企事業(yè)單位辦公室管理工作的思考

劉磊

隨著我國(guó)社會(huì)變革和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企事業(yè)單位體制改革的不斷深化，各單位辦公室工作的地位和作用日益重要。辦公室作為一個(gè)單位的綜合部門，是承上啟下、協(xié)調(diào)左右、連接內(nèi)外的樞紐。怎樣在新形勢(shì)下充分發(fā)揮辦公室的工作職能，是廣大辦公室工作人員所面臨的嶄新課題。

辦公室工作的特點(diǎn)

一、辦公室承擔(dān)單位大量事務(wù)性工作。辦公室工作職能繁多，承擔(dān)著一個(gè)單位大量的事務(wù)性工作。如信訪、接待、文秘、檔案、機(jī)要交換，以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)等。有些小型企事業(yè)單位，辦公室甚而兼具人事、財(cái)務(wù)等職能。

二、辦公室是單位的綜合協(xié)調(diào)部門。除了大量的事務(wù)性工作，辦公室還擔(dān)負(fù)著領(lǐng)導(dǎo)之間、領(lǐng)導(dǎo)與下級(jí)以及部門與部門之間的綜合協(xié)調(diào)工作。辦公室對(duì)上級(jí)單位做出的工作部署，對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)工作批示、交辦任務(wù)等的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查，及時(shí)向上級(jí)單位和單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行反饋。

三、辦公室是單位決策的組織與參與者。此外，辦公室是單位的智囊團(tuán)，是單位領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀者。辦公室對(duì)一個(gè)單位的工作有著全盤的了解和掌握。在單位領(lǐng)導(dǎo)決策和決策落實(shí)的過(guò)程中，通過(guò)開(kāi)展調(diào)研、收集信息、整理資料、會(huì)議論證、草擬文件、設(shè)計(jì)方案等，為單位民主決策、科學(xué)決策開(kāi)辟渠道，提供依據(jù)和參考。

當(dāng)前企事業(yè)單位辦公室工作面臨的挑戰(zhàn)

隨著企事業(yè)單位體制改革的不斷深化，社會(huì)管理理念的不斷更新，辦公室工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)。

一、管理觀念。新形勢(shì)下，隨著我國(guó)社會(huì)變革和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企事業(yè)單位的工作內(nèi)容面臨巨大的轉(zhuǎn)變。但仍有很多辦公室工作人員依舊固守原有的思維方式和思想觀念，對(duì)形勢(shì)的變化不聞不問(wèn)，固步自封，致使辦公室工作原地踏步，裹足不前。

二、管理制度。完善的制度建設(shè)可以規(guī)范管理，提高工作運(yùn)轉(zhuǎn)效率，使工作做到有章可循，是辦公室工作高效有序的保障。但管理制度不是一成不變的，管理制度也需要不斷適應(yīng)新形勢(shì)下單位的發(fā)展需求。很多企事業(yè)單位的管理制度未能做到與時(shí)俱進(jìn)，舊有的制度限制了單位管理工作的效率，造成不必要的時(shí)間、人力和物力的浪費(fèi)。

三、管理職能。隨著社會(huì)的變革，單位的發(fā)展面臨許多新的問(wèn)題。辦公室職能也應(yīng)隨之進(jìn)行相應(yīng)的改變。明確辦公室的具體管理職能，方能處理這些不斷涌現(xiàn)的新問(wèn)題，為單位的持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。部份企事業(yè)單位對(duì)辦公室應(yīng)有職能的界定模糊不清，致使辦公室工作無(wú)法有序進(jìn)行，甚至出現(xiàn)辦公室越俎代庖插手不該參與的事務(wù)的狀況。

四、人才建設(shè)?，F(xiàn)代管理越來(lái)越重視人的作用，把人放在中心地位，人是組織的第一要素。辦公室人員的素質(zhì)必須跟上時(shí)代步伐。但在當(dāng)前，依舊有不少辦公室工作人員在思想、業(yè)務(wù)各方面與單位管理的需要存在很大的距離，勢(shì)必影響辦公室工作的開(kāi)展。

新形勢(shì)下辦公室的建設(shè)要求

一、加強(qiáng)思想建設(shè)，增強(qiáng)政治意識(shí)。堅(jiān)持正確的政治信念和立場(chǎng)，是辦公室工作最根本的素質(zhì)。企事業(yè)單位辦公室大多要根據(jù)黨和國(guó)家的各項(xiàng)方針，結(jié)合本單位實(shí)際，協(xié)助單位領(lǐng)導(dǎo)制定本單位的發(fā)展規(guī)劃，協(xié)調(diào)各部門的有關(guān)工作。這要求辦公室工作人員必須深入透徹地理解黨和國(guó)家的路線、方針和政策的內(nèi)在精神實(shí)質(zhì)，提高自身的理論功底和戰(zhàn)略思維。

二、轉(zhuǎn)變思想觀念，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)?，F(xiàn)代管理理論認(rèn)為“管理就是服務(wù)”。辦公室要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，不斷提高對(duì)服務(wù)內(nèi)容的認(rèn)識(shí)，拓展工作領(lǐng)域。要轉(zhuǎn)變思想觀念，把服務(wù)作為基本職能。由以往被動(dòng)的接受工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)為領(lǐng)導(dǎo)和員工提供高效的服務(wù)，以一流的工作態(tài)度，一流的工作作風(fēng)以及一流的工作成績(jī)來(lái)樹(shù)立和維護(hù)辦公室的權(quán)威和形象。

三、加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范各項(xiàng)工作。任何規(guī)范、高效、有序的管理，都離不開(kāi)科學(xué)的制度建設(shè)。辦公室工作具有涉及面廣、頭緒繁雜的特點(diǎn)。首先必須擁有一套切實(shí)可行的常規(guī)規(guī)章制度和嚴(yán)格的辦事流程，以避免工作的無(wú)序和混亂。其次要建立起明確的辦公室崗位目標(biāo)管理責(zé)任制度對(duì)辦公室的工作進(jìn)行進(jìn)一步規(guī)范。只有這樣，才能保證辦公室各項(xiàng)工作目標(biāo)明確，責(zé)任到位并將工作落到實(shí)處。只有加強(qiáng)辦公室制度建設(shè)，使辦公室工作規(guī)范化、程序化、科學(xué)化，才是提高辦公室工作水平和管理效能的有效途徑。

四、改進(jìn)工作方法，創(chuàng)新工作形式。辦公室的工作千頭萬(wàn)緒，每一項(xiàng)工作都與全局有著密切的聯(lián)系。要做好辦公室工作，要求辦公室工作人員要善于思考，不斷摸索工作規(guī)律，改進(jìn)工作方法，以增強(qiáng)工作的時(shí)效性。創(chuàng)新工作新式，利用現(xiàn)代先進(jìn)的辦公設(shè)備和方法加工、傳輸辦公信息，建立高效率、高質(zhì)量的現(xiàn)代辦公機(jī)制。通過(guò)強(qiáng)化信息網(wǎng)絡(luò)工作，建立起完善的規(guī)范的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

五、加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。辦公室工作涉及面廣，如果不注意學(xué)習(xí)和更新知識(shí)，就無(wú)法勝任工作。應(yīng)鼓勵(lì)辦公室工作人員通過(guò)各種途經(jīng)進(jìn)行學(xué)習(xí)，既要對(duì)自己承擔(dān)的本職業(yè)務(wù)深鉆細(xì)研，又要兼收并蓄，熟悉全面，做到一專多能。其實(shí)，辦公室因其工作特點(diǎn)，自身就是一個(gè)非常鍛煉人的地方，辦公室工作人員要善于在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，重視調(diào)查研究，善于分析和總結(jié)，真正從實(shí)踐中獲取知識(shí)。只有不斷吸取新的知識(shí)，掌握新的技能，才能優(yōu)化辦公室人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，促進(jìn)綜合素質(zhì)的不斷提高，從而為辦公室工作提供不竭的動(dòng)力。

（作者單位：中國(guó)知識(shí)產(chǎn)權(quán)培訓(xùn)中心）