科技期刊排版員的工作職責與思考

林松清，劉小然

(《巖石力學與巖土工程學報》英文版期刊社，湖北武漢430071)

科技期刊排版員的工作職責與思考

林松清，劉小然

(《巖石力學與巖土工程學報》英文版期刊社，湖北武漢430071)

對排版員的工作職責、工作量以及和編輯部其他成員相互協(xié)作、養(yǎng)成良好習慣等方面進行闡述和分析，同時對《巖石力學與工程學報》2009－2010年排版工作量進行統(tǒng)計。統(tǒng)計結(jié)果表明，作為編輯部的重要組成部分，排版員工作量大、要求高、任務(wù)繁重，且工作性質(zhì)單一、枯燥，因此編輯部要充分重視、理解。分析結(jié)果還表明，排版員存有焦慮、疲憊和消沉的趨勢，心理壓力也較大。編輯部在實行人性化管理時，應(yīng)適當提高其待遇，并合理安排工作量。

科技期刊;排版員;工作職責

一、排版員的工作職責

關(guān)于排版員在科技期刊中的作用和性質(zhì)的相關(guān)研究有一些報道[1－5]，林潔[6]的研究結(jié)果比較有代表性，他認為排版員應(yīng)該具有“熟練的技術(shù)”和“較高的文化知識，較寬的知識面”。筆者認為，科技期刊排版員除了上述要求外，還應(yīng)具有一定的數(shù)理基礎(chǔ)，但不一定要求具有很強的專業(yè)背景。排版員在工作中應(yīng)做到細致、認真、準確，確實領(lǐng)會編輯部對版式的要求，保證排版格式美觀、大方?？v觀《巖石力學與工程學報》(以下簡稱《學報》)2004－2010年的排版情況，筆者分析后認為排版員的工作職責主要有以下幾條:1)有責任心、創(chuàng)造力和吃苦耐勞的精神，能按照國家有關(guān)科技期刊規(guī)范(規(guī)程)以及編輯部制定的版式要求進行認真排版;完成責任編輯交給的排版任務(wù)，協(xié)助責任編輯嚴把編排質(zhì)量關(guān)。2)使用編輯部提供的排版軟件，對責任編輯按規(guī)范要求編輯加工后的稿件進行認真排版，實時反饋修改意見。3)按照編輯部制定的版式要求對已錄用稿件進行重新排版，避免文字、圖、表和公式的漏排、錯排，要確保忠實于原文。4)按照編輯部正常出版要求，實時掌握排版進度，保質(zhì)保量如期完成排版工作。5)完成編輯部交給的其他排版工作。

上述工作職責表明，排版員的排版工作是按照編輯規(guī)范或編輯部工作條例對論文原稿進行排版并反復修改，直到滿足出版要求為止。這就要求排版員能在工作中尋求到心理平衡點，合理安排好工作和業(yè)余時間，保持良好、健康的心態(tài)，否則極易產(chǎn)生焦躁不安的情緒，致使工作效率低下，甚至出現(xiàn)心情抑郁。至于英文稿件的排版工作，除了上述要求外，排版員還要較好的英語基礎(chǔ)，比如《學報》英文版就要求排版員具有六級英語水平和理工科專業(yè)背景。

二、排版員與責任編輯的關(guān)系

有句話說得好:排版員是責任編輯的手。沒有優(yōu)秀的排版員，責任編輯的良好編輯風格和編輯部的獨樹一幟的刊風也就很難保障。排版員和責任編輯關(guān)系很密切，工作上保持著經(jīng)常性的聯(lián)系、溝通。兩者之間的工作主要涉及到付排、校對、改樣和互校等諸多環(huán)節(jié)[7]，還要熟悉和識別每位責任編輯的書寫習慣。

值得一提的是，《學報》排版員有時還能督促新來不久的責任編輯如期完成當期的雜志編輯加工工作，及時拿出清樣校對稿送審。此時可以說責任編輯在一定程度上是在排版員的督促和幫助下完成編輯工作的。排版員工作上應(yīng)該耐心細致，全力配合責任編輯，保證每道工序保質(zhì)保量如期完成。工作中遇到困難時，排版員應(yīng)及時和責任編輯溝通，共同解決，共同保證編排質(zhì)量，切忌擅自作主。

三、排版員的工作量

《學報》有兩名專職排版員，每年出版刊物的頁數(shù)約為4 100頁(含增刊)，按每期216頁計算，全年約出版19期雜志。按照《學報》要求，1名排版員每年必須完成9－10期的排版任務(wù)以及其他一些事務(wù)，如部分審稿意見的輸入等。由于《學報》是工程科技類學術(shù)期刊，很多論文有大量的圖、表和公式。但一般來說，作者原文所提供的圖、表和公式達不到編輯部出版質(zhì)量和版式要求，因此需要排版員對每一個圖、表重新處理、編排。筆者多次發(fā)現(xiàn)作者返回清樣校對稿時，時常更換、撤銷原先已經(jīng)編排好的圖、表或公式，致使排版工作量大增。

為真實地反映排版員的工作量，筆者統(tǒng)計了《學報》2009－2010年所刊載所有論文的圖、表、公式和參考文獻(見表1)。統(tǒng)計結(jié)果表明，2009－2010年平均每期含有圖件244.79個，表64.99個，公式216.18個，文獻488.31個，字數(shù)約42萬。據(jù)筆者對另外一期刊2010年所刊載的一期論文調(diào)查情況來看，該刊當期全部論文圖件不足10個，表格更少。與之相比，《學報》排版員的工作量大，任務(wù)繁重。按照每人排版2 050頁(折合9.5期)，每人每年工作日250天計算(或每月20.83天計算)，每人每天需要排版8.2頁。目前編輯部稿件加工中有編輯、發(fā)清樣稿、審讀、檢查以及互校等諸多環(huán)節(jié)。經(jīng)過多年的對比分析后，筆者認為排版難度系數(shù)可分別按照 1.0，0.5，0.3，0.2 和 0.1 來計算，全部累加系數(shù)則為 2.0，所以排版員每人每天需要處理稿件16.4頁。由此可知，排版員對圖、表和公式處理的工作量的確繁重，常常需要加班才能完成。若遇到論文版式的重大調(diào)整或撤換稿件的情況，無形中又會增加排版員的工作量。

四、排版員應(yīng)養(yǎng)成良好工作習慣

排版員應(yīng)養(yǎng)成良好的工作習慣。凡是第一次修改的錯誤或是第一次出現(xiàn)的不熟悉專業(yè)術(shù)語，應(yīng)該認真做好筆記，長年累積，對今后的排版工作大有裨益。另外，業(yè)界對排版技巧和容易混淆的問題已有較多研究[2，4，7，8]，筆者僅就培養(yǎng)良好習慣的問題提出以下建議。

表1 2名排版員2009和2010年的排版工作量(不含討論稿)

1.電子版文檔的建立與存取的習慣 責任編輯把電子版文檔交給排版員時，排版員首先應(yīng)該建立一個子目錄，文件名宜以當年當期的名字來命名。此時，要注意建立“原稿”的子目錄，并妥善保存(建議不要把目錄建立在“桌面”或C盤)。在正式編排之前，排版員還應(yīng)該建立一個“編排”的子目錄，并把全部原稿拷入此目錄，在此目錄內(nèi)進行排版。排版過程中若出現(xiàn)差錯，可以及時查詢原稿，方便對照。及時將初排稿交付給責任編輯。在責任編輯對初排稿件編校的基礎(chǔ)上再次編排，并給作者發(fā)送相應(yīng)的清樣校對稿。作者清樣校對稿返回后，排版員應(yīng)該建立一個子目錄“清樣校對稿”，并把相應(yīng)的電子版文件保存好。以此類推。到最后一稿“核紅”時，建立“最終”子目錄。盡管每個編輯部的稿件處理方式和流程不盡相同，但排版員對電子文檔的建立與存取，都應(yīng)養(yǎng)成良好習慣，并形成一套行之有效的處理方法，以防止因電腦故障、停電等因素造成數(shù)據(jù)丟失。

2.排版、修改后再認真校對的習慣 據(jù)筆者粗略統(tǒng)計，《學報》每年排版員發(fā)現(xiàn)并糾正責任編輯的錯誤達1%左右，排版員漏排和錯排也有0.5%左右。建議排版員在論文修改、排版完成后再校對一次，檢查是否有改錯或遺漏的地方。尤其是臨近出膠片前，這一工序顯得異常重要。

3.不擅自修改英文內(nèi)容的習慣 在論文排版，尤其是編排英文標題、英文摘要和英文參考文獻時，排版員不能自行采用Word里面的自糾錯功能對單詞進行校對，遇到有疑問，及時和責任編輯編輯共同確認。否則容易造成排查困難，甚至無法恢復正確的原文。

五、幾個值得思考的問題

1.招聘排版員 排版員不宜經(jīng)常更換。以《學報》為例，2008年有1名排版員調(diào)出編輯部，后來雖及時招聘1名排版員，但新聘排版員在適應(yīng)編輯部版式要求上存有一定困難，在長達半年的時間內(nèi)很難適應(yīng)排版工作，出現(xiàn)一些圖、表錯位的質(zhì)量問題，版式也不盡如人意，給編輯部造成較大的壓力。因此，建議各編輯部在一般情況下不輕易更換排版員，特殊情況下應(yīng)提前半年培訓新的排版員，以免造成工作被動。

2.排版員培訓機制 筆者認為應(yīng)及時對新招聘的排版員進行相關(guān)培訓，使之盡快熟悉并掌握有關(guān)排版業(yè)務(wù)。如《學報》英文版2010年對新聘排版員進行業(yè)務(wù)培訓，并實施持證上崗。鼓勵并支持其參加出版專業(yè)職業(yè)資格考試或一些相關(guān)的學術(shù)會議，了解本領(lǐng)域的學術(shù)動態(tài)。

3.激勵和獎懲機制 排版員的工作基本上每年都重復著編輯部的編排－修改－再編排－再修改的工作模式，時間一長，難免會產(chǎn)生工作惰性的問題，因此編輯部要建立相應(yīng)的激勵和獎懲措施?！秾W報》針對此作出一些有益的探索，如排版員發(fā)現(xiàn)責任編輯出現(xiàn)的編輯錯誤可獲得相應(yīng)的獎勵，一級錯誤(如大標題、頁眉、關(guān)鍵項遺漏、數(shù)據(jù)編排錯誤等)一處20元，二級錯誤(錯別字，標點符號等)一處10元。對于排版員出現(xiàn)的排版錯誤，編輯部也應(yīng)采取相應(yīng)的處罰措施。但本著以獎勵和鼓勵為主的指導精神，因而實際上只對排版員進行警示。

《學報》編輯部也曾規(guī)定，責任編輯、校對人員和排版員的責任把關(guān)程度分為85%，10%和5%。上述職責比例的量化指標是否合理，還有待于進一步論證。

4.排版員與編輯部其他成員融洽合作問題

對新來的排版員，業(yè)務(wù)熟練的排版員有責任與耐心對其進行業(yè)務(wù)指導。新來的排版員應(yīng)虛心向有經(jīng)驗的排版員學習，向責任編輯請教，認真學習和積累排版知識與技巧。

5.排版員的合理待遇問題 大多編輯部排版員實行聘用制，計件工資制，但也有部分編輯部的排版員是單位正式在崗職工，此部分排版員待遇不在本文的討論范圍內(nèi)。《學報》排版員排版一頁的計酬標準12元。按每位排版員每年完成2 050頁的排版任務(wù)量來計算，扣除保險后，實際收入折合月薪約1 700元，雖然超過2010年武漢城市最低工資標準(900元/月)，但每月房租和交通費兩項約為450元，占工資26.5%，余下不多。筆者也對其他相關(guān)編輯部排版員薪水進行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)大多排版員在武漢市的月薪為800－1 500元，普遍不高，建議編輯部適當提高工資標準，以改善其生活質(zhì)量和生活水平，真正構(gòu)建和諧的、有效率的團隊。如《學報》英文版根據(jù)排版員的工作情況，每2年加一次工資，5年后視其崗位或職稱晉升情況再議。

6.合理工作量與減負問題 實際工作中，編輯部在排版工作量分配上要注意合理性、科學性和可行性，并盡量把業(yè)務(wù)精煉的責任編輯和新來的排版員進行交叉搭配，以便責任編輯更好地指導其排版工作?？萍计诳呢熑尉庉嫻ぷ髁亢艽骩9]，需要減負，但作為排版員來說，一樣需要減負，需要關(guān)懷。

上述研究與思考不甚成熟，希望廣大同仁批評指正!

致謝 本文撰寫過程中得到《巖石力學與工程學報》編輯部排版員陳金輝和劉玉英同志的支持，在此深表謝意!

[1]邵亞榮.談如何做好科技期刊的錄入排版工作[J].現(xiàn)代情報，1998，(4):23－24.

[2]李時群，張瑛，韓萍，等.關(guān)于提高農(nóng)業(yè)科技期刊排版質(zhì)量的思考[J].農(nóng)業(yè)圖書情報學刊，2006，18(7):131－133.

[3]李永紅.提高印刷質(zhì)量，從排版做起[J].福建輕紡，2007，(6)，26－29.

[4]譚雪靜，張培新.科技期刊微機排版員的素質(zhì)要求[J].中國科技期刊研究，1999，10(增):115－116.

[5]何青，李俊輝.提高軍事科技期刊排版質(zhì)量的策略分析[J].科技創(chuàng)業(yè)月刊，2009，22(9):79－80.

[6]林潔.科技期刊排版的實踐與體會[J].華北工學院學報(社科版)，2003，19(2):101－102.

[7]陳國劍.計算機排版技術(shù)條件下的編校問題[J].編輯學報，2004，16(1):44－45.

[8]景紅薇.學術(shù)期刊微機排版的技巧[J].現(xiàn)代情報，1998，(2):9－10.

[9]林松清.我做責任編輯的體驗及呼吁[J].編輯學報，2011，23(4):370－371.

G237.5

A

1003-8078(2011)03-0136-03

2011-05-07 doi10.3969/j.issn.1003－8078.2011.03.49

林松清，男，江西金溪人，副編審，主要從事期刊編輯、英文質(zhì)量校對及期刊研究等方面的工作。

國家自然科學基金重點學術(shù)期刊專項基金資助項目(51024805);中國科協(xié)科技精品期刊資助示范項目(B類)(科協(xié)學函[2010]212號)。

(李鑫)