如何做好企業(yè)檔案管理工作中的保密工作

　　在公司的生產(chǎn)經(jīng)營、基本建設(shè)、技措、技改工作中，形成了大量的檔案，為企業(yè)的建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營管理、技術(shù)服務(wù)等發(fā)揮著重要的作用。因此，檔案的完整、準(zhǔn)確、安全、保密關(guān)系到企業(yè)的長遠(yuǎn)利益，檔案管理中的保密工作也成為檔案管理工作的重中之重。
　　
　　一、做好檔案保管過程中的保密工作
　　
　?。ㄒ唬n案庫房管理中的保密工作
　　庫房保密管理的重點(diǎn)是防止檔案盜竊。檔案庫房應(yīng)按照《檔案館建設(shè)規(guī)范》建設(shè)。必須做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。近年來公司積極加大了檔案庫房的建設(shè)和資金投入，改善了檔案保密工作的硬件條件。實(shí)踐證明，檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。
　?。ǘ┥婷軝n案的管理和保密
　　涉密檔案是公司的技術(shù)核心秘密，它關(guān)系到公司的生產(chǎn)安全，關(guān)系到公司的經(jīng)營活動和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗，關(guān)系到公司建設(shè)的進(jìn)程。因此，為確保公司核心秘密的安全，必須管理好涉密檔案。公司為保護(hù)核心技術(shù)和知識產(chǎn)權(quán)，加強(qiáng)對涉密技術(shù)的管理，特制定《承德鋼鐵集團(tuán)有限公司技術(shù)保密實(shí)施細(xì)則》，對保密范圍、密級、涉密資料、涉密區(qū)域、涉密崗位、人員都作了明確規(guī)定。
　?。?、涉密檔案應(yīng)與非涉密檔案分別保管。要設(shè)保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保涉密檔案的安全。
　?。?、提高涉密檔案管理人員的素質(zhì)。涉密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)。他們對保守公司的技術(shù)秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任。因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個關(guān)鍵。涉密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚。
　　３、加強(qiáng)涉密檔案的日常管理。涉密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定專人審批，嚴(yán)格按照借閱程序辦理，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。涉密檔案使用完畢后應(yīng)及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。
　?。ㄈ┳龊脵n案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作
　　確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)公司工作的需要和為公司積累歷史資料的需要，全面確定檔案的保存價值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)企業(yè)秘密事項(xiàng)在一定時間內(nèi)，如被泄露，將對企業(yè)的生產(chǎn)安全和經(jīng)濟(jì)利益造成的危害來確定的，不得擅自決定解密和隨意對外提供。案卷涉密文件必須做好密級標(biāo)識，在檔案立卷時將密級文件必須實(shí)行同等密級文件單獨(dú)組卷，防止檔案利用時造成泄密。
　?。ㄋ模n案管理人員的職責(zé)
　　檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實(shí)體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。
　?。ㄎ澹n案涉密情況的變化
　　檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化的?；咀兓巧?、降密、解密。其中升密是極少數(shù)的，也是暫時的；大多數(shù)的，總的趨勢是降密，直至解密。其變化原因有三：一是保密范圍的變化；二是密級文件作用的變化。三是保密時限的變化。原館、室所存檔案涉密文件，有的是超期服役，這既反映了歷史上劃密工作的不足，也說明進(jìn)行檔案解密劃控工作的迫切，因此應(yīng)依據(jù)檔案涉密內(nèi)容的變化掌握劃密標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)防密級偏高或偏低，密期偏長或偏短。
　　
　　二、做好檔案利用過程中的保密工作
　　
　?。ㄒ唬┳龊脵n案利用中的監(jiān)督工作
　　檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個方面實(shí)施：
　?。?、制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。
　?。?、隊(duì)伍建設(shè)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)，包括政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和文化素質(zhì)。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。
　?。?、監(jiān)督措施。在利用中，要根據(jù)不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機(jī)；二是眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。
　?。ǘ┱_處理好檔案保密與利用的關(guān)系
　　保守公司涉密技術(shù)是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員十分重視6vjk7XX4IZA96HF1gPBqdpfv9zgfdbreGw4gEd2itpk=檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi)；領(lǐng)導(dǎo)不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時，切實(shí)完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢在必行。涉密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會給公司生產(chǎn)安全和經(jīng)濟(jì)利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。
　?。ㄈ┻M(jìn)一步做好檔案開放中的保密工作
　　一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時效和范圍，是不對的；但如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地?cái)U(kuò)大開放利用范圍，也是錯誤的。因此，在開放檔案為社會各界所利用的同時，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。
　?。?、做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項(xiàng)重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對這項(xiàng)工作可以分三步進(jìn)行：一是初審，檔案館工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對開放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行審查，初步判定開放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志，重點(diǎn)審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定與批準(zhǔn)檔案的開放與否。
　　２、做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應(yīng)該按照公開文件進(jìn)行管理。這就是檔案保密的時效性。對外開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，要開放，必須先進(jìn)行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。
　　３、做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎(chǔ)工作，即：
　?。ǎ保┨岣唛_放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。利用原有基礎(chǔ)，進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。
　?。ǎ玻┙⒔∪珯n號。要適應(yīng)開放后檢索與管理的要求。
　?。ǎ常┚幹茩z索工具。一是基礎(chǔ)性檢索工具；二是骨干性檢索工具；三是文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎(chǔ)性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補(bǔ)充的檢索工具體系，實(shí)現(xiàn)檢索途徑的多元化。
　　（４）準(zhǔn)備好副本。對珍貴、重要的檔案，應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進(jìn)行復(fù)制，搞好檔案副本。
　　總而言之，加強(qiáng)涉密檔案的管理是每個檔案管理人員和涉密人員的應(yīng)盡的職責(zé)，也是保障公司正常生產(chǎn)經(jīng)營的基礎(chǔ)。