淺談如何利用網(wǎng)絡技術加強高校財務預算管理

　　【摘要】 隨著高校經(jīng)濟業(yè)務的不斷發(fā)展，財務預算顯得越來越重要。科學地安排和執(zhí)行預算，是做好財務管理的前提。文章從內部控制預算要與賬套設置吻合，預算設置要完整、錄入要準確，項目編碼要科學，以便于進行預算管理，預算下達和調整要執(zhí)行清晰性原則，要充分利用預算管理技術，實現(xiàn)科研預算管理等幾個方面闡述了如何利用網(wǎng)絡技術加強高校財務預算管理。
　　【關鍵詞】 網(wǎng)絡技術； 加強； 財務預算管理
　　
　　預算是合理分配資金、提高資金使用效益、加強財務管理的重要手段。隨著高校經(jīng)濟業(yè)務的不斷發(fā)展，財務預算顯得越來越重要。能否科學地安排和執(zhí)行預算，能否有效地實現(xiàn)預算管理，是衡量財務管理水平的一個重要標志，是財務管理成敗的關鍵。
　　高校規(guī)模的擴張帶來了資金的擴張，給預算管理提出了一個又一個新的問題，急需要利用網(wǎng)絡技術平臺加以解決。會計電算化是一個老話題，但是電算化管理要適應管理的需要不斷更新，又帶來了許多新話題。如何利用網(wǎng)絡技術加強高校財務預算管理是筆者在這里要和大家探討的問題。
　　內蒙古科技大學早在2002年就實行了經(jīng)費承包，在2006年正式下達預算管理?；镜念A算管理方式是：根據(jù)《中華人民共和國預算法》和《中華人民共和國預算法實施條例》及內蒙古科技大學的具體情況，實行全面統(tǒng)一的預算管理，編制統(tǒng)一的收支預算。所有收支均按經(jīng)學校批準的統(tǒng)一預算的標準執(zhí)行。學校預算分為：上報財政預算和內部控制預算。由校屬各二級單位根據(jù)本單位（處、室）的工作任務和負責管理的經(jīng)費部分向計財處提出下年度支出預算建議數(shù)，計財處負責審核、編制全校上報財政預算（建議數(shù)），經(jīng)校長批準后上報財政。財政批復后，計財處根據(jù)財政下達指標編制事業(yè)收支預算。實行經(jīng)費承包的單位，根據(jù)計財處下達的年度經(jīng)費預算指標及學校承包經(jīng)費使用管理辦法，按財務規(guī)定的開支內容編制本部門詳細的經(jīng)費支出預算。
　　1995年，內蒙古科技大學引進上海財大科發(fā)公司財務軟件，在全國較早地實現(xiàn)了電算化管理。2002年實行經(jīng)費承包時，已經(jīng)開始探索利用網(wǎng)絡技術實現(xiàn)預算管理。經(jīng)過逐步完善，到2006年已探索出一套較為成熟的網(wǎng)絡預算管理技術。2008年網(wǎng)絡實現(xiàn)升級，預算管理模式經(jīng)過較大的調整，更加符合財務管理的要求。在這里，筆者就網(wǎng)絡技術下預算管理模式和一些預算管理中的體會和大家作一探討。
　　
　　一、網(wǎng)絡預算管理模式
　　
　　要實現(xiàn)網(wǎng)絡技術的預算管理，首先要熟悉預算管理模塊。預算管理模塊是針對財務部門，專門指派人員對科研項目、包干經(jīng)費、預算數(shù)管理，指標執(zhí)行情況的查詢和分析。軟件系統(tǒng)的預算一般有以下四種模式供用戶選擇：
　?。ㄒ唬┲苯虞斎敕ǎ杭粗苯虞斎腩A算數(shù)和調整數(shù)
　　首先要在參數(shù)管理模塊中，將參數(shù)定義設定預算輸入方式為：手工輸入；然后進入財務長模塊，點擊“建賬”，在“部門/項目初始余額設置”中，直接錄入摘要、預算數(shù)、預算調整數(shù)。這種方法比較簡便易行，但要注意進行結轉動態(tài)初始的操作，數(shù)據(jù)才準確。
　?。ǘ┏膳斎敕ǎ杭纯砂凑膳斎?，日后可查詢
　　同樣要在參數(shù)管理模塊中，將參數(shù)定義設定預算輸入方式為：手工輸入；然后進入指標管理模塊。在部門指標設置中，選擇成批錄入。比如錄入所有部門辦公費指標，錄入摘要：下達辦公費預算；然后錄入所有部門或項目的辦公費預算數(shù)。這樣避免了逐項錄入的繁瑣，一定程度上簡化了預算下達程序。這種方法必須經(jīng)過統(tǒng)計有效，統(tǒng)計后的數(shù)據(jù)不能修改。
　?。ㄈ┨厥鈶{證法：即可在憑證中輸入預算憑證，但預算憑證不進入賬務體系
　　首先要在參數(shù)管理模塊中，將參數(shù)定義設定預算輸入方式為：憑證輸入。
　　實際操作時，可進入指標管理模塊，點擊“部門指標管理”，在預算憑證輸入中，錄入預算憑證：借記：預算分配，貸記：預算收入。這里所謂的“預算憑證”并不是會計核算上的記賬憑證，只是為了留下每一次預算數(shù)下達后，對其說明和痕跡。
　　（四）標準預算憑證輸入法：即同其他憑證一樣輸入，并可進入賬務體系
　　同樣要在參數(shù)管理模塊中，將參數(shù)定義設定預算輸入方式為：憑證輸入。
　　這里所說的“預算憑證”是會計核算上的記賬憑證，進入賬務體系，與日常核算業(yè)務憑證一起排號。核算時，可以設置三個會計科目：601預算收入，602預算分配，603預算結余。下達預算指標時，進入憑證處理模塊的憑證編輯，借記：預算分配，貸記：預算收入。年末對沖時，借記：預算收入，貸記：預算分配，差額貸記：預算結余。
　　預算管理的四種模式各有優(yōu)點，高?？筛鶕?jù)各自不同的要求進行預算控制和管理。預算模型一經(jīng)確定，要具有延續(xù)性和可比性，不能輕易更改。
　　
　　二、預算管理中要注意的問題
　　
　　利用網(wǎng)絡技術實現(xiàn)財務預算管理，極大地簡化了會計核算，為財務管理提供了便利。但是，在利用軟件進行管理時，一定要注意預算設置的科學性、合理性與會計核算管理的適應性。畢竟預算管理是會計管理的一個分支，它并不是獨立存在的。好的網(wǎng)絡設置會給財務管理提供極大的方便，相反，如果設置不合理的話，會給財務管理造成巨大的困難，反而成了障礙。因此要求財務管理人員一方面具備會計專業(yè)知識；另一方面還要具備很高的計算機水平，要能將二者有機地結合起來，運用自如。
　　一般來說，運用網(wǎng)絡技術進行財務預算管理，要注意以下幾個方面。
　　（一）內部控制預算要與賬套設置吻合
　　內部控制預算是財政上報批復預算的分解和落實，是對財政預算進行的會計解釋。內部控制預算項目要根據(jù)會計科目進行設置。也就是說，會計核算中有的科目，內部控制預算中才有相應的條目，會計科目中沒有的科目，就不應在內部控制預算條目中出現(xiàn)。內部控制預算是高校各部門和財務處聯(lián)系的紐帶，所以，它的編制要與會計賬套相關設置吻合。一方面要讓各部門了解和讀懂核算內容；另一方面要讓預算人員能夠順利下達預算，讓會計人員能夠執(zhí)行下達的預算。
　　例如，在建立會計明細科目時，二級學院核算科目為：實驗費、實習費、資料講義印刷費、畢業(yè)論文設計費、教學差旅費、教學辦公費、教學郵電費、教學交通費、學生活動費、教學設備維修費等，內部控制預算條目也應該設置為以上項目。會計核算中，要在網(wǎng)絡中建立內部控制預算項目和會計核算科目的控制模型，這樣，預算下達到內部控制預算項目，會計人員就在做會計憑證錄入會計科目時，獲得各項指標余額，并根據(jù)指標余額進行控制和管理。
　?。ǘ╊A算設置完整，錄入準確
　　科學的財務預算應該具有完整性。項目編碼應涵蓋內部控制的總體經(jīng)費。例如，內部控制總經(jīng)費包括：人員經(jīng)費、教學經(jīng)費、行政經(jīng)費、后勤經(jīng)費、設備費、專項經(jīng)費、機動費等，則項目編碼應涵蓋上面所有經(jīng)費，不應有缺失。一個完整的預算項目編碼體系，可以完整地反映學校的整體經(jīng)費盤子，真正實現(xiàn)內部控制目標。很多高校在實際管理中往往只對承包單位進行了詳細預算項目設置，而對人員經(jīng)費、后勤經(jīng)費、學生經(jīng)費、全校性經(jīng)費、機動費不單獨分塊編碼，在一個大鍋項目中反映，不下達分塊預算，這樣就喪失了對這一部分經(jīng)費的監(jiān)督管理，沒有真正實現(xiàn)預算管理的目標。
　　此外，預算下達應具有足夠的嚴謹性，保證錄入預算數(shù)據(jù)準確，盡量避免更改和修正。預算的準確性是部門經(jīng)費收支準確的前提，是核算支出準確的前提。虛增預算和遺漏預算都是預算管理和下達的大忌，在管理中要盡量杜絕這一現(xiàn)象。
　?。ㄈ╉椖烤幋a科學，便于進行預算管理
　　項目編碼是財務預算網(wǎng)絡技術管理的關鍵。項目碼要根據(jù)管理的需要設置。科學的項目碼可以為預算管理提供便捷，為會計核算提供方便。如果管理上只要求控制到行政部門一級，則項目編碼只需要編到部門，此時項目碼即部門碼。例如：編碼為：00010100材料學院，00010200機械學院，00010300信息學院。如果管理上要求控制到部門的各項經(jīng)費，比如，人員經(jīng)費下的津貼、酬金、福利費等，公用經(jīng)費下的水電費、取暖費、辦公費等，教學部門的各項日常經(jīng)費如實驗費、實習費、圖書費等，專項經(jīng)費的設備費、維修費等，那么，必須編碼到各項經(jīng)費，而且是底層。也就是說，一項經(jīng)費，一個項目號。在按部門控制編碼時，預算數(shù)要錄入到底層和總賬科目，而在按經(jīng)費控制編碼時，預算數(shù)只需要錄入到總賬科目。例如：錄入材料學院的實驗費預算，在按部門控制時，需要錄入到實驗費和教育事業(yè)支出兩個科目下，而在按經(jīng)費項目控制時，只需錄入到教育事業(yè)支出科目下。
　　
　　項目編碼要有規(guī)律、規(guī)范、清楚，要為會計核算提供方便。一個部門管理下的代管經(jīng)費、專用基金、教育經(jīng)費、專項經(jīng)費、辦班等特殊經(jīng)費、科研經(jīng)費應納入編碼范疇，以部門碼進行查詢識別。編碼的一般規(guī)則為XXX經(jīng)費、XX筆、XXX部門。例如：科研經(jīng)費編碼為：00101101，00101102，
　　00101103，分別表示為：國家課題第一筆材料學院，國家課題第一筆機械學院，國家課題第一筆信息學院。代管經(jīng)費編碼為：23001101，23001102，23001103，分別表示為：代管經(jīng)費第一筆材料學院，代管經(jīng)費第一筆機械學院，代管經(jīng)費第一筆信息學院。專用基金編碼為：32001101，
　　32001102，32001103，分別表示為：專用經(jīng)費第一筆材料學院，專用經(jīng)費第一筆機械學院，專用經(jīng)費第一筆信息學院。教育經(jīng)費編碼為：52101101，52101102，
　　52101103，分別表示為：教育經(jīng)費第一筆材料學院，教育經(jīng)費第一筆機械學院，教育經(jīng)費第一筆信息學院。當按部門碼101，102，103進行查詢時，就可以分別得到材料學院、機械學院和信息學院的指標賬或明細賬。部門特殊業(yè)務，如辦班經(jīng)費、非稅收入，學校的專項經(jīng)費，要特殊編號。因為根據(jù)重要性原則，這類特殊業(yè)務往往不需要預算管理，所以可以參照部門碼編制原則，在部門碼后依次編制特殊業(yè)務碼。例如：在00010100后，編碼00010101，
　　表示材料學院辦班收入；編碼00010102，表示材料學院專項經(jīng)費；編碼00010103，表示材料學院捐贈收入等。
　?。ㄋ模╊A算下達和調整要執(zhí)行清晰性原則
　　 會計原則講究清晰性，實際上在下預算時也要執(zhí)行清晰性原則。日常預算摘要錄入可簡略，顯示出預算進度就可以。例如：摘要錄入為：3月5日，第一批預算；6月30日，第二批預算。但是，對于會計工作中很多特殊業(yè)務，象聯(lián)合辦班業(yè)務、非稅收入業(yè)務、專項業(yè)務等，預算下達時摘要一定要清楚，以便日后查詢和核算。捐贈收入預算摘要要注明入賬憑證號，辦班收入要注明入賬憑證號、收入金額、分成比例。例如：礦業(yè)學院辦班收入200 000元，學院分成20%，摘要錄入為：201101240#憑證收入200 000*20%，預算數(shù)錄入為：40 000元。同樣在預算數(shù)調整時，要在摘要中寫明調出和調入經(jīng)費項目名稱。例如：將材料學院實驗費50 000元調往實習費，則在實驗費調整摘要錄入：調到實習費50 000元，在實習費調整摘要錄入：從實驗費調入50 000元。所有錄入過程包括摘要和金額都要在賬務查詢明細表中出現(xiàn)，因此，查詢時可一目了然地知道部門經(jīng)費的收入支出情況。
　　（五）充分利用預算管理技術，實現(xiàn)科研預算管理
　　網(wǎng)絡技術還可以運用到科研經(jīng)費的管理中。隨著高校的發(fā)展，科研項目和科研經(jīng)費越來越多。以內蒙古科技大學為例，2005年到2010年的5年間，科研項目和科研經(jīng)費同比翻了5倍，而且，科研項目的級別越來越高，單項科研經(jīng)費的撥款越來越多。管理的難度增加了，尤其是預算的控制難度增加了。過去參照紙質的合同預算執(zhí)行科研經(jīng)費控制，現(xiàn)在人工控制已不再現(xiàn)實，落后的管理方式已不能滿足科研發(fā)展的需要。當課題中期檢查或結題的時候，當項目負責人拿著科研決算報表要求財務人員簽字蓋章的時候，矛盾出現(xiàn)了。項目組沒有按照預算支出經(jīng)費，卻按照合同預算填寫了資產(chǎn)負債表和收支情況表。不簽字蓋章，影響了課題結題，簽字蓋章又違反了會計真實性原則。
　　科學的管理辦法是實行科研預算管理，尤其是對重大金額的縱向科研，一定要實行預算管理，加強監(jiān)督力度。以上海財大科發(fā)公司財務軟件為例，可以通過建立分類賬，實行分類管理。按預算項目，建分類字典，同時在“賬務設置”中建分類科目，以分類項目控制分類科目建立分類控制模型；然后在設置分類余額中錄入合同預算數(shù)。在實際工作中，科研經(jīng)費是分次到賬的，而合同預算是完整科研經(jīng)費預算，無法分解出各次到款經(jīng)費的預算。因此，可以按照逐次科研到款做科研收入分錄，而按完整的合同預算在分類余額設置中下達預算指標。在憑證處理時，窗口同時彈出預算指標和科研項目余額兩項數(shù)據(jù)，這樣就保證了科研經(jīng)費支出既不超分類預算，又不超現(xiàn)有項目余額。
　　例如，某科研項目經(jīng)費15萬元，合同預算為：設備費5萬元，材料費3萬元，分析測試費3萬元，會議差旅費2萬元，技術宣傳費1萬，勞務費1萬元。在建賬的科目設置中按以上合同預算項目設置科目，同時在分類字典中同樣設置類項目，并建立二者的控制模型。第一次到款5萬元時，做分錄收入8萬元，同時在分類管理余額設置中按合同錄入預算：設備費5萬元，材料費3萬元，分析測試費3萬元，會議差旅費2萬元，技術宣傳費1萬元，勞務費1萬元。假如某日支出設備費1萬元，這時，在憑證處理窗口看到的信息有兩條：余額7萬元，設備費4萬元，當現(xiàn)有科研經(jīng)費余額不夠經(jīng)費支出時，系統(tǒng)就會自動提示不允許超支，報銷無法進行，這樣就達到了預算管理的目的。
　　在實際工作中，利用網(wǎng)絡技術進行財務預算管理不只是上面提到的幾個方面，它們的結合與運用體現(xiàn)在預算工作的各個角落。如何利用網(wǎng)絡技術更好地加強預算管理，提高財務工作水平，還需要我們不斷進行學習，不斷提高軟件運用水平，使專業(yè)技術更好地與網(wǎng)絡技術結合，為財務管理提供更多便利，為經(jīng)濟業(yè)務分析、預測和決策提供更大的幫助。
　　
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