中國—東盟博覽會文獻(xiàn)專業(yè)館采訪探索

黃祖彬

(廣西壯族自治區(qū)圖書館,廣西 南寧 530022)

1 圖書館是發(fā)展著的事業(yè)

中國—東盟博覽會永久落戶南寧,極大地提升了南寧會展業(yè)的水平,拉近了中國特別是廣西與東盟各國合作、發(fā)展的距離。截至 2009年,南寧共接待了來自全球 65個(gè)國家和地區(qū)的參會客商 20.86萬人次,成交金額累計(jì) 81.71億美元,國際合作項(xiàng)目簽約 350.62億美元,國內(nèi)合作項(xiàng)目簽約3 353.46億元[1-2]。

中國—東盟博覽會成就前所未有,給南寧以及廣西政治、經(jīng)濟(jì)、文化等領(lǐng)域帶來了發(fā)展機(jī)會。作為一個(gè)信息平臺,它牽動(dòng)了地區(qū)經(jīng)濟(jì)和國際關(guān)系的神經(jīng)。但是會展信息在傳播時(shí)間、傳播地域、傳播受眾等方面具有一定局限,尚有很多人無法獲取會展信息。這時(shí),圖書館可依靠其在文獻(xiàn)資源、科學(xué)管理和開放時(shí)間上的優(yōu)勢來彌補(bǔ)會展信息交流之不足。

專業(yè)館藏以傳統(tǒng)的聚集文獻(xiàn)和開放服務(wù)模式來解決上述問題,效果差強(qiáng)人意。面對新的需求群體和文獻(xiàn)生產(chǎn)、發(fā)行模式應(yīng)該有新的文獻(xiàn)集聚策略。我們在運(yùn)籌策略時(shí)首先要了解中國—東盟博覽會文獻(xiàn)的特點(diǎn)有所了解。

2 中國—東盟博覽會會展文獻(xiàn)的特點(diǎn)

2.1 出版物的非正式出版形式

會展資料是配合展品展出的印刷品。它們不需要經(jīng)過注冊和獲取文號就能出版,其出版的形式和內(nèi)容易于接受,方便人們獲取材料時(shí)從中獲得產(chǎn)品的信息。

2.2 信息前沿,且具體、真實(shí)、可靠

資料隨展品而發(fā)行,是對該產(chǎn)品的解說。把產(chǎn)品、資料和解說合為一體,共同形成會展推銷的手段。

2.3 多國語言、資料豐富、涉及面廣

用文字和圖片說明、宣傳自己的產(chǎn)品,發(fā)動(dòng)更多的參觀者了解展品。展會資料的內(nèi)容一般要做到既專業(yè)又通俗易懂。由于參展產(chǎn)品范圍很廣,資料很多,為便于人們了解,常用多國語言來表述。

2.4 部分資料具有隱蔽性

會展前準(zhǔn)備階段的會議籌劃、運(yùn)作細(xì)節(jié)、指導(dǎo)思想等文獻(xiàn)以及會后總結(jié)、資料匯編整理等很多信息都不予公開,具有隱秘的特征。另外,出版時(shí)間和出版形式不確定,例如由于會展期間分會場多,文獻(xiàn)信息發(fā)布時(shí)間可能會重疊或是研究文獻(xiàn)的作者不確定。

2.5 信息發(fā)布的外圍性

中國—東盟博覽會屬于大型會展,由政府(國家)主導(dǎo),以推動(dòng)經(jīng)濟(jì)貿(mào)易、社會發(fā)展為中心內(nèi)容。圍繞展會延伸了許多活動(dòng)內(nèi)容,如論壇、文化交流等。會場內(nèi)的文獻(xiàn)只是文獻(xiàn)發(fā)行的一部分,大部分文獻(xiàn)分散在各個(gè)分會場和幾十個(gè)論壇里。論壇上有主題發(fā)言稿和非主題發(fā)言稿、投資環(huán)境介紹、發(fā)展規(guī)劃及政策支持文件。論壇的對話內(nèi)容和國家政府間的承諾在很多沒有成文保留,但它卻是該會展或該主題的重要資料。中國—東盟博覽會前后舉辦了幾十個(gè)論壇,簽訂了一批推動(dòng)中國與東盟各國合作的重要文件[2]。

2.6 文獻(xiàn)載體多樣性

紙質(zhì)文獻(xiàn)占較大比重,有部分光盤、軟件、影像資料。

2.7 資料性質(zhì)的文獻(xiàn)多,匯編成冊或由出版機(jī)構(gòu)出版的文獻(xiàn)少

參展商出于參展推銷的目的,將一件(部)產(chǎn)品的外觀、性能、技術(shù)含量、運(yùn)動(dòng)功率、同類產(chǎn)品排行等信息通過最通俗的語言或圖畫向觀眾宣傳。其文獻(xiàn)多屬資料性質(zhì)。

2.8 商業(yè)產(chǎn)品信息的動(dòng)態(tài)性及信息發(fā)布的單一性

商家從自身利益出發(fā),展示目前最優(yōu)秀的產(chǎn)品。但產(chǎn)品研發(fā)使得生產(chǎn)工藝不斷改進(jìn),目前所獲得的信息不是最終信息。產(chǎn)品信息的單一發(fā)布,由展商對自己的產(chǎn)品信息負(fù)責(zé)。

3 采訪探索

3.1 知識積累理念

中國—東盟博覽會內(nèi)容延伸到政治、經(jīng)濟(jì)、文化等多個(gè)方面,中國與東盟各國人民交流所需要的知識是一個(gè)龐大的多文化集合。廣西的圖書館文獻(xiàn)建設(shè)應(yīng)該以中國—東盟博覽會永久落戶南寧為契機(jī),立足廣西近鄰東南亞的地域優(yōu)勢,將文獻(xiàn)收藏的戰(zhàn)略定位擴(kuò)展于東南亞地區(qū),建立獨(dú)特的文獻(xiàn)體系。

3.1.1 根據(jù)知識的科學(xué)結(jié)構(gòu)布置文獻(xiàn)。知識的科學(xué)結(jié)構(gòu)在時(shí)間上應(yīng)該可分為過去、現(xiàn)在、將來;從內(nèi)容上可分為基本知識、普及讀物、研究文獻(xiàn)、專門著作;從著者上應(yīng)匯集古今中外;在語種上應(yīng)覆蓋東盟十國;在載體上,應(yīng)根據(jù)專業(yè)文獻(xiàn)館的設(shè)計(jì)目的和讀者需求的特點(diǎn),將非書文獻(xiàn)、圖書報(bào)刊、會展資料性文獻(xiàn)兼容并包。中國—東盟專業(yè)文獻(xiàn)館(室)的定位應(yīng)圍繞展會并波及東盟各國的政治、經(jīng)濟(jì)、文化多個(gè)領(lǐng)域,吸引大家共同關(guān)注區(qū)域的發(fā)展問題。

3.1.2 會展專業(yè)信息資源與支持東盟發(fā)展的知識文獻(xiàn)并重。

3.1.3 閱讀知識積累與圖書館專業(yè)特色文獻(xiàn)建設(shè)同步。大眾讀者的基本知識需求面寬,而專業(yè)人員專業(yè)知識需求較深,正確處理好個(gè)人和大眾需要的矛盾。

3.1.4 東盟語種背景知識文獻(xiàn)的收藏。以東盟為背景儲存資料,應(yīng)該覆蓋東盟各國多個(gè)領(lǐng)域,深入各個(gè)前沿,抓住各個(gè)時(shí)段。如此一來,語言文字知識是必需的,否則研究無法實(shí)現(xiàn)。對于高水平的研究人員而言,閱讀原文、占有第一手的資料相當(dāng)重要。

3.1.5 建立圖書館文獻(xiàn)支持聯(lián)盟。目前在南寧的幾所高校都開設(shè)了東盟人文科學(xué)的相關(guān)課程,各圖書館也在文獻(xiàn)資源支持上做了積極的準(zhǔn)備。這正可彌補(bǔ)個(gè)體公共圖書館的不足,互補(bǔ)有無,在整體上擴(kuò)大文獻(xiàn)服務(wù)能力。

3.1.6 關(guān)注紙質(zhì)文獻(xiàn)以外的多載體數(shù)據(jù)信息。為全面做好文獻(xiàn)儲備,除了圖書、報(bào)刊外,還應(yīng)注意光盤、視頻文獻(xiàn)的收集;在互聯(lián)網(wǎng)上跟蹤下載相關(guān)文獻(xiàn)并建立數(shù)據(jù)庫,為讀者服務(wù)積累信息資源。

3.2 會展文獻(xiàn)采訪理念

中國—東盟博覽會是服務(wù)并推動(dòng)中國與東盟各國發(fā)展交流的平臺。與會展有關(guān)的文獻(xiàn)主要包括展館內(nèi)文獻(xiàn)和展館外文獻(xiàn);會展前、會展中、會展后文獻(xiàn);支持會展的經(jīng)驗(yàn)性文獻(xiàn)和媒體報(bào)道、延伸會展文獻(xiàn)等。

3.2.1 展館內(nèi)文獻(xiàn)。展館內(nèi)文獻(xiàn)隨物展出,是展品的附著物。它內(nèi)容真實(shí)、印制精美、設(shè)計(jì)巧妙,近距離地向大眾展示產(chǎn)品信息,用最易理解的語言和圖表說明問題。這些文獻(xiàn)形式多樣,根據(jù)產(chǎn)品的復(fù)雜程度進(jìn)行編印,內(nèi)容龐雜則裝訂成冊,內(nèi)容少則以單頁資料的形式呈現(xiàn)。

展會以實(shí)物為主,但附帶資料的品種和數(shù)量很多。圖書館界很少關(guān)注展覽會資料性質(zhì)的文獻(xiàn),理由是:1)加工、分類標(biāo)引、編目數(shù)據(jù)制作比較困難;2)書庫存儲單頁文獻(xiàn),對排架以及提供給讀者使用來說是一件難事;3)文獻(xiàn)內(nèi)容單一,且時(shí)效性較強(qiáng),長期保存困難,不方便閱讀;4)商業(yè)性質(zhì)明顯。

3.2.2 展館外文獻(xiàn)。指文獻(xiàn)產(chǎn)生、發(fā)放、傳播地點(diǎn)在展覽館之外,但文獻(xiàn)圍繞展會內(nèi)容而作,是支撐會展不可分割的部分。

大型展會的外圍活動(dòng)非?；钴S。會展不僅僅是產(chǎn)品展銷,也是在更高層次、更大范圍、更多領(lǐng)域調(diào)動(dòng)更多行業(yè)和機(jī)構(gòu)去推動(dòng)社會全方位發(fā)展的戰(zhàn)略性活動(dòng)。中國—東盟博覽會即屬于這樣一種會展形式,故外圍活動(dòng)與展會內(nèi)活動(dòng)同樣活躍。國家首腦、企業(yè)家參加的投資高峰論壇和法律事務(wù)服務(wù)、文化產(chǎn)業(yè)投資、海關(guān)服務(wù)等幾十個(gè)大小不同的專業(yè)論壇,信息前沿,其政策導(dǎo)向性相當(dāng)強(qiáng),對當(dāng)前經(jīng)濟(jì)交流舉足輕重。如中國—東盟自由貿(mào)易區(qū)的成立是歷經(jīng)幾屆論壇的推動(dòng)才一步一步走向成熟。論壇上發(fā)出的信號,是研究人員重要的信息源,所以從各論壇上搜集文獻(xiàn)成了專業(yè)圖書館(室)的工作重心之一。

3.2.3 會前、會后文獻(xiàn)。一個(gè)大型會展需要?jiǎng)佑谬嫶蟮纳鐣Y源,政府主導(dǎo)是基礎(chǔ),專門機(jī)構(gòu)執(zhí)行是重點(diǎn)。隨會展動(dòng)用的管理資源,如參與籌備、宣傳、政策的動(dòng)議機(jī)關(guān)。招商引資和直接招商、投資的機(jī)構(gòu),他們?yōu)榱嗽诨顒?dòng)期間爭取到最大效益,高度重視展會機(jī)會,選擇高素質(zhì)人員積極準(zhǔn)備每一份文獻(xiàn);各部門分工、協(xié)調(diào),通過制定制度督促和保證會展的成功舉辦。這些文件是會前文獻(xiàn)的組成部分,其內(nèi)容屬于系統(tǒng)設(shè)計(jì)文獻(xiàn),蘊(yùn)含有科學(xué)的系統(tǒng)理論。它們是一份份檢驗(yàn)系統(tǒng)科學(xué)應(yīng)用的實(shí)驗(yàn)報(bào)告,是個(gè)案研究的材料。

會后文獻(xiàn)大多是總結(jié)性的資料,如某某論壇主題演說匯編、記者述評、總結(jié)大會文件匯編,等等。

3.2.4 支持會展文獻(xiàn)。任何一項(xiàng)大型活動(dòng),制造全民支持的氛圍是必須的,這一重?fù)?dān)自然就落在媒體身上。如今的媒體非常發(fā)達(dá),從電視臺的視頻報(bào)道到報(bào)刊的論述與實(shí)況傳播等都十分迅速、及時(shí),覆蓋面較廣。媒體的大力支持助推了會展氣氛,信息鋪天蓋形成了社會聚焦,掀起了支持會展的宏大浪潮。如第六屆中國—東盟博覽會吸引了 171家中外媒體1 419名記者參與報(bào)道,國內(nèi)媒體發(fā)稿 1.8萬篇、港澳臺媒體 200多篇、外國媒體 240多篇,網(wǎng)絡(luò)媒體涉及此博覽會的新聞頁面約計(jì)4 490個(gè),各種相關(guān)新聞轉(zhuǎn)載與報(bào)道頁面約5 290個(gè)[2]。而圖書館目前的文獻(xiàn)收集,對視頻、音頻等非文字記錄的信息重視不夠。

3.2.5 延伸會展文獻(xiàn)。一是會展思想形成、構(gòu)造組織、優(yōu)化設(shè)計(jì)、實(shí)施規(guī)范、成果預(yù)計(jì)與意義、會展業(yè)的歷史總結(jié)和會展事業(yè)研究成果類文獻(xiàn);二是為會展作資料背景鋪墊的東盟十國政治、文化、科技、經(jīng)濟(jì)貿(mào)易狀況,它同樣涉及歷史、現(xiàn)狀及預(yù)測性內(nèi)容。這些文獻(xiàn)大部分出自研究機(jī)構(gòu),如廣西東南亞研究所、云南社會科學(xué)院、一些大學(xué)的東南亞研究中心和國家級的亞洲研究機(jī)構(gòu)以及東盟十國研究機(jī)構(gòu)的作品;三是會展之后的會展精神,特別是國家政策、法律、政府服務(wù)的新動(dòng)向,如廣西北部灣發(fā)展規(guī)劃、東盟自由貿(mào)易區(qū)文件、廣西應(yīng)對經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的指導(dǎo)性文件等。這部分文獻(xiàn)出自各國政府部門和研究人員之手。

3.3 采訪實(shí)踐探索

正視會展文獻(xiàn)內(nèi)容特點(diǎn)與生產(chǎn)供應(yīng)環(huán)境,積極探索文獻(xiàn)搜集途徑,是專業(yè)館目前乃至往后長期的工作重心。

3.3.1 專業(yè)專營。國內(nèi)外比較成功專業(yè)館(室)的運(yùn)作經(jīng)驗(yàn)顯示:專業(yè)專營、責(zé)任清晰、運(yùn)作專業(yè)、經(jīng)費(fèi)定量(或傾斜)、政策扶持、人員優(yōu)配是取得建設(shè)成效的保證。

3.3.2 樹立員工高度的事業(yè)心。會展時(shí)間短、文獻(xiàn)發(fā)行量大,收集文量的工作量和勞動(dòng)強(qiáng)度大,因此采訪人員必須具備高度責(zé)任感,抓緊時(shí)間。

3.3.3 加強(qiáng)文獻(xiàn)建設(shè)的計(jì)劃性。由于文獻(xiàn)發(fā)行復(fù)雜,要很好地完成任務(wù),必須經(jīng)常分析研究所要采集的文獻(xiàn)信息。分清緩急進(jìn)行索取與購置,協(xié)調(diào)人力與物質(zhì)資源。

3.3.4 委托采訪和集體參與。1)外采歷年或當(dāng)前出版的圖書、報(bào)刊及音像資料,為節(jié)省經(jīng)費(fèi),可委托購買;2)主動(dòng)聯(lián)系相關(guān)作者,搜集全國各知名大學(xué)和研究機(jī)構(gòu)出版的專業(yè)文獻(xiàn);3)博覽會期間針對各分論壇在時(shí)間和內(nèi)容上的沖突,做好事前安排,在集體參與的情況下分工合作,共同完成這項(xiàng)事業(yè)。

3.3.5 采訪服務(wù)互動(dòng)。采訪信息來自服務(wù)需要,讀者所關(guān)注的圖書內(nèi)容及需求指向是我們采訪的依據(jù)。要重視對從展會上搜索來的資料性文獻(xiàn)的加工、管理和使用,經(jīng)常聽取讀者和業(yè)內(nèi)人員意見。

3.3.6 應(yīng)用現(xiàn)代化攝像技術(shù)收集紙質(zhì)文獻(xiàn)之外的資源,將文獻(xiàn)收集和服務(wù)從重視紙質(zhì)文獻(xiàn)的收藏與服務(wù)向紙質(zhì)文獻(xiàn)和非紙質(zhì)文獻(xiàn)并重的方向發(fā)展。一個(gè)生動(dòng)、活潑、有趣的音頻、視頻專業(yè)圖書資源體系將會是該專業(yè)館的亮點(diǎn)。

3.3.7 文獻(xiàn)收集是一個(gè)漸進(jìn)過程,加強(qiáng)采訪必須有長期的政策和制度保障。

4 結(jié) 論

中國—東盟博覽會文獻(xiàn)專業(yè)館(室)的文獻(xiàn)采訪是一項(xiàng)新的事業(yè)。面對新的文獻(xiàn)源和讀者群,我們的對策應(yīng)是:提升館員為讀者服務(wù)的文獻(xiàn)集聚理念,根據(jù)讀者信息需求,搜集有關(guān)國內(nèi)和東盟各國的政治、經(jīng)貿(mào)、文化等文獻(xiàn),既有專門研究的正式出版物又有展會期間非正式出版的資料性及論壇音、視頻文獻(xiàn);創(chuàng)新運(yùn)作機(jī)制,動(dòng)員一切可以調(diào)動(dòng)的積極因素參與到文獻(xiàn)資源的建設(shè)中來,做好讀者服務(wù)的文獻(xiàn)保障工作,推動(dòng)圖書館事業(yè)不斷發(fā)展。

[1]鄭軍健.2009中國—東盟商務(wù)年鑒[M].南寧:廣西人民出版社,2009(10):335.

[2]第六屆中國—東盟博覽會勝利閉幕[EB/OL].[2010-07-01].http//www.caexpo.org/aboutcaexpo/caexponews/t20091024_65571.html.