IT助力漢庭加速度

呂丹

在張敏看來，很多大的IT項目的實施，關(guān)鍵的挑戰(zhàn)在于怎么把業(yè)務(wù)和技術(shù)平臺結(jié)合起來。業(yè)務(wù)人員和IT人員互相之間的溝通、理解以及磨合，這個是不是做得好，實際上就是最后的結(jié)果好不好。

已經(jīng)成功登陸納斯達克一年多的漢庭酒店集團，在多年的發(fā)展中，十分注重IT建設(shè)對業(yè)務(wù)的推動。據(jù)漢庭酒店集團IT總監(jiān)張勇介紹，無論是董事長季琦，還是CEO張拓，他們都有與IT相關(guān)的背景，他們對整個漢庭的信息化建設(shè)是很有前瞻性的。“在漢庭還是幾十家店的時候，整個集團的信息化就已經(jīng)規(guī)劃到了上千家店的水平?！?/p>

然而，業(yè)務(wù)的快速發(fā)展促使?jié)h庭酒店集團高層對企業(yè)內(nèi)部的信息化建設(shè)提出新的要求，希望通過新的預(yù)算系統(tǒng)對公司的經(jīng)營預(yù)測進行高效分析，經(jīng)多方比較，漢庭決定選擇IBMCognos。預(yù)測分析軟件是IT產(chǎn)業(yè)的又一個重大趨勢，也是經(jīng)濟和社會迅速發(fā)展所產(chǎn)生的迫切需求。伴隨著多種產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展和升級，例如電子醫(yī)療檔案、水資源管理、更有效率的鐵路系統(tǒng)和智能電網(wǎng)項目等，企業(yè)需要具備全新的業(yè)務(wù)分析和預(yù)測能力，即如何分析海量的數(shù)據(jù)并預(yù)測未來，從而制定針對性的商業(yè)決策的能力。

IT匹配增速

漢庭2009年底有236家門店，2010年底發(fā)展到438家門店，一年的時間新增了202家門店。在這種快速增長的節(jié)奏下，如何平衡高速發(fā)展的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略和穩(wěn)健的財務(wù)戰(zhàn)略是令管理高層不容忽視的。在漢庭酒店集團CFO張敏看來，逆水行舟，不進則退，停止未見得就是穩(wěn)健的，反而是怎么能夠在整個擴張的過程中把握好投資決策的風險?！耙驗槲覀兪翘幵诟咚俪砷L的投資期，需要有一套非常有效的指標來隨時考量目前在做的和前期已經(jīng)做的投資決策，最后運行的結(jié)果是不是跟預(yù)期一樣。所以中間要有很多跟蹤指標，要跟蹤很多參數(shù)。不僅是銷售層面，還有成本層面的。所以需要由分析人員來關(guān)注這些指針，然后把這些信息及時反饋到?jīng)Q策層，在后面的投資決策當中就會汲取前面的經(jīng)驗和教訓(xùn)，來指導(dǎo)目前正在做的這些決策，這對整個過程的速度、有效性和準確度要求很高?！?/p>

據(jù)張敏介紹，漢庭的上市合規(guī)過程很順利，因為在上市之前，很多業(yè)務(wù)活動都已經(jīng)進行了規(guī)范化和標準化，IT是支持規(guī)范化和標準化的重要工具。在合規(guī)過程中有很多工作都已經(jīng)通過IT平臺實現(xiàn)了集中化，所以審核和控制都相對比較容易。“上市對于公司而言，提供了一個更穩(wěn)定的資金來源，對未來的高速發(fā)展有更好的資金保障。公司上市之后進入了一個平穩(wěn)且高速的發(fā)展過程中，整個IT平臺的可靠性、效率和可復(fù)制性非常重要。其實我們在前幾年就做了很多準備性的工作，像我們自己內(nèi)部做的軟件開發(fā)，以及支持內(nèi)部業(yè)務(wù)流程建的平臺。其實IBM做的預(yù)算系統(tǒng)是我們眾多平臺中的一個比較重要的模塊?！?/p>

張勇談到，從2010年3月開始準備至今，整個Cognos項目進展順利，當然在數(shù)據(jù)整合方面也花了很多精力。有一些計算公式、計算方法，包括人事、銷售、新店、老店技術(shù)數(shù)據(jù)的整合，建?；撕芏鄷r間和精力，因為要在現(xiàn)在的基礎(chǔ)上建立一個新的模型，而且還要優(yōu)化，但只要這些都達成了，后面的問題也就迎刃而解。原來可能是兩個部門之間統(tǒng)計口徑會不太一樣，現(xiàn)在一個平臺上統(tǒng)計口徑和數(shù)據(jù)源統(tǒng)一，準確度非常高，各個部門之間不會出現(xiàn)數(shù)據(jù)偏差的問題。今非昔比

在采訪中我們了解到，漢庭原有的預(yù)算業(yè)務(wù)，每年除了傳統(tǒng)的財務(wù)預(yù)算以外，還會有四個版本的滾動預(yù)算，另外還會出具多種對內(nèi)和對外的報表。以前預(yù)算的周期大概要做六個月，一般是從下半年開始一直做到12月底，這個預(yù)算才算完成，并且在第二年還要繼續(xù)做滾動預(yù)算。在沒有實施Cognos項目之前，財務(wù)預(yù)算的整個過程中，準備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及做一些控制、審批基礎(chǔ)的工作占據(jù)了絕大部分時間，而真正用在對企業(yè)最有價值的業(yè)務(wù)分析上的時間比例卻非常少。而一個理想的狀態(tài)應(yīng)該是這樣的倒三角：只需花很少的時間將全面預(yù)算相關(guān)的基礎(chǔ)準備工作做好，然后留有充足的時間做業(yè)務(wù)分析。

傳統(tǒng)財務(wù)人員一周的工作狀況普遍是前兩天在收集整理數(shù)據(jù)，星期三開始維護電子表格，做很多Excel的報表或者預(yù)算；第四天開始做創(chuàng)建報表和圖形化的工作，還有一些模型的維護，直到最后一天才會有時間開始做分析以及一些傳統(tǒng)的財務(wù)工作。Cognos項目實施后，可以在秒級就完成這樣的工作，并且可以做很多What－if的假設(shè)，馬上就能看到結(jié)果，大大提高了效率。而在新店預(yù)測方面，則有比較好的新店預(yù)測模型，可以基于投資預(yù)測的角度考慮問題，把投資金額的參數(shù)輸入進去，考慮到其他多種因素，折算出這家酒店將來的回報周期有多長，當模型調(diào)整到可接受以后，再套入開發(fā)計劃，最終得到整個新店的預(yù)測。

張勇認為，項目的實時性是很大的亮點。以前公司預(yù)算是用Excel來做，現(xiàn)在與BI系統(tǒng)集成之后，管理層可以隨時看到調(diào)整前后的結(jié)果，實時性很關(guān)鍵；第二，管理上的靈活性也有很大的體現(xiàn)，比如有相關(guān)項目要進行預(yù)算調(diào)整，都可以非?？斓脑谶@個系統(tǒng)平臺上調(diào)整完并看到效果，然后再決定是否真的履行這個方案。這在以前都是手工來做，效率會比較低。

“進入這個平臺，真正體會到預(yù)算作為龍頭，整個公司的運作是以財務(wù)為核心的，財務(wù)又是以預(yù)算為龍頭的，如果這塊效率得到了大大提升和準確度，實時性提高的話，會帶來整個公司的運作，包括后面的會計、收入審核、酒店的運作，這一條線就活起來了?！?/p>

此外，人力資源已經(jīng)越來越成為企業(yè)的核心競爭價值和資產(chǎn)，企業(yè)對此也越來越重視，所以在發(fā)展過程中就需要更加精確的數(shù)據(jù)。中國的社保和公積金體系，每個地方都有一套標準，像漢庭這樣的連鎖酒店，員工來自于各個地方，每個人實際交的社保可能都不一樣，原來的計算量很大很復(fù)雜，而有了這樣的解決方案，可以做到非常精確，這樣使得高層管理人員對整個人事的成本管控也能做到心里有數(shù)。

張敏也強調(diào)，漢庭是一個發(fā)展特別快的連鎖酒店集團，所以在整個數(shù)據(jù)處理當中的效率、可靠度以及溝通的有效性，這幾個指標是非常重視的。IBM的這套系統(tǒng)去年上線之后，主要在以下幾個方面有幫助：第一，用于預(yù)算分析的人力可以得到很大的節(jié)省，因為預(yù)算是整個公司運營的一個核心的工具，涉及到很多員工的考核和業(yè)績衡量，因此預(yù)算在制定過程當中彼此之間的溝通過程由于這個平臺也變得更加順暢；第二，由于數(shù)據(jù)在這個平臺上整合，對決策支持的快速性和可靠性也有所改善。舉例而言，漢庭一個專業(yè)的財務(wù)分析人員，原來能夠支持覆蓋的門店數(shù)可能只有30到40家，到預(yù)算的時候就非常忙?，F(xiàn)在由于集成標準化之后，去年支持的人數(shù)應(yīng)該已經(jīng)達到了60家左右，今年可能還會有進一步提高。“預(yù)算這個功能專門有一個部門來負責，去年我們增加了約80％的門店，但這個預(yù)算組去年的人數(shù)大概只增加了一兩個，所以工作效率的提高是很顯著的?！?/p>

財務(wù)人員在這個系統(tǒng)的易用性方面反饋也非常積極。原來很多預(yù)算分析人員要花大量的時間做數(shù)據(jù)搬家的工作?，F(xiàn)在通過效率的提高，他們的重點也開始轉(zhuǎn)移，更多的轉(zhuǎn)向?qū)?shù)據(jù)的分析、內(nèi)部問題的發(fā)現(xiàn)和解決上。

張敏還補充道，預(yù)算要成為一個有效的管理工具，需要一個T0p down再輸入循環(huán)的過程，這個過程實際上是需要多部門去參與的。這個平臺能夠使得幾十個部門的同事都能夠同時在這個平臺上給予輸入，同時又能夠及時得到反饋?！斑@使得我們預(yù)算編制的有效性，以及在這個過程當中創(chuàng)造每一個部門自己對預(yù)算的擁有感和主人翁意識非常重要?！绷硗?，在結(jié)果的溝通上，每個店長的業(yè)績考核都是與系統(tǒng)相關(guān)的，每個門店員工的獎金也都是跟預(yù)算完成度相關(guān)。如何能夠在這個過程當中使數(shù)據(jù)傳遞成為無縫連接，不會由于一些人為的數(shù)據(jù)處理出現(xiàn)錯誤、遞延、版本混亂等這些大組織里面常見的問題，是非常重要的。在這個平臺上漢庭就實現(xiàn)了無縫的通訊連接，所有部門負責人在預(yù)算組控制這個版本上一旦明確之后，就能讀到最新的結(jié)果，店長也是這樣，很清楚他的預(yù)算是多少，如果這個季度有調(diào)整的話，就會得到一份調(diào)整通知，可以在平臺上直接讀到最新的考核指標多少，這套體系對于組織的有效運轉(zhuǎn)是非常核心的。

越磨越利

在張敏看來，很多大的IT項目的實施，關(guān)鍵的挑戰(zhàn)其實都在于怎么把業(yè)務(wù)和技術(shù)平臺結(jié)合起來。業(yè)務(wù)人員和IT人員互相之間的溝通和理解以及磨合，這個是不是做得好，實際上就是最后的結(jié)果好不好，這是最關(guān)鍵的一點，在很多項目的實施過程當中都有這樣的體會。這次實施總體來說還是比較成功的，一方面漢庭原有的業(yè)務(wù)體系已經(jīng)比較模塊化、程序化，并非是在實施之前臨時來制作一些新流程，而是已經(jīng)都準備好了的東西，只不過原來用的工具是eXoel，現(xiàn)在把它搬到一個更好的平臺上來，所以原來的流程也相對穩(wěn)定。

在全面預(yù)算系統(tǒng)上線之后，漢庭在未來的信息化方面會有怎樣的理想目標?張敏坦陳， “我相信刀是越磨越利的，今年已經(jīng)排在日程表上的一些改進的應(yīng)用，會進一步深挖掘其有潛力的地方，首先是把更多的內(nèi)部報告搬到這個體系上來，實現(xiàn)更多報告的自動化；其次，原來在設(shè)計的時候有很多預(yù)算的邏輯在里面，每年都會根據(jù)實際統(tǒng)計情況再做一些調(diào)整，在制定下一年預(yù)算時這個邏輯是不是要做一些調(diào)整才能做到更合理，這可能是我們今年主要在系統(tǒng)上做的一些改進。”