文檔一體化背景下文秘人員的角色定位和素質(zhì)培養(yǎng)

　　[提 要] 文書工作與檔案工作的聯(lián)系和銜接主要是公文，它是文書工作的產(chǎn)品，又是檔案資源的主要來源。而傳統(tǒng)的文書和檔案分塊管理，使得兩者在具體操作中存在著許多不規(guī)范現(xiàn)象，產(chǎn)生一系列的問題，“文檔一體化”的要求逐漸凸顯。因此，在文檔一體化的背景下，如何實(shí)現(xiàn)文書與檔案工作規(guī)范的銜接，文秘人員面臨著角色重新定位的問題。
　　[關(guān)鍵詞] 文檔一體化；文秘；角色定位；素質(zhì)培養(yǎng)
　　[作者簡(jiǎn)介]況 敏（１９７５—），女，江西科技師范學(xué)院黨委（院長(zhǎng)）辦公室館員，碩士，研究方向?yàn)槲臅?、檔案管理。(江西南昌 ３３００１３）
　　文檔一體化，就是借助計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)文件生成、制發(fā)到歸檔管理實(shí)行全過程控制，使文書和檔案工作信息共享、規(guī)范銜接，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書和檔案工作的綜合管理。
　　一、文檔一體化的管理模式在中國(guó)的實(shí)踐與發(fā)展
　　我國(guó)的文檔一體化管理思想最初體現(xiàn)在２０世紀(jì)３０年代的“行政效率運(yùn)動(dòng)”中，其最重要內(nèi)容“文書檔案連鎖法”則是我國(guó)文檔一體化的最早實(shí)踐之一。
　　此后一段時(shí)期，文件和檔案管理獨(dú)立操作，文件管理中的問題往往在檔案管理階段才被發(fā)現(xiàn)，無法很好地保證歸檔文件的質(zhì)量，對(duì)以后的檢索利用也不利。
　　隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，文書與檔案工作各自獨(dú)立的狀態(tài)又重新融合。由西方國(guó)家首創(chuàng)的文件生命周期理論在上世紀(jì)８０年代中期傳入我國(guó)，為實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理并對(duì)文件進(jìn)行前端控制提供了理論基礎(chǔ)，文檔一體化管理的思路就是基于文件生命周期理論而產(chǎn)生的。上世紀(jì)９０ 年代，隨著我國(guó)信息化發(fā)展，檔案管理逐漸由實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變。１９８５年８月，國(guó)家教委和國(guó)家檔案局聯(lián)合印發(fā)的《關(guān)于發(fā)展和改革檔案學(xué)教育的幾點(diǎn)意見》中，第一次明確指出了檔案工作和檔案學(xué)研究正面臨著“檔案與文件管理一體化”趨勢(shì)。
　　進(jìn)入 ２１ 世紀(jì)，無紙化辦公已成為一大趨勢(shì)，電子文件大量涌現(xiàn)與檔案管理手段相對(duì)滯后的矛盾越加突出。文檔一體化的管理模式，將文書和檔案工作兩者有機(jī)地結(jié)為一體，實(shí)現(xiàn)了信息資源共享，保證了文書運(yùn)轉(zhuǎn)的高效率和檔案管理的高質(zhì)量。文檔一體化已成為文書和檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，也成為文書檔案管理所面臨的必須解決的課題。
　　二、當(dāng)前文書工作與檔案管理銜接中存在的主要問題
　　（一）在管理體制上各自分立，使得文書與檔案工作分離
　　文書是檔案管理工作的基礎(chǔ)，檔案管理是文書工作的延續(xù)和深入。但是，在日常工作中，人們往往只關(guān)注文件的現(xiàn)行目的和現(xiàn)行作用，文件的內(nèi)容與辦理過程及結(jié)果，而忽視了對(duì)文書的專門管理，致使檔案質(zhì)量得不到可靠的保證，檔案資源也得不到充分利用。按照我國(guó)目前的管理體制，文書和檔案工作大多處于分離狀態(tài)，實(shí)行分塊管理。文書一般由辦公室等職能部門管理，而檔案由各級(jí)檔案局和各檔案室管理，兩者各自有完整的管理體系，文書處理和檔案管理各自為政，既破壞了文件運(yùn)轉(zhuǎn)的聯(lián)系性和連續(xù)性，又制約文檔一體化的實(shí)現(xiàn)。
　　（二）在業(yè)務(wù)規(guī)范上難以統(tǒng)一，使得檔案資料質(zhì)量不高
　?。保馁|(zhì)量不過關(guān)。文秘人員在日常公文處理中，往往存在以下問題：①用紙不規(guī)范。工作人員對(duì)紙張的選擇隨手拈來。②質(zhì)量不高。如一文多事，中心意思不突出，字跡潦草。③文種使用不當(dāng)。如請(qǐng)示、報(bào)告不分，不規(guī)范使用紅頭文件等。④版記不全面。即主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等不全。這些問題都可能為以后的檔案管理帶來不便，影響到檔案的利用效果。
　?。玻募w檔質(zhì)量不高。“歸檔”這一概念是文件向檔案轉(zhuǎn)化的一般程序和條件，也是文件轉(zhuǎn)化為檔案的一般標(biāo)志和界限。早在１９５６年國(guó)務(wù)院發(fā)布的《關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定》中就提出“全面推行文書處理部門立卷，以建立統(tǒng)一的歸檔制度”，之后１９８３年印發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》又重申了這一制度。然而，從幾十年來的工作實(shí)踐看，文書部門立卷制度并未得以全面切實(shí)地貫徹執(zhí)行。傳統(tǒng)的檔案管理模式以立卷歸檔為工作界面，文件在歸檔前屬文書部門管理，歸檔后屬檔案部門管理。在這種模式下，檔案管理缺乏“前端控制”，屬“后保管”模式，造成文件管理與檔案管理的嚴(yán)重脫節(jié)，影響了檔案的歸檔率和檔案質(zhì)量。
　　３．業(yè)務(wù)規(guī)范不統(tǒng)一。由于文件處理和檔案管理屬于兩個(gè)不同的管理部門，兩者在工作業(yè)務(wù)上分離，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和制度，文件工作的許多勞動(dòng)成果不能為檔案部門直接運(yùn)用，而檔案部門比較成熟的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范也難以為文書處理部門利用，造成工作重復(fù)進(jìn)行和人力極大浪費(fèi)。這樣從工作效果、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益來說都極不劃算，也制約了對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化要求程度很高的文檔一體化進(jìn)程。
　　三、文檔一體化背景下文秘人員的角色轉(zhuǎn)換和定位
　　“文檔一體化”思想的提出，對(duì)文書和檔案工作的規(guī)范化銜接提出了更高要求。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，我國(guó)檔案從業(yè)人員約１００多萬，其中專職或以檔案工作為主要職業(yè)的不到３０萬，其余均為兼職檔案人員，而兼職檔案人員主要由兼管文件工作的文秘人員擔(dān)任。因此，在文檔一體化背景下，文秘人員有必要重新審視自己在檔案工作中的地位與作用，“文件制作者＋檔案管理者”可以說是當(dāng)前新形勢(shì)下文秘人員的新的角色定位。
　　第一，“文件制作者”——傳統(tǒng)的文秘工作簡(jiǎn)而言之就是辦文、辦會(huì)、辦事，其中與檔案工作聯(lián)系密切的主要就是辦文，包括公文起草、傳閱、辦理、存檔等，這些都是通過文秘人員進(jìn)行的。在傳統(tǒng)意義上，文秘人員可以說是“文件制作者”。
　　第二，“檔案管理者”——文件在最終歸檔移交檔案部門之前，文書檔案的管理大多是由文秘人員兼職的，最終為檔案利用這個(gè)中心環(huán)節(jié)服務(wù)，為本單位的中心工作服務(wù)，這也是文秘人員作為文書檔案管理者的根本任務(wù)。
　　四、文檔一體化背景下文秘人員素質(zhì)的培養(yǎng)
　　新的角色定位必然需要新的人員培養(yǎng)方案來完成角色的轉(zhuǎn)換，對(duì)文秘人員的檔案素質(zhì)的培養(yǎng)必須從認(rèn)識(shí)、管理到素質(zhì)上實(shí)現(xiàn)全面提升。
　　（一）在認(rèn)識(shí)上樹立“一體化”觀念
　　每一個(gè)文秘人員頭腦中時(shí)刻要有“檔案”二字，規(guī)范辦理好每一份公文。在認(rèn)識(shí)上樹立“一體化”觀念，培養(yǎng)服務(wù)檔案工作的整體意識(shí)，加強(qiáng)文件日常管理，保證檔案質(zhì)量。同時(shí)，還要從加強(qiáng)檔案的管理和利用方面，培養(yǎng)文秘人員的檔案意識(shí)。應(yīng)在文書處理完畢后，按照“部門立卷”的原則，做好檔案的分類、整理的前期工作。
　?。ǘ┰诠芾砩蠌?qiáng)化質(zhì)量意識(shí)
　　文書檔案的質(zhì)量是體現(xiàn)文書工作價(jià)值的核心，因此，在管理上必須不斷強(qiáng)化高質(zhì)量意識(shí)。
　?。保岣哓?zé)任意識(shí)，建立崗位責(zé)任制。文秘人員要有高度的職業(yè)責(zé)任感，強(qiáng)化“質(zhì)量第一”觀念，明確認(rèn)識(shí)自己的崗位職責(zé)，不放松任何一個(gè)環(huán)節(jié)。
　　２．強(qiáng)化文件管理，建立標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。一是要規(guī)范公文處理程序，把好公文形成關(guān)。二是要做好公文評(píng)估分類，實(shí)現(xiàn)超前控制。對(duì)處理完畢的公文進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，歸檔其中具有保存價(jià)值的文件，供日后的工作查考利用。三是要完善公文材料管理，做好材料收集。對(duì)未歸檔的材料要及時(shí)催要、跟蹤收回，避免長(zhǎng)時(shí)間分散在個(gè)人手中而遺失。
　?。常?guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)，建立文檔統(tǒng)一體系。要加強(qiáng)對(duì)文書工作的指導(dǎo)，加強(qiáng)崗位培訓(xùn)，確保業(yè)務(wù)規(guī)范落到實(shí)處。必須建立切實(shí)有效的文檔一體化管理的業(yè)務(wù)體系，建立統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范，尤其是文檔一體化軟件的統(tǒng)一規(guī)劃及計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的建立，注重文檔系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性、功能結(jié)構(gòu)的連貫性、管理方式的協(xié)調(diào)性，避免走彎路。
　?。ㄈ┰谒刭|(zhì)上注重全面提升
　　文秘人員注重四種素質(zhì)的培養(yǎng)：１．職業(yè)道德素質(zhì)。正確認(rèn)識(shí)并了解檔案及其真正價(jià)值所在，樹立愛崗敬業(yè)的精神、實(shí)事求是的態(tài)度和從事檔案事業(yè)的信心和熱情。２．業(yè)務(wù)素質(zhì)。具備秘書工作修養(yǎng)的同時(shí)，還要具有文書檔案管理方面的修養(yǎng)。３．信息素質(zhì)。緊跟時(shí)代的發(fā)展，不斷接受新信息，擴(kuò)大知識(shí)視野，樹立檔案信息意識(shí)、培養(yǎng)檔案信息觀念、提高檔案鑒別能力，豐富檔案信息知識(shí)等。４．技術(shù)素質(zhì)。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)迅猛發(fā)展的時(shí)代，必須具備一定的技術(shù)素質(zhì)，熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用和現(xiàn)代化信息管理方面的信息知識(shí)。
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　　[責(zé)任編輯：程文燕]