借ERP無形之翼,實(shí)現(xiàn)需用物資可用資源追蹤

中國石油化工股份有限公司洛陽分公司 鮮家飛

借ERP無形之翼,實(shí)現(xiàn)需用物資可用資源追蹤

中國石油化工股份有限公司洛陽分公司 鮮家飛

石化企業(yè)在日常生產(chǎn)和項(xiàng)目建設(shè)中，有大量的物資需求，這些需求以需用物資計(jì)劃的形式提交到物資采購部門。“需要物料的采購和供應(yīng)環(huán)節(jié)能夠滿足生產(chǎn)過程對物料的柔性（多樣化）和剛性（質(zhì)量）的需求”。在需用物資領(lǐng)用的過程中，物資使用單位急切想了解需用物資的庫存情況、采購情況、預(yù)期的可領(lǐng)用時(shí)間等信息；物資采購部門希望采購的物資能被及時(shí)領(lǐng)用、完全領(lǐng)用、滿足使用需求而不造成庫存積壓。

如何能平衡需用單位和采購部門的工作需求，形成高效的企業(yè)物流？

借E R P無形之翼,可實(shí)現(xiàn)需用物資可用資源的有效追蹤!

企業(yè)需用物資供應(yīng)現(xiàn)狀

石化企業(yè)物資采購供應(yīng)工作具有關(guān)聯(lián)度高、計(jì)劃性強(qiáng)、點(diǎn)多、面廣、專用性強(qiáng)的特點(diǎn)。中石化洛陽分公司是我國中部地區(qū)特大型石油化工企業(yè)，年原油加工量能力1000萬噸,每年采購生產(chǎn)建設(shè)所需(原料油以外)物資數(shù)萬個(gè)品種，年采購金額達(dá)20多億元。公司于2005年11月投用E R P（S A P）系統(tǒng)，推進(jìn)企業(yè)物流、資金流、信息流的“三流合一”，消除了企業(yè)內(nèi)部部門之間的信息孤島，實(shí)現(xiàn)了經(jīng)營管理層面業(yè)務(wù)的跨部門集成。2006年到2010年期間，洛陽分公司E R P系統(tǒng)內(nèi)每年接收到物資需求約3～4萬項(xiàng)記錄，未完全執(zhí)行計(jì)劃的數(shù)量和比例 呈逐年上升趨勢，隨之產(chǎn)生的影響庫存積壓金額也呈上升趨勢。

圍繞需用物資這一主題，領(lǐng)用方與供應(yīng)方存在各自的看法（見圖1列舉）。物資需用單位經(jīng)常問：“我們需要的物資，倉庫有沒有?沒有庫存的物資，什么時(shí)間能到貨？提報(bào)的計(jì)劃，出庫了多少？”物資采購部門則說：“接到的計(jì)劃總不滿足采購周期。到庫的物資，總不被及時(shí)領(lǐng)用。計(jì)劃經(jīng)常發(fā)生變更，造成庫存積壓。”

物資需用單位和計(jì)劃管理部門認(rèn)為，他們在計(jì)劃執(zhí)行過程中對資源的把握比較被動(dòng)。計(jì)劃下達(dá)前，不了解需用物資庫存可用狀態(tài)；計(jì)劃下達(dá)后，不了解物資需求與庫存的差異。對在途物資，不了解采購進(jìn)度。在費(fèi)用控制和現(xiàn)場施工方面，常受到物資供給制約。因此，計(jì)劃部門有提高物資需求計(jì)劃執(zhí)行效率的工作需要。

可用資源范圍

圍繞物資這一核心，有哪些可用資源？

在企業(yè)的E R P系統(tǒng)內(nèi)，有大量的、客觀的數(shù)據(jù)可以加以利用。首先是物資主數(shù)據(jù)。作為E R P運(yùn)行的支撐系統(tǒng)，洛陽分公司所在集團(tuán)統(tǒng)一應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)代碼網(wǎng)站提供了300萬條物資基礎(chǔ)信息，包括物資分類、編碼、描述、計(jì)量單位、技術(shù)參數(shù)等字段信息。這些是提報(bào)需求計(jì)劃，開展物資采購供應(yīng)的必要信息。其次是企業(yè)的庫存數(shù)據(jù)。洛陽分公司2010年年底在庫物資約13000個(gè)品種，金額達(dá)2.6億元；其中，在庫1年以上物資有9000萬元。這些庫存物資使用批次編號記錄入庫時(shí)間，表明其在庫年限，并被分為正常儲備、特殊儲備、積壓、可調(diào)劑、待報(bào)廢等狀態(tài)，可以作為 “正向 ”資源參與系統(tǒng)的綜合平衡。第三類資源是物資需求，包括通過E R P系統(tǒng)跨專業(yè)集成的設(shè)備維修工單、項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)訂單、對外銷售訂單、內(nèi)部成本中心需求等。這些需求包含了所需要的物資編碼、需求數(shù)量、需求時(shí)間、以及計(jì)劃下達(dá)時(shí)間等信息，可以作為 “ 負(fù)向 ”資源參與系統(tǒng)的綜合平衡。第四類資源是采購憑證。采購憑證包括需求計(jì)劃經(jīng)過系統(tǒng)綜合平衡以后形成的采購計(jì)劃，采購計(jì)劃經(jīng)過對外詢價(jià)形成的報(bào)價(jià)單，報(bào)價(jià)單經(jīng)過選擇簽約對象后形成的商務(wù)合同。每年，洛陽分公司簽訂物資采購合同約4000～5000份，在E R P中創(chuàng)建數(shù)萬條合同明細(xì)記錄。

需求是負(fù)向資源，供給是正向資源，有效需求和有效供給都是可用資源。可用資源是稀缺的，稀缺資源存在獲取時(shí)間博弈，努力實(shí)現(xiàn)資源平衡才能發(fā)揮稀缺資源的最大利用效率。

需用物資可用資源追蹤實(shí)現(xiàn)策略

1、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)

依托企業(yè)E R P系統(tǒng)，開發(fā)需用物資可用資源追蹤程序，從計(jì)劃編制、計(jì)劃執(zhí)行、采購在途、計(jì)劃核銷等多個(gè)角度實(shí)現(xiàn)對各類需求物資可用資源的統(tǒng)籌掌握，開展需求計(jì)劃執(zhí)行情況分析，為費(fèi)用控制和施工安排提供可用信息支持。

2、實(shí)施過程

①需求分析：搜集物資需求的種類，需求所包含的信息，以及物資需用部門對可用資源的把握要求。對搜集到的信息進(jìn)行分類分析，甄別和保留合理需求，合并相同或相近需求，平衡相對或矛盾需求。

②模型設(shè)計(jì)：結(jié)合物資需求和采購業(yè)務(wù)的工作程序，梳理E R P業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的流向（洛陽分公司一般物資采購工作程序見圖 2）。了解業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫中存取的邏輯關(guān)系，分析有效數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，確定數(shù)據(jù)篩選和抽取方案。

③開發(fā)說明書編寫：以固定的格式書面詳細(xì)說明有效數(shù)據(jù)獲取的位置，程序編寫邏輯，以及輸出報(bào)表各字段的展示樣式。

④程序編寫：采用A B A P程序語言，實(shí)現(xiàn)信息的快速獲取和有效分析，對物資原始需求、采購入庫、領(lǐng)用消耗各環(huán)節(jié)進(jìn)行狀態(tài)追蹤。

⑤程序測試：包括功能測試、邊際測試和用戶接受測試。通過測試驗(yàn)證數(shù)據(jù)的正確性，讓用戶檢驗(yàn)是否滿足使用需求。

⑥功能調(diào)整和程序再修改：根據(jù)測試情況，進(jìn)行預(yù)期功能調(diào)整，修改開發(fā)程序，直到實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)或滿足用戶需求。

⑦最終用戶培訓(xùn)和功能投用：對使用追蹤程序的用戶進(jìn)行系統(tǒng)操作培訓(xùn)，授權(quán)系統(tǒng)權(quán)限。投用系統(tǒng)功能。

3、實(shí)現(xiàn)功能

①物資基本信息查詢：根據(jù)物料編碼或描述查詢物料編碼、描述、計(jì)量單位、參考移動(dòng)平均價(jià)等基本信息。

②庫存物資狀態(tài)展示：展示庫存物資在庫庫齡和可用狀態(tài)。

③需用物資可用資源分析：根據(jù)物料編碼或維修工單獲取需用物資的計(jì)劃執(zhí)行情況、可用庫存情況、在途采購情況。

④項(xiàng)目物資需求跟蹤：根據(jù)物料編碼或項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)訂單跟蹤需用物資的計(jì)劃執(zhí)行情況、采購情況和可用資源情況。

⑤需用物資領(lǐng)用情況分析：根據(jù)物料編碼或維修工單（項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)訂單）查詢需用物資的領(lǐng)用情況。

⑥過期需求計(jì)劃定位：根據(jù)物料編碼或維修工單（項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)訂單）定位過期未執(zhí)行或未完全執(zhí)行的需用計(jì)劃。

⑦采購合同執(zhí)行情況記錄創(chuàng)建與查詢：根據(jù)采購合同創(chuàng)建或查詢執(zhí)行記錄，監(jiān)控合同履行情況。

上述功能，均可以固定報(bào)表格式快速批量輸出到E X C E L表。

需用物資可用資源追蹤應(yīng)用成效

通過需用物資可用資源追蹤，對提升物資需求計(jì)劃管理水平起到下列作用：

①物資需用部門、計(jì)劃管理部門可獲得較豐富的需用物資相關(guān)信息，降低物資需求計(jì)劃提報(bào)的盲目性，提高計(jì)劃的有效性。

②施工管理人員在現(xiàn)場搶修時(shí)，可及時(shí)查詢庫房可用物資狀況，為確定施工方案提供參考。

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③計(jì)劃提報(bào)人員隨時(shí)了解檢修物資領(lǐng)用情況，未領(lǐng)用的物資是否具備領(lǐng)用條件，對將產(chǎn)生的費(fèi)用額度有一個(gè)預(yù)計(jì)，避免發(fā)生費(fèi)用超預(yù)算。

④計(jì)劃提報(bào)人員快速查找超期未實(shí)施計(jì)劃，清理E R P過期預(yù)留，提高E R P物資綜合平衡準(zhǔn)確率。

⑤輔助計(jì)劃管理部門實(shí)施物資的利庫代用，減少庫存資金占用。

⑥計(jì)劃及項(xiàng)目管理部門參考需用物資可用資源情況進(jìn)行項(xiàng)目統(tǒng)籌安排、進(jìn)度控制和費(fèi)用管理調(diào)配。

根據(jù)計(jì)劃管理部門反饋的信息，實(shí)現(xiàn)需用物資可用資源追蹤后，相關(guān)信息獲取的速度和準(zhǔn)確性大幅度提高。應(yīng)用效果舉例見表1。

采購與供應(yīng)是企業(yè)經(jīng)營的基本行為，高效的采購與供應(yīng)管理是現(xiàn)代企業(yè)的必修課。借助E R P系統(tǒng)對可用資源進(jìn)行追蹤只是實(shí)現(xiàn)石化企業(yè)現(xiàn)代化物流的舉措之一。進(jìn)一步，可以借助信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資源來源追溯、供需自動(dòng)配給和物流效益最佳化。

鮮家飛，工程師，華中科技大學(xué)物流工程碩士，從事物資采購信息化管理11年，目前在中石化洛陽分公司物資裝備部工作。