淺談我國(guó)人事檔案管理工作改革的新設(shè)想

李國(guó)民

摘要：時(shí)下，我國(guó)人事檔案管理改革唯有從現(xiàn)代管理理念、管理制度、運(yùn)行體制、管理效能等方面進(jìn)行必要的及時(shí)調(diào)整，順時(shí)而謀、因應(yīng)而變，才能適應(yīng)我國(guó)實(shí)行人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的現(xiàn)實(shí)需要，積極順應(yīng)現(xiàn)代新型人力資源對(duì)人事檔案管理工作的最新要求?；诖耍覈?guó)當(dāng)前人事檔案管理工作改革的重點(diǎn)，就必須要更新觀念、創(chuàng)新方法，要利用現(xiàn)代管理學(xué)知識(shí)提出新設(shè)想、新思路與新方法，這從根本上決定著我國(guó)人事檔案管理工作能否邁上新臺(tái)階并是否能煥發(fā)出新的生機(jī)。

關(guān)鍵詞： 人事檔案管理 新設(shè)想 新方法

一、吸收并創(chuàng)設(shè)新的管理理念

當(dāng)前，我國(guó)人事檔案管理工作改革的重點(diǎn)應(yīng)首先放在管理理念的更新上，管理理念能否得到更新直接決定著管理制度能否得以調(diào)整、管理方法能否得以改善，也直接影響著我國(guó)人事檔案管理工作改革的發(fā)展方向。那么，我國(guó)人事檔案管理工作改革要從管理理念上進(jìn)行變動(dòng)，必須徹底拋棄從前的嚴(yán)管和秘管思路，放開管理機(jī)制中的內(nèi)在張力，滿足現(xiàn)代檔案管理服從社會(huì)化的總要求。事實(shí)上，人事檔案管理的目的在于實(shí)際利用，提高人事檔案管理的科學(xué)化旨在服務(wù)于人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略及其未來發(fā)展。只有堅(jiān)持這樣的現(xiàn)代化、社會(huì)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的管理理念，才能成功指導(dǎo)整個(gè)人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)新突破，使其更好地服務(wù)于我國(guó)人力資源開發(fā)的根本需求。①在這種現(xiàn)代新理念的引領(lǐng)下，我國(guó)人事檔案管理工作推行改革必須擴(kuò)大現(xiàn)代管理視野，從原有狹隘的為各個(gè)具體單位進(jìn)行人事管理服務(wù)的管理理念，拓寬到為社會(huì)化、大眾化服務(wù)的綜合管理理念上來，要充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和多媒體工具整合綜合信息，總體上反映人事檔案中個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、歷史能力增長(zhǎng)與現(xiàn)實(shí)能力拓展等各方面的人才信息。要從根本上做到這一點(diǎn)，我國(guó)現(xiàn)代人事檔案管理改革就要求，真正實(shí)現(xiàn)人事管理和檔案管理的內(nèi)在銜接，變秘密的、嚴(yán)格的約束管理為服務(wù)大眾和社會(huì)的整合管理、寬松管理。這種寬松管理服務(wù)的對(duì)象不再是本單位、本部門、本地區(qū)的人事管理和單位內(nèi)人員的發(fā)展調(diào)配，而是使之更能夠在未來的發(fā)展中朝向社會(huì)化的全方位服務(wù)變革，使得與之相關(guān)的部門、行業(yè)與地區(qū)的人事管理及相關(guān)人員的發(fā)展，都能從中得到綜合化利用。

二、建立健全新的管理制度

我國(guó)人事檔案管理工作為適應(yīng)人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的整體性需求和科學(xué)疏導(dǎo)人才流動(dòng)的實(shí)際需要，積極應(yīng)對(duì)人事檔案管理工作社會(huì)化、信息化、公開化、網(wǎng)絡(luò)化、大眾化對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式與方法所帶來的諸多挑戰(zhàn)與質(zhì)疑，必須從根本上改革現(xiàn)行多年的人事檔案管理的基本制度，盡可能吸收現(xiàn)代人事檔案管理工作的新理念、新思想，做好制度創(chuàng)新。總體上要建立并實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、分工合作、權(quán)限明晰、共同監(jiān)督的現(xiàn)代人事檔案管理制度，只要具備相應(yīng)的管理權(quán)限，在人事檔案管理工作上都應(yīng)取得利用人事檔案信息的基本權(quán)利，只有這樣才能滿足當(dāng)前我國(guó)社會(huì)化人力資源管理發(fā)展趨勢(shì)對(duì)人事檔案信息綜合利用的總體要求，在全面實(shí)施人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的今天，在制度上確保實(shí)現(xiàn)對(duì)人才合理流動(dòng)與綜合利用的當(dāng)代需求。另外，我國(guó)人事檔案管理制度上的變革要處理好保密性與公開性的關(guān)系，擺脫套在人事檔案管理工作頭上多達(dá)幾十年的以保密為重點(diǎn)的舊思路，將制度管理建立的重點(diǎn)落實(shí)到綜合利用、合理開發(fā)這一層面上，人事檔案利用制度的改革目的在于明晰，人事檔案信息的利用更多的是針對(duì)本人和被授權(quán)人的合理利用，在個(gè)人隱私及其安全性方面仍然要按照保密法的需求，達(dá)到現(xiàn)代人事檔案管理工作的開放與保密的統(tǒng)一。

三、選擇科學(xué)化、現(xiàn)代化的新方式

總的看來，現(xiàn)行的我國(guó)人事檔案管理工作仍舊帶有濃厚的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)及其條塊分割的弊端，這也決定了我國(guó)人事檔案管理工作改革勢(shì)在必行。舊的人事檔案包袱沉重、繁復(fù)瑣碎，而且個(gè)人信息在所屬單位內(nèi)逐級(jí)流動(dòng)，檔隨人動(dòng)，一檔囊括，內(nèi)容陳舊、信息老化，人事檔案管理改革就是要改變這種檔隨人走、包羅萬象的舊方式，利用現(xiàn)代化科學(xué)性管理理念，建立人檔適當(dāng)分離、人事檔案信息用于社會(huì)化服務(wù)的新方式。②即建立健全人事檔案管理的分級(jí)、分段、分層管理的新模式、新體制，這種新形式就是要充分發(fā)揮人事檔案管理服從服務(wù)于我國(guó)現(xiàn)代人才發(fā)展這一根本需求，服從服務(wù)于人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的整體性需求和科學(xué)疏導(dǎo)人才流動(dòng)的實(shí)際需要，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破死板的統(tǒng)得過死、條塊分割的人事檔案管理舊模式，將載體管理、信息管理與社會(huì)管理、綜合管理有機(jī)結(jié)合起來，找到秘管與利用兩全其美的新形式。就是要利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息傳媒的高新技術(shù)使人事檔案信息盡可能活起來、動(dòng)起來，在各個(gè)方面服務(wù)于國(guó)家對(duì)人才信息的綜合性利用。

四、確保管理工作的新效率

人事檔案管理不能只是重視人事信息的收集整理、鑒定編目等日常工作，這是普通管理員的基礎(chǔ)性工作，需要有人去做而且一定要做好，但是，它只是現(xiàn)代人事檔案管理的一種工作而非所有工作，而且也不是最重要的工作，如果忽略對(duì)人事檔案信息資源系統(tǒng)化的編研工作和對(duì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合利用、全面開放工作，就失去了人事檔案管理的當(dāng)代社會(huì)價(jià)值及其戰(zhàn)略性意義，就會(huì)直接影響人事檔案信息全面綜合利用的社會(huì)效能。我國(guó)當(dāng)代人事檔案管理在對(duì)人事檔案的編研與開發(fā)過程中，要盡可能做到重點(diǎn)突出、有的放矢、點(diǎn)面結(jié)合、拓寬范圍，為了做到服從服務(wù)于人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的整體性需求和科學(xué)疏導(dǎo)人才流動(dòng)的實(shí)際需要，人事檔案信息員的管理一定要圍繞人員結(jié)構(gòu)合理調(diào)整，重點(diǎn)引進(jìn)與深度培養(yǎng)相結(jié)合，配置好、使用好本單位、本部門的科技信息管理與檔案管理人員，使之熱愛本職工作、具備科學(xué)管理頭腦，深入研究人事檔案管理工作如何服從服務(wù)于人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的整體性需求和科學(xué)疏導(dǎo)人才流動(dòng)的實(shí)際需要，研究如何綜合利用人才信息全面服從國(guó)家建設(shè)、如何提高現(xiàn)代管理人事資料的編研工作和提高利用效率，從保護(hù)人事檔案原件的精準(zhǔn)性上和提高利用率上下功夫，要在加強(qiáng)人事檔案管理信息化、綜合化、現(xiàn)代化、社會(huì)化上下功夫，研究如何建立人事檔案數(shù)據(jù)庫的信息管理系統(tǒng)、社會(huì)服務(wù)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)系統(tǒng)，科學(xué)實(shí)施人事檔案靜態(tài)管理與動(dòng)態(tài)管理相結(jié)合的工作流程，利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)手段，將人事檔案資料信息整理、輸入、編碼、儲(chǔ)存、處理、開發(fā)、利用，將文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料或者電子形式，立足實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源紙質(zhì)文本與數(shù)據(jù)格式文本并存歸檔，同時(shí)管理。③

注釋：

①倪麗娟.完善檔案信息資源開發(fā)模式的思考[J].檔案學(xué)通訊,2006(6).

②張桂珍.關(guān)于高校人事檔案工作改革的設(shè)想[J].河北科技圖苑,1998(1).

③陸瀅.對(duì)人事檔案管理改革的思考[J].經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展,2005(9).

作者單位：河南大學(xué)民生學(xué)院