行業(yè)圖書情報(bào)工作與雜志社整體化管理模式的研究與實(shí)踐

〔摘要〕信息時(shí)代背景下，行業(yè)圖書情報(bào)工作與雜志社面臨著提高信息資源共享，文獻(xiàn)資源的整體化建設(shè)的必然趨勢。長春黃金研究院對圖書館、情報(bào)工作和雜志社三者整體化建設(shè)的實(shí)踐取得了明顯效果，對行業(yè)圖書情報(bào)工作與雜志社整體化建設(shè)具有借鑒意義。

〔關(guān)鍵詞〕圖書情報(bào)工作；雜志社；整體化管理模式

收稿日期：2011－04－22

作者簡介：趙國君（1953－），男，副研究館員，研究方向：信息管理與研究，發(fā)表論文數(shù)篇。

DOI：10．3969／j．issn．1008－0821．2011．06．040

〔中圖分類號〕G209 〔文獻(xiàn)標(biāo)識碼〕B 〔文章編號〕1008－0821（2011）06－0155－04

Study and Practice on Integrated Management Mode

of Library and Information Industry and Magazine

——Based on Changchun Gold Research Institute

Zhao Guojun

（Changchun Gold Research Institute，Changchun 130021，China）

〔Abstract〕The Information Age, the industry magazine INFORMATION faced with increased sharing of information resources,literature resources,the inevitable trend of the overall management.The integrated management mode among Library,intelligence and magazine of Changchun Gold Research Institute has achieved remarkable results,it can be a reference as other similar institute.

〔Key words〕library and information;magazine;integrated management mode

21世紀(jì)是信息時(shí)代、知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，也是我國圖書情報(bào)事業(yè)發(fā)展的大好時(shí)期。由于我國現(xiàn)實(shí)體制的原因，行業(yè)圖書館、信息情報(bào)工作及雜志社與公共圖書館和具有獨(dú)立法人的雜志社，在管理上有顯著不同。行業(yè)圖書館、信息情報(bào)工作及雜志社三者在文獻(xiàn)資源建設(shè)方面具有相互滲透、緊密結(jié)合的關(guān)系，但受管理體制與行政職能影響，三者之間缺乏有效的信息交流與共享，造成資源浪費(fèi)。本文將從管理者的角度，結(jié)合長春黃金研究院圖書館、情報(bào)工作與雜志社三方共贏整體化管理模式建立的實(shí)踐，對行業(yè)圖書館、信息情報(bào)工作與雜志社構(gòu)建三位一體的整體化管理模式具有重要借鑒意義。

1 文獻(xiàn)資源整體化管理的內(nèi)涵和必要性

長期以來，我國文獻(xiàn)資源建設(shè)只注重微觀的研究和探索，其視野局限于單個(gè)的文獻(xiàn)機(jī)構(gòu)和部門，圖書情報(bào)部門根據(jù)各自的具體性質(zhì)、任務(wù)、讀者群等，有系統(tǒng)、有計(jì)劃地進(jìn)行著文獻(xiàn)資源建設(shè)工作。以往過多地強(qiáng)調(diào)個(gè)體的發(fā)展，追求個(gè)體的目標(biāo)，形成了條塊分割、各自為政、重復(fù)建設(shè)、盲目建設(shè)的狀況。這種狀況雖然在很長的一段時(shí)間內(nèi)具有一定意義，但在信息時(shí)代卻已過時(shí)，傳統(tǒng)的文獻(xiàn)信息工作正面臨著深刻的危機(jī)和極為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，只有加強(qiáng)文獻(xiàn)信息資源的宏觀管理和協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)一體化，才能擺脫目前的困境和危機(jī)，抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)［1］。

1.1 文獻(xiàn)資源整體化管理的內(nèi)涵

所謂文獻(xiàn)資源整體化建設(shè)，是在總體目標(biāo)和總體規(guī)劃的基礎(chǔ)上，通過協(xié)調(diào)文獻(xiàn)信息機(jī)構(gòu)的相關(guān)部門之間的工作內(nèi)容，對各部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，充分發(fā)揮各部門優(yōu)勢的同時(shí)，形成相對完備的文獻(xiàn)資源保障體系，滿足用戶需求，實(shí)現(xiàn)整體效益的最大化。

需要強(qiáng)調(diào)的是，整體化管理模式并非簡單的將不同文獻(xiàn)信息部門合并起來，更不是取消它們各自的獨(dú)立職能、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和管理組織機(jī)構(gòu)，而是根據(jù)其信息屬性這一共同的特性，適當(dāng)?shù)丶右越y(tǒng)一組配和管理，以達(dá)到既減少不必要的文獻(xiàn)信息資源的重復(fù)和經(jīng)費(fèi)、設(shè)備的浪費(fèi)，又能打破它們原先的封閉狀態(tài)，適應(yīng)現(xiàn)代化信息工作的節(jié)奏［2］。

1.2 整體化管理模式建立的必要性

行業(yè)圖書館、信息情報(bào)工作及雜志社均是與信息資源相關(guān)，通過整體化管理，有利于形成合力，提高競爭力，是管理者的必然選擇。

1.2.1 整體化管理有利于信息資源統(tǒng)一管理，形成合力

整體化管理能夠充分運(yùn)用圖書館、信息資源中心和雜志社所擁有的人力、物力、財(cái)力、智力、“信息力”和機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)對解決三者條塊分割的系統(tǒng)性問題，形成合力，通過信息資源共享，實(shí)現(xiàn)三方共贏。

1.2.2 整體化管理有利于提高資源利用效率，實(shí)現(xiàn)信息共享

圖書館、信息中心和雜志社就其工作性質(zhì)、任務(wù)、范圍、設(shè)備和服務(wù)對象都有相同之處。由于現(xiàn)代圖書館的主要功能是傳遞信息，圖書館工作情報(bào)化，這就決定了圖書館和信息資源中心二者必然趨于協(xié)同化，融為一體化。有利于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一管理，避免機(jī)構(gòu)重疊，兩套人馬，互不通氣，工作重復(fù)和遺漏，節(jié)省人力、物力和財(cái)力，提高工作效率，做到人盡其才，物盡其用，財(cái)盡其利，資源共享。

1.2.3 整體化管理有利于理順內(nèi)部組織架構(gòu)，提高管理效率

在整體性原則的指導(dǎo)下，實(shí)行整體化經(jīng)營，制定系統(tǒng)的管理制度，調(diào)整內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，從而建立行業(yè)內(nèi)部互利共贏的新體制。從系統(tǒng)論的角度看，所謂整體性原則，應(yīng)從3個(gè)方面認(rèn)識：①系統(tǒng)的性質(zhì)和規(guī)律只有從整體上才能顯示出來。②系統(tǒng)內(nèi)各要素的性質(zhì)和行為都會(huì)影響到整體的性質(zhì)和行為。③系統(tǒng)內(nèi)每個(gè)要素或部分的性質(zhì)和行為，與其他要素或部分的性質(zhì)和行為存在著相互作用?？傊仨毷瓜到y(tǒng)與要素、要素與要素、系統(tǒng)與環(huán)境之間都保持著有機(jī)的聯(lián)系。理順各部門之間的關(guān)系可以減少內(nèi)耗，提高效率。

1.2.4 整體化管理有利于提高單位的凝聚力

一個(gè)單位內(nèi)部如果各成體系，只顧自己小單位的利益，就會(huì)失去凝聚力，甚至成為一盤散沙。整體化經(jīng)營強(qiáng)調(diào)局部與全社、個(gè)人與集體的聯(lián)系而不是分裂，強(qiáng)調(diào)生產(chǎn)經(jīng)營中有利于整體利益的行為才是有價(jià)值的行為［3］。

2.1 整體化管理模式構(gòu)建之前的發(fā)展情況

長春黃金研究院始創(chuàng)于1958年，是中國惟一專門從事黃金工業(yè)基礎(chǔ)理論研究與工程技術(shù)開發(fā)的國家級科研機(jī)構(gòu)。隨著不斷改革的管理體制，我們長春黃金研究院現(xiàn)隸屬于中國黃金集團(tuán)總公司。我院圖書館于1965年建立，現(xiàn)已成為全國黃金科技文獻(xiàn)信息中心。1980年，由長春黃金研究院主辦的《黃金》雜志創(chuàng)刊，在管理體制上，圖書館和雜志社設(shè)在黃金研究院信息中心。

圖書館、信息資源中心和雜志社各自為政，過多地強(qiáng)調(diào)個(gè)體的發(fā)展，追求個(gè)體的目標(biāo)，導(dǎo)致條塊分割，為滿足用戶需求都按自己的文獻(xiàn)搜集方針?biāo)鸭Y料，造成重復(fù)現(xiàn)象嚴(yán)重；由于書價(jià)、紙張等費(fèi)用上漲，資金不足，導(dǎo)致文獻(xiàn)資料入藏量出現(xiàn)下降趨勢，資料不齊全。

由于體制不合理，圖書館、信息資源中心和雜志社的部門所有制，造成機(jī)構(gòu)重疊，職責(zé)不清，分工不明，沒有重點(diǎn)；各自為政，我行我素，缺乏聯(lián)系；工作重復(fù)，人力、物力、財(cái)力浪費(fèi)，資源不能共享，工作效率不高，影響情報(bào)功能的發(fā)揮，整體效能低。

我作為管理者，既是圖書館館長，又是雜志社社長，還是信息中心主任。以往各自為政、重復(fù)建設(shè)、盲目建設(shè)的狀況，造成財(cái)力、人力、物力等資源的極大浪費(fèi)。作為二級法人，面對這3個(gè)在行政上相對獨(dú)立的職能部門，我意識到必須通過改革，創(chuàng)新有效的管理模式，才能實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，達(dá)到互利三贏。

2.2 整體化管理模式的基本思路

整體化管理模式就是要打破傳統(tǒng)圖書館、信息資源中心和雜志社三者獨(dú)立的事業(yè)型管理模式，在共建共享與互利互惠的原則下，確立“三位一體，互相依托”的整體管理理念，轉(zhuǎn)變思想觀念，提升資源共享意識，統(tǒng)一工作目標(biāo)，使圖書館、雜志社、信息中心三者互相依托，實(shí)施整體化項(xiàng)目管理、動(dòng)態(tài)管理和精細(xì)化管理相結(jié)合的科學(xué)管理模式。

行業(yè)圖書情報(bào)工作與雜志社整體化管理模式的構(gòu)建需要遵循以下幾個(gè)原則：

2.2.1 滿足行業(yè)發(fā)展需求的原則

長春黃金研究院是集黃金工業(yè)基礎(chǔ)理論研究與工程技術(shù)開發(fā)的研究機(jī)構(gòu)，對其圖書館、信息資源中心和雜志社的整體化管理模式的建立，要滿足黃金行業(yè)發(fā)展對各種信息情報(bào)的需求，通過對各部門的進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配，減少文獻(xiàn)資源建設(shè)中的信息資源重復(fù)收集與采購，打破各個(gè)部門以各自為中心，不與外界聯(lián)系的局面，三方協(xié)作，共同實(shí)現(xiàn)滿足行業(yè)發(fā)展要求的目標(biāo)［4］。

2.2.2 符合行業(yè)發(fā)展實(shí)際情況的原則

文獻(xiàn)資源建設(shè)要同行業(yè)發(fā)展階段相適應(yīng)。文獻(xiàn)資源建設(shè)要有一定的超前性，但又不能過分超越行業(yè)的發(fā)展速度，需要兼顧到行業(yè)自身的經(jīng)濟(jì)實(shí)力。文獻(xiàn)資源整體化建設(shè)是個(gè)系統(tǒng)的工程，需要各部門、資源、人力、財(cái)力與物力的協(xié)作。

2.2.3 提高經(jīng)濟(jì)效益的原則

結(jié)合單位實(shí)際情況，考慮到文獻(xiàn)資源整體化建設(shè)的投入與產(chǎn)出。在獲得一定信息量的情況下，充分挖掘各部門的潛力，盡量降低資源投入成本。同時(shí)，運(yùn)用各種方法識別與評估文獻(xiàn)資源的價(jià)值，以最少的投入實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源信息量的相對完備。

2.3 整體化管理模式的構(gòu)建

2.3.1 轉(zhuǎn)變管理理念，變“三足”獨(dú)立為“三足”鼎立

確立“三位一體，互相依托”的整體管理理念。在此基礎(chǔ)上，徹底改變以往“三家分離，自掃門前雪”的管理定式，轉(zhuǎn)變過去那種各自為政，閉關(guān)自守的舊觀念，樹立資源共享的大局觀和全方位的信息意識，特別是管理層觀念的轉(zhuǎn)變。管理層對文獻(xiàn)信息工作、資源共享的理念的理解乃至決策是文獻(xiàn)信息工作整體化建設(shè)的關(guān)鍵。通過對圖書館、信息資源中心和雜志社進(jìn)行統(tǒng)一管理，明確統(tǒng)一工作目標(biāo)，使三者互相依托，資源共享，以求實(shí)現(xiàn)全面發(fā)展。

2.3.2 理順專業(yè)關(guān)系，整合體制，形成合力

隨著黃金科研生產(chǎn)技術(shù)的飛速發(fā)展，對圖書、期刊出版、信息服務(wù)工作提出了更高的要求。為了適應(yīng)行業(yè)發(fā)展需要，我們確立了“為黃金科研生產(chǎn)的發(fā)展，傳播信息，傳遞經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)創(chuàng)新，適時(shí)提高高效優(yōu)質(zhì)信息化服務(wù)”的目標(biāo)，對所轄3個(gè)專業(yè)的關(guān)系進(jìn)行調(diào)整，強(qiáng)調(diào)以信息中心為龍頭，圖書館和《黃金》雜志社的工作均應(yīng)圍繞信息這個(gè)“中心”展開。

具體說，圖書館除了做好常規(guī)工作外，在收藏信息，整理信息，為讀者提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)的同時(shí)，還要為信息中心和雜志社提供有傳播價(jià)值的信息；雜志社在傳遞科研成果的同時(shí)，還要為圖書館提供有收藏價(jià)值的科研信息；信息中心在側(cè)重搜集新信息，整理加工新信息，以快捷的方式傳播新信息的同時(shí)，也要為圖書館收藏信息、黃金雜志傳遞信息而提供信息。并以相應(yīng)的崗位責(zé)任作為執(zhí)行的基礎(chǔ)和保障。

2.3.3 加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高團(tuán)隊(duì)人員素質(zhì)

整體化管理的實(shí)現(xiàn)，是一種綜合性、多學(xué)科的專業(yè)活動(dòng)。人才的培養(yǎng)是實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源整體化建設(shè)的關(guān)鍵因素之一。要求圖書館館員、編輯出版和情報(bào)信息人員，不僅要具有相應(yīng)專業(yè)較高的理論水平和技能，還應(yīng)具備現(xiàn)代管理學(xué)、現(xiàn)代信息技術(shù)學(xué)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、外語、情報(bào)信息學(xué)等相關(guān)學(xué)科的理論與實(shí)踐操作能力，能熟練地對網(wǎng)絡(luò)信息搜集、整理、分析、提煉、譯文、研究。

提高人員素質(zhì)是一項(xiàng)持久的人力資源工程。我們制定長期的培養(yǎng)提高計(jì)劃，采取請進(jìn)來，走出去的辦法，建立工作人員培訓(xùn)進(jìn)修制度，定期組織和開展文獻(xiàn)資源共建工作的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，進(jìn)行崗前培訓(xùn)、崗位培訓(xùn)和離崗培訓(xùn)等，努力提高員工的專業(yè)水平，做到一專多能?，F(xiàn)在，信息中心構(gòu)建了一支復(fù)合型、專業(yè)綜合素質(zhì)較高的團(tuán)隊(duì)，滿足整體化管理的需要。

2.3.4 整合資源，對人事、資金等實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一調(diào)配

通過整合理順了管理框架，在政務(wù)、人事、財(cái)務(wù)、后勤上統(tǒng)一管理，使資源共享；統(tǒng)一人力資源管理標(biāo)準(zhǔn)（聘用、考核、培訓(xùn)），實(shí)施以定崗、定責(zé)、定酬為內(nèi)容的人事管理機(jī)制，信息中心按圖書館、情報(bào)、雜志社三塊，按需設(shè)崗，減員增效，形成競爭機(jī)制；實(shí)行全成本核算的財(cái)務(wù)管理機(jī)制。在上級少有撥款的情況下，由于圖書情報(bào)基本沒有創(chuàng)收能力，整合后，資金來源主要依靠《黃金》雜志創(chuàng)收盈利來支撐。

3 整體化管理模式的效果

3.1 對圖書館文獻(xiàn)收藏進(jìn)行評估

對館藏文獻(xiàn)進(jìn)行全面整理，一方面分析我館文獻(xiàn)收藏狀況，科技文獻(xiàn)與社科文獻(xiàn)的比例關(guān)系，重點(diǎn)學(xué)科研究及文獻(xiàn)的現(xiàn)狀，提出了重點(diǎn)學(xué)科文獻(xiàn)收藏的薄弱環(huán)節(jié)及改進(jìn)措施，使我館文獻(xiàn)資源布局更趨合理，最大化的實(shí)現(xiàn)全行業(yè)文獻(xiàn)資源共享。另一方面，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和了解讀者對與館藏文獻(xiàn)資源或電子資源的使用及需求情況，并能夠從讀者反饋的評價(jià)中得到由價(jià)值的意見和建議，從而有利于圖書館及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃，合理配置資源，提高服務(wù)質(zhì)量。

3.2 對《黃金》雜志進(jìn)行改版創(chuàng)新

為了跟上科研發(fā)展的形勢，在《黃金》雜志辦刊過程中，適時(shí)將季刊改為雙月刊，將雙月刊改為月刊，并增加、改革欄目，是信息傳播力度加大；為了增加美觀性，雖然是科技雜志，我們也設(shè)立專門沒變，是科技期刊藝術(shù)化。

通過改革創(chuàng)新，雜志物流從內(nèi)容、質(zhì)量、版面都突出了規(guī)范性、先導(dǎo)性、重點(diǎn)性、兼容性、藝術(shù)性的特點(diǎn)。《黃金》雜志被評為全國中文核心期刊，吉林省優(yōu)秀期刊。

3.3 建立完善文獻(xiàn)信息傳遞利用系統(tǒng)

實(shí)現(xiàn)情報(bào)信息規(guī)范化、傳遞快捷化是進(jìn)行情報(bào)研究的前提［5］，對所獲取的信息資料進(jìn)行加工、分析、去粗取精，去偽存真。我們選派資深專家承擔(dān)情報(bào)研究工作，及時(shí)為行業(yè)內(nèi)相關(guān)部門編發(fā)《圖書情報(bào)信息快訊》、《國外黃金技術(shù)信息》等內(nèi)部資料，使科技情報(bào)研究工作步入良性發(fā)展的軌道。提高文獻(xiàn)的可獲得性和易獲性，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源整體化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展［6］。

3.4 在整體管理模式下，開展多種形式、深層次信息服務(wù) 在“三位一體，互相依托”的理念指導(dǎo)下，圖書館、情報(bào)、雜志社的專業(yè)人員共同研究、合作，開展多種形式的信息交流與服務(wù)工作。

為了使新的科研成果盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，我們先后組織召開了“全國黃金礦山精煉技術(shù)交流會(huì)”、“全國黃金礦山技術(shù)交流會(huì)”，借黃金雜志創(chuàng)刊30年慶典和圖書館建館40周年慶典之際，兩次評選優(yōu)秀科技論文并頒獎(jiǎng)，以鼓勵(lì)科研人員撰寫高水平的科研論文。圖書、情報(bào)、編輯人員共同改變些《中國黃金知識博覽》、編輯《貴金屬生產(chǎn)技術(shù)手冊》等等。做到了為行業(yè)情報(bào)信息服務(wù)工作主動(dòng)化，多樣化，收到了良好的效果。實(shí)現(xiàn)了圖書、情報(bào)、雜志全面發(fā)展，經(jīng)受住市場經(jīng)濟(jì)大潮的歷練。

4 結(jié) 論

圖書、情報(bào)、雜志社整體化管理的實(shí)踐表明，三位一體的管理模式可以實(shí)現(xiàn)互利三贏，節(jié)約人力資源，有力的促進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員有單一型向復(fù)合型轉(zhuǎn)變，從而適應(yīng)科技適應(yīng)發(fā)展的需要。就管理而言，從全方位的角度看待管理問題，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，統(tǒng)一計(jì)劃，統(tǒng)一指揮，可以最大程度發(fā)揮和利用人力、財(cái)力、科技資源，也符合現(xiàn)代管理學(xué)的發(fā)展要求，可以肯定，其路徑是可行的，具有積極意義。

筆者以為，與本單位雷同的管理體制不在少數(shù)，愿拙筆能拋磚引玉，請同道們共同探討。

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