高等學(xué)校低碳辦公實(shí)現(xiàn)方法芻議

許紅芹

（北京林業(yè)大學(xué)總務(wù)與產(chǎn)業(yè)管理處，北京 100083）

為了確保實(shí)現(xiàn)“十二五”節(jié)能減排約束性目標(biāo)，加快建設(shè)資源節(jié)約型、環(huán)境友好型社會(huì)，我國(guó)各行各業(yè)都在積極制定節(jié)能減排的措施，開(kāi)展“低碳經(jīng)濟(jì)”“低碳技術(shù)”“低碳生活方式”等各種形式的系列活動(dòng)［1］。高等學(xué)校也不例外，應(yīng)該響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，努力建設(shè)“綠色”校園，積極倡導(dǎo)和踐行低碳辦公。低碳辦公所提倡的環(huán)保思想和節(jié)約意識(shí)不僅符合高等學(xué)校開(kāi)源節(jié)流的發(fā)展要求，更可以通過(guò)一些有效的管理措施和方法實(shí)現(xiàn)節(jié)能減排的具體目標(biāo)。高等學(xué)校可以在履行人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和服務(wù)社會(huì)3大職責(zé)的過(guò)程中，將發(fā)展“低碳經(jīng)濟(jì)”的理念輻射到全社會(huì)，以實(shí)現(xiàn)巨大的社會(huì)效應(yīng)。因此，筆者針對(duì)高等學(xué)校低碳辦公存在的主要問(wèn)題，探討了高等學(xué)校實(shí)現(xiàn)低碳辦公的具體方法。

一、高等學(xué)校低碳辦公存在的主要問(wèn)題

低碳（Low Carbon），是指進(jìn)行較低的溫室氣體（主要是CO2）排放。所謂“低碳辦公”，就是指在辦公活動(dòng)中通過(guò)采取各種措施最大限度地降低能源和資源消耗，以減少溫室氣體的產(chǎn)生和排放。目前，在高等學(xué)校的日常辦公中非低碳的現(xiàn)象依然突出，主要表現(xiàn)在以下3個(gè)方面。

（一）計(jì)算機(jī)過(guò)度能源消耗

近幾年來(lái)，我國(guó)高等學(xué)校的規(guī)模不斷發(fā)展和壯大，計(jì)算機(jī)的使用在高校也得到了廣泛普及。隨著高校信息化程度越來(lái)越高，計(jì)算機(jī)成為高校辦公的一個(gè)常規(guī)性的電器設(shè)備。雖然單臺(tái)計(jì)算機(jī)的電功率不大，但是在計(jì)算機(jī)運(yùn)行數(shù)量很多的情況下，所消耗的電力相當(dāng)驚人。計(jì)算機(jī)在高校的普及雖然為辦公室工作帶來(lái)了方便快捷，但是也加劇了辦公室的能耗與污染。在高等學(xué)校的各職能部門和院系辦公室，隨時(shí)都可以看到很多處于待機(jī)狀態(tài)的計(jì)算機(jī)，這實(shí)際上對(duì)能源的耗費(fèi)很大。以傳統(tǒng)的17英寸CRT計(jì)算機(jī)顯示器為例，正常運(yùn)作時(shí)需要120W的電力，而待機(jī)時(shí)需要耗費(fèi)30W的電力；即使關(guān)閉計(jì)算機(jī)，但若插頭并未拔掉，也要損失8W的電力。除此之外，由于很多高校沒(méi)有專門的部門負(fù)責(zé)對(duì)全校的計(jì)算機(jī)進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，所以計(jì)算機(jī)在使用過(guò)程中容易產(chǎn)生過(guò)量的電磁輻射和溫室氣體，從而對(duì)環(huán)境造成負(fù)面影響。

（二）紙張及耗材過(guò)度使用

近年來(lái)，高等學(xué)校校園網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，高等學(xué)校辦公自動(dòng)化建設(shè)也正在逐步開(kāi)展，很多高等學(xué)校都根據(jù)各自的實(shí)際情況建立了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。當(dāng)前，高校的各職能部門和院系的辦公室大多實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化。但是，受傳統(tǒng)辦公習(xí)慣的影響，在高等學(xué)校日常的辦公過(guò)程中仍存在過(guò)度使用辦公紙張和耗材的現(xiàn)象，與無(wú)紙辦公的要求仍有很大的差距。例如，各種表格、公文、商業(yè)文書(shū)、訂單、收據(jù)和憑證等仍在以紙質(zhì)的形式在辦公過(guò)程中流轉(zhuǎn)，從而消耗了大量紙張。再如，在文件的擬制、修改、報(bào)送、審批、下發(fā)和存檔等環(huán)節(jié)中，雖然需要使用很多辦公用紙，但是有一些完全是可以使用“再生紙”（即只用過(guò)單面的紙）代替的，卻因?yàn)楣ぷ魅藛T圖方便而沒(méi)有使用；同時(shí)，在這些環(huán)節(jié)中也有很多不必要的打印和復(fù)印操作，從而過(guò)度使用了打印機(jī)和復(fù)印機(jī)，浪費(fèi)了碳粉和電能。

眾所周知，造紙工業(yè)是高耗能、高污染產(chǎn)業(yè)，一方面造紙?jiān)鲜窃炯垬?噸原木紙漿需要2噸原木來(lái)制造；另一方面造紙過(guò)程中會(huì)使用硫酸酯或亞硫酸酯，以及氯化物等其他有毒化學(xué)物，且這些有毒化學(xué)物的毒性持續(xù)危害時(shí)間長(zhǎng)。因此，辦公用紙的過(guò)度使用勢(shì)必會(huì)造成不必要的浪費(fèi)和污染。

（三）辦公用品過(guò)度購(gòu)置及使用

近年來(lái)，隨著高等教育的飛速發(fā)展，國(guó)家的教育經(jīng)費(fèi)投入不斷增加，高等學(xué)校職能部門的辦公條件也越來(lái)越好，辦公用品采購(gòu)的數(shù)量和品種日益增加。但是，高等學(xué)校各職能部門普遍存在辦公用品過(guò)度購(gòu)置和使用的問(wèn)題。由于各職能部門都是獨(dú)立購(gòu)置本部門的辦公用品，所以追求“小而全”，重復(fù)購(gòu)置現(xiàn)象嚴(yán)重。這導(dǎo)致很多辦公用品的利用率低下，甚至被閑置，造成了極大的資源浪費(fèi)。另一方面，高校各部門在日常辦公中，無(wú)計(jì)劃地大量購(gòu)買低價(jià)、易損耗的辦公用品，如簽字筆、木桿鉛筆、膠水、修正液、膠帶、文件袋、檔案袋和一次性紙杯等。由于這類物品的價(jià)格較低，再加上人們?nèi)狈Α暗吞肌币庾R(shí)，所以在使用過(guò)程中通常不注意節(jié)約。這種情況長(zhǎng)年累月延續(xù)下去勢(shì)必造成很大的不必要的浪費(fèi)，而且浪費(fèi)的不僅是辦公資金，還消耗了大量的社會(huì)資源。

因此，針對(duì)高等學(xué)校低碳辦公存在的主要問(wèn)題，高校一方面要加強(qiáng)有關(guān)“低碳辦公”的宣傳教育，使教職員工了解低碳工作、低碳生活的常識(shí)，培養(yǎng)節(jié)能意識(shí)，戒除“便利嗜好”和“奢侈消費(fèi)”；另一方面要做好“低碳辦公細(xì)節(jié)”，采取具體、有效的方法降低辦公能耗。

二、高等學(xué)校低碳辦公的實(shí)現(xiàn)方法

對(duì)于低碳辦公，高等學(xué)?？梢圆扇『芏嗑唧w的實(shí)現(xiàn)方法，筆者主要從對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行節(jié)能管理、使用E－mail實(shí)現(xiàn)無(wú)紙辦公、實(shí)行在線管理和加強(qiáng)辦公用品的管理4個(gè)方面提出具體建議。

（一）對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行節(jié)能管理

對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行節(jié)能管理，主要是通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)電源進(jìn)行管理，從而在不影響正常工作的前提下降低計(jì)算機(jī)的能耗。目前，計(jì)算機(jī)已成為辦公室工作必不可少的設(shè)備。計(jì)算機(jī)使用不當(dāng)會(huì)造成電能的較大浪費(fèi)，美國(guó)能源部曾估算每臺(tái)個(gè)人計(jì)算機(jī)每年浪費(fèi)的電量在400千瓦左右。因此，采用恰當(dāng)?shù)姆椒ㄟM(jìn)行計(jì)算機(jī)節(jié)能管理是低碳辦公的關(guān)鍵。對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行節(jié)能管理的方法主要有3種：①長(zhǎng)時(shí)間不用時(shí)及時(shí)關(guān)閉計(jì)算機(jī)和電源；②根據(jù)個(gè)體使用計(jì)算機(jī)的實(shí)際情況調(diào)整計(jì)算機(jī)內(nèi)的能源管理設(shè)置，使節(jié)電管理處于最佳狀態(tài)；③為計(jì)算機(jī)配備節(jié)能插座和安裝節(jié)電軟件。

對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行節(jié)能管理的最有效方法就是不用時(shí)及時(shí)關(guān)閉。這不僅可以降低辦公能耗，而且能為高校節(jié)省辦公費(fèi)用。世界著名IT咨詢公司Gart－ner的調(diào)研結(jié)果顯示，如果一個(gè)組織有2500臺(tái)個(gè)人計(jì)算機(jī)，那么通過(guò)關(guān)閉電源每年可以節(jié)省6500美元的能源費(fèi)用。馬來(lái)西亞科技大學(xué)的研究結(jié)果也表明，通過(guò)在電腦顯示器附近粘貼有關(guān)“用后請(qǐng)關(guān)閉電源”的宣傳資料，則可以降低29.43%的用電量。

另一種有效的計(jì)算機(jī)節(jié)能管理方法是調(diào)整計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)中的“能源管理”設(shè)置，將其設(shè)置為低能耗模式。計(jì)算機(jī)用戶通過(guò)點(diǎn)擊鼠標(biāo)，可以方便地對(duì)計(jì)算機(jī)主機(jī)和顯示器進(jìn)行能源管理。例如，計(jì)算機(jī)用戶可以根據(jù)自己使用計(jì)算機(jī)的時(shí)間頻率，設(shè)置計(jì)算機(jī)在若干分鐘空閑狀態(tài)后自動(dòng)進(jìn)入“睡眠”模式等。美國(guó)印第安納大學(xué)教育學(xué)院的一項(xiàng)試點(diǎn)工程表明，通過(guò)采用上述方法對(duì)校園臺(tái)式計(jì)算機(jī)進(jìn)行節(jié)能管理，可以降低48.3%的用電量。該試點(diǎn)工程特別強(qiáng)調(diào)，計(jì)算機(jī)進(jìn)入“睡眠”模式雖然也消耗能量，但是數(shù)量非常少，只有正常用電量的10%左右；而筆記本電腦進(jìn)入“睡眠”模式之后的用電量更低，1個(gè)小時(shí)僅耗費(fèi)電池電量的1%～2%。另外，需要說(shuō)明的是，由于計(jì)算機(jī)屏幕保護(hù)不但使顯示器無(wú)法進(jìn)入內(nèi)置的節(jié)能狀態(tài)，而且還阻止計(jì)算機(jī)本身運(yùn)行“睡眠”模式，所以計(jì)算機(jī)屏幕保護(hù)并不能有效地降低能耗。因此，在對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行節(jié)能管理時(shí)，要慎用計(jì)算機(jī)屏幕保護(hù)功能。

第3種有效的計(jì)算機(jī)節(jié)能管理方法是采用節(jié)能插座和安裝節(jié)電軟件。由于計(jì)算機(jī)、顯示器、打印機(jī)和復(fù)印機(jī)等電子產(chǎn)品即使關(guān)閉也會(huì)消耗少量的電能，即存在待機(jī)功耗（機(jī)器在接通電源但不運(yùn)轉(zhuǎn)的狀態(tài)下產(chǎn)生的能耗），所以只有將這些設(shè)備接入節(jié)能插座才可以真正關(guān)閉這些設(shè)備。節(jié)能插座之所以節(jié)能主要是因?yàn)樗?jié)約了待機(jī)功耗。另一種節(jié)能方式是為計(jì)算機(jī)安裝節(jié)電軟件，如Power Save，BigFix等。這些節(jié)電軟件可以在計(jì)算機(jī)空閑一段時(shí)間后自動(dòng)關(guān)閉計(jì)算機(jī)；還可以在正常工作時(shí)間或者夜晚維護(hù)時(shí)間打開(kāi)計(jì)算機(jī)，并在維護(hù)結(jié)束后又自行關(guān)閉計(jì)算機(jī)。這種節(jié)能方式成效顯著，斯坦福大學(xué)在24000臺(tái)校園電腦上安裝節(jié)電軟件后，保守估計(jì)每年可以節(jié)省400000美元的費(fèi)用；南德克薩斯大學(xué)為校園電腦安裝節(jié)電軟件后，每臺(tái)電腦每年約可以節(jié)省35美元的電費(fèi)。

（二）使用E－mail實(shí)現(xiàn)無(wú)紙辦公

為了降低能耗，實(shí)現(xiàn)低碳辦公，大學(xué)校園應(yīng)該全面推廣E－mail辦公。首先，在辦公流程中，要提倡盡量以E－mail取代傳統(tǒng)紙質(zhì)進(jìn)行各種信息的傳遞，以有效地節(jié)省辦公用紙的使用，從而實(shí)現(xiàn)環(huán)保低碳節(jié)能的目的。其次，要改變現(xiàn)行的E－mail使用習(xí)慣。例如，改變將E－mail內(nèi)容打印出來(lái)閱讀的習(xí)慣等。同時(shí)，即便有些E－mail內(nèi)容需要打印出來(lái)使用，為了避免打印出不必要的內(nèi)容，也可以通過(guò)使用一些節(jié)能打印軟件只打印出必需的頁(yè)面和文字，從而節(jié)省打印機(jī)墨粉和硒鼓等。最后，通過(guò)將E－mail服務(wù)外包給第3方軟件服務(wù)公司，以進(jìn)一步降低相關(guān)能源的消耗。將E－mail服務(wù)外包給第3方公司，不僅可以降低能耗，而且可以節(jié)省大量資金。以Google Gmail或者微軟的 Live＠Edu［2］為 例，Google的報(bào)告顯示它的數(shù)據(jù)中心由于采用了液體冷卻裝置和復(fù)合熱能轉(zhuǎn)換解決方案，所以比一般的數(shù)據(jù)中心更加節(jié)能。因此，美國(guó)圣母大學(xué)將15000多名學(xué)生以及150000名校友的E－mail服務(wù)外包給Google之后，每年節(jié)省了大約150萬(wàn)美元開(kāi)支。同樣，亞利桑那州立大學(xué)也為此每年節(jié)省了40萬(wàn)美元。美國(guó)高等學(xué)校的一項(xiàng)調(diào)查顯示，美國(guó)42.4%的機(jī)構(gòu)已經(jīng)或即將外包自己的E－mail服務(wù)。

（三）實(shí)行在線管理

目前，我國(guó)高等學(xué)校在線管理系統(tǒng)的應(yīng)用領(lǐng)域正在不斷延伸，應(yīng)用規(guī)模不斷擴(kuò)大，應(yīng)用功能也得到不斷的完善，但是與理想的在線管理效果還有較大的距離，這主要是因?yàn)楦叩葘W(xué)校的在線管理系統(tǒng)尚不完善。完善的在線管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠?qū)崿F(xiàn)一體化的自動(dòng)化辦公模式，能夠?qū)W(xué)校變?yōu)橐粋€(gè)大辦公室，使學(xué)校的人事、財(cái)務(wù)、行政、后勤、業(yè)務(wù)等部門都成為其中的一個(gè)環(huán)節(jié)，而不再是一個(gè)個(gè)的“信息孤島”。在完善的在線管理模式下，工作人員不需要拿著各種文件、申請(qǐng)、單據(jù)等在各部門之間跑來(lái)跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章。這既節(jié)省了時(shí)間，提高了辦公效率，又大大降低了打印、傳真、復(fù)印的費(fèi)用。相對(duì)于傳統(tǒng)的管理模式，在線管理模式不再需要面對(duì)面的工作方式，可以減少電能、熱能、紙張等的使用，進(jìn)而降低更多的能耗［3］。2005年，Stockholm環(huán)境研究院和英國(guó)公開(kāi)大學(xué)共同完成的關(guān)于高等學(xué)校的環(huán)境影響報(bào)告指出，在線管理可以減少90%的能耗，減少85%的CO2排放。

管理是高等學(xué)校的核心業(yè)務(wù)之一，實(shí)行在線管理不僅可以提升管理效率，而且可以降低能耗，實(shí)現(xiàn)低碳辦公。高等學(xué)校潛在的可實(shí)行在線管理的業(yè)務(wù)很多，如在線檔案管理、在線固定資產(chǎn)管理等。此外，還可以利用在線管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公和召開(kāi)遠(yuǎn)程會(huì)議。

遠(yuǎn)程辦公，是指職工在辦公室之外的地方（如家里）進(jìn)行工作，非常適合高校的一些非窗口部門。由于遠(yuǎn)程辦公的實(shí)現(xiàn)技術(shù)日趨成熟，所以通過(guò)VPN等技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)在家中接入辦公網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)辦公電腦。通過(guò)遠(yuǎn)程辦公，高等學(xué)?？梢赃M(jìn)一步縮減職工往返校園的交通費(fèi)用，降低工作環(huán)節(jié)的接駁時(shí)間，也可以進(jìn)一步降低能耗。因此，美國(guó)等發(fā)達(dá)國(guó)家的很多高等學(xué)校已經(jīng)允許進(jìn)行遠(yuǎn)程辦公，學(xué)校與職工簽署了正式的遠(yuǎn)程辦公協(xié)議，如克萊蒙特大學(xué)、華盛頓大學(xué)、馬薩諸塞大學(xué)等。美國(guó)高等學(xué)校信息通信技術(shù)專業(yè)委員會(huì)在2008年年會(huì)上公布的相關(guān)調(diào)查結(jié)果顯示，22%的受訪者表示其所在的大學(xué)已經(jīng)付諸實(shí)施遠(yuǎn)程辦公［4］。

遠(yuǎn)程會(huì)議，主要是運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，跨越空間界限，使人們實(shí)現(xiàn)異地“面談”、遠(yuǎn)程協(xié)作辦公、異地同步學(xué)習(xí)和培訓(xùn)等。與遠(yuǎn)程辦公一樣，遠(yuǎn)程會(huì)議可以大大減少出行的頻率，進(jìn)而大大減少因出行而造成的交通費(fèi)用和能源消耗。

（四）加強(qiáng)辦公用品的管理

加強(qiáng)對(duì)高等學(xué)校辦公用品的管理，可以有效地節(jié)約經(jīng)費(fèi)開(kāi)支，降低資源消耗，推動(dòng)低碳辦公的實(shí)現(xiàn)。其具體措施應(yīng)包括以下內(nèi)容。

1.建立辦公用品監(jiān)測(cè)、管理系統(tǒng)

依托高校在線管理的優(yōu)勢(shì)，建立辦公用品監(jiān)測(cè)、管理系統(tǒng)；并配備專人負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)以及使用數(shù)據(jù)的記錄、整理、分析等工作；尤其是對(duì)打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等大型辦公設(shè)備的購(gòu)置，要統(tǒng)籌考慮，減少重復(fù)配置，實(shí)現(xiàn)資源共享，以提高設(shè)備的使用效率，節(jié)約資金，降低碳排放。

2.加強(qiáng)辦公用品的低碳管理

高校要通過(guò)辦公經(jīng)費(fèi)的預(yù)算管理，嚴(yán)格控制辦公經(jīng)費(fèi)的支出，限制低價(jià)、易耗辦公用品的過(guò)度采購(gòu)；同時(shí)，提倡在辦公中多使用回形針、魚(yú)尾等，減少膠水、修正液等含苯溶劑產(chǎn)品的使用，提倡文件袋、檔案袋、快遞袋的重復(fù)使用，從而實(shí)現(xiàn)節(jié)約資源、環(huán)保低碳的目標(biāo)。

綜上所述，對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行節(jié)能管理、使用E－mail實(shí)現(xiàn)無(wú)紙辦公、實(shí)行在線管理、加強(qiáng)辦公用品的管理等都是易于實(shí)施且效果顯著的高等學(xué)校低碳辦公的方法。高等學(xué)校的教職員工可以通過(guò)在這些細(xì)微處的努力，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期堅(jiān)持，最終使低碳辦公在全校得以推廣和取得成效。高等學(xué)校通過(guò)實(shí)施低碳辦公，不僅可以減少校園碳排放、節(jié)省教育經(jīng)費(fèi)、保護(hù)校園環(huán)境、履行高校在節(jié)能減排方面的社會(huì)責(zé)任，而且可以通過(guò)其教育示范作用，將節(jié)能減排的有效措施輻射到全社會(huì)，以實(shí)現(xiàn)巨大的社會(huì)效應(yīng)，為我國(guó)“十二五”節(jié)能減排目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

［1］柳素芬，楊成.低碳環(huán)境下高校計(jì)算機(jī)機(jī)房管理與維護(hù)的研究［J］.中國(guó)教育技術(shù)裝備，2011（32）：7－11.

［2］CAPLAN J.Google and Microsoft：The battle over college E－mail［N］.Time，2009－08－14（1）.

［3］梁曉明.企業(yè)在線管理的支撐體系研究［J］.安徽電氣工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2004，9（2）：77－80.

［4］TANZILLO K.ACUTA member schools are mostly in the green［J］.ACUTA News，2008，37（9）：4.

［5］喬玉梅.淺談高校儀器設(shè)備的計(jì)算機(jī)管理［J］.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，2006（3）：124－125.