我國科研文件檔案管理模式特點(diǎn)問題與建議:典型案例研究

關(guān)宏玉 劉洋 安小米

摘要：采用典型案例研究方法，從比較高校、科研機(jī)構(gòu)和科研基金管理機(jī)構(gòu)的科研文件管理活動(dòng)要素和科研項(xiàng)目文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要素角度總結(jié)了我國科研文件檔案管理的現(xiàn)狀、模式特點(diǎn)和存在問題，對未來研究提出了建議。

關(guān)鍵詞：科研文件 科研檔案 管理模式 典型案例 中國

一、研究背景

隨著知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，信息與知識日益成為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要因素，信息的有效利用成為了增強(qiáng)國際競爭力和綜合國力的重要保證?？蒲形募⒖蒲袡n案作為科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，對于提高科研活動(dòng)的效率與水平有著重要作用。本文旨在通過對科研文件管理規(guī)范的典型案例分析，總結(jié)出目前我國科研文件檔案管理模式的特點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)其中的問題并提出解決建議，對建立統(tǒng)一、集成的科研文件檔案管理模式的必要性進(jìn)行論證。

目前我國進(jìn)行科研文件管理活動(dòng)的機(jī)構(gòu)主要有高校、科研機(jī)構(gòu)和科研基金管理機(jī)構(gòu)三種類型。本文從各類機(jī)構(gòu)的共性出發(fā)，采用典型案例研究的方法，根據(jù)機(jī)構(gòu)具有影響力、科研水平較高、重視科研文件檔案管理的選擇標(biāo)準(zhǔn)，高校選取了清華大學(xué)、上海交通大學(xué)和南京大學(xué)，科研機(jī)構(gòu)選取了中國科學(xué)院、廣東省農(nóng)業(yè)科學(xué)院和上海社會(huì)科學(xué)院，科研基金管理機(jī)構(gòu)選取了北京市科學(xué)技術(shù)委員會(huì)、中華人民共和國科學(xué)技術(shù)部和國家自然科學(xué)基金委員會(huì)。通過對相關(guān)的科研文件檔案管理工作辦法的研讀，梳理出其工作的模式特點(diǎn)。

二、我國科研文件檔案管理活動(dòng)與規(guī)范的現(xiàn)狀分析

1. 從管理活動(dòng)的構(gòu)成要素分析

在管理主體方面，高校和科研機(jī)構(gòu)具有基層的研究課題組、科研處(辦)或研究所、檔案館三分階段管理的特點(diǎn)，科研項(xiàng)目生命期內(nèi)，科研文件檔案管理存在不同管理主體標(biāo)準(zhǔn)不一的問題，但階段責(zé)任者的管理責(zé)任分工明確。

在管理客體方面，高校和科研機(jī)構(gòu)的歸檔范圍涵蓋了科研項(xiàng)目活動(dòng)各個(gè)階段形成的重要文件；科研基金管理機(jī)構(gòu)的范圍則主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)階段的合同書、研究計(jì)劃、階段性成果及后期產(chǎn)業(yè)化成果，是科研活動(dòng)中形成的最有價(jià)值的信息資產(chǎn)。此外，對于科研文件和科研檔案的具體管理要求主要集中在完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全以及質(zhì)量要求等方面，沒有對檔案的真實(shí)性和可用性提出明確規(guī)定。

在管理過程方面，高校和科研機(jī)構(gòu)在收集、整理、保管、鑒定、開發(fā)利用等環(huán)節(jié)分工明確，呈現(xiàn)出明顯的分階段管理的特征；檔案部門多從歸檔環(huán)節(jié)開始干預(yù)，主要負(fù)責(zé)科研檔案的保管、鑒定和開發(fā)利用。而科研基金管理機(jī)構(gòu)則尤為注重科研項(xiàng)目成果的驗(yàn)收與評估。

2.從管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的內(nèi)容要素分析

從管理目的上看，各類機(jī)構(gòu)均強(qiáng)調(diào)科研文件檔案的原始記錄性和社會(huì)記憶屬性，期望通過文件檔案管理來提高科研管理水平和研究水平，增強(qiáng)管理活動(dòng)的規(guī)范化和制度化?？蒲谢鸸芾頇C(jī)構(gòu)則更具前瞻性，除發(fā)揮文件檔案的基本作用外，更傾向于從信息資源的角度來看待科研檔案，將科研文件檔案視為項(xiàng)目評估的重要依據(jù)。

從管理內(nèi)容上看，高校和科研機(jī)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范基本上涵蓋了歸檔要求、歸檔范圍、歸檔辦法、責(zé)任分工、考評依據(jù)等環(huán)節(jié)；而科研基金管理機(jī)構(gòu)則更加側(cè)重于對科研文件檔案管理職責(zé)與管理要求的規(guī)定，驗(yàn)收與評估成為重要的管理環(huán)節(jié)。

從管理過程上看，高校和科研機(jī)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范按照科研項(xiàng)目活動(dòng)過程和科研文件檔案生命期特點(diǎn)進(jìn)行責(zé)任分工，階段性管理特征較為明顯；科研基金管理機(jī)構(gòu)雖然對科研機(jī)構(gòu)的文件檔案管理工作提出要求，表現(xiàn)出全過程參與的跡象，但關(guān)注的焦點(diǎn)仍是科研成果的評估與驗(yàn)收。

從適用范圍上看，現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范大多針對本單位科研項(xiàng)目或課題活動(dòng)所形成的科研文件材料和科研項(xiàng)目（課題）檔案。其中，科研基金管理機(jī)構(gòu)主要針對立項(xiàng)項(xiàng)目應(yīng)形成的文件檔案。對比分析結(jié)果，高校和科研機(jī)構(gòu)的科研文件檔案管理在干預(yù)時(shí)機(jī)、管理客體和主體定位等方面存在共性，主要按科研活動(dòng)過程管理，服務(wù)于科研目的，具有科研模式特點(diǎn)；而科研基金管理機(jī)構(gòu)對于科研檔案的管理主要按科研項(xiàng)目管理方式服務(wù)于科研管理目的，具有科研管理模式特點(diǎn)。

三、我國科研文件檔案管理模式的特點(diǎn)與問題分析

圖1和圖2分別揭示了我國科研文件檔案管理存在的科研模式和科研管理模式的共同特點(diǎn)。管理主體對文件檔案管理的責(zé)任按科研活動(dòng)過程和和文件運(yùn)動(dòng)生命周期規(guī)律劃分，從文件形成、立卷、歸檔到提供利用，每個(gè)階段界限清晰、分工明確，呈現(xiàn)出明顯的文件生命周期的特征。

兩種模式的科研文件檔案管理活動(dòng)主要涉及科研機(jī)構(gòu)、科研基金管理機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)三類主體。圖3反映了科研文件和科研檔案在三者之間的流轉(zhuǎn)過程?？梢钥闯?，從形成文件的課題組到最終歸檔的檔案部門，科研文件有不同的流向。以科研人員B為例，參與了A、C兩個(gè)分屬于不同科研基金管理機(jī)構(gòu)的課題，為此需要按照各機(jī)構(gòu)不同的歸檔要求移交科研文件；而課題組A接收科研人員B移交的文件之后，既需要通過科研處歸檔到檔案館，也需要提交給基金管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行最終審核；此時(shí)，由于科研機(jī)構(gòu)和科研基金管理機(jī)構(gòu)對歸檔管理有不同的要求，由此需要形成兩套不同的文件。

圖3揭示出兩種模式在銜接上存在一些問題：首先，科研基金管理機(jī)構(gòu)與科研機(jī)構(gòu)對于文件形成的要求往往不一致，導(dǎo)致文件檔案管理過程中人力、物力的浪費(fèi)。其次，科研文件檔案歸屬在不同的科研機(jī)構(gòu)和科研基金管理機(jī)構(gòu)中，而這些機(jī)構(gòu)相對獨(dú)立，相互之間資源不共享，不利于整體科研水平的提高。第三，科研基金管理機(jī)構(gòu)雖然在管理理念上提出“促進(jìn)科研發(fā)展”，但實(shí)際的文件檔案管理工作基本不涉及利用，沒有充分發(fā)揮出科研檔案的價(jià)值。

四、研究結(jié)論及建議

國內(nèi)科研文件檔案管理的主體主要有高校、科研機(jī)構(gòu)和科研基金管理機(jī)構(gòu)。管理中存在科研模式和科研管理模式兩種類型，其中，高校和科研機(jī)構(gòu)同屬科研模式。在綜合分析兩種模式的管理實(shí)踐與內(nèi)外部因素之后，發(fā)現(xiàn)二者共同遵循文件生命周期理論分階段管理和過程管理的基本思想。至此，得出國內(nèi)科研文件檔案管理模式在整體上屬于文件生命周期模式的結(jié)論。

國內(nèi)科研文件檔案管理的文件生命周期模式歸結(jié)起來具有以下特征：首先，無論是科研模式，還是科研管理模式，其文件與檔案所經(jīng)歷的管理流程都是全過程的管理，只是在側(cè)重點(diǎn)上有所不同。其次，科研模式和科研管理模式都實(shí)行階段式管理，反映了文件分階段運(yùn)動(dòng)的事實(shí)，只是二者的主體地位體現(xiàn)在不同的管理階段。第三，兩種模式從不同角度驗(yàn)證了文件生命周期理論對于文件價(jià)值形態(tài)變化規(guī)律的普遍揭示，只是科研模式側(cè)重于對檔案原始記錄性和憑證價(jià)值的保護(hù)與利用，而科研管理模式則更加側(cè)重于對檔案所蘊(yùn)含的信息資源價(jià)值的評估與開發(fā)。

然而，隨著知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，文件檔案生命周期模式在面對知識交流與共享的客觀要求時(shí)顯現(xiàn)出嚴(yán)重的缺陷與不足，日益成為一個(gè)不容忽視的問題。首先，文件與檔案之間明顯的階段式管理使得檔案部門經(jīng)常處于被動(dòng)地位，管理環(huán)節(jié)的相對孤立使得歸檔文件的質(zhì)量存在風(fēng)險(xiǎn)。其次，科研文件檔案管理活動(dòng)對其研究對象的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)著重于質(zhì)量控制，在真實(shí)性方面的要求明顯弱化。在電子文件大量產(chǎn)生的背景之下，歸檔文件的公信力受到質(zhì)疑。第三，管理對象大多針對檔案實(shí)體本身，忽視了對于人員的具體要求；檔案人員的信息資源開發(fā)、配置、增值與服務(wù)意識缺乏。第四，缺少跨機(jī)構(gòu)、跨部門的科研文件檔案管理機(jī)制，不利于信息與知識的交流和共享。

由此研究和建立適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求的科研文件檔案管理統(tǒng)一規(guī)范十分必要。建立統(tǒng)一的科研文件檔案管理規(guī)范，將有利于保證文件在整個(gè)生命周期的真實(shí)、完整、可靠、安全與可用，保證科研信息的質(zhì)量；有利于形成連貫和一致的文件形成要求、管理規(guī)范（分類、立卷）、歸檔范圍和利用標(biāo)準(zhǔn)等，提高科研項(xiàng)目管理的水平；保障科研信息資源的共享和科研知識的利用，支持科研發(fā)展與學(xué)科進(jìn)步。

注釋：

*本文系安小米教授主持的教育部科學(xué)技術(shù)研究重點(diǎn)項(xiàng)目“面向知識管理的國家科研項(xiàng)目文件管理體系構(gòu)建研究”（項(xiàng)目代號：109005）和2008年度教育部“新世紀(jì)優(yōu)秀人才支持計(jì)劃”的研究成果之一。

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作者單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院數(shù)據(jù)工程與知識工程教育部重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室