Excel表在財會中的應用

張玉江

（冷水江廣播電視大學，湖南 冷水江 417500）

Excel表在財會中的應用

張玉江

（冷水江廣播電視大學，湖南 冷水江 417500）

在具體會計電算化實踐中，Excel表格的應用主要體現(xiàn)在函數(shù)計算應用、公式復制應用、數(shù)據(jù)鏈接應用、圖表制作應用等幾個方面。財會人員熟練地掌握Excel表在財會中的應用的技巧，有利于提高會計工作質(zhì)量和工作效率。

會計電算化；函數(shù)計算；公式復制；數(shù)據(jù)鏈接；圖表制作

隨著會計準則的改革和國際化趨同發(fā)展，會計核算數(shù)據(jù)日益復雜，從傳統(tǒng)的滿足企業(yè)外部需要逐漸向適應內(nèi)部管理發(fā)展。還要求提供更為及時和具有一定預測性的財務數(shù)據(jù)。在這種情況下，利用Excel的數(shù)據(jù)處理功能，可以幫助會計人員處理日益復雜的會計核算數(shù)據(jù)，提高工作效率。本文根據(jù)目前會計工作的實際需要，介紹Excel表的部分實用功能，并通過實例說明它在財會工作中運用。

一、函數(shù)計算應用

Excel提供了許多的常用函數(shù)及財務函數(shù)，有針對性地利用函數(shù)計算有利于提高計算和分析準確性、及時性。

1、利用函數(shù)計提折舊。固定資產(chǎn)折舊的方法有：直線法、年數(shù)總和法、雙倍余額遞減法；這些折舊方法在Excel中都有相應的函數(shù)。直線法（SLN）是： 資產(chǎn)原值、殘值、使用年限。年數(shù)總額法（SYD）是：資產(chǎn)原值、殘值、使用年限、折舊期次。雙倍余額遞減法（DDB）是：資產(chǎn)原值、殘值、使用年限、折舊期次。

例題1B公司一生產(chǎn)線，固定資產(chǎn)原值860萬元，預計使用期5年，凈殘值60萬。要求分別三種折舊法計算出各年的折舊額。

⑴ 年數(shù)總和法（SYD）計算說明，第1年折舊，在B5單元格輸入函數(shù)公式：“=SYD（8600000，600000，6，1）”，回車得：2285714.29元。第2年折舊, 在B6單元格輸入函數(shù)公式：“=SYD（8600000，600000，6，2）”，回車得：1904761.9元 （公式中只有折舊期次變化,其他參數(shù)不變）。以后各期依此類推。

⑵ 雙倍余額遞減法（DDB）計算說明，第1年折舊，在C5單元格輸入函數(shù)公式：“=DDB（8600000，600000，6，1）”，回車得：2866666.67元。第2年折舊, 在C6單元格輸入函數(shù)公式：“=DDB（8600000，600000，6，2）”，回車得：1911111.11元 （公式中只有折舊期次變化,其他參數(shù)不變）。以后各期依此類推。值得注意的是，采用雙倍余額遞減計提折舊時，當當期折舊額少于直線法折舊額時，應改為直線法計提折舊。

同理，可以計算出直線法的各期折舊額。具體見（表1）。

2、利用函數(shù)求和及平均數(shù)。Excel函數(shù)很多，但運用最多的是求和 （SUM）與平均值（AVERAGE）函數(shù)等，在日常的會計工作中，經(jīng)常會遇到多個數(shù)據(jù)求和或求平均值的問題。在手工情況下，計算比較麻煩且容易出錯。但借助Excel就可以快速而又準確的求解。

例題2A公司有員工100人，準備發(fā)放2011年5月份工資，要求：利用Excel 表求出該公司本月的合計工資和人平工資。

解：在Excel表“合計工資”的單元格B101中輸入函數(shù)公式“=SUM（B1∶B100）”，回車后結(jié)果為28600；在“人平工資”單元格的 B102中輸入函數(shù)公式“=AVERAGE（B1∶B100）”，回車后得到結(jié)果為2480。如表2?？梢姡瑓R總或求均值的數(shù)據(jù)越多，越省力。

表1 固定資產(chǎn)折舊計算表

表2 職工工資匯總表

3、利用函數(shù)開展投資分析。在投資決策中，作為投資方案優(yōu)劣評估尺度的指標主要有：凈現(xiàn)值、內(nèi)部報酬率等。在手工條件下，這些指標的計算非常麻煩，而利用Excel來計算就是它變得簡化多了。

二、公式復制應用

從上述函數(shù)計算中，我們知道一個公式可能在多個地方使用，為避免公式的重復輸入，Excel的復制工具提供了解決方法，它可以把公式從工作表的一個位置復制到另外任何需要的位置；且在此過程中，Excel會根據(jù)公式最終所處的位置自動調(diào)整其中的單元格地址。當引用某一個單元格時，既可以用格內(nèi)的數(shù)值，又可用其地址來表示。但是，如果要使用公式復制功能，在公式中必須引用地址來表示單元格，因為在復制過程中，數(shù)值是始終不變的，只有地址才能作相應改變。

例題3承接例1的資料。要求，運用復制程序編制三種固定資產(chǎn)折舊方法各期的折舊公式。

⑴ 年數(shù)總和法計提折舊的公式復制。將第1期的公式調(diào)整為：“=SYD（8600000，600000，6，A5）”，即將數(shù)值“1”換成了其地址，執(zhí)行復制公式操作時：選中 B5單元格，“復制”；然后，選中B6—B10單元格，再按右鍵選擇“選擇性粘貼”中的“粘貼公式”，就完成了公式的復制。

⑵ 雙倍余額遞減法計提折舊的公式復制。將第1期的公式調(diào)整為：“=DDB（8600000，600000，6，A5）”，即將數(shù)值“1”換成了其地址，下面便可以執(zhí)行復制公式操作：選中C5單元格，“復制”；然后，選中C6—C10單元格，再按右鍵選擇“選擇性粘貼”中的“粘貼公式”，就完成了公式的復制。

三、數(shù)據(jù)鏈接應用

“數(shù)據(jù)鏈接”，是指在數(shù)據(jù)之間建立某種聯(lián)系，使得當一個數(shù)據(jù)改變以后，所有與之相關的數(shù)據(jù)（即與其建立鏈接的數(shù)據(jù)）都能相應發(fā)生變化。鏈接的種類因數(shù)據(jù)源和目標格所處位置不同而可分為三類：第一，同一工作表中某一單元格與另一單元格間的鏈接，由此，一方的變動將帶來另一方相應的變化。第二，同一Excel文件的不同工作表中，某一工作表的一個單元格與另一工作表的一個單元格之間的鏈接。第三，不同文件中的某個單元格之間的鏈接。但第三類鏈接在日常的會計工作中運用很少。

同一工作表中單元格之間的鏈接，包括某一個單元格與另一個單元格之間鏈接、某幾個單元格與另一單元格之間的鏈接。①某一個單元格與另一個單元之間的鏈接非常簡單，只要選中目標單元格輸入等號“=”，再選中源數(shù)單元格按回車，即完成鏈接。②某幾個單元格與另一單元格之間的鏈接，需要建立鏈接公式，確定絕對地址和相對地址，運用復制功能才能完成。

例題4，假設，D公司產(chǎn)銷平衡，期末無存貨。要求：該公司在銷售明細表（表4）和成本費用明細表（表5）的基礎上,編制一張利潤表（表6）。

表4 銷售明細表

表5 成本費用明細表

分析：編制利潤表所需數(shù)據(jù)要么就包含在前兩張表中，要么可從中推導出。本例中銷售明細表（表4）中的D4單元格——銷售收入815200，就是利潤表（表6）中主營業(yè)務收入；而成本表（表5）中的B5單元格——直接成本合計594000，就是利潤表（表6）中的主營業(yè)務成本，銷售費用、管理費用、財務費用與利潤表的對應項目一致。于是，只要將這些對應項目建立鏈接，就可以讓軟件自動生成利潤表（見表6）。

表6 利潤表

鏈接操作：

① 利潤表與銷售明細表之間的鏈接。選中利潤表 B1單元格輸入公式：“=銷售明細表！D4”（在鏈接另一張表的數(shù)據(jù)時，公式結(jié)構(gòu)：第一是“=”，第二是源文件的文件名，第三是“！”，最后是源單元格地址），回車后顯示結(jié)果：815200。

② 利潤表與成本明細表的鏈接。方法與上述相同，選中利潤表B2單元格輸入鏈接公式：“=成本表！B5”，回車后顯示結(jié)果：594000；銷、管、財費用只要先輸入銷售費用的鏈接公式，然后使用公式復制功能就可以完成另外兩項費用的鏈接.

另外，毛利、所得稅、凈利潤不需鏈接，只需在相應的單元格中設置四則運算公式，就能自動計算出結(jié)果。

同樣的，在給定其他一些數(shù)據(jù)表格的前提下，還可以在資產(chǎn)負債表、現(xiàn)金流量表等會計報表建立“表間鏈接”。

四、圖表制作應用

在不少情況下，通過會計數(shù)字來表述有關經(jīng)濟事項的情況及其變化，顯得抽象難懂，而運用圖表來反映就使問題變得生動形象，易于理解。Excel提供了多種圖表的制作，如餅圖、柱型圖等。

由于文章篇幅限制，本文僅以柱型圖來說明圖表的運用。

例題7，F(xiàn)公司2006年至2010年的銷售收入和利潤資料如表7，要求：根據(jù)（表7）制作一張柱型圖。

表7 銷售、利潤歷史資料表

制作方法：

第一步，在銷售、利潤歷史資料表中選取A1：A6，B1：B6，C1：C6等單元格；

第二步，點擊：插入→圖表→餅圖，系統(tǒng)自動生成如下柱型圖。

通過上述柱型圖，公司銷售收入與利潤之間的關系及其變動趨勢就非常清楚了。

The Application of Excel form in Accounting

ZHANG Yu-jiang

In specific practice of computerized accounting, the application of Excel form is mainly reflected in the function computing applications, formula of replication and application, charting applications and other aspects. Accountants should be proficient in the application of excel sheet in accounting skills, which will help improve accounting quality and efficiency.

Accounting; function computing; formula replication; data link; diagramming

F810

A

1008-7427（2011）08-0078-02

2011-06-11