淺析加強(qiáng)農(nóng)民教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范化

楊云媛，黃春杰，楊國(guó)華

（塘沽區(qū)農(nóng)業(yè)廣播電視學(xué)校，天津 300450）

隨著農(nóng)民教育培訓(xùn)項(xiàng)目?jī)?nèi)容的不斷豐富，各培訓(xùn)機(jī)構(gòu)所承擔(dān)的教育培訓(xùn)專項(xiàng)越來(lái)越多，加強(qiáng)農(nóng)民教育培訓(xùn)檔案管理有著十分重要的意義。

1 檔案管理的重要意義

檔案管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。檔案是一種在社會(huì)現(xiàn)實(shí)中廣泛存在且表現(xiàn)形態(tài)多種多樣的復(fù)雜事物，每個(gè)人在工作和生活中能應(yīng)用到各式各樣的檔案資料。

1.1 一般功能

檔案是單位工作的有效工具、經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要依據(jù)、科學(xué)研究的必要條件及宣傳教育的生動(dòng)素材。

1.2 特殊功能

檔案的特殊功能主要是指檔案在人們社會(huì)活動(dòng)中具有的其它文獻(xiàn)所不能代替的作用。它主要指檔案的憑證作用和參考作用。

2005年開(kāi)始，塘沽區(qū)農(nóng)業(yè)廣播電視學(xué)校注重農(nóng)民教育培訓(xùn)檔案的留存，2005-2007年，承擔(dān)了天津市塘沽區(qū)農(nóng)村勞動(dòng)力“351”培訓(xùn)工程，在組織實(shí)施綠色證書(shū)、藍(lán)色證書(shū)、紅色證書(shū)、農(nóng)村經(jīng)紀(jì)人及村干部培訓(xùn)的同時(shí)也建立了相應(yīng)的培訓(xùn)檔案，整理各專項(xiàng)紙質(zhì)檔案54盒及影像檔案2盒。2007年11月，積極配合塘沽區(qū)科委“全國(guó)科普示范城區(qū)”復(fù)檢工作，協(xié)助完成塘沽區(qū)2005-2007年農(nóng)民科學(xué)素質(zhì)培訓(xùn)工作總結(jié)演示文稿的制作，為復(fù)檢提供了開(kāi)展農(nóng)民科技培訓(xùn)的影像資料、培訓(xùn)相冊(cè)、宣傳展牌和學(xué)員培訓(xùn)檔案等檔案資料，得到了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度評(píng)價(jià)。

2008年8月，對(duì)多年留存的教育培訓(xùn)檔案重新進(jìn)行了歸檔整理，形成了包括辦學(xué)定位、基礎(chǔ)條件、中等職業(yè)教育及農(nóng)民培訓(xùn)共4大卷檔案。2008-2011年，塘沽農(nóng)業(yè)廣播電視學(xué)校又承擔(dān)了天津市塘沽農(nóng)民素質(zhì)提高工程，組織實(shí)施了涉農(nóng)及非農(nóng)職業(yè)技能培訓(xùn)、中專及大專學(xué)歷證書(shū)教育、農(nóng)村經(jīng)紀(jì)人提升及村干部培訓(xùn)等幾個(gè)專項(xiàng)。通過(guò)對(duì)原有培訓(xùn)工程檔案進(jìn)行認(rèn)真分析研究，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案（包含影像資料）不僅從內(nèi)容上更翔實(shí)了，整理等各方面也更規(guī)范了。截至到2011年8月，又新增82盒培訓(xùn)工程檔案。

2 農(nóng)民教育培訓(xùn)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理意識(shí)薄弱

培訓(xùn)機(jī)構(gòu)在檔案管理上存在著很多問(wèn)題，首先就是檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，大多數(shù)人不重視檔案整理工作，覺(jué)得檔案管理工作與自己工作無(wú)關(guān)，從思想上沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案和檔案管理工作的重要作用。

2.2 檔案管理能力偏低

培訓(xùn)機(jī)構(gòu)沒(méi)有檔案專業(yè)人員，基本上都是教師等兼職人員負(fù)責(zé)檔案資料整理工作。由于平時(shí)不注重檔案管理知識(shí)繼續(xù)教育的培訓(xùn)，兼職檔案管理人員檔案業(yè)務(wù)知識(shí)缺乏，造成檔案整體質(zhì)量不高。

2.3 檔案管理制度欠缺

適用各類專項(xiàng)和各類機(jī)制的檔案管理制度還不夠健全和規(guī)范。培訓(xùn)機(jī)構(gòu)大多沒(méi)有形成一個(gè)適應(yīng)本部門(mén)的檔案管理制度，因此，檔案管理松散懈怠。特別是兼職檔案管理人員職責(zé)不清，工作不到位。存在如歸檔不及時(shí)，造成材料丟失或存放混亂等現(xiàn)象。

目前，培訓(xùn)機(jī)構(gòu)部分負(fù)責(zé)人還存在平時(shí)對(duì)檔案管理工作監(jiān)督不到位和不注重總結(jié)經(jīng)驗(yàn)等問(wèn)題。存在的這些問(wèn)題嚴(yán)重制約了培訓(xùn)檔案管理工作的正常有序開(kāi)展，不利于本部門(mén)提高檔案管理水平和質(zhì)量。隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，使檔案形成方式發(fā)生了很大變化。這些電子信息檔案的管理和利用方式與紙質(zhì)檔案截然不同，傳統(tǒng)的工作模式和技術(shù)水平已不能適應(yīng)。

根據(jù)多年來(lái)的檔案整理實(shí)踐工作，也總結(jié)出兩點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)。一是在教育培訓(xùn)過(guò)程中有很多材料形成不了檔案，但是作為各種資料也應(yīng)該做好整理和保存，因?yàn)橘Y料在現(xiàn)實(shí)中最接近檔案，與檔案最為密切。因此，我們可以把材料按照備注檔案來(lái)進(jìn)行管理。二是在注重教學(xué)培訓(xùn)工作檔案整理留存的同時(shí)，更要加強(qiáng)學(xué)員檔案的整理與留存，特別是學(xué)員檔案。同時(shí)針對(duì)重點(diǎn)村及涉農(nóng)企業(yè)，做好學(xué)員教育培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)工作及學(xué)員檔案管理，為進(jìn)一步提升培訓(xùn)提供依據(jù)。

3 農(nóng)民教育培訓(xùn)檔案規(guī)范化管理采取的措施

3.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo) 提高認(rèn)識(shí)

首先要提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，確立農(nóng)民教育培訓(xùn)檔案具有實(shí)用價(jià)值的觀念，就會(huì)認(rèn)真去收集、整理、保管及利用好這些檔案資料，做好檔案管理工作。充分認(rèn)識(shí)到檔案工作不只局限于某一領(lǐng)域的活動(dòng)，它貫穿于各項(xiàng)工作之中。農(nóng)民教育培訓(xùn)檔案資料管理是需要部門(mén)中每個(gè)成員共同參與才能取得實(shí)效的一項(xiàng)事業(yè)，因?yàn)樗侨w人員從事所承擔(dān)的各項(xiàng)工作實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄和積累，也是各部門(mén)獨(dú)有的原始記錄。

3.2 加強(qiáng)培訓(xùn) 明確職責(zé)

提高檔案管理水平，除了要提高檔案意識(shí)外，還要提高檔案管理人員的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，堅(jiān)持培訓(xùn)制度，統(tǒng)一組織學(xué)習(xí)，講授檔案工作的業(yè)務(wù)知識(shí)，包括檔案分類、整理、目錄、排序、編號(hào)及裝盒等一系列步驟和程序，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其更快更好地獨(dú)立開(kāi)展檔案資料管理工作。本部門(mén)培訓(xùn)要注重實(shí)效性，最重要的一點(diǎn)是按照具體實(shí)施的項(xiàng)目?jī)?nèi)容，制定出檔案所需整理的各項(xiàng)內(nèi)容，按需所學(xué)，增長(zhǎng)相關(guān)領(lǐng)域方面的知識(shí)技能，更好地適應(yīng)本崗工作。

3.3 加強(qiáng)管理 建立制度

建立農(nóng)民教育培訓(xùn)檔案管理制度，關(guān)鍵的作用是要保證檔案的及時(shí)整理、完整收集、認(rèn)真保管和有效利用。根據(jù)實(shí)際工作的需要，必須制定適用于本部門(mén)的檔案管理制度，明確規(guī)定檔案工作的內(nèi)容和目標(biāo)，以及兼職檔案管理人員的義務(wù)和責(zé)任。同時(shí)建立考核制度，年終進(jìn)行總結(jié)評(píng)比，獎(jiǎng)罰分明，從而調(diào)動(dòng)兼職檔案人員的工作積極性，用制度規(guī)范檔案管理工作。

3.4 加強(qiáng)研究 提升水平

加強(qiáng)研究檔案的科學(xué)管理工作，堅(jiān)持“互補(bǔ)”原則，培訓(xùn)機(jī)構(gòu)之間交流學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷提升檔案管理水平。經(jīng)過(guò)實(shí)踐證明，研究設(shè)計(jì)科學(xué)規(guī)范的各種表格是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的重要基礎(chǔ)，文書(shū)本身的質(zhì)量直接影響著日后檔案的質(zhì)量。在立卷時(shí)堅(jiān)持“同一”原則，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，也是為檔案的規(guī)范化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。將紙質(zhì)文件與電子文件采用“雙軌制”整理方法，并做好電子文件數(shù)據(jù)備份工作。

農(nóng)民教育培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)全面體現(xiàn)部門(mén)工作的整體風(fēng)貌，規(guī)范檔案管理是促進(jìn)和提高農(nóng)民教育培訓(xùn)質(zhì)量水平的重要前提，是各項(xiàng)工作正規(guī)有序開(kāi)展的有力鋪墊和基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要保證。制定檔案工作制度、檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)和檔案分類方案，使農(nóng)民教育培訓(xùn)檔案管理工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化軌道。