信息化視角下對行政事業(yè)單位財務(wù)管理問題的探討

摘 要：信息化趨勢已在國際市場日趨流行，我國行政事業(yè)單位改革也在積極開展中。文章探討了如何用信息化理念和技術(shù)來加強(qiáng)行政事業(yè)單位財務(wù)管理，針對目前行政事業(yè)單位財務(wù)管理中存在的體制和技術(shù)上的問題，從信息化視角提出針對性對策。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位 財務(wù)管理 信息化

中圖分類號：F233文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號：1004-4914（2012）01-165-02

一、引言

2011年3月22號中央頒布了事業(yè)單位分類改革指導(dǎo)意見，將在5年內(nèi)對全國所有事業(yè)單位完成分類改革，真正的分類改革拉開了大幕。這標(biāo)志著政府機(jī)構(gòu)改革和政府職能轉(zhuǎn)換將隨著經(jīng)濟(jì)形勢的發(fā)展而進(jìn)一步深化。隨著現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子政務(wù)得到了廣泛的應(yīng)用和開展。我國的行政事業(yè)單位借助信息技術(shù)平臺更好地履行職能，實現(xiàn)充分節(jié)約資源、利用資源，其中財務(wù)管理的信息化建設(shè)是重中之重。就目前形勢而言，我國的行政事業(yè)單位財務(wù)管理信息化建設(shè)覆蓋面還不夠廣，進(jìn)程緩慢，總體而言處于起步階段。

對于作為社會管理者角色的行政事業(yè)單位與實現(xiàn)現(xiàn)代化管理手段的企業(yè)單位而言，他們所面臨的財務(wù)困境都是一樣的，財務(wù)管理的信息容量已今非昔比，信息的大幅膨脹使管理者們都面對這樣一個問題——如何從紛繁復(fù)雜的信息源中抽取出所需要的有效信息來。

二、我國行政事業(yè)單位財務(wù)管理系統(tǒng)現(xiàn)狀分析

1.行政事業(yè)單位財務(wù)系統(tǒng)組成。所謂財務(wù)管理信息系統(tǒng)(Finance Management Information System，F(xiàn)MIS)，指的是在現(xiàn)代財務(wù)管理理論的指導(dǎo)下，利用現(xiàn)代信息和計算技術(shù)，建立關(guān)于組織內(nèi)外的預(yù)測、決策、預(yù)算與控制以及分析模型，從而實現(xiàn)對各種業(yè)務(wù)和財務(wù)信息進(jìn)行再處理的系統(tǒng)。①從這里我們可以看到，在財務(wù)管理信息化系統(tǒng)中包含了行政事業(yè)單位的大多數(shù)職能，這就說明了財務(wù)管理信息理論不僅廣泛應(yīng)用于企業(yè)單位，它同樣適用于在行政事業(yè)單位中，從而來實現(xiàn)規(guī)范化管理，提高效率。

在財務(wù)管理信息系統(tǒng)中，無論是行政事業(yè)單位還是企業(yè)單位，其組成部分主要包括硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)。硬件系統(tǒng)主要指的是各級行政事業(yè)單位的計算機(jī)及相關(guān)外設(shè)設(shè)備。軟件系統(tǒng)指的是財務(wù)業(yè)務(wù)相關(guān)軟件和財政業(yè)務(wù)綜合系統(tǒng)的平臺。財政業(yè)務(wù)綜合平臺由相關(guān)業(yè)務(wù)流程的業(yè)務(wù)系統(tǒng)構(gòu)成，包括如下幾個模塊：部門預(yù)算編審系統(tǒng)、用款計劃編審系統(tǒng)、財政資金支付系統(tǒng)、政府采購管理系統(tǒng)、報表管理系統(tǒng)等，這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)基本上涵蓋了資金預(yù)算、日常結(jié)算業(yè)務(wù)、決算等現(xiàn)階段行政事業(yè)單位的財務(wù)業(yè)務(wù)工作。②

2.行政事業(yè)單位財務(wù)管理信息化的特征。我國行政事業(yè)單位財務(wù)管理信息化的特點主要表現(xiàn)在兩個方面：一方面，在財務(wù)管理信息化中，本身要求數(shù)據(jù)集成化程度高，而在財務(wù)會計部門，由于其部門性質(zhì)的特殊性，幾乎包羅了企業(yè)所有的數(shù)據(jù)，因此它的數(shù)據(jù)紛繁復(fù)雜，從而要求集成在財務(wù)管理信息化系統(tǒng)中的各種數(shù)據(jù)，不僅真實準(zhǔn)確及時，更重要的是在不同的功能子系統(tǒng)平臺之間必須能夠?qū)崿F(xiàn)良好的數(shù)據(jù)交互，系統(tǒng)間能實現(xiàn)很好的無縫連接，特別需要強(qiáng)調(diào)的是能夠保證數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的共享一致性。另一方面，財務(wù)管理信息化與其他業(yè)務(wù)部門緊密結(jié)合，在企業(yè)運營過程中，財務(wù)部門作為輸送“血液”—資金的環(huán)節(jié)，需要和其他部門緊密結(jié)合，因此在財務(wù)管理信息化系統(tǒng)中，不是簡單地處理財務(wù)數(shù)據(jù)本身。在開發(fā)系統(tǒng)軟件的研發(fā)過程中，不僅要考慮財務(wù)部門自身處理的財務(wù)會計數(shù)據(jù)，還要面向流程中的其他業(yè)務(wù)單位或相關(guān)業(yè)務(wù)部門。③

三、行政事業(yè)單位財務(wù)管理信息化存在的問題

由于行政事業(yè)單位的固有屬性決定了在行政事業(yè)單位財務(wù)管理信息化的實施中，存在著不少問題和障礙，我們需要對這些問題加以總結(jié)和剖析，并能提出有針對性的解決措施，最終能夠促進(jìn)財務(wù)管理信息化的實施和發(fā)展?？偟膩碚f，行政事業(yè)單位在財務(wù)管理信息化中存在的問題，主要來自兩個方面：一是體制問題，二是技術(shù)問題。

1.行政事業(yè)單位財務(wù)管理信息化存在的體制問題分析。

（1）管理制度上的缺失。我國行政事業(yè)單位改革正處于緊鑼密鼓之中，取得的成績也令人鼓舞，但是其自身存在的固有弊端不容忽視，比如上下級之間關(guān)系復(fù)雜、多頭管理，實施主體多，導(dǎo)致管理層次復(fù)雜，流程紊亂，業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)也難統(tǒng)一。

（2）信息化制度建設(shè)不健全。由于行政事業(yè)單位內(nèi)部管理及制度建設(shè)上的存在諸多缺陷，這也導(dǎo)致財務(wù)信息化工作在制度上缺少足夠支持和幫助。因此從總體來看，行政事業(yè)單位財務(wù)管理信息化缺乏系統(tǒng)性，難以建立科學(xué)有效的管理制度體系。

（3）缺乏承上啟下的規(guī)劃。由于行政事業(yè)單位行政職能的劃分和崗位設(shè)置上的特點，導(dǎo)致我國大部分行政事業(yè)單位從中央至地方成為一個自上而下的系統(tǒng)性的管理部門。但從行政事業(yè)單位財務(wù)管理信息化的具體實施情況來看，卻缺少上級主管部門對相應(yīng)歸口管理單位的系統(tǒng)性的規(guī)劃和指導(dǎo)。在這種情況下，要想實施財務(wù)管理信息化，實現(xiàn)各單位、各部門的數(shù)據(jù)交互與集成存在著諸多困難，諸如數(shù)據(jù)多樣性、接口難以統(tǒng)一、數(shù)據(jù)傳輸困難等。

（4）缺少上級對下級的監(jiān)控技術(shù)手段。行政事業(yè)單位系統(tǒng)中必須建立一個有效的技術(shù)平臺和制度設(shè)計，只有這樣上級主管部門對基層單位的財務(wù)管理和決策，才能在充足、有效的信息的基礎(chǔ)上作出監(jiān)管和控制。但是在現(xiàn)在行政事業(yè)單位的財務(wù)管理信息化中，正是缺少這樣一個系統(tǒng)的、可控的信息來源平臺，上級主管部門對于來自基層單位的財務(wù)信息及其質(zhì)量都無法判斷其有效性，尤其是當(dāng)基層單位處于某種目的對財務(wù)信息進(jìn)行有意加工時更是如此。{2}

2.行政事業(yè)單位財務(wù)管理信息化存在的技術(shù)問題分析。

（1）技術(shù)手段落后。在現(xiàn)代管理理念中隨著大量計算機(jī)通信技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，管理方式和管理思想已經(jīng)發(fā)生了革命的變化。但在行政事業(yè)單位的財務(wù)管理領(lǐng)域，由于自身機(jī)制問題對先進(jìn)技術(shù)尤其是現(xiàn)代管理理念缺乏足夠的重視，從而導(dǎo)致信息化實施程度嚴(yán)重地參差不齊。許多部門尤其是基層單位沒有部署信息化管理系統(tǒng)，有些單位即使上了系統(tǒng)，也沒有得到充分利用。然而財務(wù)軟件的使用不僅僅是使用會計記賬軟件，更重要的是利用軟件使現(xiàn)代管理理念在單位管理和部門決策中得到體現(xiàn)，從而改革現(xiàn)有的管理體制。但是財務(wù)信息化軟件的實施往往流于形式，管理理念及其方式的改革在現(xiàn)有條件下也無法實施。

（2）從業(yè)人員技能素質(zhì)不高。行政事業(yè)單位財務(wù)管理信息化建設(shè)需要建立一支具備一般性的計算機(jī)軟硬件知識，還需要了解會計學(xué)、統(tǒng)計學(xué)、管理學(xué)甚至工程方面等多學(xué)科知識的人才隊伍。而對于大多數(shù)行政事業(yè)單位而言，這種既熟悉財務(wù)業(yè)務(wù)，又掌握信息化技能的復(fù)合型專業(yè)人才方面的人力資源是非常匱乏的。對于那些長期從事會計崗位年紀(jì)較大的人員，雖然熟悉財務(wù)知識，卻幾乎不了解信息化方面的基本知識。這就導(dǎo)致軟件開發(fā)人員與用戶之間難以形成有效的配合，行政事業(yè)單位的具體業(yè)務(wù)需求無法向系統(tǒng)開發(fā)商準(zhǔn)確提出。另一方面，普通的計算機(jī)學(xué)科的信息化從業(yè)人員也很難掌握財務(wù)方面的專業(yè)知識。這種在知識結(jié)構(gòu)上的高要求導(dǎo)致了財務(wù)管理信息化從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍達(dá)不到信息化建設(shè)的要求。

（3）財務(wù)軟件安全存在隱患?，F(xiàn)有的各類財務(wù)軟件，尤其是國產(chǎn)軟件，在使用過程中常常出現(xiàn)數(shù)據(jù)處理過慢、系統(tǒng)穩(wěn)定性不高經(jīng)常死機(jī)、兼容性不足等缺陷，甚至出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯亂、丟失以及相互干擾等問題，給財務(wù)管理工作帶來了一定的困難。財務(wù)管理軟件是行政事業(yè)單位財務(wù)信息化順利實施的基礎(chǔ)和前提，財務(wù)軟件功能越完備、計算越快速精確、操作越簡單方便、安全性越高、網(wǎng)絡(luò)兼容性越好，就能排除在財務(wù)管理信息化過程中的諸多障礙，從而加快信息化進(jìn)程。④

四、解決行政事業(yè)單位財務(wù)管理信息化問題的對策

1.完善管理制度、健全信息化制度?，F(xiàn)代的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)體系可以為我國行政事業(yè)單位改革提供很好的借鑒，尤其在財務(wù)管理領(lǐng)域的改革，建立與現(xiàn)代管理制度相匹配的會計組織管理體系是非常重要的。內(nèi)部審計工作是行政事業(yè)單位的主要工作之一，只有切實落實會計管理的一體化，有效實施集中核算，規(guī)范化管理才能夠有效地得到強(qiáng)化。內(nèi)部控制作為財務(wù)管理的重要方面包含著評審過程，這實際上是對內(nèi)部審計工作參與企業(yè)內(nèi)部控制制度設(shè)計與實施的一種手段。完善的財務(wù)管理組織體系將更好地在組織運營中發(fā)揮重要作用，消除經(jīng)營管理與會計核算中的漏洞。

2.將信息化建設(shè)規(guī)劃化、制度化。從系統(tǒng)理論來說，行政事業(yè)單位財務(wù)管理信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)工程。在實施過程中涉及到行政事業(yè)單位來自于不同的類型、不同的級別，無論是數(shù)據(jù)情況還是單位組織結(jié)構(gòu)或地位都非常復(fù)雜。必須充分考慮大至國家，小至一個具體的行部門、單位的不同業(yè)務(wù)流程以及功能訴求，有系統(tǒng)、有計劃地進(jìn)行規(guī)劃，只有這樣才能從根本上解決數(shù)據(jù)的傳輸問題，包括自下而上的財務(wù)信息共享，以及自上而下的財務(wù)信息采集。從目前整個系統(tǒng)的實施現(xiàn)狀來看，基層單位的財務(wù)管理信息化子系統(tǒng)及其模塊不統(tǒng)一，因此必須對子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口提出規(guī)范性要求，只有接口統(tǒng)一了才能解決數(shù)據(jù)共享的問題。

3.提高財務(wù)管理從業(yè)人員素質(zhì)。從業(yè)人員素質(zhì)近年來得到很大提高，有很多“高、精、尖”人士走上了公務(wù)員崗位，為我國行政職能的提高和升華起到了很大的作用。但是由于歷史及其他方面的原因，有很多行政事業(yè)單位崗位的工作人員的素質(zhì)達(dá)不到崗位職責(zé)的要求。為保證財務(wù)管理信息系統(tǒng)得到充分的使用，發(fā)揮最大效率，行政事業(yè)單位財務(wù)工作的上級主管部門必須對財務(wù)人員的基本素質(zhì)、上崗條件和后續(xù)教育培訓(xùn)等方面提出明確具體的要求。并采取切實措施，從而保證財務(wù)管理人員的素質(zhì)不斷提高，與信息系統(tǒng)的發(fā)展相適應(yīng)。

4.深化和提高信息化技術(shù)手段。在信息量非常巨大的情況下，我們必須以先進(jìn)的技術(shù)手段為基礎(chǔ)，來獲取有效、準(zhǔn)確的財務(wù)信息。但是信息技術(shù)快速發(fā)展是把雙刃劍，其另一面就是安全問題有很大的隱患。無論是網(wǎng)絡(luò)安全問題，還是軟件本身的bug都會給單位造成不可挽回的損失。因此，行政事業(yè)單位必須依據(jù)統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，建立適合自身實際情況的財務(wù)管理信息平臺，并且根據(jù)信息技術(shù)發(fā)展，不斷更新。⑤

五、結(jié)論

作為我國行政機(jī)構(gòu)改革的一個重要目標(biāo)，建設(shè)服務(wù)型政府是我國的行政事業(yè)單位為了能夠更好地履行職能、提高行政效率的重要方面。電子政務(wù)的全面實施必須借助信息技術(shù)平臺。財務(wù)管理信息化建設(shè)作為我國電子政務(wù)建設(shè)的一個重要組成部分，進(jìn)行財務(wù)管理的信息化建設(shè)是其中的一個重要手段和途徑，也是行政事業(yè)單位法制、技術(shù)、人事建設(shè)的重要組成部分。

注釋：

①James I. Cash, Jr. Robert G, Eecles Niton Noria RiehardL.Nolan. Building the Information-age Organization. Structure, Control and Information Technologies, Working Paper, 1994

②李婉娟.我國行政事業(yè)單位財務(wù)管理的信息化建設(shè)研究[D].北京：首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)，2009

③韓向新.探討我國行政事業(yè)單位財務(wù)管理信息化建設(shè)的總體思路[J].中小企業(yè)管理與科技，2010，（7）:249-250

④舒暢.芻議行政事業(yè)單位財務(wù)管理信息化建設(shè)[J].財經(jīng)界，2010，（5）：150-152

⑤李華麗.對高校財務(wù)信息化建設(shè)問題的探討[J].中國信息界，2010，（6）：64-65

（作者簡介：馬殷春，江蘇聯(lián)合職業(yè)技術(shù)學(xué)院鎮(zhèn)江分院副教授，工程碩士，會計師，主要從事財務(wù)管理研究 江蘇鎮(zhèn)江 212000）

（責(zé)編：若佳）