會計信息化下高校網(wǎng)上預(yù)約報賬的探索

　　摘要：隨著信息時代的到來，我國高校信息化建設(shè)不斷發(fā)展與創(chuàng)新，網(wǎng)上預(yù)約報賬是高校財務(wù)管理信息化的重要成果，將會給高校財務(wù)管理工作帶來新的變革。文章介紹了蘇州大學(xué)財務(wù)處實行網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)實踐中發(fā)現(xiàn)新的問題，并提出相應(yīng)優(yōu)化建議，以期對高校會計信息建設(shè)有所裨益。
　　關(guān)鍵詞：會計信息化 網(wǎng)上預(yù)約 報賬
　　中圖分類號：F234 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
　　文章編號：1004—4914（2012）06—100—02
　　20世紀(jì)90年代以來，信息技術(shù)不斷創(chuàng)新，高等教育管理水平持續(xù)發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)廣泛普及，信息化逐漸成為高校教育管理的主旋律。隨著高校信息化建設(shè)的深入發(fā)展，會計信息化在高校財務(wù)管理工作中占據(jù)了舉足輕重的地位。所謂會計信息化是指采用現(xiàn)代信息技術(shù)，對傳統(tǒng)的會計模型進(jìn)行重組，并在重組的現(xiàn)代會計基礎(chǔ)上，建立信息技術(shù)與會計學(xué)科高度融合的、充分開放的現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)。這種會計信息系統(tǒng)將全面運用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使業(yè)務(wù)處理高度自動化，信息資源高度共享，能夠主動和適時地報告會計信息。它不僅僅是信息技術(shù)運用于會計上的結(jié)果，它更代表了一種與現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境相適應(yīng)的新的會計思想。
　　網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的使用不是簡單地替代取號機的功能——預(yù)約時間，而是會計信息化下又一次革命性創(chuàng)新。網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)在設(shè)定好的網(wǎng)上報銷流程的基礎(chǔ)上，通過網(wǎng)上預(yù)約終端、財務(wù)處理系統(tǒng)、網(wǎng)銀支付系統(tǒng)三者的規(guī)范對接，實現(xiàn)了對財務(wù)數(shù)據(jù)的自動處理，從而縮短報賬等待、財務(wù)人員進(jìn)行賬務(wù)處理的時間。
　　一、網(wǎng)上預(yù)約報賬的優(yōu)勢
　　1.網(wǎng)上申請和預(yù)約，減少教師排隊等候時間。高校教師尤其是學(xué)校的中高級教師，平時承擔(dān)著大量的教學(xué)和科研任務(wù)，教師到財務(wù)部門報銷經(jīng)費，往往由于對財務(wù)制度不熟悉，時不時會出現(xiàn)發(fā)票不合規(guī)、審批手續(xù)不完整等現(xiàn)象，要多次到財務(wù)部門補全材料或手續(xù)，才能完成報銷工作，這樣既增加了財務(wù)部門報銷的壓力，同時無端的占用了教師部分教學(xué)和科研時間。網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)使教師可以在任何時間、任何地點提交報銷申請，選擇自己相對合適的時間，避免了排隊等候的時間。同時網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)在相應(yīng)特殊經(jīng)費上還有相關(guān)審批人審批的友情提醒，這樣可以大幅降低發(fā)票或?qū)徟鲥e概率，提高財務(wù)部門工作效率，節(jié)省教師時間。
　　2.財務(wù)人員減輕審核工作，提高高校財務(wù)管理水平。教師使用網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)終端填列報銷信息，同時按照網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的規(guī)定和提示信息，自行將發(fā)票簡單的歸類、整理和計算。教師再憑預(yù)約情況到財務(wù)部門進(jìn)行報銷，財務(wù)人員拿到的發(fā)票已不再像過去那樣“雜亂無章”，而是相對清楚的原始單據(jù)，這樣審核人員需要對填列好的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，從而把審核人員從低效、繁瑣的重復(fù)勞動中解放出來，降低單據(jù)處理過程的出錯率，也大大消除財務(wù)管理和會計核算中財務(wù)人員的作業(yè)時間。有效地實現(xiàn)財務(wù)工作由核算型向管理型的轉(zhuǎn)變，使財務(wù)人員更多地關(guān)注于教師的需求，提高高校財務(wù)管理的水平。
　　3.提升資金的使用管理效率。財務(wù)管理的科學(xué)化和精細(xì)化是高校財務(wù)工作的發(fā)展趨勢，隨著網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)的應(yīng)用，財務(wù)人員可以隨時關(guān)注教師的用款時間、用款金額，財務(wù)人員可以更及時、更科學(xué)的分析資金的使用狀況，從而降低高校資金的籌資成本。
　　二、會計信息化下高校網(wǎng)上預(yù)約報銷的流程
　　財務(wù)管理信息化是提高財務(wù)管理效率與服務(wù)質(zhì)量的重要手段，近年來，我們先后完成了學(xué)校財務(wù)軟件和無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)整體升級。同時，改進(jìn)了網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)，擴大預(yù)約報賬業(yè)務(wù)范圍，改善預(yù)約報賬流程，并積極組織各學(xué)院（部）、部門、直屬單位進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)約報賬培訓(xùn)，隨著網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)推廣應(yīng)用，有效解決師生報賬等候時間過長的難題。
　　我校運行網(wǎng)上預(yù)約報銷的流程如圖1所示：
　　網(wǎng)上預(yù)約報銷屬新生事物，在我校運行中仍然存在一些問題：
　　1.大部分教師尚未適應(yīng)網(wǎng)上預(yù)約報銷流程。由于受到會計基礎(chǔ)規(guī)范化考核的制約，申請報銷的教師首先要通過個人電腦登陸網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)，錄入相關(guān)報銷信息，再填寫紙質(zhì)報銷單，像差旅費之類報銷單，需要填列的數(shù)據(jù)較多，部分教師，尤其是那些對電腦操作不熟悉的教師，會增加較多的工作量，往往會選擇按照原有流程，先填制紙質(zhì)的報銷單，完成審批手續(xù)后直接到財務(wù)部門排隊等候報銷。對于新流程的不熟悉，一定程度上阻礙了網(wǎng)上預(yù)約報銷流程的推廣。
　　2.網(wǎng)上預(yù)約報銷需要解決網(wǎng)上審批問題。高校的審批制度相對嚴(yán)格，部分經(jīng)費報銷需要多個部門領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，報銷的教師往往要奔波于多個部門，才能完成審批工作，中間哪位領(lǐng)導(dǎo)出差或者其他原因不在崗，則可能延長整個審批時間。盡管現(xiàn)有網(wǎng)上報銷系統(tǒng)在諸多方面有所改進(jìn)，節(jié)省了報銷審核時間，但網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)尚未與網(wǎng)上審批系統(tǒng)相對接，無法達(dá)到網(wǎng)上預(yù)約報銷的全過程網(wǎng)絡(luò)化，系統(tǒng)優(yōu)勢尚未顯現(xiàn)出來，結(jié)果造成網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)的推廣不順暢。
　　3.系統(tǒng)穩(wěn)定性方面需要加強。隨著教育經(jīng)費、科研經(jīng)費的屢創(chuàng)新高，財務(wù)部門報銷工作量也大幅提高，特別是在學(xué)期的伊始和結(jié)束時期，選擇網(wǎng)上預(yù)約報銷的教師不斷增多。然而，或是因為網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)的訪問量增多，或是因為預(yù)約報銷的教師本身對系統(tǒng)的不熟悉，甚至?xí)霈F(xiàn)預(yù)約過程中發(fā)生中斷現(xiàn)象。結(jié)果造成教師在網(wǎng)上預(yù)約過程中花費的時間往往會多于傳統(tǒng)填列報銷單的時間，這樣有些教師會覺得使用網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)還是不及傳統(tǒng)“排隊等待”報銷的方便。所以，在推行網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)的同時，需要加強系統(tǒng)穩(wěn)定性建設(shè)，切實讓教師感受到方便和快捷。
　　三、高校網(wǎng)上預(yù)約報銷的優(yōu)化建議
　　1.實現(xiàn)審批系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的對接。在國際上，許多跨國公司、尤其是一些IT公司如Microsoft、IBM，在ERP的基礎(chǔ)上，利用其自身的開發(fā)能力，成功實現(xiàn)了網(wǎng)上審批系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)的前端數(shù)據(jù)共享（如Microsoft的MS—Expense，IBM的費用補償系統(tǒng)），有效地提高了財務(wù)部門的工作效率，并為公司創(chuàng)造了巨大的經(jīng)濟(jì)效益。但上述系統(tǒng)僅僅在跨國公司內(nèi)部使用，沒有在商業(yè)上得到推廣，與國內(nèi)財務(wù)系統(tǒng)不兼容，加之這些系統(tǒng)要求與ERP同步實施，對公司管理的規(guī)范性要求較高，實施成本也較高。
　　目前，國內(nèi)高校經(jīng)費管理和控制比較嚴(yán)格，高校內(nèi)各個經(jīng)費使用部門對經(jīng)費的控制也較嚴(yán)格，對經(jīng)費的使用情況也有的放矢，盡量做到經(jīng)費投入和產(chǎn)出最大化。這樣，教師在使用經(jīng)費報銷時，往往需要“被簽批”數(shù)個部門或?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)才能完成審批工作。高校網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)單單實現(xiàn)了網(wǎng)上預(yù)約報銷功能，相關(guān)的財務(wù)報銷手續(xù)還是需要通過書面簽批的形式完成。這樣的流程并非真正意義上的網(wǎng)上預(yù)約報銷，至少沒有體現(xiàn)出網(wǎng)上報銷的便捷，教師仍舊擺脫不了到處尋找審批領(lǐng)導(dǎo)的“宿命”。但是如果能夠把審批系統(tǒng)與財務(wù)預(yù)約報銷系統(tǒng)有效對接，那么受益者將是流程上的每一個人——教師將不再跑來跑去的找人“簽字”；審核人員不再會因為堅持手續(xù)齊備而被不理解的教師“橫眉冷對”；相關(guān)職能部門的領(lǐng)導(dǎo)也不會被說成“堪比追星”的某某某。
　　2.加強對財務(wù)報銷制度的宣傳。財務(wù)部門應(yīng)積極主動地到各學(xué)院、各部門開展網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)知識及財經(jīng)法規(guī)的講座，宣傳網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)的使用知識，用圖文并茂的方式講解操作步驟，還可以使用校園網(wǎng)絡(luò)平臺、財務(wù)部門網(wǎng)站及時發(fā)布網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)的相關(guān)知識、財務(wù)報賬的相關(guān)規(guī)定等。剛上預(yù)約報銷的專崗人員在受理該類業(yè)務(wù)時，要做好有關(guān)網(wǎng)上預(yù)約報銷的答疑解惑的工作，充分聽取教職工對網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)提出建議，從而為進(jìn)一步優(yōu)化網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)的可操作性與簡易性提供參考。
　　3.提高網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)的安全功能，實施網(wǎng)上預(yù)約報銷后，應(yīng)注意信息和數(shù)據(jù)的安全，確保信息數(shù)據(jù)不被修改或毀損，應(yīng)按照使用權(quán)限劃分，防止信息濫用和向外流失。高校的財務(wù)管理和業(yè)務(wù)管理一體化，會計核算和管理幾乎離不開網(wǎng)絡(luò)，因此，應(yīng)采用先進(jìn)的防火墻、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證等技術(shù)，注意數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?，加強對網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)和管理。隨著財務(wù)業(yè)務(wù)的不斷增多，使用網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)的教師也會越來越多，在相對集中的時間同時訪問財務(wù)預(yù)約報銷系統(tǒng)時，需要強大的服務(wù)器的存儲與運算功能，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確傳輸。財務(wù)人員要養(yǎng)成記錄和總結(jié)的良好習(xí)慣，隨時記錄報賬過程中出現(xiàn)的新情況、新問題，及時反饋給系統(tǒng)開發(fā)商，以便進(jìn)一步修改程序，豐富操作功能，不斷完善系統(tǒng)軟件。
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　?。ㄘ?zé)編：呂