新時期高校輔導(dǎo)員工作流程化管理的機(jī)制研究

王 洋

（北京物資學(xué)院 信息學(xué)院，北京 101149）

新時期高校輔導(dǎo)員工作流程化管理的機(jī)制研究

王 洋

（北京物資學(xué)院 信息學(xué)院，北京 101149）

隨著社會的發(fā)展與高校改革的深化，高校輔導(dǎo)員成為具有思想政治教育者、日常事務(wù)管理者和服務(wù)育人者等多重角色的高校學(xué)生工作骨干力量。但部分輔導(dǎo)員經(jīng)常深陷繁瑣的事務(wù)性工作之中，弱化甚至忽略了對學(xué)生的思想政治教育工作。將高校輔導(dǎo)員工作進(jìn)行流程化管理有助于提高輔導(dǎo)員的工作效率、提高輔導(dǎo)員的管理水平、促進(jìn)學(xué)校各項工作的順利開展。

輔導(dǎo)員工作流程化管理 必要性 可行性內(nèi)容 評價與建議

近年來，隨著社會的發(fā)展與高校改革的深化，高校輔導(dǎo)員的角色發(fā)生了深刻的變化，由最初單一的思想政治輔導(dǎo)員發(fā)展具有思想政治教育者、日常事務(wù)管理者和服務(wù)育人者等多重角色的高校學(xué)生工作骨干力量。但是由于輔導(dǎo)員工作的直接性、基層性、繁瑣性和復(fù)雜性等特點，長期以來，輔導(dǎo)員的工作缺乏應(yīng)用先進(jìn)的管理理念與方法，很多人每日深陷繁瑣的事務(wù)性工作之中，弱化甚至忽略了對學(xué)生的思想政治教育工作。這與中央十六號文件明確提出的“輔導(dǎo)員的主要工作是加強(qiáng)大學(xué)生思想教育”背道而馳。而在國外，麻省理工學(xué)院、伯克利加州大學(xué)很早就運用流程再造等先進(jìn)管理理念對學(xué)生事務(wù)進(jìn)行管理，提高了管理效率和學(xué)生滿意度，使得學(xué)校的教學(xué)科研等各項工作有序進(jìn)行。可見，應(yīng)用先進(jìn)的管理理念與方法，將高校輔導(dǎo)員工作進(jìn)行流程化管理有助于提高輔導(dǎo)員的工作效率、提高輔導(dǎo)員的管理水平、促進(jìn)學(xué)校各項工作的順利開展。

一、輔導(dǎo)員工作流程化管理的必要性

目前我國高校學(xué)生工作正處在一個促進(jìn)改革發(fā)展和維護(hù)社會穩(wěn)定的任務(wù)更加艱巨的時期，隨著高校連續(xù)的擴(kuò)招，以及“80后”、“90后”學(xué)生呈現(xiàn)的新特點，高校思想政治工作和學(xué)生管理工作面臨許多新問題和新情況。輔導(dǎo)員工作流程化管理是科學(xué)地做好輔導(dǎo)員工作乃至維護(hù)高校發(fā)展穩(wěn)定的必然要求。

1.輔導(dǎo)員工作對象具有復(fù)雜性。

高校輔導(dǎo)員的工作對象是大學(xué)生，年輕、文化層次高、反映信息快，有抱負(fù)、有理想是大多數(shù)學(xué)生的共同特點。但是隨著全球化進(jìn)程中不同文化的交融與碰撞，人們的思想進(jìn)一步解放，一些西方意識形態(tài)的滲透、文化垃圾的涌入正在淡化當(dāng)代大學(xué)生積極向上的價值觀、人生觀。一些學(xué)生在思想和行為上出現(xiàn)問題，突出表現(xiàn)在理想信念缺失、學(xué)習(xí)目的性不明確、厭學(xué)逃課、自我管理和約束能力差、沉迷網(wǎng)絡(luò)游戲、家庭經(jīng)濟(jì)與就業(yè)壓力下的心理障礙、功利意識增強(qiáng)等方面。隨著學(xué)生數(shù)量的增加和學(xué)校社會化程度的提高，輔導(dǎo)員面臨日益復(fù)雜的學(xué)生思想問題，需要對工作進(jìn)行流程化管理。

2.輔導(dǎo)員工作內(nèi)容需要成果化。

一直以來，輔導(dǎo)員的工作特點被認(rèn)為是具體和瑣碎的，因此很多人忽視了對其規(guī)律方法進(jìn)行探尋和研究，這導(dǎo)致輔導(dǎo)員的工作很難成果化。雖然輔導(dǎo)員的工作情況經(jīng)常是“兩眼一睜，忙到熄燈”，但是其工作成果總是難以落實到紙面上，形成規(guī)律和方法進(jìn)行推廣、學(xué)習(xí)和交流。事實上，正是由于輔導(dǎo)員工作本身的直接性、復(fù)雜性和繁瑣性，才使得我們更應(yīng)該把它作為一門科學(xué)甚至是藝術(shù)來研究，科學(xué)研究不只是專職教師的事情，探索研究輔導(dǎo)員工作流程化管理的問題，有利于明確輔導(dǎo)員的工作責(zé)任和義務(wù)，推動輔導(dǎo)員對工作規(guī)律的認(rèn)識和把握，從而進(jìn)一步提高工作效率，促進(jìn)工作成果的轉(zhuǎn)化。

3.輔導(dǎo)員工作隊伍需要穩(wěn)定化。

高校輔導(dǎo)員是大學(xué)生思想政治教育的主體和骨干力量，但據(jù)近期一項針對全國百所高校輔導(dǎo)員隊伍建設(shè)的調(diào)查顯示：輔導(dǎo)員隊伍中普遍存在流動性大、數(shù)量不足、素質(zhì)不齊、待遇偏低、積極性不高等問題。輔導(dǎo)員的任職周期絕大部分低于五年。這直接導(dǎo)致輔導(dǎo)員的職業(yè)認(rèn)同感降低，工作缺乏科學(xué)性、有效性和條理性，導(dǎo)致工作效果不佳。因此，建立和完善一套科學(xué)的輔導(dǎo)員工作流程化管理模式有助于提高輔導(dǎo)員工作的積極性和創(chuàng)造性，有利于高校形成一支穩(wěn)定的高素質(zhì)輔導(dǎo)員隊伍。

二、輔導(dǎo)員工作流程化管理的可行性

流程化管理是在經(jīng)濟(jì)全球化和日益激烈的市場競爭中應(yīng)運而生的現(xiàn)代管理理念和技術(shù)，其思想基于1993年管理大師哈默提出的流程再造理論，是一種以規(guī)范化的構(gòu)造端到端的卓越業(yè)務(wù)流程為中心，以持續(xù)地提高組織業(yè)務(wù)績效為目的的系統(tǒng)化方法。它正逐步取代傳統(tǒng)基于“科層制”體系的職能化管理模式，在企業(yè)中得到普遍的應(yīng)用，明顯提高企業(yè)市場競爭力。

流程化管理理念可以整合眾多手段，從而增強(qiáng)高校學(xué)生工作的管理效能，更好地配置和優(yōu)化資源。在企業(yè)中，流程化管理具體指的是流程分析、流程定義與重定義、資源分配、時間安排、流程質(zhì)量與效率測評、流程優(yōu)化，等等。它為客戶需求設(shè)計，可隨著內(nèi)外環(huán)境的變化和需要被優(yōu)化。這一理論也可以應(yīng)用到高校的學(xué)生工作管理中，首先，高校輔導(dǎo)員面臨的每一項工作都應(yīng)該梳理出清晰的流程，流程中每一項工作都應(yīng)該有明確的內(nèi)容，對于內(nèi)容不清晰的工作，需要進(jìn)一步明確其定義；其次，輔導(dǎo)員應(yīng)對每項工作的資源配置 （包括人員、物品、場地等）、時間和預(yù)計達(dá)到的效果進(jìn)行說明；再次，輔導(dǎo)員要對已經(jīng)完成的工作進(jìn)行評價，通過反饋結(jié)果進(jìn)一步優(yōu)化原有的流程；最后，高校流程化管理是為了學(xué)生的需求而設(shè)計的，因此它也會隨著社會進(jìn)步、高校發(fā)展和學(xué)生的需要進(jìn)行變化和調(diào)整，從而達(dá)到最優(yōu)化的狀態(tài)。

以上分析說明，高校輔導(dǎo)員工作可以通過借鑒企業(yè)流程化管理經(jīng)驗，在一定的目標(biāo)下形成工作流程，進(jìn)而進(jìn)行科學(xué)管理，從而極大地整合學(xué)校資源，提高管理效率，增強(qiáng)管理效能。

三、輔導(dǎo)員工作流程化管理的內(nèi)容

輔導(dǎo)員工作的流程化管理是以構(gòu)造一種高效規(guī)范的學(xué)生工作辦事流程為中心，以學(xué)生的成才需要作為基本出發(fā)點和落腳點，從而形成“穩(wěn)定—服務(wù)—發(fā)展”的管理機(jī)制。在總結(jié)工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，輔導(dǎo)員要梳理出每項工作的具體流程，進(jìn)一步界定工作的具體內(nèi)容，對工作中的資源配置、時間安排和預(yù)期目標(biāo)都設(shè)定量化的標(biāo)準(zhǔn)，最后對整個工作流程進(jìn)行評價和完善，從而達(dá)到流程最優(yōu)化的狀態(tài)。

1.輔導(dǎo)員工作內(nèi)容分析。

根據(jù)中央十六號文件及高校人才培養(yǎng)的目標(biāo)，高校輔導(dǎo)員的工作主要包括思想政治教育、日常事務(wù)管理和服務(wù)育人三大任務(wù)。從輔導(dǎo)員產(chǎn)生的背景及十六號文件中提出的要求來看，大學(xué)生的思想政治教育無疑是輔導(dǎo)員工作的重中之重，做好學(xué)生思想政治教育工作不僅是培養(yǎng)高素質(zhì)人才的需要，而且是做好學(xué)生工作的本質(zhì)要求，其內(nèi)容包括：組織以理想信念為主題的教育活動，結(jié)合節(jié)日和時事進(jìn)行愛國主義、民族精神、榮辱觀等方面的教育，結(jié)合熱點問題開展形勢政策教育和學(xué)生思想教育，組織公民道德教育或公益活動等。輔導(dǎo)員日常事務(wù)管理方面的工作主要有：記錄抽查課堂出勤情況、做好成績分析與違紀(jì)記錄、評獎評優(yōu)、學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的管理、請銷假、宿舍衛(wèi)生、黨團(tuán)建設(shè)、獎貸勤補(bǔ)免等。輔導(dǎo)員的服務(wù)育人工作主要包括：深度訪談、就業(yè)指導(dǎo)和生涯規(guī)劃咨詢、心理咨詢等。

輔導(dǎo)員工作具有明顯的周期性，因此，要科學(xué)地規(guī)劃輔導(dǎo)員工作的流程，首先要對每項工作的周期進(jìn)行界定和區(qū)分。從新生入學(xué)到畢業(yè)是輔導(dǎo)員工作的一個大周期（四年），學(xué)生每升入一個年級是一個中周期（一年），一個學(xué)期是一個小周期（半年），本文以一年為周期將19項輔導(dǎo)員的具體工作分為日常性、階段性和一次性三類（見下表）。

表 輔導(dǎo)員的具體工作的分類

2.輔導(dǎo)員工作流程化管理的建設(shè)。

對于日常性的工作，流程化管理的重點是整合有效資源，建立協(xié)調(diào)機(jī)制。輔導(dǎo)員日常性工作的特點是活動內(nèi)容靈活，活動規(guī)模較小，持續(xù)時間較短。因此可以通過建立科學(xué)合理的學(xué)生組織體系，有效推進(jìn)日常學(xué)生管理流程。輔導(dǎo)員可以充分授權(quán)學(xué)生干部和學(xué)生組織協(xié)調(diào)管理日常性事務(wù)，輔導(dǎo)員進(jìn)行整體的監(jiān)督和評價，這樣一方面可以鍛煉提高學(xué)生干部的管理能力和水平，另一方面可以提高自身的工作效率。

對于階段性工作，流程化管理的重點是理順工作程序，集成繁瑣任務(wù)。階段性工作的特點是活動方式基本固定，活動內(nèi)容不斷變化，活動規(guī)模較大，持續(xù)時間較長。此類工作需要對傳統(tǒng)分散的工作按照順暢、高效的目標(biāo)進(jìn)行重組和再造，清除不必要的活動任務(wù)、簡化程序、整合任務(wù)。然后建立以流程為中心的綜合活動流程，將每項活動的多個步驟、多個部門、多個環(huán)節(jié)整合在一起，經(jīng)過輔導(dǎo)員辦公會集中協(xié)商解決，這樣可以及時完成各項階段性工作，提高辦事效率，提升活動質(zhì)量。

對于一次性工作，流程化管理的重點是強(qiáng)化服務(wù)意識，完善運行機(jī)制。一次性工作的特點是活動內(nèi)容和形式基本固定，活動具有普遍性，持續(xù)時間較短。這類工作需要輔導(dǎo)員強(qiáng)化服務(wù)意識，變“管理導(dǎo)向”為“服務(wù)導(dǎo)向”。比如在新生報到時實施“一站式服務(wù)”，即對新生入學(xué)程序進(jìn)行明確說明，新生在接新處就可辦完所有的入學(xué)手續(xù)直接入住宿舍，大大縮短辦事流程。此外，輔導(dǎo)員還要重視建立有效的師生溝通渠道，通過座談會、網(wǎng)絡(luò)聊天、微博等方式加強(qiáng)與學(xué)生的溝通交流，進(jìn)一步完善符合學(xué)生需要的流程化管理模式。

四、輔導(dǎo)員工作流程化管理的評價與建議

在企業(yè)，流程化管理是為了客戶需求而設(shè)計的，因而這種流程會隨著內(nèi)外環(huán)境的變化和需要被優(yōu)化。同樣，輔導(dǎo)員工作的流程化管理機(jī)制也應(yīng)隨著學(xué)生需求和環(huán)境需要不斷發(fā)展完善。

1.健全監(jiān)督評價機(jī)制，促進(jìn)民主管理。

在輔導(dǎo)員工作流程化管理的建設(shè)過程中，要暢通管理渠道，健全監(jiān)督評價機(jī)制，注意提倡民主，相信學(xué)生，不斷完善監(jiān)督評價機(jī)制，通過組織座談會、主題班會或者網(wǎng)絡(luò)微博交流等方式對輔導(dǎo)員工作的流程化建設(shè)進(jìn)行 “可信度“、“滿意度”調(diào)查，接受學(xué)生的意見建議，改進(jìn)完善運行機(jī)制。在決策流程中，要重視采用方案研究、咨詢討論、公告公示和征詢建議等民主方式，讓廣大教職工和學(xué)生享有監(jiān)督權(quán)和知情權(quán)，提高流程化管理的可行性。

2.建立創(chuàng)新機(jī)制，推進(jìn)流程管理。

輔導(dǎo)員工作的流程管理并不意味著要把工作方式方法僵化不變，隨著工作對象與外部環(huán)境的發(fā)展變化，輔導(dǎo)員的工作思路要不斷創(chuàng)新，善于接受新思想、新事物，用新思路、新方法解決現(xiàn)代高校學(xué)生工作中的新問題。通過現(xiàn)代化的方式和手段，及時補(bǔ)充知識技能，提高科學(xué)文化素質(zhì)。緊跟時代脈絡(luò)，順應(yīng)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢，不斷增加流程化管理中的創(chuàng)新點，促使學(xué)生工作朝著科學(xué)化、現(xiàn)代化的方向邁進(jìn)。

可見，在新時期高校輔導(dǎo)員工作借鑒企業(yè)流程化管理理念，建立和完善輔導(dǎo)員工作流程化管理機(jī)制可以提高學(xué)生教育管理工作的主動性，增強(qiáng)學(xué)生工作的有效性和科學(xué)性，促進(jìn)高校的發(fā)展穩(wěn)定，進(jìn)一步推動和諧校園的建設(shè)。

［1］中共中央國務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)大學(xué)生思想政治工作的意見.中共中央文件中發(fā)［2004］16號.

［2］晏蘋.中美高校輔導(dǎo)員工作比較——淺論我國輔導(dǎo)員制度的發(fā)展方向［J］.湖南大眾傳媒職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2006，（4）：114-116.

［3］丁烈云.基于流程再造的高校管理改革探析［J］.中國高等教育，2007，（22）：10-13.

［4］馮殿華.新形勢下高校輔導(dǎo)員工作程序化及其作用［J］.衡水學(xué)院學(xué)報，2007，（9）：99-101.

［5］陸偉家，張厚軍.流程管理與高校學(xué)生工作管理效能的凸顯［J］.揚州大學(xué)學(xué)報，2008，（12）：69-72.