淺談高職學生檔案管理

梁軍萍,梁軍利

(1.十堰職業(yè)技術學院汽車工程系,湖北十堰442000;2.陜西旅游汽車公司,西安710061)

隨著新時期教育事業(yè)的發(fā)展,高職院校學生檔案的建立和完備,有了更為科學、合理和嚴格的要求。因此,新形勢下高職學生檔案如何在創(chuàng)新、完善和提高的基礎上,更好地為科研教學、學生素質教育和就業(yè)人才培養(yǎng)服務,是我們高職院校學生檔案管理工作者面臨的重大課題。

一、提高對學生檔案管理工作重要性的認識,依法依規(guī)治檔

學生檔案管理是高校學生管理的重要組成部分。高校學生檔案真實地記載了一個學生從高中到大學期間德、智、體、美、勞等方面的情況,包括他們從入校至畢業(yè)點點滴滴的成長過程,錄取資格、新生教育、學業(yè)成績登記、各種獲獎記錄、學籍情況、畢業(yè)證書、興趣愛好、技能證明等一系列檔案材料,反映了每一位學生真實的學習成績、思想表現等情況,為今后學生走向社會,用人單位了解其情況,提供了具有科學性和準確性的依據。因此,我們必須充分認識高職院校學生檔案的價值、地位、作用和意義。同時,也要充分認識新時期高職院校學生檔案管理在學?，F代化、科學化和信息化等方面建設的重要性。在提高認識的基礎上,要切實改變舊的觀念,強化信息服務意識,樹立科學發(fā)展觀來指導高職院校學生檔案的現代化建設。要嚴格執(zhí)行國家有關檔案方面的法律法規(guī),強化法制觀念,把檔案法制法規(guī)建設和高職院校的具體實際有效結合,編制到院校日常的學生檔案管理規(guī)章制度中去。在國家的檔案法規(guī)和本院檔案管理制度相結合的貫徹、執(zhí)行過程中,做到檔案管理工作納入院校、系的規(guī)劃和發(fā)展計劃、納入學校的各項管理制度和章程、納入學生檔案管理人員的職責范圍和考評指標,使學生檔案管理工作得到院校領導全方位的支持。

二、建章立制,建立服務社會、學生的保證制度

隨著高等教育的普及,高職院校學生檔案的管理也趨于規(guī)范化和制度化,但也存在諸如規(guī)章制度不夠完善、檔案編目內容單薄、全過程管理時效性差、與社會用人單位考核標準不夠吻合以及管理手段、管理硬件落后等問題,極大程度地限制了檔案的最大使用效率和服務功能,甚至未能全面、真實地按社會和用人單位的實際需求來反饋學生的在校狀況。這些問題,都是檔案管理在服務方面制定的規(guī)章不夠完善所致,要從規(guī)范管理、立規(guī)遵章、提高學生檔案服務意識、推行電子化、數字化信息管理以及貼近社會用人需求等方式入手,加強和完善學生檔案管理工作的規(guī)章制度和服務保證制度,提高學生檔案管理水平。

規(guī)章制度是檔案工作管理的準則和基石。照章治檔,依法守檔,按規(guī)用檔,是檔案管理工作必須遵循的準則。因此,應努力提高高職院校檔案管理部門的責任意識和服務意識,建立起科學、系統(tǒng)、完備的檔案工作管理體系。檔案的實用性在于檔案記錄數據的全面、真實和可靠。真實記錄是檔案的基石,也是檔案管理工作者義不容辭的責任和工作要求。確保學生檔案原始、真實的記錄,需要制訂清楚明晰的校紀校規(guī)來規(guī)范,最終目的是為社會、用人單位選用人才更好地提供支持和記錄。建立完備的學生檔案的建檔、備案、回執(zhí)、借閱以及調檔、轉入、轉出等系統(tǒng)的管理規(guī)章和制度。同時,明確學生檔案管理人員在新生入校后就應關注、了解并登錄學生在校各項學習、活動中所表現出的能力,按照規(guī)章如實記錄并歸檔,做到照章收錄,及時歸類,保證檔案材料的完整性、一致性和長期性。這既可以減少突擊地集中整理,又能使學生檔案客觀地反映出學生各時期的情報錄入,保持檔案的完整和時時記錄和更新,使學生檔案為學?；蛏鐣萌藛挝慌囵B(yǎng)、使用人才提供翔實的檔案信息。只有增強學生檔案管理職能部門的法律意識、責任意識和服務意思,建立完備的學生檔案管理的規(guī)章制度和詳盡的學生各項信息錄入,在工作中堅持真實記錄、分類歸檔、照章辦事,做到遵紀守法不放松,信息記錄不變樣,執(zhí)行程序不變通,把好學生檔案管理工作關口,才能確保學生檔案工作的法制性、真實性、完整性、可靠性和高質量。

三、加強學生檔案管理人員專業(yè)化隊伍的建設,提升學生檔案管理和服務水平

學生檔案管理是一門綜合性的邊緣學科,檔案管理人員不僅要有檔案學、文學歷史、情報學方面和社會發(fā)展方面的知識,還要具備計算機應用、復制復印、網絡信息等技術方面的知識。目前我國高職院校檔案部門人員素質平均學歷基本上較高,但現有高職院校檔案工作人員學歷中,第一學歷是檔案專業(yè)的所占比例過低,通常不足百分之二十。同時,對于計算機軟件及其網絡信息技術、外語、文史地理、繪畫攝影、社會心理等知識的掌握也存在種種不足,都直接影響了學生檔案管理水平的提高。從學科來看,檔案管理專業(yè)有著獨立的學科體系,檔案管理工作也有著自身發(fā)展的原則、性質、規(guī)律、特點和要求,需要有一支高素質的專業(yè)化隊伍。為此,基于學校內涵建設和學生檔案管理發(fā)展的考慮,一是要招收計算機、現代信息、學生就業(yè)指導和社會心理學等技術專業(yè)學科的人員,充實到隊伍中來,為院校學生檔案工作者的法規(guī)知識更新、專業(yè)化業(yè)務水平和技能提高提供和創(chuàng)造條件;二是要強化院校學生檔案工作者在職在校的專業(yè)培訓,適當安排中短期的脫產進修,完備人才培養(yǎng)、使用和管理的體系。在建立學生檔案工作團隊時,要注重性別、年齡、文化、專業(yè)的結構層次的隊伍建設,要采取多種方式加強對檔案人員的業(yè)務指導和培訓,定期組織專業(yè)技能的學習,并納入到工作實績的考核中?，F在大部分高職院校學生檔案人員為多頭管理,分散于教務、學工、財務、后勤、就業(yè)指導、圖書館和系、室等多處職能部門,各部門間的檔案管理分割而治、令出多門,較難協(xié)調統(tǒng)一,為了解決這個問題,應成立院校下的主管科室,設定專職的檔案工作者,派駐到院校各職能部門,既可對全校的檔案管理人員進行統(tǒng)一的業(yè)務管理和專業(yè)培訓,又可通過針對性的檔案管理研究,對學院的教改方向、學業(yè)發(fā)展、學生素質和就業(yè)指導出謀劃策,使學生檔案管理工作整合成集中式多方位管理團隊,從而提高整體的管理水平。作為高職院校學生檔案工作的管理者,應努力鉆研學生檔案管理章程和規(guī)律,深入系統(tǒng)地了解和掌握檔案學的專業(yè)化理論和知識,提高檔案工作者的業(yè)務水平和行政執(zhí)行力。要有超前的科學意識和與時俱進的思想觀念,學習有關電子計算機、網絡信息等先進的電子信息技術,用全方位的現代化科學知識來鞏固和提升自己。同時,牢固樹立為科研教學、學生學習、技能掌握和社會就業(yè)的服務意識,克服注重管治、登錄,輕視激勵和使用的思想,積極創(chuàng)新性地開展業(yè)務,充分發(fā)揮學生檔案在教學科研和社會就業(yè)中的重要作用。

高職院校學生檔案是重要的信息資源,服務于教學、科研與社會。這就要求學生檔案管理工作,具有一定的社會性和經濟性,來體現管理工作的價值,以適應新時期的要求和發(fā)展。學生檔案工作的存在和發(fā)展,必須通過完備的檔案信息和良好的檔案服務工作才得以實現。服務質量的好壞取決于檔案管理人員的遵規(guī)守法意識、專業(yè)技術水平以及個人修養(yǎng)。檔案保存的最終目的是使用,因此,學生檔案管理人員必須強化專業(yè)技能,提高服務意識,在做好學生檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、編目、歸檔、保管等基礎工作的同時,提高檔案信息披露、檔案信息借調、檔案信息復本、檔案信息證明、檔案信息咨詢以及就業(yè)檔案信息等服務工作的質量。大力開發(fā)學生檔案信息資源的社會適用性編目,提高學生檔案的實用性。這對高職院校學生檔案管理工作,適應新時期教育體制和就業(yè)方向的發(fā)展,有著極其重大意義。