表單化管理國(guó)內(nèi)對(duì)比研究

樂(lè)勛 楊益晟

【摘要】國(guó)內(nèi)大中型企業(yè)普遍面臨著管理制度眾多，但可操作性差和執(zhí)行力度也很不夠等問(wèn)題。為了解決這一管理問(wèn)題，有學(xué)者提出了表單化管理思想，期望通過(guò)按照表單執(zhí)行操作，管理層通過(guò)表單管理下屬。為了更好的理解和全面了解國(guó)內(nèi)外表單化管理方法，本文針對(duì)表單化管理的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了文獻(xiàn)綜述。闡述了國(guó)內(nèi)外表單化管理研究現(xiàn)狀，表單化管理實(shí)現(xiàn)方法。最后指出表單化管理適用范圍及重點(diǎn)難點(diǎn)問(wèn)題，為嘗試運(yùn)用表單化管理的企業(yè)和相關(guān)研究人員提供參考。

【關(guān)鍵詞】表單化管理；項(xiàng)目管理

1.引言

隨著信息社會(huì)的告訴發(fā)展，電力建設(shè)領(lǐng)域的電子化信息化腳步也在逐步加快，各地區(qū)電網(wǎng)都在推行信息化、智能化。由于傳統(tǒng)的電力企業(yè)管理存在管理隨意化等問(wèn)題，國(guó)家電網(wǎng)和南方電網(wǎng)的網(wǎng)架建設(shè)過(guò)程中，不斷完善管理規(guī)范，編制了大量的規(guī)范化表格，管理規(guī)范化逐漸成為管理核心思路，電力建設(shè)領(lǐng)域的項(xiàng)目管理也逐步走向規(guī)范化。

然而，一個(gè)隱藏在大量規(guī)范制度表面下的問(wèn)題浮現(xiàn)出來(lái)，人們?cè)诤粲酢⑻剿髦贫然芾淼耐瑫r(shí)，制度逐年修編累積，文本制度內(nèi)容見(jiàn)增不見(jiàn)減，數(shù)量見(jiàn)多不見(jiàn)少。企業(yè)不時(shí)以行政方式發(fā)布的各種規(guī)定、通知、決定等規(guī)范性文件接踵而至，一些文件經(jīng)逐級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)，越來(lái)越缺乏個(gè)性，表現(xiàn)在標(biāo)題不同、文體相像、語(yǔ)氣接近、反復(fù)強(qiáng)調(diào)、內(nèi)容雷同[1]。制度的可操作性大打折扣，更多的制度流為形式，執(zhí)行者依靠制度的欲望卻不見(jiàn)增強(qiáng)，只有在領(lǐng)導(dǎo)需要檢查的時(shí)候才會(huì)整理資料，平時(shí)依然依靠經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行粗放式的管理。歸根到底令執(zhí)行者要么望而生畏，不堪重負(fù)敬而遠(yuǎn)之的根本原因，是沒(méi)有將制度流程化，導(dǎo)致執(zhí)行力度不夠；某些企業(yè)意識(shí)到這個(gè)問(wèn)題之后開始進(jìn)行流程梳理，然后卻沒(méi)有很好的流程化運(yùn)作的手段，導(dǎo)致管理效果不佳。

因此本文提出制度流程化、流程信息化，實(shí)現(xiàn)電力建設(shè)領(lǐng)域的精細(xì)化管理。進(jìn)行深入研究之前，筆者大量搜索國(guó)內(nèi)外表單化管理的研究現(xiàn)狀，進(jìn)行綜合對(duì)比分析，為表單化管理在電力建設(shè)領(lǐng)域運(yùn)用提供理論參考，并為未來(lái)精細(xì)化管理做好鋪墊。

2.表單化管理的內(nèi)涵

表單化管理是以工作表單為載體將文本制度中的各項(xiàng)要求，轉(zhuǎn)化為表單的執(zhí)行內(nèi)容和順序[2]。通過(guò)這種轉(zhuǎn)換能夠?qū)崿F(xiàn)制度流程清晰化，所以表單不過(guò)是制度規(guī)范的一種表現(xiàn)形式。照表單中項(xiàng)目和步驟執(zhí)行，就是遵章實(shí)施的過(guò)程。表單化管理突破了傳統(tǒng)國(guó)有大型企業(yè)行政化、表面化的管理方式，使得管理者和執(zhí)行者更加明晰管理內(nèi)容和管理方針，能夠降低執(zhí)行成本，實(shí)現(xiàn)決策者滿意、執(zhí)行者愿意的管理局面[1]。

表單化管理模式的提出并非否定了制度管理的作用，而是對(duì)制度管理模式的提升，制度是表單化的基石，表單是制度管理的升華。完善的制度是表單化實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)，沒(méi)有完善的管理制度和流程化脈絡(luò)，表單化管理無(wú)從談起。

3.表單化管理國(guó)內(nèi)外對(duì)比研究

3.1 國(guó)外學(xué)者研究現(xiàn)狀

國(guó)外學(xué)者在表單化管理方面研究還不多，但是對(duì)工作流程的研究量十分大，從靜態(tài)的工作流程研究到動(dòng)態(tài)工作流程研究都做出了諸多貢獻(xiàn)。

Kim H，Youn CH等人通過(guò)網(wǎng)格計(jì)算方法建立了工作流管理系統(tǒng)，并運(yùn)用于醫(yī)療系統(tǒng)[3]。Ying等人定義了一個(gè)靈活的工作流系統(tǒng)模型[4]，通過(guò)工作流元模型開發(fā)了森林信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)軟件已經(jīng)在社會(huì)中產(chǎn)生一定積極影響。

在靜態(tài)表單和靜態(tài)流程的管理基礎(chǔ)上，更多的學(xué)者關(guān)心的是動(dòng)態(tài)表單管理方式。對(duì)管理信息系統(tǒng)柔性的研究已經(jīng)超過(guò)了10年。柔性定義為管理信息系統(tǒng)在新業(yè)務(wù)出現(xiàn)或業(yè)務(wù)發(fā)生變化時(shí)的適應(yīng)能力[5]，或者說(shuō)一種對(duì)感知到的刺激的反應(yīng)能力。柔性是管理信息系統(tǒng)適應(yīng)一般性業(yè)務(wù)改變和根本性業(yè)務(wù)改變的能力，可將柔性劃分為：結(jié)構(gòu)的柔性和數(shù)據(jù)的柔性。結(jié)構(gòu)的柔性是系統(tǒng)自身的特點(diǎn)，比如系統(tǒng)功能的模塊化程度，系統(tǒng)所能接受變化的能力，系統(tǒng)的穩(wěn)定性等等。數(shù)據(jù)的柔性指系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)適應(yīng)業(yè)務(wù)變化的能力。

Fakas等人介紹了一個(gè)工作流程管理的職能業(yè)務(wù)系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)動(dòng)態(tài)表單化管理，進(jìn)一步改進(jìn)工作流程系統(tǒng)，并通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程管理[6]。Miller等人基于CORBA模型建立動(dòng)態(tài)的工作流管理系統(tǒng)[7]。

Dongen[8]，Smith[9]，Leymann[10]，David[11]，Hayes[12]都從工作流管理系統(tǒng)軟件的角度闡述了企業(yè)管理過(guò)程中工作流程化的重要性。Blanning[13]則在流程化的基礎(chǔ)上提出了模式化管理思路。ungbee Cho[14]運(yùn)用SSFNet技術(shù)實(shí)現(xiàn)了工作流管理系統(tǒng)的開發(fā)。

3.2 國(guó)內(nèi)學(xué)者研究現(xiàn)狀

國(guó)內(nèi)關(guān)于表單化管理的研究也不是很多，但是已經(jīng)在某些行業(yè)開始提出這種思想。

表單化管理的思路已經(jīng)被廣泛運(yùn)用在醫(yī)院、工程、工廠等諸多部門[14]，在績(jī)效管理[15]、質(zhì)量管理[16]等方面得到了良好的運(yùn)用。較多的學(xué)者提出了表單化管理的思路，如方進(jìn)濤[16]，張佳強(qiáng)[17]，寇靖華[18]，張鵬[1]，茍園捷[22]等學(xué)者進(jìn)一步將表單化思路通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)，并運(yùn)用于不同領(lǐng)域。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展為企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和管理帶來(lái)了重大改變，魏萌研究了基于SaaS（軟件即服務(wù)）認(rèn)為通過(guò)將軟件使用權(quán)和開發(fā)權(quán)買斷的模式轉(zhuǎn)化為軟件租用的模式能夠在實(shí)現(xiàn)表單化管理的同時(shí)，保證企業(yè)對(duì)信息系統(tǒng)的管理?yè)碛懈蟮闹鲃?dòng)性和控制權(quán)。文章論證了智能表單管理平臺(tái)的必要性，給出了平臺(tái)的設(shè)計(jì)方案，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)了一個(gè)可在線使用的面向中小企業(yè)的層次清晰、功能強(qiáng)大的表單業(yè)務(wù)平臺(tái)，平臺(tái)提供權(quán)限認(rèn)證和多角色用戶管理功能，支持對(duì)于表單樣式信息的非結(jié)構(gòu)化存儲(chǔ)，并且對(duì)具體生成的表單具有強(qiáng)大的檢索功能，充分滿足統(tǒng)計(jì)分析的需要。

中國(guó)南方電網(wǎng)超高壓輸電公司廣州局的寇靖華根據(jù)中國(guó)南方電網(wǎng)超高壓輸電公司廣州局表單化管理實(shí)際，重點(diǎn)對(duì)如何編制科學(xué)的表單體系，如何確保表單應(yīng)用過(guò)程中的剛性，如何發(fā)揮員工在表單化管理實(shí)施過(guò)程中的積極主動(dòng)性提出見(jiàn)解，最后舉例說(shuō)明表單化管理在廣州局的成功運(yùn)用[20]。

可口可樂(lè)公司的魏慶在實(shí)踐表單管理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)表單管理的方法在實(shí)際過(guò)程中存在不適合使用，業(yè)務(wù)人員花費(fèi)大量實(shí)踐填寫虛假表格。這說(shuō)明表單管理存在他的漏洞與不足，在工程領(lǐng)域運(yùn)用是否也會(huì)出現(xiàn)此類問(wèn)題，如何避免此類問(wèn)題的發(fā)生也是一個(gè)重要的研究課題[21]。

方進(jìn)濤針對(duì)產(chǎn)質(zhì)量管理系統(tǒng)的柔性化工作流程進(jìn)行研究，實(shí)現(xiàn)了質(zhì)量數(shù)據(jù)采集主流程以及各類質(zhì)量單據(jù)的快速辦理，通過(guò)可自定義的表單管理，滿足了各類質(zhì)量單據(jù)格式定義需求，并為質(zhì)量業(yè)務(wù)表單格式擴(kuò)展提供了有效支持。也論證了表單柔性化的可行性[16]。徐亮，劉文才等人通過(guò)可定制流程技術(shù)開發(fā)了表單的柔性管理信息系統(tǒng)[22]。王靜平[23]等人梳理了企業(yè)表單核決的業(yè)務(wù)流程。茍園捷則針對(duì)企業(yè)管理系統(tǒng)開發(fā)了動(dòng)態(tài)表單系統(tǒng)[19]，宋希錄針對(duì)駕校收費(fèi)系統(tǒng)開發(fā)了信息管理系統(tǒng)，并設(shè)計(jì)了相關(guān)流程化的表單[24-25]。

從動(dòng)態(tài)表單管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)上來(lái)看，陶望龍[26]，張嚴(yán)林[27]，嚴(yán)俊蘭[28]，薛明[29]等運(yùn)用web技術(shù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的工作流管理信息系統(tǒng)。肖文峰[30]對(duì)通用表單工作流管理系統(tǒng)進(jìn)行了設(shè)計(jì)，程建霞[31]，鄭勝林[32]，肖宇則[33]從數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)工作流的信息化管理。

3.3 國(guó)內(nèi)外對(duì)比分析

從研究結(jié)果可以看到，國(guó)外對(duì)各個(gè)領(lǐng)域的流程化非常重視，許多學(xué)者一致認(rèn)為流程化是提高企業(yè)生產(chǎn)效率的必備環(huán)節(jié)，標(biāo)準(zhǔn)的作業(yè)流程能夠保證產(chǎn)品質(zhì)量。在這一點(diǎn)上，我國(guó)學(xué)者也給予了肯定，但是對(duì)于某些行業(yè)來(lái)說(shuō)，流程化作業(yè)難以實(shí)現(xiàn)，例如建設(shè)領(lǐng)域，即使制定了相關(guān)制度和流程，由于缺少流程推動(dòng)的長(zhǎng)效機(jī)制，很多制度和流程只是一紙空文，在這種情況下，表單化才在我國(guó)創(chuàng)新性的提出來(lái)。希望通過(guò)表單化的管理，將制度和流程轉(zhuǎn)換為易于執(zhí)行的表單，逐步加強(qiáng)全體施工人員流程控制的理念。

表單化管理思路在國(guó)外都有研究者進(jìn)行了探索，但是在工程建設(shè)領(lǐng)域的表單化管理思路還沒(méi)有明確提出，也沒(méi)有單位實(shí)現(xiàn)了信息化表單管理，項(xiàng)目管理方式還處于手工、紙質(zhì)階段。對(duì)流程管理是表單化管理的一個(gè)基礎(chǔ)，國(guó)內(nèi)外都有較多學(xué)者進(jìn)行研究，對(duì)流程管理的進(jìn)一步研究就是實(shí)現(xiàn)柔性流程管理，許多企業(yè)更加適合可以小范圍變動(dòng)的流程管理模式。在管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)問(wèn)題上，不同的研究學(xué)者有不同的實(shí)現(xiàn)方法。

4.結(jié)論與展望

國(guó)內(nèi)大中型企業(yè)，由于企業(yè)龐大，管理具有人員龐大，制度眾多等特點(diǎn)，但在管理過(guò)程中常常出現(xiàn)執(zhí)行力不夠、執(zhí)行過(guò)程不規(guī)范等問(wèn)題。如電網(wǎng)建設(shè)過(guò)程中，建設(shè)環(huán)節(jié)復(fù)雜，建設(shè)過(guò)程控制點(diǎn)多，任何質(zhì)量、安全、環(huán)境、進(jìn)度、費(fèi)用控制點(diǎn)失控都會(huì)造成整個(gè)項(xiàng)目的不良影響。為了解決這類管理問(wèn)題國(guó)內(nèi)外學(xué)者都開始關(guān)注表單化管理、流程管理等問(wèn)題，認(rèn)為流程化和表單化是規(guī)范化管理的重要手段。我國(guó)南方電網(wǎng)廣州局近年也開始了表單化管理的初步工作。由此看來(lái)表單化管理思路是一個(gè)值得研究的管理方式。

從國(guó)內(nèi)外研究現(xiàn)狀來(lái)看，表單化管理的重點(diǎn)問(wèn)題是如何將較為完善的企業(yè)管理制度轉(zhuǎn)換為流程；如何將流程進(jìn)一步合理的轉(zhuǎn)換為表單；如何將表單實(shí)現(xiàn)信息化。而表單化管理的難點(diǎn)問(wèn)題是實(shí)現(xiàn)柔性化表單管理，在表單化管理實(shí)施過(guò)程中每一個(gè)步驟看似簡(jiǎn)單，但轉(zhuǎn)換過(guò)程中必須多方考慮，不僅要便于管理者控制，也要便于執(zhí)行者按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行和填寫。如果表單太過(guò)死板，或者考慮不周，既不利于管理也不利于執(zhí)行者認(rèn)真執(zhí)行，表單化管理將變成空話，依然沒(méi)有管理效用。

因此，在不同企業(yè)實(shí)施表單化管理方法的時(shí)候需要注意的問(wèn)題是表單化管理的適用情況和表單化管理的柔性問(wèn)題。表單化管理方法適用于可明確工作不周、能預(yù)知工作內(nèi)容、工作流程有邏輯性和唯一性、工作結(jié)果可控性的企業(yè)或者工作內(nèi)容[18]。對(duì)柔性表單化管理的思想也是一個(gè)需要注意和值得研究的問(wèn)題。

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作者簡(jiǎn)介：樂(lè)勛（1979—），男，電力工程技術(shù)工程師，現(xiàn)供職于江門開平供電局計(jì)劃建設(shè)部，主要從事工程現(xiàn)場(chǎng)管理、技術(shù)經(jīng)濟(jì)等工作。