高職院校固定資產(chǎn)內(nèi)部會計(jì)控制設(shè)計(jì)

摘 要：本文詳細(xì)分析了高職院校固定資產(chǎn)管理問題出現(xiàn)的原因，從內(nèi)部控制的角度探究加強(qiáng)高校固定資產(chǎn)管理的途徑，將內(nèi)部控制機(jī)制應(yīng)用到高校固定資產(chǎn)管理中去，保證固定資產(chǎn)的安全性、完整性和效益性。

關(guān)鍵詞：高職院校； 內(nèi)部會計(jì)控制； 固定資產(chǎn)管理

中圖分類號：F230 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-3315(2011)11-150-001

近十幾年來我國高職院校為了改善教育環(huán)境，擴(kuò)大學(xué)校的知名度和影響力，紛紛擴(kuò)建新校區(qū)，建設(shè)實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)基地，大力提高教科研水平。加強(qiáng)基礎(chǔ)能力建設(shè)，提高職業(yè)院校的辦學(xué)水平和質(zhì)量的同時(shí)也對高職院校的實(shí)物資產(chǎn)管理提出更高的要求。

一、高職院校固定資產(chǎn)管理存在的問題與成因

1.固定資產(chǎn)管理意識淡薄

學(xué)院所擁有固定資產(chǎn)的數(shù)量與質(zhì)量，以及每年新增固定資產(chǎn)的數(shù)量，也是評價(jià)學(xué)校綜合實(shí)力強(qiáng)弱和辦學(xué)效益高低的重要指標(biāo)。這樣從一線教職工到學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注重點(diǎn)都在購置固定資產(chǎn)、建設(shè)實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)中心上——這是目前高職院校普遍存在重購建輕管理的現(xiàn)象，導(dǎo)致高職院校固定資產(chǎn)管理機(jī)制不健全、管理工作意識淡薄。

2.缺乏可操作性的管理流程

不少高職院校都有一整套的實(shí)物資產(chǎn)管理制度，但是執(zhí)行起來卻不盡如人意，很多情況下，并不是業(yè)務(wù)人員有意違反企業(yè)的制度，一個(gè)重要的原因是學(xué)院缺乏一套完整的從固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的決策、購置到固定資產(chǎn)的日常管理、最后處置的可供操作性的流程，指導(dǎo)業(yè)務(wù)人員處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。

3.固定資產(chǎn)重復(fù)購建且浪費(fèi)嚴(yán)重，資源缺乏有效配置

有些高職院校從資產(chǎn)購置一開始就缺乏可行性論證，缺乏計(jì)劃性，各部門往往只從自己使用的方便性出發(fā)，盲目地追求“小而全”，重復(fù)購置資產(chǎn)現(xiàn)象非常嚴(yán)重。由于沒有統(tǒng)籌規(guī)劃，部分設(shè)備無序增加，形成整體短缺與局部閑置并存，造成資產(chǎn)嚴(yán)重浪費(fèi)、資源配置效率與利用效率很低的態(tài)勢。

4.財(cái)務(wù)管理跟不上，固定資產(chǎn)流失嚴(yán)重

目前許多高職院校固定資產(chǎn)的財(cái)務(wù)管理制度不健全，沒有建立相應(yīng)的內(nèi)部控制機(jī)制和有效的責(zé)任監(jiān)管機(jī)制，使得固定資產(chǎn)在使用的過程中損耗及流失情況十分嚴(yán)重。有的部門采購驗(yàn)收和報(bào)銷由同一個(gè)人負(fù)責(zé)，忽視了這些崗位之間的不相容性；有的不對實(shí)物資產(chǎn)進(jìn)行驗(yàn)收，就直接登記入賬，造成賬、物不符；有的二級單位私自對外出租、出借學(xué)校的房屋、設(shè)備、儀器等進(jìn)行經(jīng)營活動(dòng)，所得利益歸部門所有，謀取小集體利益，但其耗損維修費(fèi)用卻由學(xué)校承擔(dān)；有的部分儀器設(shè)備已經(jīng)報(bào)廢，卻沒有履行固定資產(chǎn)報(bào)廢手續(xù)，賬務(wù)上也沒有作相應(yīng)資產(chǎn)減少的處理；還有的財(cái)務(wù)部門與資產(chǎn)管理部門之間長期不進(jìn)行固定資產(chǎn)盤查，造成了部門之間賬與賬不相符的情況。所以建立固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制是解決高校固定資產(chǎn)管理問題的關(guān)鍵。

二、基于COSO報(bào)告建立高職院校內(nèi)部控制體系

1.完善內(nèi)部控制環(huán)境

高職院校應(yīng)成立專門的固定資產(chǎn)管理部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，財(cái)務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門、資產(chǎn)使用部門應(yīng)設(shè)立專人專職或兼職具體負(fù)責(zé)。完善固定資產(chǎn)管理的相關(guān)制度，形成一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)重視、制度保障、統(tǒng)一管理、專人負(fù)責(zé)、全員參與管理體系，為加強(qiáng)內(nèi)部控制奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.對固定資產(chǎn)進(jìn)行流程管理

2.1設(shè)備更新申請批準(zhǔn)程序的設(shè)計(jì)。

2.1.1使用部門編制設(shè)備更新計(jì)劃交院長審批，院長審批后，將文件交采購部門根據(jù)申請要求編寫采購計(jì)劃書，并且經(jīng)院長審批。

2.1.2設(shè)備部門根據(jù)購買通知單與供貨單位簽訂合同，在經(jīng)過院長和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人會簽后，與供應(yīng)商簽訂正式合同。

2.1.3將合同副本、設(shè)備購買通知單交財(cái)會部門留存，作為購置設(shè)備付款結(jié)算的依據(jù)。

2.2.設(shè)備采購、驗(yàn)收、付款程序的設(shè)計(jì)。

2.2.1由供貨單位將設(shè)備購買發(fā)票和運(yùn)輸提貨單函寄設(shè)備部門。

2.2.2設(shè)備部門根據(jù)有關(guān)設(shè)備購買通知單和合同，編制設(shè)備人庫單一式三聯(lián)。

2.2.3通知運(yùn)輸部門提貨。

2.2.4運(yùn)輸部門到車站提取設(shè)備后編制到貨清單，并交設(shè)備部門驗(yàn)收設(shè)備，設(shè)備部門驗(yàn)收后登記設(shè)備庫存賬，并通知財(cái)會部門付款。

2.2.5最后由會計(jì)部門核對合同副本和設(shè)備購買通知單，經(jīng)確認(rèn)無誤后辦理貨款結(jié)算，并登記有關(guān)總賬和明細(xì)賬。

2.3設(shè)備報(bào)廢清理程序的設(shè)計(jì)。

2.3.1由設(shè)備使用部門提出設(shè)備報(bào)廢申請，經(jīng)設(shè)備部門審核同意后，注銷固定資產(chǎn)卡片，并在固定資產(chǎn)登記簿上做好記錄。

2.3.2分別通知申請部門注銷固定資產(chǎn)卡片，清理部門清理報(bào)廢的設(shè)備和財(cái)會部門注銷固定資產(chǎn)卡片后登記有關(guān)賬戶。

3.加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理，使控制活動(dòng)行之有效

注重固定資產(chǎn)的日常管理，使取得和驗(yàn)收、使用和維修、處置和轉(zhuǎn)移各個(gè)環(huán)節(jié)都置于有效的控制之中。一是不相容崗位互相分離。高校固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)不相容崗位主要包括:固定資產(chǎn)采購、驗(yàn)收與付款;固定資產(chǎn)投保的申請與審批;固定資產(chǎn)處置的申請與審批，審批與執(zhí)行;固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)的執(zhí)行與相關(guān)會計(jì)記錄。二是取得和驗(yàn)收環(huán)節(jié)的控制活動(dòng)。固定資產(chǎn)采購過程應(yīng)當(dāng)規(guī)范、透明。三是使用和維護(hù)環(huán)節(jié)的控制活動(dòng)。領(lǐng)用固定資產(chǎn)必須辦理相應(yīng)的手續(xù)，由使用部門負(fù)責(zé)管理。四是處置和轉(zhuǎn)移環(huán)節(jié)的控制活動(dòng)。建立并完善固定資產(chǎn)的處置管理辦法。

4.完善和改進(jìn)會計(jì)核算方法

高校固定資產(chǎn)也有一定的使用年限，也會在自然條件的作用下失去使用功能，所以，高校也應(yīng)模仿企業(yè)對固定資產(chǎn)計(jì)提折舊。計(jì)提折舊后，可以如實(shí)反映教學(xué)、科研、服務(wù)項(xiàng)目的實(shí)際成本，可以正確核算培養(yǎng)人才的費(fèi)用和成本。

基金項(xiàng)目：2011年河北省高等學(xué)校人文社會科學(xué)研究自籌經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目“高職院校內(nèi)部會計(jì)控制問題研究”，編號SZ2011228。

參考文獻(xiàn)：

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[3] 張文賢.《會計(jì)制度設(shè)計(jì)案例》.立信會計(jì)出版社