信息化時代背景下企業(yè)檔案管理的地位與作用

徐憬祎

（中航工業(yè)航空動力機械研究所，湖南 株洲 412002）

信息化時代背景下企業(yè)檔案管理的地位與作用

徐憬祎

（中航工業(yè)航空動力機械研究所，湖南 株洲 412002）

在信息技術(shù)高速發(fā)展的大背景之下，企業(yè)檔案部門面臨前所未有的機遇和挑戰(zhàn)，基于檔案物質(zhì)實體雙重構(gòu)成理論，文章揭示出檔案管理工作的內(nèi)涵發(fā)生的深刻變化，闡述企業(yè)檔案部門應(yīng)該在企業(yè)活動中發(fā)揮更加重要的作用。

信息化時代；企業(yè)檔案管理；地位與作用

在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，企業(yè)檔案管理工作面臨巨大的挑戰(zhàn)同時也面臨前所未有的機遇，一方面，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)完全不適應(yīng)當(dāng)今企業(yè)發(fā)展需要，保持傳統(tǒng)工作模式的檔案機構(gòu)將被企業(yè)弱化同時阻礙企業(yè)的發(fā)展；另一方面，信息技術(shù)的發(fā)展給檔案管理在企業(yè)中確立重要地位提供了技術(shù)條件，企業(yè)檔案機構(gòu)將滲入到企業(yè)的各個層面，為企業(yè)服務(wù)，從而成為企業(yè)的靈魂。本文試圖對當(dāng)今檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上從檔案學(xué)理論入手，逐步確立信息時代企業(yè)檔案在企業(yè)活動的中的地位和作用。

（一）企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀分析

在信息技術(shù)高速發(fā)展的大背景之下，隨著企業(yè)市場化改革的深入和國內(nèi)外經(jīng)濟環(huán)境的變化，企業(yè)管理對檔案信息的迫切需求與檔案管理模式的陳舊以及信息資源開發(fā)手段的落后之間的矛盾越來越突出，從而造成企業(yè)檔案工作備受冷落，無法發(fā)揮應(yīng)有的作用，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.觀念落后

從企業(yè)決策部門來看，對檔案部門在企業(yè)中的地位認(rèn)識不足，錯誤地認(rèn)為檔案工作只是一種資料整理工作，不能為企業(yè)帶來直接的效益，從而不愿意投入加強檔案部門建設(shè)。

2.職能弱化

從檔案部門自身來看，有重藏輕用的傳統(tǒng)，將大部分精力放在收集、鑒定、整理、保管等業(yè)務(wù)上，注重保管企業(yè)的歷史記錄，忽視積極主動地為企業(yè)的現(xiàn)實工作服務(wù)。

3.硬件管理水平低

從企業(yè)各個部門來看，隨著信息化技術(shù)的普及，電子文件大量涌現(xiàn)，在檔案工作信息化程度低的情況下，對檔案管理部門的依賴程度逐漸降低，造成大量電子文檔的歸檔和管理的缺失，最終結(jié)果是使企業(yè)各個部門缺少了交流的渠道，使企業(yè)變得如一盤散沙。

綜合以上企業(yè)檔案管理的問題，觀念落后是主要的原因，沒有充分認(rèn)識到檔案工作在新的歷史時代的重要性，從而缺少對檔案部門的投入，使檔案部門人才資金缺乏，起不到企業(yè)檔案部門在企業(yè)活動中的核心作用。

（二）檔案學(xué)結(jié)構(gòu)理論中檔案的新內(nèi)涵

為了找到信息化時代檔案工作新的內(nèi)涵，我們從檔案學(xué)理論為起點來探討。

1.檔案的結(jié)構(gòu)理論

石滸攏在《檔案哲學(xué)》一書中，將“結(jié)構(gòu)”方法引入了檔案學(xué)理論，使 “檔案的結(jié)構(gòu)”作為檔案屬性、功能和本質(zhì)的認(rèn)識基礎(chǔ)，但他只是應(yīng)用“結(jié)構(gòu)”方法分析了檔案工作系統(tǒng)。2004年劉新安教授撰文提出了“檔案物質(zhì)實體雙重構(gòu)成”的檔案結(jié)構(gòu)認(rèn)識，使檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)實在地成為了檔案認(rèn)識和檔案學(xué)理論研究的課題。

2.檔案物質(zhì)實體雙重構(gòu)成

檔案物質(zhì)實體雙重構(gòu)成是對檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)的一種嶄新認(rèn)識，其主要觀點是：檔案是由“文件實體集合”和“檔案歷史聯(lián)系的記錄”共同構(gòu)成的。無論是“文件實體集合”，還是“檔案歷史聯(lián)系的記錄”，它們都是檔案形成過程中所產(chǎn)生的物質(zhì)實體:但此時單有“文件實體集合”或“檔案歷史聯(lián)系的記錄”都不能再構(gòu)成完整的檔案。用公式表示即：

檔案＝文件的實體集合，檔案歷史聯(lián)系的記錄。

其示意模型如圖1所示。

圖1 檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)的模型

3.結(jié)構(gòu)理論對傳統(tǒng)檔案管理的詮釋

在紙質(zhì)檔案整理中，作為檔案的“文件實體集合”本身包含著“檔案歷史聯(lián)系的記錄”，雖然這種檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)非常簡單，但它的根本缺陷就在于，文件之間的歷史關(guān)系本身是多維的，雖然利用文件實體排序能夠記錄文件之間的歷史關(guān)系，但由于文件實體只能進(jìn)行線性排序的特征，所以它只能一維地記錄文件之間的歷史關(guān)系。

4.結(jié)構(gòu)理論對信息化時代檔案管理的詮釋

“檔案物質(zhì)實體的雙重構(gòu)成”發(fā)現(xiàn)電子檔案不但是物質(zhì)的實體，而且是由“文件實體集合”和“檔案歷史聯(lián)系的記錄”兩種物質(zhì)實體構(gòu)成的物質(zhì)，由此充分證明了電子檔案也是物質(zhì)的實體，使電子檔案阪依了“檔案是物質(zhì)實體”的傳統(tǒng)認(rèn)識。事實上，只要我們試圖消除對電子檔案物質(zhì)屬性的疑惑，在這個過程中遲早都會發(fā)現(xiàn)“檔案物質(zhì)實體的雙重構(gòu)成”的存在。因為電子檔案只能以物質(zhì)實體雙重構(gòu)成的形式存在。

（三）時代檔案管理工作新思路

基于以上檔案結(jié)構(gòu)理論，檔案工作在信息化時代的內(nèi)涵必將在信息技術(shù)的逐漸成熟發(fā)生深刻地轉(zhuǎn)變，從而給企業(yè)檔案工作提出新的思路。這些轉(zhuǎn)變主要發(fā)生在以下幾個方面：

1.工作的重心從實體向信息偏移

基于檔案物質(zhì)實體雙重構(gòu)成理論形成了“檔案實體管理”和“檔案信息整理”兩個檔案管理活動整合而成的二元檔案實踐體系。

在傳統(tǒng)檔案整理實踐中，檔案的實體整理顯得尤為重要。所謂“檔案實體管理”是以檔案實體集合為對象所形成的檔案實踐，“其管理的結(jié)果涉及到檔案實體物理位置的變化”。而實際上，檔案實體管理是對檔案的一個物流控制過程。在傳統(tǒng)手工條件下，對紙質(zhì)檔案的整理是一種利用文件實體的排序，記錄文件之間歷史關(guān)系的技術(shù)實踐。也就是說，在傳統(tǒng)檔案實體整理實踐中，包含著對“文件之間歷史關(guān)系”的“信息處理”，“檔案實體整理”和“檔案歷史聯(lián)系的信息整理”是渾然一體、同步進(jìn)行的。我們根本無法將“檔案歷史聯(lián)系的信息整理”從“檔案實體整理”中剝離出來，成為兩個相互分離的實踐過程。因此，包含著“檔案歷史信息整理”的傳統(tǒng)檔案實體管理的地位高于檔案一般信息的整理實踐，成為傳統(tǒng)檔案整理實踐的關(guān)鍵。

以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)的信息技術(shù)的發(fā)展給檔案整理實踐活動帶來了不小的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案思想無法應(yīng)對電子信息時代的檔案數(shù)字化問題，而檔案物質(zhì)實體雙重構(gòu)成理論這種思想，將“檔案歷史聯(lián)系的記錄”從“文件實體集合”中完全剝離出來，成為獨立存在的歷史信息，同時這一部分的檔案實踐也相應(yīng)地從傳統(tǒng)檔案實體管理中分離出來，形成獨立的檔案歷史信息的整理實踐。檔案的實體管理活動不再包含檔案歷史聯(lián)系的信息整理，其地位必將有所弱化。在電子信息為基礎(chǔ)的檔案管理工作中，“檔案實體管理”工作較以前簡單了很多，文件實體進(jìn)行排序只要保持“文件實體集合”的完整性和真實性，為日后的工作提供必要的、原始的憑證即可。而分離出來的“檔案歷史信息的整理”就顯得尤為重要，可以利用虛擬整理技術(shù)，對檔案的歷史聯(lián)系信息進(jìn)行多維的整理，形成完整的歷史聯(lián)系的記錄，從而真實地反映檔案所記錄的社會實踐活動。這樣，以“檔案歷史信息整理”為核心的“檔案信息整理”將成為二元檔案實踐體系的核心。

相信檔案事業(yè)的關(guān)注焦點將很快從文件實體轉(zhuǎn)向文件的形成過程，從文件實體的整理、編目和保管轉(zhuǎn)向了解信息系統(tǒng)和形成者的相關(guān)文獻(xiàn)之間的有機聯(lián)系。

換言之，現(xiàn)代檔案實踐的重心將由“檔案實體管理”向以“檔案歷史聯(lián)系的記錄”為核心的“檔案信息整理”偏移。

2.整理原則從一維的來源原則向多維的歷史原則發(fā)展

在現(xiàn)代檔案學(xué)理論內(nèi)核中，隨著檔案實踐的發(fā)展，檔案歷史聯(lián)系整理原則的內(nèi)涵從來源原則發(fā)展為歷史原則。其原因如下：

傳統(tǒng)檔案整理主要體現(xiàn)在“實體整理”，是一種利用文件實體的排序來記錄檔案歷史聯(lián)系的工作，這種整理受文件實體排序的巨大約束，只能選擇“來源”特征作為文件實體排序的根據(jù)，從而使經(jīng)典檔案學(xué)理論相應(yīng)地形成了一個只能利用“來源”特征來保持文件之間歷史關(guān)系的原則，即來源原則。但是“來源原則”與經(jīng)典檔案學(xué)提出的“檔案整理必須最大限度地保持文件之間的歷史聯(lián)系”相互矛盾，所以在來源原則指導(dǎo)下所形成的檔案并不能完整地記錄歷史。

當(dāng)電子文件出現(xiàn)后，對電子文件實體進(jìn)行排列已經(jīng)失去意義，虛擬整理技術(shù)應(yīng)運而生。檔案歷史聯(lián)系的虛擬整理是一種與文件實體排序無關(guān)的技術(shù)，它不再利用文件的實體排列順序來記錄檔案的歷史聯(lián)系，而是利用一個獨立的檔案歷史聯(lián)系信息系統(tǒng)，來記錄、固化和揭示檔案歷史聯(lián)系的技術(shù)。當(dāng)歷史聯(lián)系的記錄脫離文件實體排列后，人們就能同時根據(jù)文件之間歷史關(guān)系的多個特征，形成檔案歷史聯(lián)系的記錄。這樣，檔案歷史聯(lián)系的記錄從一維發(fā)展到多維，相應(yīng)地，檔案整理的原則也從原來的一維來源原則，過渡到更為復(fù)雜的多維歷史原則。

3.的價值從憑證價值向記錄歷史的文化價值發(fā)展

檔案的憑證價值，是檔案不同于和優(yōu)于其他各種資料的最基本的特點。長久以來，檔案作為對歷史事實的證據(jù)，是檔案利用工作中最常見的現(xiàn)象，檔案的一切作用都來源或衍生于憑證作用。

基于檔案物質(zhì)實體雙重構(gòu)成理論，文件實體的集合使我們能夠獲得事件的內(nèi)容，而檔案歷史聯(lián)系整理則使文件實體獲得事件的關(guān)聯(lián)。當(dāng)檔案物質(zhì)實體雙重形態(tài)形成后，歷史聯(lián)系的記錄從文件實體集合中獨立出來，從而可以對文件實體集合進(jìn)行多維的歷史聯(lián)系整理，形成多維的歷史聯(lián)系的記錄。這樣，讀者在閱讀檔案的過程中，就能依照檔案人員記錄下的“多維的歷史聯(lián)系”，將一份份文件的內(nèi)容連接成為一部真實而完整的歷史。檔案實踐也由經(jīng)典檔案學(xué)時代的對某一事件的憑證轉(zhuǎn)變?yōu)閷v史的憑證。相應(yīng)地，檔案的價值也從經(jīng)典檔案學(xué)的憑證價值上升為歷史文化價值。

（四）案部門應(yīng)該成為企業(yè)的核心靈魂

從信息化背景下檔案工作內(nèi)涵的擴展，可見檔案工作從簡單的文檔管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的管理和挖掘，這個檔案信息包括檔案本身的信息和檔案實體之間的歷史聯(lián)系，從而使檔案使企業(yè)檔案部門看到了自己可以承擔(dān)的職責(zé)，有理由相信企業(yè)檔案部門完全應(yīng)該成為企業(yè)的核心靈魂。

1.檔案部門變被動為主動服務(wù)成為各個部門的溝通橋梁

由于信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，使企業(yè)檔案部門與企業(yè)各個部門的信息交流更加便利了，同時，檔案部門在管理檔案的同時，進(jìn)一步挖掘檔案內(nèi)部的信息以及它們之間的聯(lián)系，提供給企業(yè)各個部門，企業(yè)檔案工作從傳統(tǒng)的管理工作擴展到為企業(yè)各個部門的主動服務(wù)，各個部門通過檔案部門可以了解其他部門的有價值的信息，促進(jìn)了各個部門信息的交流和溝通，其工作模式如圖2所示。

圖2 檔案館與部門關(guān)系圖

2.企業(yè)檔案部門掌握企業(yè)所有的信息

企業(yè)檔案部門承擔(dān)著記錄企業(yè)發(fā)展活動中的歷史記錄，這些檔案記錄是企業(yè)內(nèi)部寶貴的財富，在傳統(tǒng)的檔案保管思路下，這些檔案記錄起不到應(yīng)有的作用，依靠信息技術(shù)的發(fā)展，檔案部門從繁重的整理工作中解放出來，可以對這些歷史檔案進(jìn)行多維度的挖掘，這些工作將這完全不同于情報部門和圖書資料部門，決定了企業(yè)檔案部門其在企業(yè)活動中的關(guān)鍵地位。

3.企業(yè)檔案部門是企業(yè)文化的發(fā)起者

當(dāng)企業(yè)檔案的價值也從經(jīng)典檔案學(xué)的憑證價值上升為歷史文化價值，則其對企業(yè)文化產(chǎn)生決定性的作用。企業(yè)文化是指一個企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的管理思想、經(jīng)營理念、價值觀念、行為規(guī)范和企業(yè)精神的總和。企業(yè)檔案和企業(yè)文化均產(chǎn)生于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程，兩者之間存在著緊密的聯(lián)系。

（1）企業(yè)文化植根于企業(yè)檔案，企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設(shè)的源泉和動力。新的事物記載了新的檔案，新的檔案賦予企業(yè)新的文化。企業(yè)檔案工作者應(yīng)該在管理好企業(yè)檔案的同時，認(rèn)真研究和挖掘蘊藏在企業(yè)檔案中的文化思想，積極收集與企業(yè)文化建設(shè)相關(guān)的企業(yè)檔案，使企業(yè)檔案工作在企業(yè)文化建設(shè)過程中大顯身手，并使企業(yè)檔案工作與企業(yè)文化建設(shè)相互促進(jìn)，相互補充，共同推動企業(yè)的發(fā)展。

（2）企業(yè)檔案是企業(yè)的文化財富，管理好企業(yè)檔案就是管理好企業(yè)文化并且服務(wù)于企業(yè)。企業(yè)文化的傳播與記載依賴于企業(yè)檔案，沒有企業(yè)檔案，企業(yè)文化建設(shè)就難于持久和有生命力。就企業(yè)檔案的內(nèi)容而言，其本身就是一種企業(yè)文化現(xiàn)象，它可以應(yīng)用于企業(yè)文化建設(shè)，同時也進(jìn)一步豐富了檔案利用學(xué)的內(nèi)容。

具備了新的使命的企業(yè)檔案部門將成為企業(yè)文化的發(fā)起者。

（五）結(jié)論

傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作要適應(yīng)外部環(huán)境的變化、走出當(dāng)前面臨的困境，僅僅進(jìn)行細(xì)枝末葉的修修補補已經(jīng)無濟于事，唯有進(jìn)行根本性的變革和創(chuàng)新，從關(guān)注對檔案實體的管理轉(zhuǎn)移到關(guān)注對檔案所存儲的信息、所蘊含的知識的管理。檔案管理應(yīng)該由被動的、單一的、滯后的服務(wù)，轉(zhuǎn)變成前端、全過程的融入企業(yè)的核心活動，為企業(yè)創(chuàng)造價值、實現(xiàn)利潤最大化服務(wù)，為提升企業(yè)核心競爭力服務(wù)。企業(yè)檔案部門完全可以成為企業(yè)的核心靈魂，而且它也必須是，企業(yè)應(yīng)該從長遠(yuǎn)的觀點來看待檔案部門的地位和作用，相信隨著信息化技術(shù)的逐漸成熟，企業(yè)檔案部門的核心靈魂作用將更加明顯。

[1] 張莉,郝幸田.企業(yè)文明[J].我國企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀及創(chuàng)新,2010(02).

[2] 黃小萍.檔案的結(jié)構(gòu)研究[C].天津師范大學(xué)研究生學(xué)位論文,2008,3.

[3] 崔杰.現(xiàn)代檔案體系結(jié)構(gòu)研究[C].天津師范大學(xué)研究生學(xué)位論文,2006,4.

[4] 劉新安,朱瑞良,劉巍.虛擬整理技術(shù)的理論意義[J].北京檔案,1998,(10):23.

G271

A

1008-1151(2011)03-0150-02

2011-01-10

徐憬祎，供職于中航工業(yè)航空動力機械研究所。