淺談高校檔案館服務(wù)功能的實現(xiàn)

宋世葉

（大連醫(yī)科大學(xué)，遼寧 大連 116044）

進入21世紀，信息技術(shù)迅猛發(fā)展，高校檔案信息管理不斷創(chuàng)新，檔案館正以全新視角和寬泛的服務(wù)功能佇立于高校。彰顯高校特色、追求卓越信息服務(wù)已成為現(xiàn)代高校檔案館建設(shè)的重要內(nèi)容，正在為高校檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供有效動力，為高校管理現(xiàn)代化做貢獻。

一、高校檔案館的服務(wù)功能

近年來，隨著高校網(wǎng)絡(luò)化、電子化、數(shù)字化操作在教學(xué)、科研、管理、育人之中的廣泛應(yīng)用，高校檔案館的功能也發(fā)生了深刻變化，肩負著高校檔案安全保管的基地、愛國主義教育基地、檔案信息服務(wù)中心等神圣職責(zé)。伴隨著高校檔案館功能的不斷拓展，高校檔案館的服務(wù)功能日漸凸顯，而且成為詮釋檔案館功能的主要指標?？梢姮F(xiàn)代高校檔案館的服務(wù)功能，既包含存儲信息與保護人類文化遺產(chǎn)、面向社會媒介的文化傳承與宣傳等傳統(tǒng)服務(wù)功能，又發(fā)展為高校信息中心之一，擔(dān)負著傳播信息、文化育人和實現(xiàn)信息增值的重要服務(wù)任務(wù)，在服務(wù)對象和區(qū)間上已由校內(nèi)延伸至校外，并逐漸向社會化和公共服務(wù)層面發(fā)展。

二、實現(xiàn)高校檔案館服務(wù)功能的條件

傳統(tǒng)意義下高校檔案館服務(wù)功能實現(xiàn)的基本條件是館舍、館藏檔案、保管設(shè)施、檔案人員。在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息時代背景下，高校檔案館服務(wù)功能的實現(xiàn)不僅是對傳統(tǒng)基本條件賦予全新的內(nèi)涵，而且在軟實力方面提出較高的要求。不僅在館舍方面突破了傳統(tǒng)的庫房、閱檔室、裝訂室、辦公室，而且出現(xiàn)了信息共享空間、特殊載體保管空間、陳列展覽房間等新的用房；館藏檔案的種類、載體類型亦發(fā)生實質(zhì)性的變化；保管設(shè)施已由傳統(tǒng)的檔案柜發(fā)展到密集架、防磁柜、計算機等；檔案人員不僅有檔案專業(yè)的知識，還要有外語、計算機知識加上廣博的文史學(xué)知識和心理學(xué)知識，否則很難勝任本職工作?，F(xiàn)代大學(xué)檔案館計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已成為檔案館提升服務(wù)能力的必要條件，任何種類、載體形式的檔案等都通過數(shù)字形式存儲、傳播和再現(xiàn)，館藏的概念發(fā)生了革命性的變化，曾經(jīng)是手寫的紙質(zhì)目錄已經(jīng)被綜合信息服務(wù)平臺所取代。數(shù)據(jù)庫檢索系統(tǒng)、信息資源服務(wù)門戶、云計算模式、物聯(lián)網(wǎng)、檔案智能化等成為現(xiàn)代大學(xué)檔案館標志。

三、高校檔案館服務(wù)功能實現(xiàn)的策略

1.確立有利于高校檔案館服務(wù)功能實現(xiàn)的總目標

高校檔案館對學(xué)校和社會發(fā)展的作用和貢獻，主要體現(xiàn)在服務(wù)能力的大小和服務(wù)的成效上?，F(xiàn)代高校應(yīng)以構(gòu)建資源豐富、制度規(guī)范、安全有效、技術(shù)先進、利用便捷的服務(wù)型檔案館為總目標。要適時調(diào)整傳統(tǒng)的組織管理模式和制度內(nèi)容，研究檔案館服務(wù)實現(xiàn)所需要的內(nèi)外溝通機制，探討服務(wù)流程改造，不斷提高服務(wù)的技術(shù)含量和效率，實現(xiàn)服務(wù)目標和方式的與時俱進；建立服務(wù)狀況的反饋機制、績效評估機制和安全控制機制，全面加強服務(wù)體系建設(shè)，確立以服務(wù)對象需求為工作主線，加強對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，加大人財物的投入，不斷完善館庫、館藏、檢索工具、館藏檔案資料的整理、設(shè)備、利用場所、人員配備等服務(wù)條件。

2.樹立以服務(wù)為導(dǎo)向的檔案館工作理念

現(xiàn)代大學(xué)檔案館就是要堅持以人為本的時代精神訴求，在服務(wù)理念、服務(wù)目的、服務(wù)主體、服務(wù)環(huán)境等諸多方面開展創(chuàng)新，凸顯服務(wù)的主動性和時代性。追求服務(wù)手段現(xiàn)代化，服務(wù)內(nèi)容多元化，服務(wù)質(zhì)量高效化，服務(wù)環(huán)境舒適化，不斷提升檔案館信息資源的易用性，把檔案的知識服務(wù)應(yīng)用作為現(xiàn)代高校檔案館服務(wù)功能開發(fā)的取向之一，主動開展預(yù)測性、前瞻性信息加工，通過提供利用檔案、編研成果和公布史料，為查閱者提供有效服務(wù)，實現(xiàn)檔案館多元化的服務(wù)目標。

3.建立與高校發(fā)展需求相適應(yīng)的檔案館網(wǎng)站

建立獨具特色魅力、功能齊全、充滿個性化的檔案館網(wǎng)站是實現(xiàn)現(xiàn)代高校檔案館服務(wù)功能的重要途徑。信息時代高校圖書館、檔案館都是高校重要的信息中心，然而，高校檔案館的發(fā)展遠滯后于圖書館，不僅社會對檔案館的認識度差，而且校內(nèi)師生利用比例亦小。因此，研究檔案館網(wǎng)站的欄目組成，擴大網(wǎng)上檔案檢索目錄、文件的開放率，加強檔案宣傳是高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)亟待加強的方面。要緊密結(jié)合廣大師生需求實際，設(shè)置有效獲取可公開檔案信息的可行性和便利性，開展時效性信息導(dǎo)航服務(wù)，提高信息的查全率和查準率。建立不同層次需求的差異性服務(wù)，比如一般用戶，網(wǎng)站以宣傳推廣為主，以提高一般公眾的檔案意識；面對校內(nèi)師生學(xué)術(shù)研究用戶，網(wǎng)站主要為其提供便利的檔案文獻信息及其檢索服務(wù)。根據(jù)學(xué)校的專業(yè)特點，有選擇、有重點地建立反映學(xué)校歷史全貌的特色館藏。通過檔案館的服務(wù)，提升全校師生檔案意識，做好檔案的收集和保護，讓檔案貯藏文化；將零散的檔案文化資源集中，原始檔案整合，形成文化成果，讓檔案成為文化的傳遞者，成為改變師生生活的一種新動力。

4.重視現(xiàn)代化信息服務(wù)技術(shù)的應(yīng)用

現(xiàn)代高校管理基本上實現(xiàn)了信息儲存數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化，高校檔案館必須重視應(yīng)用先進的信息技術(shù)及施行科學(xué)信息服務(wù)的策略，否則很難適應(yīng)高校發(fā)展的需要。要快速加強傳統(tǒng)館藏檔案數(shù)字化處理，尤其是紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立專業(yè)的數(shù)字信息中心；制定立足當(dāng)前且面向長遠的信息服務(wù)策略。對入網(wǎng)檔案信息進行統(tǒng)一編目、實時傳送和交換，并按類型或載體形成邏輯上的目錄庫。嚴格執(zhí)行標準規(guī)范的管理法規(guī)與政策，使所有檔案信息的安全與維護工作得到充分保證，要不斷改善現(xiàn)代化管理設(shè)施，如計算機、掃描儀、刻錄機、數(shù)碼相機、移動硬盤、通訊線路等設(shè)備。重視各種密碼理論、密碼算法、安全協(xié)議、網(wǎng)絡(luò)安全和信息隱藏等技術(shù)的研發(fā)和在高校檔案管理中的應(yīng)用。積極促成學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)，使各類電子文件的形成按公文程序?qū)嵭衅鸩?、審核、簽發(fā)一體化，確保電子文件的安全和有效。

5.不斷提高檔案館的服務(wù)效益

高校檔案有別于其他行業(yè)的檔案，其自身的獨特性，顯示出其具有特定的工作范圍和更大的利用價值。近年來，高校檔案逐漸體現(xiàn)出跨地域、服務(wù)廣泛的特征，社會化服務(wù)正在逐漸發(fā)展。高校檔案館要緊密結(jié)合社會的需求，對館藏信息按專題、類別進行二次、三次加工，對檔案史料進行匯編、選編，供利用者查閱。如《校發(fā)文件匯編》、《歷屆畢業(yè)生人名錄》、《學(xué)校重點學(xué)科帶頭人簡介》、《研究生、本科生學(xué)位論文情況匯編》等。檔案館要充分利用現(xiàn)有的物質(zhì)條件，開展畢業(yè)證、學(xué)位證、成績及其他材料翻譯、代辦、認證等輔助性服務(wù)。定期舉辦檔案展覽，實現(xiàn)檔案與社會的對接，開展形式多樣化的服務(wù)，大大提高檔案館的服務(wù)功能與效益，促進高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

總之，高校檔案館作為一種特殊的校內(nèi)機構(gòu)，在不同的歷史時期，其服務(wù)功能往往有不同的表現(xiàn)形式，只有不斷順應(yīng)社會需求的變化，適時調(diào)整其服務(wù)方向和可發(fā)展空間，才能在保存人類文化遺產(chǎn)安全的同時，提升其社會參與程度，保障用戶的接受能力，實現(xiàn)自身發(fā)展。