使用智能表單提高工作效率

李強(qiáng)

【摘要】本文介紹了一個(gè)成熟的表單系統(tǒng)，以及如何利用該表單系統(tǒng)提高工作效率。

【關(guān)鍵詞】表單；麥客

在教學(xué)科的工作過(guò)程中，經(jīng)常需要完成上級(jí)部門要求的信息統(tǒng)計(jì)或收交各類教學(xué)文件，在信息統(tǒng)計(jì)和文件的收交過(guò)程中，目前使用較多的方式是電子郵箱，但是在實(shí)際使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)使用郵箱來(lái)完成這些工作非常繁瑣，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，為了方便此類信息的收交，經(jīng)過(guò)大量的研究和對(duì)比發(fā)現(xiàn)，智能表單系統(tǒng)的使用可以大大簡(jiǎn)化工作流程，而且對(duì)信息進(jìn)行收集及分類匯總智能表單的表現(xiàn)也非常出色。

一、智能表單介紹

電子表單在網(wǎng)頁(yè)中主要負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)采集功能，它采用B/S模式收集各類信息，收集上來(lái)的信息按照主題存放在服務(wù)器上，大大簡(jiǎn)化了數(shù)據(jù)的采集和匯總。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)剛開(kāi)始的階段電子表單入門門檻較高，一般需要計(jì)算機(jī)專業(yè)人員來(lái)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)和使用，隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步和市場(chǎng)的進(jìn)一步細(xì)分，智能表單系統(tǒng)越來(lái)越簡(jiǎn)化，越來(lái)越智能，只需要簡(jiǎn)單的拖拽即可設(shè)計(jì)出一個(gè)表單，因此智能表單的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛，比如舉辦活動(dòng)報(bào)名、大小事務(wù)申報(bào)登記、用戶調(diào)研投票、整理材料備忘、問(wèn)卷調(diào)查反饋，這些工作都可以集中到一張表單上。

目前市場(chǎng)上免費(fèi)的智能表單工具有很多，經(jīng)過(guò)筆者的使用對(duì)比在此給大家推薦一個(gè)表單工具“麥客表單”。使用麥客表單，不需要自己搭建服務(wù)器，不需要自己配置表單運(yùn)行環(huán)境，用戶注冊(cè)賬號(hào)后即可使用其絕大多數(shù)功能模塊。只要簡(jiǎn)單地拖拽組件框，配置出你想要的內(nèi)容，剩下的就交給麥客，麥客會(huì)提供：自動(dòng)規(guī)整的信息、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，讓你方便又有效地進(jìn)行數(shù)據(jù)的導(dǎo)出和處理。

二、麥客表單在信息統(tǒng)計(jì)中的應(yīng)用

教學(xué)科在工作中經(jīng)常要按照上級(jí)部門要求完成各類信息的統(tǒng)計(jì)匯總，如統(tǒng)計(jì)教師實(shí)踐鍛煉計(jì)劃，需要將幾十人甚至上百人的信息匯總到一張Excel表格中，如圖1所示。

按照傳統(tǒng)的方式，教學(xué)科相關(guān)人員將該表格通過(guò)電子郵箱發(fā)至所在系部的任課教師郵箱由任課教師填寫(xiě)完畢后再通過(guò)電子郵箱反饋至發(fā)件人郵箱，發(fā)件人再打開(kāi)郵件下載附件將信息一條條復(fù)制粘貼到匯總表中，這種方式給負(fù)責(zé)匯總的人員帶來(lái)了大量的負(fù)擔(dān)，而且容易出現(xiàn)遺漏等情況。

如果采用麥客表單，將大大簡(jiǎn)化數(shù)據(jù)的采集和匯總工作，只需要通過(guò)簡(jiǎn)單的拖拽組件就可以生成一個(gè)電子表單圖2所示：

表單設(shè)計(jì)完成后，可以點(diǎn)擊保存表單，然后點(diǎn)擊生成表單，即可完成表單的設(shè)計(jì)，并生成一個(gè)網(wǎng)址和二維碼，將網(wǎng)址和二維碼提供給需要填寫(xiě)表單的人員，填表人員通過(guò)網(wǎng)頁(yè)或者用手機(jī)微信掃描二維碼即可打開(kāi)填寫(xiě)頁(yè)面進(jìn)行填寫(xiě)。

填寫(xiě)完的信息將集中存儲(chǔ)在服務(wù)器上，管理人員只需要登陸自己的麥客表單系統(tǒng)，即可查看已提交的表單信息并可通過(guò)批量操作導(dǎo)出所有反饋信息至Excel表格中，從而完成信息的統(tǒng)計(jì)和匯總。

麥客表單除了可以完成上面的信息統(tǒng)計(jì)外，還可以通過(guò)添加附件組件，允許用戶在提交信息是將允許的文件類型的文件作為附件同時(shí)提交，提交上來(lái)的附件也可以打包下載，可以大大的簡(jiǎn)化工作量。

三、總結(jié)

智能表單系統(tǒng)的使用可以大大的簡(jiǎn)化信息的收集和匯總，建議廣大工作人員在工作中使用，它可以極大的提高工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]汪敏，王丁，周東.基于電子表單技術(shù)的多渠道數(shù)據(jù)采集在綜合衛(wèi)生管理信息平臺(tái)建設(shè)中的應(yīng)用[J].中國(guó)衛(wèi)生信息管理雜志，2010（01）

[2]徐瑞軍.基于XForms的所見(jiàn)即所得的電子表單工具設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].北京交通大學(xué)，2008