關(guān)于加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理的幾點(diǎn)思考

陳昕

【摘 要】檔案是信息的重要載體，是主要信息源。高校畢業(yè)生檔案不僅是學(xué)生畢業(yè)前家庭情況、學(xué)習(xí)成績(jī)、政治思想表現(xiàn)、身體狀況等方面的文字記載材料，更是用人單位選拔、聘用畢業(yè)生的重要依據(jù)。隨著畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，現(xiàn)有的檔案管理方式和手段已經(jīng)不適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的腳步。因此，加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理工作應(yīng)當(dāng)成為有關(guān)單位的當(dāng)務(wù)之急，尤其是高校畢業(yè)生就業(yè)主管部門要足夠重視，采取必要措施，加以改進(jìn)，以適應(yīng)社會(huì)主義人才市場(chǎng)的新需求，使畢業(yè)生檔案管理進(jìn)一步科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化。本文擬就畢業(yè)生檔案管理及轉(zhuǎn)遞過(guò)程中存在的問(wèn)題和解決措施談幾點(diǎn)初淺的認(rèn)識(shí)。

【關(guān)鍵詞】高校畢業(yè)生；檔案；存在的問(wèn)題；管理

一、畢業(yè)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）大學(xué)畢業(yè)生對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足。隨著勞動(dòng)、人事制度改革的深入開(kāi)展，大學(xué)畢業(yè)生就業(yè)由原來(lái)的國(guó)家統(tǒng)一分配變?yōu)楣_(kāi)招聘考試錄用，學(xué)生與用人單位之間實(shí)行雙向選擇，用人單位由被動(dòng)接收轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)擇優(yōu)錄用。許多大學(xué)畢業(yè)生選擇通過(guò)簡(jiǎn)歷包裝進(jìn)行自我推薦，通過(guò)個(gè)人素質(zhì)及其外在表現(xiàn)實(shí)現(xiàn)就業(yè)，檔案作用有所弱化。那些未及時(shí)落實(shí)單位的大學(xué)畢業(yè)生，四處奔波找到理想工作是首要任務(wù)，到畢業(yè)生就業(yè)主管部門報(bào)到后，大學(xué)畢業(yè)生檔案是否到位也不再過(guò)問(wèn)。由于大多數(shù)高校畢業(yè)生對(duì)檔案重要性缺乏了解，不夠重視，甚至有的畢業(yè)幾年了，檔案還在學(xué)?；虍厴I(yè)生就業(yè)主管部門處存放。還有部分畢業(yè)生畢業(yè)后一直自己保管個(gè)人檔案，更甚者早已不知將檔案丟在何處，似乎“檔案沒(méi)什么用了”。特別是在非公有制企業(yè)就業(yè)的大學(xué)畢業(yè)生，就業(yè)后更是對(duì)檔案持“無(wú)所謂”的態(tài)度。高校畢業(yè)生不能認(rèn)真正視個(gè)人檔案問(wèn)題，既增加了檔案管理部門的壓力，又使個(gè)人權(quán)益不能及時(shí)得到保障，最終利益受損的還是畢業(yè)生自己。

（二）檔案多頭管理造成局面混亂。1988年，中組部、人事部《關(guān)于加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的通知》（人調(diào)發(fā)[1988]5號(hào)）文件規(guī)定，流動(dòng)人員人事檔案統(tǒng)一由黨委組織部門、政府人事部門及所屬的人才流動(dòng)服務(wù)中心等機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。其他機(jī)構(gòu)不得承擔(dān)人事檔案的管理工作?！蛾P(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》（人社部發(fā)〔2014〕90號(hào)）第一條：“健全流動(dòng)人員人事檔案管理體制。流動(dòng)人員人事檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一、歸口管理的管理體制，主管部門政府人力資源社會(huì)保障部門，接受同級(jí)黨委組織部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。流動(dòng)人員人事檔案具體由縣級(jí)以上（含縣級(jí)）公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會(huì)保障部門授權(quán)的單位管理，其他單位未經(jīng)授權(quán)不得管理流動(dòng)人員人事檔案。嚴(yán)禁個(gè)人保管本人或他人檔案?？绲貐^(qū)流動(dòng)人員的人事檔案，可由其戶籍所在地或現(xiàn)工作單位所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理?！钡怯捎跉v史的、體制的原因，派回原籍的師范類畢業(yè)生和非師范類畢業(yè)生檔案就由教育和人社部門分頭管理，而且現(xiàn)在很多部門都在公開(kāi)或私自管理大學(xué)畢業(yè)生檔案，除人社部門所屬的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)外，失業(yè)管理部門、勞動(dòng)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)、一些社會(huì)團(tuán)體也在管理，國(guó)企在管，私企在管，一些民辦中介機(jī)構(gòu)利用各種名目也在管，大學(xué)畢業(yè)生不知道檔案該轉(zhuǎn)交到哪些部門管理，不少私人企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體、中介機(jī)構(gòu)也難以按照檔案管理規(guī)定妥善保管大學(xué)畢業(yè)生檔案，甚至一些中介機(jī)構(gòu)把保管大學(xué)畢業(yè)生檔案當(dāng)成了牟利的手段，并不惜惡意競(jìng)爭(zhēng)。

（三）棄檔現(xiàn)象越來(lái)越顯著。隨著我國(guó)政治經(jīng)濟(jì)體制改革深入開(kāi)展，人才流動(dòng)和人力資源競(jìng)爭(zhēng)愈演愈烈，異地就業(yè)現(xiàn)象已是非常普遍，致使許多大學(xué)畢業(yè)生與個(gè)人檔案天各一方，造成了一大批“棄檔族”。特別是那些打破“看檔招人”這種傳統(tǒng)思維定式和招聘套路的非公有制企業(yè)，在招聘員工時(shí)更注重能力考察而非個(gè)人檔案，加之沒(méi)有保管干部人事檔案的權(quán)限，到這類單位工作的大學(xué)畢業(yè)生無(wú)奈只好棄檔。還有一些沒(méi)有找到穩(wěn)定工作或工作不理想的大學(xué)畢業(yè)生，他們長(zhǎng)時(shí)間為生計(jì)打拼，根本無(wú)暇顧及檔案，慢慢也成了“棄檔族”。至于那些跳槽、異地求職，以及自費(fèi)出國(guó)留學(xué)、辦理移民手續(xù)等的大學(xué)畢業(yè)生，也因種種原因最終選擇了放棄個(gè)人檔案。這種人檔分離的現(xiàn)象，對(duì)大學(xué)畢業(yè)生檔案管理工作提出了新的更大挑戰(zhàn)。

二、加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理工作的對(duì)策建議

（一）切實(shí)增強(qiáng)畢業(yè)生的檔案意識(shí)。學(xué)校要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，加大宣傳教育的力度，從抓思想入手，通過(guò)開(kāi)設(shè)畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)講座，使他們認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，樹(shù)立正確的檔案信息觀、價(jià)值觀。在大學(xué)生畢業(yè)離校前，要向?qū)W生講清楚人事檔案的重要意義，告知他們?cè)陔x校后應(yīng)怎樣辦理報(bào)到、改派等就業(yè)手續(xù)，并積極協(xié)助畢業(yè)生就業(yè)主管部門做好人事檔案的轉(zhuǎn)移工作。作為管理大學(xué)畢業(yè)生人事檔案的就業(yè)主管部門（人才服務(wù)機(jī)構(gòu)），在學(xué)生就業(yè)報(bào)到時(shí)要向?qū)W生講清楚個(gè)人檔案的重要作用，并按照有關(guān)程序做好大學(xué)畢業(yè)生人事檔案的轉(zhuǎn)接。用人單位要按照相關(guān)規(guī)定要求為錄用大學(xué)生及時(shí)辦理人事檔案轉(zhuǎn)移，解決人檔分離問(wèn)題，同時(shí)也便于及時(shí)補(bǔ)充檔案。畢業(yè)生應(yīng)當(dāng)慎重對(duì)待自己的人事檔案，在畢業(yè)離校前，搞清楚自己的檔案去向。一旦檔案丟失，工齡計(jì)算、政審考察、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱評(píng)定、入團(tuán)入黨及考研工作等方面都要受到嚴(yán)重影響。

（二）切實(shí)加強(qiáng)畢業(yè)生檔案的規(guī)范化管理。對(duì)接收到的大學(xué)畢業(yè)生檔案應(yīng)重新歸整，按照人事檔案劃分類別入檔，并規(guī)范編寫頁(yè)碼、目錄、標(biāo)題，一一對(duì)應(yīng)，裝訂整理，登記造冊(cè)。要重視建立專門的大學(xué)畢業(yè)生人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將畢業(yè)生的人事檔案統(tǒng)一整理，分門別類，按照畢業(yè)學(xué)校、學(xué)歷、專業(yè)、姓名、性別、身份證號(hào)碼等信息統(tǒng)一編號(hào)，并建立多種檢索方式，便于查找、利用，實(shí)行科學(xué)、規(guī)范的管理。

（三）切實(shí)加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要加大對(duì)檔案工作的監(jiān)督、調(diào)控力度，重視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，明確具有高度責(zé)任心的專職人員管理畢業(yè)生檔案。檔案管理人員都要經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)知識(shí)和專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)，考核合格后才能上崗。對(duì)在崗人員應(yīng)定期進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，讓他們?cè)谄返?、業(yè)務(wù)、技能等方面不斷得到提高，以適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，采取有效措施建立相應(yīng)的畢業(yè)生檔案管理制度，對(duì)制度的執(zhí)行要進(jìn)行檢查，做到獎(jiǎng)懲分明。具體負(fù)責(zé)的工作人員不但要懂得檔案管理知識(shí)，而且要掌握處理電子文件、計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)庫(kù)管理和網(wǎng)絡(luò)管理等技能。各級(jí)各類單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案工作，親自抓好督查落實(shí)，要牽頭不定期檢查檔案管理工作情況，考查檔案管理員的業(yè)務(wù)水平，促使他們?cè)趯?shí)踐中不斷提升工作水平和業(yè)務(wù)能力，成為開(kāi)拓型、復(fù)合型、應(yīng)用型檔案管理員，更好地發(fā)揮檔案服務(wù)人才、服務(wù)社會(huì)的作用。