更多的配套服務(wù)。書商為占領(lǐng)圖書市場，一般會盡可能多地提供配套服務(wù)來吸引圖書館。通過招投標(biāo)競爭，可充分發(fā)揮經(jīng)費的使用效益，而且能得到更多的配套服務(wù)?？捎行У毓?jié)省圖書館的人力、物力，提高工作效率。通過招標(biāo)，可將部分圖書館工作交由書商來承擔(dān)，如圖書拆包、驗收加工、編目等項工作，可采用全加工（采訪-編目）或半加工（采訪驗收）方式，由書商提供售后服務(wù)，減輕了圖書館工作人員的壓力，提高了工作效率。

2 外語院校圖書館采購招標(biāo)中的問題

高校圖書館圖書采購具有學(xué)術(shù)性強、品種多、復(fù)本少、采購數(shù)額大、非一次完成等特點。外語院校圖書館在政采招標(biāo)中還存在語種多、專業(yè)化、特色化強等個性化特點，另外對到書率和到書速度要求高，所選圖書一般是期貨。

2.1 小語種圖書采購難

小語種圖書尤其是原版小語種圖書，供應(yīng)商都不愿意去采，因為小語種圖書在圖書進(jìn)口過程中存在折扣高、周期長、報關(guān)難、各小語種國家出版商服務(wù)水平參差不齊、出現(xiàn)重書后難以調(diào)劑等情況。

2.2 到書率低

圖書折扣率原是圖書供應(yīng)商為向客戶提供良好的服務(wù)所支出的成本，現(xiàn)在卻異化為一種促銷手段。某些書商在投標(biāo)時以價格優(yōu)勢中標(biāo)，而服務(wù)則無法保證。某些商家在配套方面能省則省，不能提供出版信息，不能保證到貨率，有的甚至自己在競標(biāo)時的承諾都無法履行。重點出版社的圖書，在招標(biāo)后因價格的原因遲遲不能到貨，直接影響圖書館的到書率、館藏質(zhì)量。

2.3 影響圖書采購的時效性和連續(xù)性

某些期貨出版社因用戶訂數(shù)少等原因而遲遲不能付諸印刷，致使到書周期延長；書商為了維護(hù)新客戶，無暇顧及舊客戶，或照顧大客戶，忽視小客戶致使圖書滯留在他們手中而遲遲不能發(fā)貨，從而影響圖書的到書率。

另外，政府采購流程長，可能造成經(jīng)費使用上的大起大落，難以保證文獻(xiàn)采購的連續(xù)性。以筆者所在學(xué)校圖書館為例：受經(jīng)費下?lián)堋①Y格審查和公開招標(biāo)等流程因素的影響，2011年到8月份還沒一本新書進(jìn)館，而為了能保證在年底把購書經(jīng)費正常用完，用短短3個月的時間采購一年的圖書，采訪行為很大程度上受到時間的限制，缺乏連續(xù)性和時效性。

2.4 文獻(xiàn)采購到貨周期零散，難以統(tǒng)計

圖書招標(biāo)的本質(zhì)是招商。圖書采購的特點決定了它不同于其他大宗貨物采購的現(xiàn)貨交易，也不是一次性采購，標(biāo)的物不是非常明確，也沒有嚴(yán)格的交貨時間限制，而是一種持續(xù)性的經(jīng)濟(jì)行為；其次，目前的圖書采購是預(yù)訂與現(xiàn)采相結(jié)合，預(yù)訂的圖書中有部分是期貨，由于訂數(shù)不足、作者包銷等原因，有部分圖書最終可能無法采到，較好書商期貨的到貨率也只能達(dá)到85%，除非全部采購現(xiàn)貨品種。由于招標(biāo)標(biāo)的物、交貨時間等有很多不可控制、不可預(yù)知的因素，使采購人和投標(biāo)人的責(zé)、權(quán)、利沒有非常明晰的標(biāo)準(zhǔn)。

2.5 招標(biāo)方如一味追求經(jīng)濟(jì)效益最大化，很難取得雙方共贏

書商為了占領(lǐng)市場，只有提高優(yōu)惠率來增大中標(biāo)的砝碼，優(yōu)惠率幾欲突破書商所能承受的極限，外加各種配套措施、售后服務(wù)手段，書商幾乎無利可圖，那么只有犧牲采購人的利益來投招標(biāo)機構(gòu)所好。在此情形下，書商為保利潤，對很多進(jìn)價較高的出版社（如高等教育出版社、外語教學(xué)與研究出版社等）的圖書，以缺貨為由不予采購，致使該類圖書到貨率較低；更有甚者，有些不法書商為保利潤，以次充好，以假亂真。

2.6 沒有圖書館專家參與的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)也普遍存在問題

依據(jù)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》的要求，在招標(biāo)書中應(yīng)有明確的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，但在實際操作中，圖書采購招標(biāo)書里只有采購人的一些要求，諸如書商提供出版信息的能力、數(shù)據(jù)的加工能力及質(zhì)量、售后服務(wù)的態(tài)度及措施、與采購人的溝通誠意及能力等，沒有明確地提出評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。即使有，標(biāo)準(zhǔn)的制定者也是招標(biāo)機構(gòu)，而非圖書館。這就存在一個問題：評標(biāo)機構(gòu)的成員和程序不能充分反映采購方的要求，不能充分考慮圖書館方的一些特殊需求，而是更多地傾向優(yōu)惠率的考慮。

3 外語院校圖書館采購招標(biāo)的對策

3.1 加強與主管部門的溝通

政府采購僅僅是一項政策上的要求，其對采購的規(guī)定也僅僅針對采購程序而言，而非具體操作細(xì)節(jié)。由于政府主管部門對文獻(xiàn)資料采購的特殊性認(rèn)識有較大差異，有的實行全額招標(biāo)，有的只是部分招標(biāo)；有的只對中文圖書進(jìn)行政府采購，有的對所有文獻(xiàn)類型都進(jìn)行政府采購。所以加強圖書館與政府主管部門的溝通是做好政府采購的首要條件。

3.2 采取分包的方式提高報價折扣

小語種圖書尤其是原版小語種圖書，由于其在圖書進(jìn)口過程中存在折扣高、周期長、報關(guān)難、各小語種國家出版商服務(wù)水平參差不齊等因素，會出現(xiàn)該類型圖書難以調(diào)劑等情況。所以，將不同國家和地區(qū)的小語種圖書分包，主要根據(jù)小語種小到什么程度進(jìn)行報價。比如西語中的德語、法語、西班牙語、葡萄牙語，使用的國家較多可做一個分包，日語、朝鮮語等距離我國較近可分一個包，俄語、阿拉伯語可分一個包，當(dāng)然如果每個語種采購量都很大，也可單獨分一個包進(jìn)行招標(biāo)。

3.3 重點出版社圖書難以保證，采取分包的方式提高報價折扣

為解決重點學(xué)科專業(yè)圖書難以保障的問題，由本校學(xué)術(shù)委員會或圖書館工作委員會及圖書館學(xué)生工作委員會圈定重點采書的出版社。出版社的名錄由圖書館提供，最后以圖書館工作委員會會議方式討論定出能保障學(xué)校重點學(xué)科建設(shè)及專業(yè)設(shè)置的一類重點出版社及二類重點出版社和一般重點出版社。分包報價的好處是避免造成重點批發(fā)折扣高的出版社圖書難以保障的情況。

3.4 解決到書周期、到書率難以統(tǒng)計問題

建議書商采取訂單全程監(jiān)控的方式，讓訂貨隨時查詢，目前許多網(wǎng)上商城都做到了訂單的全程監(jiān)控，使發(fā)訂單的買方放心，即便是貨物未到也可清楚訂單執(zhí)行到什么狀態(tài)。如京東商城、凡客網(wǎng)等對訂單流程全監(jiān)控都可以為圖書供應(yīng)商提供借鑒。只有在書商層面解決了到書周期的問題才是關(guān)鍵。

3.5 建立以招標(biāo)為主導(dǎo)的多元圖書采購體制

在經(jīng)費支配上，可劃撥給圖書館一定比例的自行采購額度（最好占有5%～10%的經(jīng)費），這樣做首先可以滿足圖書館的特殊需要，如滿足急需的、無法用支票結(jié)賬的圖書及部分灰色文獻(xiàn)的采購；還可以以少量的資金和有潛在實力的非招標(biāo)書商合作，以考察該書商的供貨能力、到書周期、到書率及其他服務(wù)質(zhì)量，為未來的招標(biāo)工作做必要的準(zhǔn)備。

3.6 評標(biāo)工作應(yīng)有眾多的圖書館方面專家參與

現(xiàn)有的評標(biāo)人員構(gòu)成多數(shù)非圖書館方面人員，他們并不十分了解圖書館文獻(xiàn)采購工作的特點，在評標(biāo)時考慮問題難免偏頗，對書商的規(guī)模及歷史等因素考慮較多，而對書商為圖書館提供的服務(wù)能力方面考慮得較少，致使招標(biāo)結(jié)果不利于開展工作。因此，在評標(biāo)人員組成上應(yīng)有眾多的圖書館方面專家和圖書館采訪人員參與。

3.7 正確認(rèn)識折扣，客觀和公正評標(biāo)，取得雙贏格局

折扣不是圖書館選擇書商的唯一標(biāo)準(zhǔn)。除折扣外，還應(yīng)考慮書商提供新書信息的完整性和及時性、書商的到書率、到書周期等因素。如果一味追求高折扣率，就會犧牲圖書質(zhì)量和一些增值服務(wù)，如信息采集、數(shù)據(jù)加工、運輸?shù)确?wù)。針對目前圖書市場存在的不正當(dāng)競爭現(xiàn)象，圖書館方面應(yīng)呼吁有關(guān)部門正視折扣問題，充分認(rèn)識到折扣對圖書館采訪工作造成的負(fù)面影響，積極爭取合法的經(jīng)費投入，同時在招標(biāo)等決策方面應(yīng)尊重采購人員的意見，避免通過犧牲藏書質(zhì)量或服務(wù)來獲得折扣的行為。

3.8 多選有實力的供應(yīng)商

圖書館采購由于其全方位、立體化、多樣性的特點，需連續(xù)購置品種繁多的各類出版物。任何一家出版社都不可能滿足圖書館采購的全面需要。因此，圖書館應(yīng)招標(biāo)確定多家（2～3家）各具供貨特色和后期服務(wù)特色的圖書供應(yīng)商，為完成專項經(jīng)費采購提供多渠道的保障。

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