高校學(xué)生檔案管理應(yīng)進(jìn)一步完善

　　摘要：學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間個(gè)人學(xué)習(xí)、經(jīng)歷、能力及其重要社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，做好學(xué)生檔案管理，具有重要意義。各高校學(xué)生檔案管理日趨規(guī)范化，但也存在諸如：檔案內(nèi)容單薄、管理方式落后、信息化管理模式運(yùn)用很少等不足，較大程度地限制了檔案的最大利用。可以從完善檔案材料的內(nèi)容，推行數(shù)字化管理等途徑加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，提高學(xué)生檔案的管理水平，更好地為學(xué)生服務(wù)。
　　關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案 歸檔范圍 信息化管理
　　中圖分類(lèi)號(hào)：G675 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
　　文章編號(hào)：1004—4914（2012）06—096—02
　　一、高校學(xué)生檔案管理目前存在的問(wèn)題
　　高等學(xué)校檔案管理辦法中對(duì)高等學(xué)校檔案的界定：高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。而學(xué)生檔案是對(duì)學(xué)生就讀期間成長(zhǎng)經(jīng)歷的歷史記錄，是其人事檔案的基礎(chǔ)。然而，在實(shí)際工作中，很多學(xué)校對(duì)學(xué)生類(lèi)檔案要求不夠嚴(yán)謹(jǐn)。各校檔案館、室普遍只是關(guān)注學(xué)生學(xué)籍類(lèi)材料，而對(duì)其他內(nèi)容的材料較少列入收集歸檔的范圍，或者因?yàn)槭占y度大而忽略了其齊全完整的要求。隨著我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展，檔案工作的服務(wù)性集中表現(xiàn)在檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用上。由于社會(huì)信息化的不斷推進(jìn)，互聯(lián)網(wǎng)的普及，高校自身和社會(huì)各界對(duì)高校檔案信息資源服務(wù)的需要呈現(xiàn)出多樣化的發(fā)展趨勢(shì)，傳統(tǒng)的高校檔案服務(wù)方式和模式已經(jīng)不能完全適應(yīng)新的服務(wù)需求。具體體現(xiàn)在：
　　1.真實(shí)性和利用價(jià)值欠缺?，F(xiàn)行學(xué)生檔案歸檔范圍已經(jīng)實(shí)行了幾十年，目前各高校學(xué)生檔案材料綜合起來(lái)看，主要是反映學(xué)習(xí)成績(jī)、學(xué)歷、學(xué)位以及很少的鑒定材料；在很大程度上既不能反映學(xué)生發(fā)展全貌，也不能為用人單位提供相關(guān)信息，因此無(wú)論從歷史真實(shí)性方面，還是從利用價(jià)值方面都已經(jīng)不再適用。在當(dāng)今強(qiáng)化素質(zhì)教育和培養(yǎng)復(fù)合型人才的教育背景下，應(yīng)根據(jù)大學(xué)生學(xué)習(xí)生活的特點(diǎn)，修改歸檔范圍，通過(guò)檔案材料反映其個(gè)性化發(fā)展特征，為用人單位提供參考，使學(xué)生在激烈的就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中順利走向工作崗位。
　　2.管理手段落后，效率低，時(shí)效性差。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，人類(lèi)社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域都在經(jīng)歷著巨大的變化，檔案領(lǐng)域同樣如此，檔案的手工管理方式越來(lái)越顯得無(wú)能為力，難以適應(yīng)信息化的要求。利用現(xiàn)代信息技術(shù)服務(wù)于高校學(xué)生檔案管理工作，是學(xué)生檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求。因此將信息化管理技術(shù)引入到學(xué)校來(lái)，進(jìn)行學(xué)生檔案管理，減輕工作量，提高工作效率，強(qiáng)化管理水平勢(shì)在必行。學(xué)生檔案管理工作的主要任務(wù)是處理整個(gè)管理服務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的大量基礎(chǔ)信息，在傳統(tǒng)的學(xué)生工作中，依靠原始方法人工完成這些信息的收集、整理、登記、重復(fù)勞動(dòng)多，效率低、時(shí)效性差，而借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)的學(xué)生管理信息系統(tǒng)正好能克服傳統(tǒng)方式下存在的不足。利用學(xué)生管理信息系統(tǒng)對(duì)于各類(lèi)學(xué)生管理信息進(jìn)行自動(dòng)處理，把結(jié)果置于網(wǎng)絡(luò)上。全校師生就可根據(jù)自己的權(quán)限進(jìn)行查詢(xún)和處理各種信息，這樣可以大大提高學(xué)生管理的工作效率，明顯改善學(xué)生管理水平。
　　二、完善高校學(xué)生檔案管理的措施
　　為了加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作，提高科學(xué)管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地服務(wù)學(xué)生、服務(wù)高校、服務(wù)社會(huì)，高校學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題應(yīng)進(jìn)一步完善，其治理工作應(yīng)從以下途徑入手：
　　1.對(duì)現(xiàn)行學(xué)生檔案要擴(kuò)大收集范圍，充實(shí)檔案內(nèi)容。
　?。?）增加信用檔案。誠(chéng)實(shí)守信是個(gè)人發(fā)展的重要品德之一，也是用人單位關(guān)注的基本要求。學(xué)生信用檔案是學(xué)生個(gè)人職業(yè)生涯的信用資本，可以通過(guò)積累學(xué)生在校期間誠(chéng)實(shí)守信方面的材料形成，來(lái)準(zhǔn)確反映學(xué)生的信用行為和品行情況。
　?。?）關(guān)注學(xué)生的能力。檔案材料不僅要關(guān)注學(xué)生的學(xué)業(yè)成績(jī)，而且要發(fā)現(xiàn)學(xué)生的多方面潛能，特別是學(xué)生的創(chuàng)新能力和實(shí)踐能力。應(yīng)注意收集反映學(xué)生成長(zhǎng)進(jìn)步的材料，包括學(xué)生的個(gè)人作品、榮譽(yù)證書(shū)、資格證書(shū)等。
　　（3）建立心理檔案來(lái)反映學(xué)生的心理狀況。近年來(lái)，隨著高校學(xué)生心理健康教育的開(kāi)展及學(xué)生心理健康狀況的跟蹤調(diào)查，形成了很多關(guān)于大學(xué)生心理素質(zhì)的材料，應(yīng)對(duì)這些資料加以收集和整理，形成學(xué)生的心理檔案。從學(xué)校教育管理看，通過(guò)學(xué)生心理檔案能夠準(zhǔn)確地分析學(xué)生的個(gè)性特征，及時(shí)采取相應(yīng)的心理疏導(dǎo)措施來(lái)促進(jìn)學(xué)生健康成長(zhǎng)；從用人單位選拔人才看，可以通過(guò)心理檔案來(lái)了解畢業(yè)生的心理健康狀況，選擇最合適的人才。因此，應(yīng)注意收集和利用心理檔案這一重要的信息資源。
　　如果每個(gè)學(xué)生都有這樣一份真實(shí)、充實(shí)、全面的檔案材料，無(wú)疑會(huì)在學(xué)生的應(yīng)聘工作中發(fā)揮巨大作用，會(huì)在學(xué)生和用人單位之間提供良好的、面對(duì)面的溝通媒介，減少用人單位和學(xué)生本人許多盲目的工作和無(wú)效的勞動(dòng)。
　　2.推行信息化管理學(xué)生檔案。
　?。?）圍繞溝通互動(dòng)性，應(yīng)設(shè)有管理平臺(tái)和學(xué)生平臺(tái)。管理平臺(tái)主要用于學(xué)生檔案管理工作人員對(duì)學(xué)生檔案的信息材料錄入、修改等管理使用。學(xué)生平臺(tái)主要用于學(xué)生對(duì)自己檔案狀況加以了解，比如檔案的轉(zhuǎn)遞過(guò)程、檔案材料內(nèi)容等。
　?。?）圍繞學(xué)生從入校到離校的所有相關(guān)信息材料，應(yīng)設(shè)有查詢(xún)和維護(hù)功能。此功能是學(xué)生信息管理平臺(tái)的最基本功能，學(xué)生從入校到離校的相關(guān)文件信息都要予以數(shù)字化，學(xué)生檔案信息就是一個(gè)數(shù)字化的電子檔案，通過(guò)此功能可以查詢(xún)到某學(xué)生在校期間的所有信息及其與其相關(guān)的信息。比如：學(xué)生某段時(shí)間的上課情況，學(xué)生某學(xué)期的綜合素質(zhì)測(cè)評(píng)得分情況，學(xué)生某學(xué)期各科考試成績(jī)，學(xué)生某時(shí)期受獎(jiǎng)勵(lì)或處分情況等。
　?。?）圍繞檔案管理信息化，應(yīng)配備專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)人才。檔案信息化管理離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)知識(shí)的應(yīng)用，無(wú)論是電子文件的歸檔和管理，還是信息材料的查詢(xún)和利用，都離不開(kāi)檔案知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)的有機(jī)結(jié)合。
　?。?）建立高校檔案信息安全保障體系。在高校檔案信息化建設(shè)中，安全保障包括兩方面：一是檔案信息存儲(chǔ)安全，二是檔案信息利用安全。在檔案信息存儲(chǔ)安全方面，要增強(qiáng)檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，采取切實(shí)有效地技術(shù)手段和管理措施，做好身份認(rèn)證和密匙管理，加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控；存儲(chǔ)檔案信息的設(shè)備要加裝有效的防毒軟件，內(nèi)部局部網(wǎng)要與一切外部網(wǎng)實(shí)行物理隔離；各種數(shù)據(jù)庫(kù)要及時(shí)進(jìn)行備份，確保檔案信息的安全保密和系統(tǒng)運(yùn)行安全可靠。在利用安全上不能只強(qiáng)調(diào)利用而忽視保密，將不該上網(wǎng)公開(kāi)的內(nèi)容公開(kāi)或未設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，也不能只強(qiáng)調(diào)保密而限制利用，使可利用的檔案信息過(guò)少，應(yīng)堅(jiān)持利用和保密并重的原則。
　　總的來(lái)說(shuō)，做好在校高校學(xué)生檔案管理工作，不僅僅體現(xiàn)了一個(gè)學(xué)校對(duì)人才的重視程度，更為單位提供了評(píng)價(jià)個(gè)人的可靠參考，最重要的一點(diǎn)是保證了學(xué)生個(gè)人履歷的完整與真實(shí)性，為學(xué)生今后發(fā)展提供可靠有利的支撐。根據(jù)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析，并給出合理化建議，對(duì)高校檔案管理工作人員提供借鑒。
　　[基金項(xiàng)目：優(yōu)化高校檔案T型資源結(jié)構(gòu)建設(shè)研究（項(xiàng)目編號(hào)：YB2010053）]
　　（作者單位：山西大學(xué)商務(wù)學(xué)院山西太原030031）
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