關(guān)于做好高校教學(xué)秘書工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)和建議

【摘 要】教學(xué)秘書工作是高校教學(xué)管理工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，教學(xué)秘書作為一線管理者，其地位獨(dú)特，在教學(xué)管理系統(tǒng)中發(fā)揮著參謀助手、組織協(xié)調(diào)、服務(wù)保障的重要作用。并對(duì)如何做好教學(xué)秘書工作提出了創(chuàng)新理念，提高認(rèn)識(shí)和服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)使命感和責(zé)任感；加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高管理水平和綜合能力；創(chuàng)新工作方法等建議。

【關(guān)鍵詞】教學(xué)秘書；教學(xué)管理；高校

一、高校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用

教學(xué)工作是高校的中心工作，教學(xué)管理在高校管理中占有特別重要的地位。教學(xué)質(zhì)量管理是教學(xué)管理的核心，是人才培養(yǎng)質(zhì)量的重要保證。教學(xué)秘書是系級(jí)教務(wù)管理工作的具體執(zhí)行者、實(shí)施者，各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的組織者、安排者，作為聯(lián)系教師和學(xué)生、教師和教師，系與系教學(xué)工作的橋梁和紐帶，滲透教學(xué)計(jì)劃管理、運(yùn)行管理、質(zhì)量管理的各個(gè)方面和環(huán)節(jié)，因此其地位獨(dú)特，作用不容忽視。

1.助手參謀作用

教學(xué)秘書直接管理教學(xué)事務(wù)，獲取信息快捷而可靠，可以盡快糾正教學(xué)過程中執(zhí)行任務(wù)的偏差，不僅協(xié)助系主任處理系里的具體事務(wù)，如教學(xué)工作方案的制定與實(shí)施、落實(shí)與檢查、評(píng)價(jià)與改進(jìn)等，還應(yīng)該積極調(diào)查并發(fā)現(xiàn)新情況、解決新問題，研究新方案、采取新措施，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)提供可靠的第一手資料，在必要的情況下提出合理化建議，為系領(lǐng)導(dǎo)的決策創(chuàng)造條件，起到參謀的作用。

2.組織協(xié)調(diào)作用

教學(xué)管理涉及方方面面，在這個(gè)蓬大而又相互牽連的網(wǎng)絡(luò)中，教學(xué)秘書處于樞紐位置。在教務(wù)管理工作中，教學(xué)秘書負(fù)責(zé)組織、落實(shí)各項(xiàng)教學(xué)工作，教學(xué)主管領(lǐng)導(dǎo)的工作一般是決策性、全局性、統(tǒng)籌性的，而面向廣大師生的、具體的工作卻由教學(xué)秘書直接管理和落實(shí)。如排課、調(diào)課、征訂教材、落實(shí)教學(xué)計(jì)劃、安排各類考試、學(xué)生成績(jī)管理、畢業(yè)生畢業(yè)資格審查、畢業(yè)證書和學(xué)位證書管理、核算教師工作量及教學(xué)津貼等等，都要由教學(xué)秘書組織完成。同時(shí)，由于教學(xué)管理的許多活動(dòng)呈現(xiàn)縱橫交錯(cuò)的網(wǎng)絡(luò)關(guān)系，教學(xué)任務(wù)的完成是由許多部門共同完成的，教學(xué)秘書也是教師、學(xué)生和教學(xué)職能部門之間的紐帶和橋梁，具有上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)左右、互通情況、溝通信息、改善關(guān)系、合理統(tǒng)籌的作用，其協(xié)調(diào)職能發(fā)揮得好壞將對(duì)系（院）的教學(xué)活動(dòng)產(chǎn)生直接影響。如果協(xié)調(diào)不好，就會(huì)造成混亂，或者導(dǎo)致矛盾，從而影響教學(xué)質(zhì)量。

3.服務(wù)保障作用

管理也是一種服務(wù)。教學(xué)秘書從事的工作是教學(xué)行政管理即教學(xué)管理，是對(duì)教學(xué)計(jì)劃實(shí)施過程中的常規(guī)管理，是提高教學(xué)質(zhì)量的重要前提和基礎(chǔ)，是系（院）級(jí)教學(xué)秘書的一項(xiàng)日常性的工作，也是教學(xué)秘書工作的重點(diǎn)所在，其主要目的是維持正常的教學(xué)秩序、保證教學(xué)任務(wù)的順利完成。教學(xué)秘書扮演的是“服務(wù)教學(xué)、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生”的角色，應(yīng)該加強(qiáng)與教師、學(xué)生的溝通，主動(dòng)為廣大師生著想，及時(shí)反饋教學(xué)信息，切實(shí)做好本職工作，真正把服務(wù)落實(shí)于各項(xiàng)教學(xué)管理工作中，為日常教學(xué)活動(dòng)的順利進(jìn)行提供保障。如：教師的教學(xué)工作進(jìn)度、課堂教學(xué)的考勤和質(zhì)量監(jiān)控、教學(xué)工作量的核算、教研活動(dòng)的開展、學(xué)生的學(xué)習(xí)情況、考試成績(jī)的及時(shí)記錄；學(xué)期中和學(xué)期末做的教學(xué)工作總結(jié)，考試后的教學(xué)質(zhì)量分析等，教學(xué)秘書都必須熟悉掌握，并組織力量，合理安排，切實(shí)實(shí)施。

二、關(guān)于做好教學(xué)秘書工作的幾點(diǎn)建議

綜上所述，教學(xué)秘書不只是“收發(fā)員”、“通信員”、“勤雜工”，必須認(rèn)識(shí)到其在教學(xué)質(zhì)量管理中的重要性。有人說：“教學(xué)秘書是半個(gè)系主任”，此話不無道理。因而，作為教學(xué)秘書不應(yīng)存在自卑感，要充分發(fā)揮工作的積極性，主動(dòng)性和創(chuàng)造性，充分發(fā)揮教學(xué)秘書在教學(xué)質(zhì)量管理中的作用。

1.創(chuàng)新理念，提高認(rèn)識(shí)和服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)使命感和責(zé)任感

理念創(chuàng)新就是指從事教學(xué)秘書工作的人員要沖破長(zhǎng)期以來部分人的偏見，熱愛本職工作。在實(shí)際工作中，一些系教學(xué)秘書放棄了所學(xué)的專業(yè)，把主要精力放在教學(xué)管理工作上，與同期從事專業(yè)的教師相比，他們要付出更多的努力，但部分高校的領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)教學(xué)秘書工作正確的認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)，輕視教學(xué)秘書在基層教學(xué)管理中發(fā)揮的作用，學(xué)校在教學(xué)秘書人員配備、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、崗前培訓(xùn)、工作待遇、職稱評(píng)定等方面不夠重視，在客觀上造成從事教學(xué)秘書工作的人員有自卑心理，不熱愛自己的工作，也不安心自己的工作，尋找機(jī)會(huì)離開原工作崗位去謀求自身的發(fā)展。這種境況要求在學(xué)校解決其自身存在問題的同時(shí)，高校教學(xué)秘書必須具有高度的政治覺悟和高尚的道德情操，還必須有高度的責(zé)任感和強(qiáng)烈的事業(yè)心，認(rèn)清自己從事的工作在高校生存和發(fā)展中所處的地位和作用，提高全心全意為教學(xué)服務(wù)，為教師服務(wù)，為學(xué)生服務(wù)的意識(shí)，忠于職守，在教學(xué)秘書崗位上不計(jì)較個(gè)人得失，樂于奉獻(xiàn)，全心全意為黨的教育事業(yè)服務(wù)，真正擔(dān)負(fù)起管理育人、服務(wù)育人的重?fù)?dān)，通過出色的工作實(shí)現(xiàn)自己的人生目標(biāo)。

2.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高管理水平和綜合能力

教學(xué)管理既是行政管理，又是學(xué)術(shù)管理。教學(xué)秘書首先要熟悉本單位各門學(xué)科的基本知識(shí)、結(jié)構(gòu)體系，了解各科教學(xué)大綱的要求和各門課程之間的聯(lián)系，熟悉教學(xué)過程和教學(xué)規(guī)律，才能及時(shí)協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)解決教學(xué)中出現(xiàn)的問題，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手、參謀。其次，要學(xué)習(xí)管理科學(xué)知識(shí)，尤其是教育行政管理和教學(xué)管理的專門知識(shí)，只有具備了這方面的知識(shí)，才能建立緊跟時(shí)代脈搏的教育思想和教育觀念，實(shí)現(xiàn)“內(nèi)行”管理。最后，教學(xué)秘書要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管好教學(xué)工作，除具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)以外，還要具備較強(qiáng)的綜合、協(xié)調(diào)能力、組織能力和信息技術(shù)處理能力，必須不斷地提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，熟練掌握網(wǎng)絡(luò)信息、數(shù)據(jù)庫(kù)操作、文字處理技術(shù)等，以適應(yīng)時(shí)代的飛速發(fā)展。

3.創(chuàng)新工作方法

科學(xué)的工作方法是教學(xué)秘書順利完成教學(xué)管理工作的重要條件，也是教學(xué)秘書工作能力強(qiáng)弱的重要體現(xiàn)，有了科學(xué)的工作方法，教學(xué)秘書工作才能收到事半功倍的效果。從教學(xué)秘書工作的特點(diǎn)看，配合新時(shí)期高校教學(xué)管理改革和發(fā)展的需要，其工作方法必須實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。第一，教學(xué)秘書要有開拓創(chuàng)新的精神，在做好服務(wù)性、輔助性、協(xié)調(diào)性工作的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，積極思考，敢于突破條條框框，努力探索教學(xué)管理的新途徑、新方法和新思路，做到與俱進(jìn)，不斷提高。第二，在掌握教學(xué)管理規(guī)律的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。第三，理清頭緒，分清主次，集中匯報(bào)，重點(diǎn)處理。第四，必須有嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)的工作作風(fēng)，任何時(shí)候都不可有絲毫的疏漏和懈怠，做到靜心、耐心、細(xì)心。第五，要深入教師和學(xué)生中，一方面了解他們的工作和學(xué)習(xí)情況，幫助他們排憂解難；另一方面有些常規(guī)性的工作可以交給他們?nèi)プ?，這樣既可以充分調(diào)動(dòng)師生工作的積極性，又減輕教學(xué)秘書的工作壓力；第六，在教學(xué)管理各環(huán)節(jié)上要充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)行“電子教務(wù)”，即一些臨時(shí)性的事務(wù)通知，及一些教學(xué)管理文件，完全可以通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布出去，師生都養(yǎng)成從校園網(wǎng)上查看教學(xué)管理信息的習(xí)慣，使教學(xué)管理工作更快捷、更高效。

此外，學(xué)校要充分肯定教學(xué)秘書的地位和作用，高度重視教學(xué)秘書工作，從政策上、思想上和工作上關(guān)心、支持教學(xué)秘書的工作。無論是在獎(jiǎng)金發(fā)放、職務(wù)晉升、職稱評(píng)定、表彰先進(jìn)方面，還是在開展教學(xué)管理、科學(xué)研究等問題上，都要建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，并不定期地組織教學(xué)秘書參加培訓(xùn)，把他們送到同類院校參觀學(xué)習(xí)，定期組織開展經(jīng)驗(yàn)交流等等，通過多種渠道解決教學(xué)秘書的后顧之憂。使教學(xué)秘書充分發(fā)揮其在教學(xué)質(zhì)量管理中的重要作用，共同為提高教學(xué)質(zhì)量，培養(yǎng)高素質(zhì)人才作貢獻(xiàn)。

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作者簡(jiǎn)介：張囀囀（1980—），女，河北唐山人，西北工業(yè)大學(xué)明德學(xué)院教務(wù)員，主要從事教學(xué)管理工作。