微軟辦公軟件在圖書館信息服務中的特色打印設置

□文/熊傳毅 高黔峰

微軟辦公軟件在圖書館信息服務中的特色打印設置

□文/熊傳毅 高黔峰

本文介紹了微軟辦公自動化軟件M i crosoft offi ce相關軟件在圖書館信息服務中特色打印設置，以此滿足用戶的特定打印需求，輸出一份用戶滿意的打印文檔。

信息服務；M i crosoft offi ce；打印設置

在計算機和信息技術日益發(fā)展的今天，辦公自動化（OA）成為人們日常工作、生活中處理事務不可或缺的組成部分。而在圖書館為用戶提供信息服務方法多種多樣的今天，圖書館信息技術人員為用戶提供的各類信息服務中，打印服務首當其沖。面對用戶個性化、特色化、技術化打印服務需求，圖書館信息技術人員應盡量滿足用戶對信息資源的特定打印要求，并在服務工作中摸索方法，總結經驗，盡可能及時解決用戶的各種打印需求，以提升服務水平和質量，做到有所作為。在圖書館對用戶的信息服務中，MS office打印服務可廣泛應用于圖書館相關服務部門，如信息服務部（參考咨詢部）、文印室、期刊閱覽室、電子閱覽室等用戶服務部門，以此來滿足用戶的word文檔打印、excel表格打印、ppt演示文檔打印等需求，具有現(xiàn)實的應用意義。

一、word文檔打印設置

1、打印指定部分。如果只想打印出某一頁的部分內容，請首先在文件當前窗口中選定需要打印的部分內容，選擇“文件→打印”，再在“打印”窗口中選擇“頁面范圍”下的“所選內容”即可。

2、打印指定的節(jié)。word可以打印指定的一個或多個節(jié)或多個節(jié)的若干頁。如果想打印一節(jié)內的多頁，可以鍵入“P頁碼S節(jié)號”。例如打印第5節(jié)的第3頁到第7頁，只要鍵入“p3s5-p7s5”即可。如果打印整節(jié)，只要鍵入“S 節(jié)號”，如“s3”；如果想打印不連續(xù)的節(jié)，可以依次鍵入節(jié)號，并以逗號分隔。如“s3，s5”；如果想打印跨越多節(jié)的若干節(jié)，只要鍵入此范圍的起始頁碼和終止頁碼以及包含此頁碼的節(jié)號，并以連字符分隔。如“p2s2—p3s5”。

3、逆頁順序打印。在打印一個長文件時，經常需要把打印好的文檔每張重新翻過來，文件不長倒好，如果長了每張重新手工排序會相當麻煩。其實，只要在word中單擊打印對話框中的“選項”按鈕，并在打開的“打印”對話框中選中“逆頁序打印”選項并確定，以后word就會把文件從最后一頁開始打，直至第一頁，這樣就可以按序一頁一頁地把它們放在一起了。

4、按紙型縮放打印。在word的打印對話框的右下方有一個“縮放”選項區(qū)域，只要用鼠標單擊“按紙型縮放”下拉列表框，再選擇所使用的紙張即可實現(xiàn)縮放打印。如在編輯文件時所設的頁面為A4大小，而你卻想使用16開紙打印，只要在“按紙型縮放”下拉列表框選擇16開紙型，word會通過縮小整篇文件的字體和圖形的尺寸將文件打印到16開紙上，完全不需重新設置頁面并重新排版。

5、按每頁版數(shù)打印縮圖。若為便于攜帶將某些資料打印成小冊子，如在一張A4的紙上打印8個頁碼的內容。常用的方法是將內容打印后到復印機上縮小復印，然后裝訂成冊。這樣既浪費紙張、墨水碳粉且復雜，不如一次成功方便。其方法為：打開將要打印的文稿，選取“打印”，在打印對話框中“每頁版數(shù)”下拉框中選取8版即可，然后“確定”完成。

6、相同文件副本逐份打印。打印多份同一個文件，沒必要按幾次“打印”按鈕，只要在“打印”對話框中的“副本”選項區(qū)域下的“份數(shù)”框中輸入要打印的份數(shù)，即可同時打印出幾份同一個文件的內容。如果選中“逐份打印”選項，則word會按打印完一份再按順序打印文件的下一份，這樣就不用在打印完后再分類。如果不選“逐份打印”則會將所有份數(shù)的第一頁打印完之后再打印以后各頁。

7、橫向打印。在編制試卷時經常需要使用8開紙打印。而word的頁面設置中僅提供了16開紙型，于是很多人可能在打印時將8開紙對折分兩次打印。其實，沒有必要這么麻煩：選擇“文件→頁面設置”，單擊“紙型”標簽，選擇“紙型”為“自定義大小”，并把“高度”設為26厘米，“寬度”設為36.8厘米，再把“方向”選為“橫向”，這樣就做出了一個8開紙了，編輯完成后直接打印出來就可以了。

8、打印大字體。首先，設置頁面大小。單擊“文件→頁面設置”命令，選擇“紙張”標簽，并選擇“紙型”為“自定義大小”，設置紙張的大小。如寬55厘米、高55厘米等，單擊“確定”按鈕，此時會提示“有一處或多處頁邊距設在了頁面之外”，選擇“調整”按鈕可適當增加頁邊距，此處選擇“忽略”按鈕。其次，設置文字大小。在頁面直接輸入需要打印的漢字內容，然后選中它們，單擊“格式→字體”命令，在打開的“字體”對話框中選中“字號”輸入框，輸入字號大小，輸入字號的大小在1～1638磅之間，一般縱向A4幅面單字大小為500磅，縱向A3幅面單字大小為750磅，輸入字號后回車，否則字號設置將不起作用。然后單擊“確定”按鈕保存。最后打印輸出。此時，我們可以看到窗口中漢字明顯大了，為了取得更好的效果，單擊工具欄上的比例縮放下拉框，選擇一個合適的比例，就可以看到整體效果。單擊“打印”按鈕后即可把當前大字打印出來。

9、調整版面節(jié)省打印。打印時，經常出現(xiàn)最后一頁只有一行，甚至幾個字的情況，大家通常是修改段落間距、字符間距或頁邊距等方式來解決。其實完全可以一鍵完成這樣的設置。如果發(fā)現(xiàn)最后一頁只有很少的內容，需要將其填充到其他頁中，那么我們只需要單擊工具欄上的“打印預覽”按鈕，進入預覽模式后單擊工具欄上的“縮小字體填充”，這樣你會發(fā)現(xiàn)最后的內容不見了。其次，在Word中也內置了一個“減少一頁”按鈕，不過默認沒有顯示，需要我們手工添加。在Word中打開“工具”菜單下的“自定義”，將打開的窗口切換到“命令”選項卡，在左側的“類別”中選擇“工具”，在右側的“命令”中找到“減少一頁”，然后拖動該按鈕將其放置到Word主界面的工具欄上。當我們要節(jié)省最后一頁的內容時，只需要單擊工具欄上生成的按鈕，你會發(fā)現(xiàn)其效果與在打印預覽中單擊“縮小字體填充”是一樣的，操作非常方便。

二、excel表格打印設置

1、打印工作表適應頁寬。工作表在打印之前應當進行打印預覽，如果打印預覽時發(fā)現(xiàn)工作表的寬度超過了頁面，可以嘗試以下方法使工作表適應頁寬。一是在“打印預覽”窗口將打印方向更改為“橫向”即可；二是縮小工作表的大小以適應頁面。方式仍然是在“打印預覽”窗口打開“設置”對話框的“頁面”選項卡，選中“縮放”下的“調整為”，并在“頁寬”框內輸入“1”確定后即可預覽頁面以觀察字體大小是否合適；三是減小頁邊距以及頁眉（頁腳）的寬度。打開“打印預覽”窗口，單擊其中的“頁邊距”按鈕顯示頁邊距的尺寸柄，根據(jù)需要將其拖到所需的寬度即可。四是隱藏報表中某些不需要打印的列。只需選中這些列，單擊“格式→列”子菜單下的“隱藏”命令，報表中的其他列就會占用被隱藏列的位置，從而使原本不能打印的內容能夠打印出來。此后，只要單擊“格式→列”子菜單下的“取消隱藏”命令，就可以顯示被隱藏的列。

2、調整垂直分頁符分頁打印。如果報表的數(shù)據(jù)區(qū)域遠遠寬于頁面，上面介紹的方法也不能使工作表適應頁寬，只能調整垂直分頁符，使報表的數(shù)據(jù)區(qū)域按需要分布在多頁紙張上。方法是打開工作表選中“視圖”菜單中的“分頁預覽”，鼠標放到藍色粗虛線（自動垂直分頁符）的上面，根據(jù)雙向箭頭的指向拖至合適的位置，當其變?yōu)樗{色實線時說明它是手動垂直分頁符。這種方式使一張報表分布在幾張紙上，為了了解各數(shù)據(jù)列的意義，應當按上面介紹的方法添加打印標題。

3、打印行標題或列標題。如果Excel制作的報表大小超過了一頁，要保證第一頁以后的各頁均能看到行或列的標題，以便正確標識各行或列數(shù)據(jù)的具體含義。方法是單擊“文件”菜單中的“頁面設置”命令，打開“工作表”選項卡，當每一頁需要重復打印列標題時，請將光標插入“頂端標題行”框，然后用鼠標選中包含列標題的所有單元格即可輸入引用。或者將列標題的單元格引用直接輸入“頂端標題行”框。如果每一頁需要重復出現(xiàn)行標題（一般在A列），可以按相同方法將光標插入“左端標題列”框，然后按上面介紹的方法設置行標題的引用。

4、居中打印工作表。有時表格中需要打印的數(shù)據(jù)并不是很多，但如果直接打印的話，這些內容就會集中在紙張的頂端，看起來很不美觀。這時，可以進行如下設置，選擇“文件→頁面設置”命令，在對話框中單擊“頁邊距”選項卡，如果希望工作表中的數(shù)據(jù)在左右頁邊距之間水平居中，只要在“居中方式”下勾選“水平”復選框即可。如果希望工作表中的數(shù)據(jù)在上下頁邊距之間垂直居中，只要勾選“垂直”復選框。當然，也可以同時勾選兩個復選項，這樣打印出來后就美觀多了。

三、ppt演示文稿打印設置

1、講義打印。默認情況下，在ppt中打印幻燈片時，每次只在一張紙上打印一張幻燈片內容。其實，ppt提供了豐富的打印選擇，通過自由設置，可以讓它完全按照我們的意愿來打印幻燈片。先打開要打印的演示文稿，選擇“文件→打印”命令，在“打印內容”下拉菜單中選擇“講義”，此時，講義組合框被激活。在“每頁幻燈片數(shù)”右邊的下拉條里選擇想要在一張紙上打印的幻燈片數(shù)，一般每頁選擇6張幻燈片是最合適的，這樣即可達到節(jié)約的目的，內容也可以清晰閱讀。少了（選擇1、2、4）會很浪費，多了（選擇 9）打印出的宇看不清楚下面的“順序”根據(jù)自己的習慣選擇就行了，其他保持默認設置即可。

2、淡化深色背景進行打印。如果用戶在幻燈片中插入了一張深色背景的圖片，在打印幻燈片時，效果會很差。這時?？梢园焉钌谋尘吧儨\，這樣打印效果會得到明顯提高。選擇“視圖→工具→圖片”命令，打開“圖片”工具欄。在工具欄中點擊“顏色”圖標，在出現(xiàn)的下拉選項中選擇“沖蝕”，此時背景會變成淡色的水印效果。既保留了圖片影像，又可以保證打印出來的文字清晰。如果所選擇的模板是深色的，而打印時只需要文字，不需要模板，可以點擊“視圖→母板→幻燈片母板”，將出現(xiàn)的模板選中，然后按“Del”鍵刪除，此時打印出來的ppt文件就是白紙黑字了。

3、以真灰度來預覽幻燈片打印。ppt中默認是以修改彩色方式來顯示打印幻燈片預覽的。因為有時這樣以真灰度方式比彩色打印更具可讀性，這時可以選擇“文件→打印預覽”命令，再單擊打印預覽窗口工具欄上的“選項”按鈕，在彈出的菜單中將鼠標移到“顏色/灰度”上，執(zhí)行彈出菜單中的“灰度”命令即可。

總之，在實際的打印設置中，圖書館信息技術人員應該利用打印機自有的設置以及相關應用程序打印設置，熟練掌握相應辦公程序打印設置技巧，充分挖掘出打印機各項功能，發(fā)揮出人與物的最大效能，為用戶提供最優(yōu)質的服務。

[1]小不點.W ord辦公打印設置技巧[N].江蘇經濟報，2004.1.4.

[2]魏愛民.Excel表的打印技巧[J].農村電工，2010.3.

[3]唐亮.A 4紙無間隙打印八張PPT[J].電腦愛好者，2008.19.

G 252.2

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（作者單位：遵義師范學院圖書館）