Excel在繪圖管理中的應(yīng)用

　　摘要：繪圖工作頭緒多、任務(wù)重。以Excel為管理線索，將繪圖流程中的重要節(jié)點(diǎn)與Excel的存檔、記錄、篩選、統(tǒng)計(jì)、備注等功能有機(jī)結(jié)合，可形成套快速、高效、精細(xì)化管理的工作機(jī)制和方法。
　　關(guān)鍵詞：Excel　繪圖　管理　流程
　　中圖分類號(hào)：G232　文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A　文章編號(hào)：1009－5853(2011)05－0041－05
　　由于新媒體技術(shù)的運(yùn)用與發(fā)展，以及“讀圖時(shí)代”的到來(lái)，各類出版物中圖片的數(shù)量大大增加。以圖帶文的少兒圖書(shū)和圖文并茂的大眾讀物自不必說(shuō)，就連專著與教材也常利用圖片形象直觀的優(yōu)勢(shì)來(lái)說(shuō)理論事，尤其是隨著案例教學(xué)和應(yīng)用型本科教學(xué)實(shí)踐的發(fā)展，各科教材中的圖片運(yùn)用更加豐富。圖片數(shù)量增加，使圖書(shū)編輯過(guò)程中繪圖工作的總量與日但增。由于繪圖環(huán)節(jié)大多圖文分離，容易導(dǎo)致圖片文字與正文文字不致，使圖片成為圖書(shū)編校質(zhì)量的重災(zāi)區(qū)。這在無(wú)形中增加了繪圖工作的分量與責(zé)任，使繪圖工作處于超負(fù)荷狀態(tài)。如何在超負(fù)荷的繪圖工作中保質(zhì)保量地完成任務(wù)，并做到有案可查，有條不紊，成為擺在繪圖管理人員面前的現(xiàn)實(shí)難題。筆者經(jīng)過(guò)多年實(shí)踐與摸索，將繪圖工作流程與Exed的檔案、隨時(shí)添加或刪除欄目或記錄、自動(dòng)篩選、自動(dòng)計(jì)算、備注等功能相結(jié)合，形成了一套快速、高效、精細(xì)化管理的工作機(jī)制和方式。本文以高等教育出版社繪圖管理工作為參照，闡述這種工作機(jī)制和方式。
　　
　　1、接圖審圖，登記入檔
　　繪圖工作的特點(diǎn)是頭緒雜，類別多，細(xì)碎而繁重。因此，管理人員應(yīng)以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，把好入口關(guān)，并利用Exed形成接圖登記入檔的機(jī)制。將繪圖流程中的重要節(jié)點(diǎn)在Excel中以欄目的形式體現(xiàn)出來(lái)，這是運(yùn)用Exed輔助管理的基礎(chǔ)，也是最為關(guān)鍵的步。接圖審圖環(huán)節(jié)的節(jié)點(diǎn)較多，主要包括兩大方面。
　　1.1　對(duì)常規(guī)圖稿的要求
　　常規(guī)圖稿在交稿時(shí)要做到“齊”和“清”。“齊”即要件齊，按高教社規(guī)定，編輯交圖需要提供《插圖任務(wù)單》、圖盤(pán)和圖樣。由于書(shū)號(hào)申請(qǐng)常常滯后，約有30％的書(shū)稿交圖時(shí)因書(shū)號(hào)未審批下來(lái)，不能打印《插圖任務(wù)單》，這就要求管理人員盡可能詳細(xì)地向編輯詢問(wèn)書(shū)稿的基本信息，如項(xiàng)目編號(hào)、書(shū)名、開(kāi)本等，以便于日后在系統(tǒng)中查詢和確定圖片的大小?！扒濉奔磮D片、文字及批注是否清晰。對(duì)于抓屏圖或照片，彩色圖片原大一般應(yīng)不小于300像素／英寸，灰度圖片原大應(yīng)不小于500像素／英寸。對(duì)于顆粒太粗，模糊不清，經(jīng)Photoshop修整后仍達(dá)不到出版要求的圖片，應(yīng)及時(shí)請(qǐng)編輯調(diào)換，以免耽誤出版進(jìn)度。對(duì)于線條圖，需要檢查圖的結(jié)構(gòu)、圖中字跡及編輯的批注是否清楚。
　　1.2　對(duì)特殊圖稿的要求
　　(1)送審地圖。國(guó)家測(cè)繪局規(guī)定凡有省界、國(guó)界和洲界的地圖，屬重大選題，需由國(guó)家測(cè)繪局審查、備案。送審周期通常較長(zhǎng)，因此，在接圖時(shí)就要與編輯達(dá)成共識(shí)，合理安排時(shí)間。為確保送審一次成功，送審之前，要請(qǐng)有資質(zhì)的專業(yè)繪圖人員繪制地圖或核查，然后辦理相關(guān)手續(xù)送審。
　　(2)再版書(shū)調(diào)圖。如果再版書(shū)的圖較多或較復(fù)雜，應(yīng)提示編輯，是否需要調(diào)用上版書(shū)圖稿(可減少工作量且節(jié)約成本)。如調(diào)用，編輯需提供上版書(shū)物料號(hào)(書(shū)號(hào))，繪圖人員負(fù)責(zé)在社內(nèi)信息系統(tǒng)平臺(tái)上調(diào)出上版書(shū)中之圖。圖調(diào)出后交給責(zé)任編輯核對(duì)無(wú)誤后，再將所調(diào)上版書(shū)的圖號(hào)在圖稿打樣中注明。
　　(3)專業(yè)圖的特殊要求。一些理工類圖書(shū)對(duì)圖的大小、疏密等有特殊要求，例如，力學(xué)圖中的支座、桿、力、力矩、力偶等線條的粗細(xì)全書(shū)要求一致，需做特別標(biāo)注，并要求繪圖人員在某項(xiàng)再次出現(xiàn)時(shí)律復(fù)制使用，以保證全書(shū)插圖協(xié)調(diào)致。此外，對(duì)于雙色或四色圖。字或線條如何變色應(yīng)標(biāo)注清楚。
　　將接圖審圖的節(jié)點(diǎn)及《插圖任務(wù)單》的重要信息在Excel中設(shè)置相應(yīng)的欄目，即初步建立起圖稿檔案。需要注意的是，建立圖稿檔案應(yīng)盡可能詳細(xì)，如發(fā)現(xiàn)預(yù)設(shè)的欄目涵蓋不了現(xiàn)有信息，應(yīng)利用Excel的備注或插入欄目來(lái)處理。一般而言，接圖審圖環(huán)節(jié)設(shè)置的主要欄目包括項(xiàng)目編號(hào)、書(shū)名、書(shū)號(hào)、作者、開(kāi)本、責(zé)任編輯等。
　　2、確定責(zé)任繪圖，預(yù)算外繪圖數(shù)和費(fèi)用
　　出版社的繪圖任務(wù)般比較重，尤其在發(fā)稿高峰期，每個(gè)月需要完成兩三百種書(shū)稿的繪圖和修改工作。這對(duì)于繪圖人員編制普遍不多的出版社而言，僅靠社內(nèi)人員幾乎不可能完成任務(wù)，因此，出版社大多建立了一支穩(wěn)定的外繪隊(duì)伍。外繪人員雖然能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件，但并不了解學(xué)科內(nèi)容，或不重視學(xué)科內(nèi)容的要求。為此，一方面，需要就某一學(xué)科重點(diǎn)培養(yǎng)兩家外繪公司，并對(duì)其繪圖人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，使他們能在高峰期應(yīng)對(duì)專業(yè)圖的繪制壓力。如機(jī)械專業(yè)的外繪人員需要掌握基本的點(diǎn)、線、面及視圖對(duì)應(yīng)關(guān)系，及時(shí)更新機(jī)械制圖標(biāo)準(zhǔn)，掌握繪制復(fù)雜機(jī)械圖的技巧等。另一方面，要綜合考慮書(shū)稿重要程度，學(xué)科內(nèi)容、圖的難易程度，緊迫程度和特殊要求，以及外繪人員的專長(zhǎng)、特點(diǎn)等，以決定是否外繪，由誰(shuí)外繪。一般而言，重點(diǎn)書(shū)、精品書(shū)及再版書(shū)的圖，應(yīng)盡量安排內(nèi)繪人員完成；相對(duì)簡(jiǎn)單，專業(yè)程度較低，不緊急的圖則交給外繪人員承擔(dān)。繪圖任務(wù)的分配和責(zé)任繪圖的確定直接決定圖稿的繪制質(zhì)量和進(jìn)度，這就要求繪圖管理人員做到心中有數(shù)，對(duì)各環(huán)節(jié)情況了如指掌。
　　
　　鑒于以上情況，圖稿Excel檔案的建立通常以年為單位，分外繪和內(nèi)繪兩部分，這樣做既便于外繪繪圖費(fèi)計(jì)算和內(nèi)繪工作量統(tǒng)計(jì)，也便于監(jiān)督管理。同時(shí)，對(duì)于外繪的圖稿，一開(kāi)始便要將圖數(shù)和費(fèi)用按照類別(新繪圖、抓屏圖和調(diào)用上版圖的價(jià)位不同)分別做出預(yù)算，記入Excel，并在Excel備注欄中列出明細(xì)。此環(huán)節(jié)需要在Excel中添加圖數(shù)、費(fèi)用或工時(shí)等欄目。
　　3、計(jì)劃時(shí)間，監(jiān)控進(jìn)度
　　目前出版物出版周期越來(lái)越短，這就要求繪圖管理人員既要根據(jù)發(fā)稿和出版時(shí)間與編輯協(xié)商好圖稿計(jì)劃完成時(shí)間，并嚴(yán)格遵守，又要留有余地，確保編輯有充足時(shí)間核對(duì)圖稿。要做到這些，管理人員需要在Excel中增加交圖日期和回圖日期欄目并據(jù)此加強(qiáng)監(jiān)控力度，確保按時(shí)完成任務(wù)。
　　
　　4、加強(qiáng)質(zhì)檢，改圖刻盤(pán)
　　為保證圖片質(zhì)量，管理人員必須嚴(yán)把審核關(guān)。方面，管理人員需負(fù)總責(zé)，無(wú)論內(nèi)繪還是外繪，發(fā)稿前均要進(jìn)行質(zhì)檢。另一方面，繪圖人員應(yīng)積極配合編輯改圖，為保證時(shí)間，二三審編輯的修改通常由內(nèi)繪人員負(fù)責(zé)，管理人員最后審核。管理人員和編輯認(rèn)定質(zhì)量合格后，才能將電子文件刻入光盤(pán)(電子文件上綴有繪圖室質(zhì)檢者姓名)發(fā)稿。
　　這環(huán)節(jié)是保證圖片質(zhì)量的關(guān)鍵點(diǎn)，管理人員在具體實(shí)施時(shí)既可通過(guò)書(shū)面簽字的方式進(jìn)行，必要時(shí)也可在Excel備注欄記錄改圖、質(zhì)檢等相關(guān)信息。
　　5、工作量計(jì)算和費(fèi)用結(jié)算
　　對(duì)于繪圖管理人員而言，還有一項(xiàng)重要任務(wù)是及時(shí)計(jì)算內(nèi)繪工作量和外繪費(fèi)用。以往，這一步最為煩瑣，又容易出錯(cuò)或遺漏。Excel的自動(dòng)篩選(第
　　行欄目名稱后的下拉框即自動(dòng)篩選框)和自動(dòng)計(jì)算功能解決了這一難題，它使原來(lái)復(fù)雜煩瑣的工作得以及時(shí)準(zhǔn)確地完成，大大提高了工作效率。
　　計(jì)算時(shí)分為內(nèi)繪和外繪兩部分。對(duì)于內(nèi)繪，以月為單位，在Excel內(nèi)繪檔案中按內(nèi)繪人員姓名篩選記錄，填寫(xiě)工作量認(rèn)定單后，交由責(zé)任繪圖自己保管，用于個(gè)人年終結(jié)算。
　　對(duì)于外繪，先由各繪圖公司將每月繪圖情況填在設(shè)定好的Excel中，再由管理人員核對(duì)。由于前期建立了詳細(xì)的Excel外繪圖稿檔案，只需以繪圖公司的名稱來(lái)篩選條目，管理人員逐條核對(duì)后，即可在ERP信息管理平臺(tái)上開(kāi)具繪圖費(fèi)。
　　完成內(nèi)繪工作量和外繪費(fèi)用計(jì)算之后，繪圖管理人員通過(guò)Excel中的項(xiàng)目編號(hào)來(lái)查找，篩選出相應(yīng)數(shù)據(jù)，填好《審讀任務(wù)單》，上交辦公室，即將繪圖費(fèi)計(jì)入圖書(shū)制作成本中，繪圖工作即告結(jié)束。
　　綜上可知，用Excel輔助繪圖管理，關(guān)鍵是建立圖稿檔案和設(shè)置欄目。欄目一旦設(shè)定后，管理人員便可以Excel為線索，將繪圖工作的全部流程貫穿起來(lái)，使原本煩瑣繁重的工作變得輕松高效。同時(shí)，Excel天然形成的檔案功能，能夠隨時(shí)為編輯與管理部門(mén)的查詢提供便利，可謂一舉多得。通過(guò)與編輯交流和探討發(fā)現(xiàn)，此法對(duì)編輯出版工作的其他環(huán)節(jié)，如編輯、校對(duì)、印制等也不乏借鑒意