中小型圖書館書目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制的三個(gè)環(huán)節(jié)

張 梅

(西安文理學(xué)院圖書館,陜西 西安 710065)

與大型圖書館相比,中小型圖書館在技術(shù)、管理、人才、經(jīng)費(fèi)、館舍條件等各個(gè)方面都存在比較明顯的差距。改善管理、提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率,是中小型圖書館發(fā)展的主要方式。書目數(shù)據(jù)控制是圖書館服務(wù)的上游工作,影響頗大且十分重要。規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的書目數(shù)據(jù),不僅是圖書館文獻(xiàn)建設(shè)、自動(dòng)化管理、讀者利用、書目信息交流和資源共享的基礎(chǔ),更是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代圖書館“以人為本”“讀者第一”等服務(wù)理念的基本要求。在實(shí)踐工作中,因書目數(shù)據(jù)漏查率、誤查率過(guò)高而引發(fā)讀者不滿、加大流通管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度等不良現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。因此,對(duì)于基礎(chǔ)都比較薄弱的中小圖書館而言,通過(guò)事前、事中、事后全過(guò)程的質(zhì)量控制,以確保書目數(shù)據(jù)質(zhì)量,非常必要。

1 書目數(shù)據(jù)質(zhì)量的前期控制

書目數(shù)據(jù)質(zhì)量的前期控制,主要是指要做好書目數(shù)據(jù)回溯建庫(kù)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作,包括編目人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)、選擇適用的管理系統(tǒng)、明確書目數(shù)據(jù)來(lái)源渠道等。

1.1 回溯建庫(kù)前的人員培訓(xùn)工作

圖書館集中進(jìn)行回溯建庫(kù),往往會(huì)組織大量的非編目人員參與。這些工作人員編目專業(yè)知識(shí)相對(duì)薄弱,對(duì)著錄規(guī)則、《中國(guó)圖書館分類法》(第四版)、機(jī)讀目錄格式等知識(shí)掌握得不全面、不準(zhǔn)確。因此,在回溯建庫(kù)之前,首先要對(duì)這部分工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn),制定出科學(xué)的操作流程和質(zhì)量監(jiān)督管理辦法。最大限度地減少套錄數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、著錄內(nèi)容不全等嚴(yán)重影響書目數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題的出現(xiàn)。

1.2 選擇適用的管理系統(tǒng)

在高校圖書館合并過(guò)程中,書目數(shù)據(jù)合并往往會(huì)涉及兩個(gè)棘手問(wèn)題。一是各館著錄詳簡(jiǎn)級(jí)次不同,分類標(biāo)引沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),這給數(shù)據(jù)合并工作造成了很大的困難。先論證、后合并,先模擬合并、后實(shí)質(zhì)性合并,是控制書目數(shù)據(jù)質(zhì)量比較有效的辦法;二是合并各方使用的自動(dòng)化集成管理系統(tǒng)不同,將涉及系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換、升級(jí)或更換問(wèn)題。如果這個(gè)環(huán)節(jié)處理不好,不僅會(huì)出現(xiàn)大量的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象,而且還可能影響到圖書館的長(zhǎng)期發(fā)展。因此,通過(guò)科學(xué)論證與科學(xué)決策,選擇既符合現(xiàn)實(shí)需要,又符合長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展要求的自動(dòng)化集成管理系統(tǒng),是書目數(shù)據(jù)質(zhì)量事前控制的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

1.3 外部書目數(shù)據(jù)源的選擇

在回溯建庫(kù)或新書著錄中,外部數(shù)據(jù)源的選擇與引用非常重要。圖書編目可利用的外部書目數(shù)據(jù)源很多,如中國(guó)國(guó)家圖書館的數(shù)據(jù)、CALIS聯(lián)合編目中心的數(shù)據(jù)、圖書在版編目(CIP)數(shù)據(jù)、書商提供的免費(fèi)數(shù)據(jù)等。由于這些數(shù)據(jù)在著錄標(biāo)準(zhǔn)、著錄格式和數(shù)據(jù)質(zhì)量上存在著一定的差異,編目效果也會(huì)隨之不同。因此,編目人員可優(yōu)先考慮采用中國(guó)國(guó)家圖書館或 CALIS聯(lián)合編目?jī)纱笾行牡臄?shù)據(jù)。如果書商提供的數(shù)據(jù)質(zhì)量差、錯(cuò)誤多,一定要向書商提出或在圖書采購(gòu)合同中約定要求書商提供指定數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)。

2 書目數(shù)據(jù)質(zhì)量的編目控制

書目數(shù)據(jù)的著錄過(guò)程涉及大量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的運(yùn)用,如中國(guó)文獻(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化委員會(huì)等制定的《文獻(xiàn)著錄總則》《中國(guó)文獻(xiàn)編目規(guī)則》《信息交換用漢字編碼字符集》《漢語(yǔ)敘詞表編制規(guī)則》《文獻(xiàn)敘詞標(biāo)引規(guī)則》《中國(guó)機(jī)讀目錄通訊格式》等。從以往編目工作的實(shí)踐來(lái)看,一些比較常見的錯(cuò)誤看似簡(jiǎn)單,但出現(xiàn)錯(cuò)誤的頻率很高,需要引起編目人員注意。

2.1 ISBN號(hào)著錄不正確

ISBN(國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)書號(hào),International Standard Book Number)記錄于 MARC書目數(shù)據(jù)的 010字段,具有唯一性。ISBN的分配原則是一個(gè)定價(jià)單位一個(gè)號(hào)碼,一種著作的精裝書和平裝書定價(jià)不同,號(hào)碼也不同[1]。這一現(xiàn)象常常被編目人員忽視。另外,遇到圖書與附盤的 ISBN號(hào)不同時(shí),編目人員在錄入過(guò)程中要認(rèn)真仔細(xì)地核對(duì),防止因粗心大意而造成著錄錯(cuò)誤。

2.2 題名與責(zé)任者項(xiàng)著錄內(nèi)容不準(zhǔn)確

相關(guān)統(tǒng)計(jì)表明,95%以上的讀者在檢索文獻(xiàn)時(shí),會(huì)首選題名或作者為檢索詞。為了提高讀者對(duì)文獻(xiàn)的檢全率和檢準(zhǔn)率,編目人員在書目數(shù)據(jù)著錄過(guò)程中,要注意一些細(xì)節(jié)。

(1)正題名、副題名、叢編名混淆著錄。由于編目人員粗心大意或圖書出版信息不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn),編目時(shí)常常會(huì)出現(xiàn)正題名、副題名和叢編名混淆著錄的現(xiàn)象。這很容易造成漏檢或誤檢。

(2)忽略了同一責(zé)任方式第一責(zé)任者之外的其他責(zé)任者。按照著錄規(guī)則的規(guī)定,同一責(zé)任方式的責(zé)任者為三個(gè)或超過(guò)三個(gè)以上時(shí),只著錄第一個(gè)責(zé)任者,其后加“等”字。在 701字段,計(jì)算機(jī)只能自動(dòng)生成一個(gè)責(zé)任者,其他幾個(gè)責(zé)任者需要編目人員另外添加[2]。

如:數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)原理與設(shè)計(jì)/萬(wàn)常選等編著(所題編著者還有:廖國(guó)瓊、吳京悲、劉喜平)

著錄為:200 1#＄a數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)原理與設(shè)計(jì)@f萬(wàn)常選等編著

701#0＄a萬(wàn)常選@4編著

需要添加:

701#0＄a廖國(guó)瓊@4編著

701#0＄a吳京悲@4編著

701#0＄a劉喜平@4編著

(3)譯著中原著責(zé)任者個(gè)人姓名的著錄前后不一致。一些譯著作品,由于版本或譯者不同,對(duì)原著責(zé)任者的譯法也會(huì)不一致。除了漢譯名的漢字不同之外,有的采取“名·姓 ”形式,有的采取 “姓 ,名 ”形式。在這種情況下,編目人員需要嚴(yán)格按照規(guī)范要求進(jìn)行處理,避免責(zé)任者項(xiàng)著錄混亂。

如:美國(guó)小說(shuō)《飄》,原著責(zé)任者就有幾種譯法和形式,出現(xiàn)了幾種著錄結(jié)果:

200 1#＄a飄 ＄f(美)瑪格麗特·米切爾著

200 1#＄a飄 ＄f(美)瑪格麗泰·密西爾著

200 1#＄a飄 ＄f(美)米切爾,瑪著

200 1#＄a飄 ＄f(美)米西爾,馬著

2.3 版本項(xiàng)與出版發(fā)行項(xiàng)內(nèi)容不準(zhǔn)確

正確區(qū)分版本與版次,區(qū)分題名中含版次說(shuō)明與版權(quán)頁(yè)版次對(duì)于正確著錄版本項(xiàng)與出版發(fā)行項(xiàng)的內(nèi)容非常重要。一般而言,正題名中含版次說(shuō)明(影印版多見)的,可以作為說(shuō)明題名文字在著錄中給予說(shuō)明;正題名中含原教材題名的(如教學(xué)參考書、教學(xué)大綱、復(fù)習(xí)指導(dǎo)書等),可以作為完整的題名來(lái)著錄;版權(quán)頁(yè)版次則作為圖書版次著錄。

如圖1所示,目標(biāo)區(qū)域是一個(gè)L×W的矩形區(qū)域,網(wǎng)格法將目標(biāo)區(qū)域用平行于x軸和平行于y軸的一系列等間距直線劃分成一個(gè)個(gè)的網(wǎng)格,網(wǎng)格間的距離稱為粒度d,由期望的覆蓋判斷精度所決定。

如:200 1#＄a世界宗教 ＄e第九版 ＄f(美)霍普菲·伍德沃德著

200 1#＄a自動(dòng)控制原理(第五版)同步輔導(dǎo)及習(xí)題全 ＄f解孟浩,劉東星主編

200 1#＄a高等數(shù)學(xué) ＄e2006最新版 ＄f《高等數(shù)學(xué)》編寫組編205##＄a 4版

當(dāng)出現(xiàn)兩個(gè)或兩個(gè)以上出版者時(shí),一些編目人員往往只著錄其中一個(gè),或?qū)蓚€(gè)或兩個(gè)以上的出版者著錄在同一個(gè)子字段里。由于計(jì)算機(jī)只識(shí)讀最前面的一個(gè),所以后面的內(nèi)容就無(wú)法檢索出來(lái)。因此,著錄時(shí)要按機(jī)讀目錄格式要求重復(fù) 210字段的子字段 ＄c、＄d并添加相應(yīng)內(nèi)容,使每個(gè)出版社都可以作為檢索點(diǎn)供讀者檢索查找。

如:《中央音樂(lè)學(xué)院海內(nèi)外鋼琴(業(yè)余)考級(jí)曲目》/人民音樂(lè)出版社,華樂(lè)出版社,2001年 2月

不能著錄為:200 1#＄a北京 ＄c人民音樂(lè)出版社,華樂(lè)出版社 ＄d2001.02

應(yīng)著錄為:200 1#＄a北京 ＄c人民音樂(lè)出版社＄d2001.02＄a北京 ＄c華樂(lè)出版社 ＄d2001.02[3]

2.4 載體形態(tài)項(xiàng)著錄內(nèi)容不全

最近幾年出版的計(jì)算機(jī)類、語(yǔ)言類圖書,許多都配有隨書光盤。隨書光盤可以幫助讀者加深對(duì)圖書內(nèi)容的理解,激發(fā)讀者的閱讀興趣,有很好的學(xué)習(xí)輔助作用。因此在編目中,需要給圖書 MARC書目數(shù)據(jù) 215字段的子字段 ＄e添加有關(guān)揭示該書隨書光盤內(nèi)容的著錄說(shuō)明,將載體形態(tài)項(xiàng)所涉及的內(nèi)容著錄齊全,以便于讀者利用。

2.5 叢書與多卷書的著錄方式不一致

在著錄叢書與多卷書的過(guò)程中,需要根據(jù)兩者的編輯出版特點(diǎn)、具體特征而采取集中著錄或分散著錄的著錄方式。由于多個(gè)編目員同時(shí)著錄、各自為政,集中著錄或分散著錄采用的著錄方式常常不統(tǒng)一,致使同一套書出現(xiàn)兩個(gè)不同的編目結(jié)果,導(dǎo)致書目數(shù)據(jù)記錄混亂。為保證此類圖書的編目質(zhì)量,應(yīng)該注意總題名、分題名的查重,使同一套書編制體例一致。

2.6 分類標(biāo)引、主題標(biāo)引不規(guī)范

分類標(biāo)引和主題標(biāo)引的質(zhì)量是文獻(xiàn)檢索效率的保障,分類不準(zhǔn)確甚至錯(cuò)誤,就不能準(zhǔn)確地揭示文獻(xiàn);主題標(biāo)引不全面、主題標(biāo)引錯(cuò)誤或沒(méi)有主題標(biāo)引,則不能全面揭示文獻(xiàn)的信息內(nèi)容。在具體的分類標(biāo)引和主題標(biāo)引中,要嚴(yán)格按照分類規(guī)則、分類法、標(biāo)引規(guī)則、標(biāo)引工具對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行規(guī)范標(biāo)引,避免出現(xiàn)“同書異號(hào)”或“異書同號(hào)”現(xiàn)象。多卷書的索書號(hào)要前后保持一致;要正確處理同一版本的書與同一種書的不同版本;要避免主題標(biāo)引的漏標(biāo)、泛標(biāo)、誤標(biāo)或不標(biāo)。

2.7 館藏項(xiàng)錄入出錯(cuò)

館藏項(xiàng)著錄出版物的館藏信息,包括館代碼、排架分類號(hào),書次號(hào)等內(nèi)容,以 MARC書目數(shù)據(jù)的 905字段表示。當(dāng)外來(lái)數(shù)據(jù)的分類體系與本館分類體系不相符時(shí),就必須對(duì) 905字段的館藏信息加以修改。著錄館藏項(xiàng)時(shí),要特別注意索書號(hào)中分類號(hào)的類號(hào)及其大寫、類目級(jí)次、阿拉伯?dāng)?shù)字、符號(hào)(如“.”“=”)等容易出現(xiàn)錯(cuò)誤的地方。

如:Q-332錄入為 O-332,錯(cuò)錄英文字母大寫Q為 O;TP36錄入為 tp36,誤錄英文字母大寫為小寫;I267.1錄入為 267.1,漏錄英文字母大寫 I;I267.1錄入為 I26.71,符號(hào)“.”錯(cuò)位,類目級(jí)次出現(xiàn)錯(cuò)誤。

2.8 著錄符號(hào)不規(guī)范

在書目數(shù)據(jù)著錄過(guò)程中,常會(huì)出現(xiàn)一些不規(guī)則錄入,錯(cuò)錄或誤錄。如常見的 ISBN號(hào)、分類號(hào)、題名、責(zé)任者等檢索點(diǎn)的著錄用字錯(cuò)誤;數(shù)字、字母、標(biāo)識(shí)符錄入不規(guī)范;英文字母的大小寫,全角、半角混雜著錄;標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的誤錄等。這些細(xì)微之處都會(huì)影響讀者文獻(xiàn)查詢的準(zhǔn)確性,編目時(shí)應(yīng)注意著錄用字規(guī)則,避免錄入錯(cuò)誤。

3 書目數(shù)據(jù)質(zhì)量的維護(hù)控制

書目數(shù)據(jù)質(zhì)量維護(hù)控制主要包括規(guī)范編目標(biāo)準(zhǔn),建立質(zhì)量信息反饋制度,嚴(yán)格數(shù)據(jù)審校、合并重復(fù)數(shù)據(jù)、清理數(shù)據(jù)垃圾,提高編目人員的綜合素質(zhì)等。

3.1 規(guī)范編目標(biāo)準(zhǔn)

對(duì)文獻(xiàn)編目標(biāo)準(zhǔn)作統(tǒng)一規(guī)定,采用《中國(guó)圖書館分類法》分類,嚴(yán)格按照《中國(guó)文獻(xiàn)編目規(guī)則》(第二版)和《中國(guó)機(jī)讀目錄通訊格式》的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編目。為了使編目標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一,還需要給編目人員配備《漢語(yǔ)主題詞表》《名稱規(guī)范數(shù)據(jù)款目著錄規(guī)則》《主題規(guī)范數(shù)據(jù)款目著錄規(guī)則》等必要的工具書,以供編目人員隨時(shí)查閱。

3.2 建立質(zhì)量信息反饋制度

建立書目數(shù)據(jù)質(zhì)量信息反饋制度是書目數(shù)據(jù)質(zhì)量維護(hù)控制的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。為把握好這個(gè)環(huán)節(jié),編目人員應(yīng)該主動(dòng)與相關(guān)專業(yè)人員特別是圖書流通部、閱覽部的管理人員溝通,了解他們?cè)诠芾磉^(guò)程中發(fā)現(xiàn)的或讀者反映的有關(guān)書目數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題。對(duì)于這些反饋信息,編目人員要隨時(shí)記錄、整理,確實(shí)屬于編目錯(cuò)誤的,要及時(shí)修改、更正。

3.3 嚴(yán)格書目數(shù)據(jù)審校

書目數(shù)據(jù)的審校程序,就是通過(guò)定期或不定期的自檢、互檢或?qū)z(抽業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的專業(yè)人員擔(dān)任數(shù)據(jù)審校工作,實(shí)行專檢)等方式,發(fā)現(xiàn)編目或書目數(shù)據(jù)存在的問(wèn)題,以便及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保書目數(shù)據(jù)質(zhì)量。

3.4 合并重復(fù)數(shù)據(jù)、清理數(shù)據(jù)垃圾

由于各種主客觀原因,書目數(shù)據(jù)庫(kù)中會(huì)出現(xiàn)一些重復(fù)記錄或殘缺不全、無(wú)法有效利用的垃圾數(shù)據(jù),當(dāng)這些數(shù)據(jù)累積到一定程度時(shí),就會(huì)影響書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量和有效利用。因此“書目數(shù)據(jù)記錄的清理、去重、合并已逐步成為圖書館書目數(shù)據(jù)維護(hù)工作的常規(guī)業(yè)務(wù)”[4]。編目部門要與技術(shù)部門相互配合,定期清理垃圾數(shù)據(jù)、合并重復(fù)數(shù)據(jù),以保證圖書館采購(gòu)分編、OPAC檢索、典藏統(tǒng)計(jì)等基本業(yè)務(wù)正常運(yùn)作。

3.5 提高編目人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

圖書館從原始手工編目過(guò)渡到機(jī)讀目錄自動(dòng)化管理,編目員從原先負(fù)責(zé)單項(xiàng)編目業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)變?yōu)橛梢蝗霜?dú)立完成查重、標(biāo)引、著錄、審校等多項(xiàng)編目?jī)?nèi)容,這對(duì)編目人員的業(yè)務(wù)能力提出了更高的要求。因此,編目部門要定期或不定期地組織編目人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)或業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),除了必須掌握編目工作的基本原理與方法和機(jī)讀目錄格式中字段、指示符及各子字段的含義、內(nèi)容之外,還需要熟知《普通圖書著錄規(guī)則》(GB3792.2)、《中國(guó)文獻(xiàn)編目規(guī)則》(第二版)、《中國(guó)圖書館分類法》(第四版)、《漢語(yǔ)主題詞表》《中國(guó)機(jī)讀目錄通訊格式》等相關(guān)內(nèi)容。通過(guò)學(xué)習(xí)與交流,不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)、擴(kuò)展知識(shí)面、提高編目人員自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

確保書目數(shù)據(jù)質(zhì)量是一個(gè)系統(tǒng)性的工作,其中既有技術(shù)問(wèn)題、管理問(wèn)題、制度問(wèn)題,也有編目人員專業(yè)知識(shí)以及責(zé)任心、服務(wù)理念、團(tuán)隊(duì)精神等個(gè)人的素質(zhì)問(wèn)題。對(duì)于中小圖書館而言,只有把好每一個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量關(guān),才能最終完成高質(zhì)量的書目數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。

[1]劉蘇雅.中文文獻(xiàn)編目[M].北京:書目文獻(xiàn)出版社,1994:102—104.

[2]國(guó)家圖書館《中國(guó)文獻(xiàn)編目規(guī)則》修訂組.中國(guó)文獻(xiàn)編目規(guī)則·第二版[M].北京:北京圖書館出版社,2005.

[3]譚慧華.關(guān)于當(dāng)前書目數(shù)據(jù)質(zhì)量的分析[J].圖書情報(bào)知識(shí),2003(1):68—70.

[4]周明華,劉榮珍.書目數(shù)據(jù)清理與合并[J].大學(xué)圖書館學(xué)報(bào),2005(6):51—55.