淺談網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的數(shù)字檔案管理

吳春梅

（廊坊師范學(xué)院，河北 廊坊 065000）

當(dāng)前世界各國(guó)包括我國(guó)，都在積極地進(jìn)行數(shù)字檔案的建設(shè)。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化，為辦公自動(dòng)化管理提供了科學(xué)技術(shù)保證。隨著數(shù)字化的社會(huì)生活，產(chǎn)生了越來(lái)越多的數(shù)字檔案，對(duì)這些數(shù)字檔案進(jìn)行有效管理和利用，是時(shí)代對(duì)檔案管理提出的要求。

一、數(shù)字檔案及其特征

1.檔案是“過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。檔案數(shù)字化，從技術(shù)層面理解指的是資源數(shù)字化、存儲(chǔ)海量化和傳遞網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字檔案是一個(gè)數(shù)字化的信息系統(tǒng)，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而提供及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，數(shù)字檔案具有如下特點(diǎn)：（1）資源數(shù)字化及空間虛擬化。（2）檔案管理的數(shù)字化。（3）信息資源的共享化。（4）服務(wù)對(duì)象及需求擴(kuò)大化。

2.數(shù)字檔案同傳統(tǒng)檔案的區(qū)別。傳統(tǒng)檔案的館藏主要是原始檔案的實(shí)體，在歷史真跡、憑證價(jià)值方面具有法律效力上的優(yōu)勢(shì)，是以文字、圖像、圖形等為符號(hào)，以紙質(zhì)為介質(zhì)的紙質(zhì)檔案。在長(zhǎng)期保存方面也具有數(shù)字檔案不可比擬的優(yōu)勢(shì)。而數(shù)字檔案是一種新型載體的檔案，是無(wú)形的，它的傳輸、運(yùn)算、存貯是以數(shù)字編碼的形式存在。因此數(shù)字檔案是數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物，是能夠被計(jì)算機(jī)識(shí)別處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)上傳遞的數(shù)字代碼序列，是數(shù)字信息的集合體。原始檔案被數(shù)字化后，也并不意味著原始檔案不再需要。數(shù)字檔案容易發(fā)生改變，因此，原始檔案在可能的情況下有必要繼續(xù)保管。數(shù)字檔案主要承擔(dān)檔案信息利用的職責(zé)。

二、數(shù)字檔案的管理模式

1.時(shí)代與科技的發(fā)展使檔案管理對(duì)象由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔。檔案載體的歷史演變也經(jīng)歷了甲骨、金石、簡(jiǎn)牘和紙張，直至現(xiàn)今數(shù)字檔案采用的磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)的變化，可以預(yù)見(jiàn)隨著社會(huì)的發(fā)展，這種新型檔案載體數(shù)字檔案的出現(xiàn)很快能獲得政府的法律承認(rèn)。因此數(shù)字檔案管理必將成為檔案管理的主要對(duì)象。

2.數(shù)字檔案的管理內(nèi)容包括：數(shù)字檔案的歸檔、歷史檔案的數(shù)字化、數(shù)字檔案的存儲(chǔ)、數(shù)字檔案的業(yè)務(wù)管理、數(shù)字檔案的交換和利用。面對(duì)新型的數(shù)字檔案，應(yīng)根據(jù)檔案管理的要求，加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件的積累、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證各部門(mén)所產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件的齊全、完整、有效。

3.長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理一直處于手工操作狀態(tài)，檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研、統(tǒng)計(jì)等都是人工完成的，而庫(kù)房的管理也都是有形的，如：案卷、檔案柜等。隨著數(shù)字檔案的建立將最大程度地降低手工操作，而向自動(dòng)化管理轉(zhuǎn)型。由于數(shù)字檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)具有大容量的特點(diǎn)，擺脫了檔案對(duì)存儲(chǔ)空間的依賴(lài)性?？傊?，計(jì)算機(jī)具有自動(dòng)分類(lèi)與組合功能，電子文件的產(chǎn)生與運(yùn)用，使整個(gè)檔案工作轉(zhuǎn)化為以計(jì)算機(jī)為核心的自動(dòng)化辦公，簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)工作程序，解放了勞動(dòng)力，改善了辦公環(huán)境，提高了辦公的質(zhì)量和效率。另外，網(wǎng)絡(luò)世界的形成，數(shù)字檔案能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速傳播，檔案信息將成為全民共享的資源。

三、數(shù)字檔案管理目前存在的問(wèn)題

21世紀(jì)的數(shù)字檔案要朝著各種載體形式并存的方向發(fā)展，包括各種電子文件、多媒體、縮微載體和聲像載體等。尤其是要增加數(shù)字化館藏的建設(shè)。數(shù)字檔案管理是一種邏輯管理，檔案從有型向無(wú)形轉(zhuǎn)化，檔案管理部門(mén)也變成信息化管理機(jī)構(gòu)。電子革命給檔案工作帶來(lái)了一個(gè)質(zhì)的變化，數(shù)字檔案的內(nèi)容與載體之間脫離了原有的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，檔案的內(nèi)容可以選擇不同的電子載體，可脫離原載體進(jìn)行傳輸，我們從各部門(mén)收取數(shù)字檔案的內(nèi)容，而不需要它們的原電子載體。利用這一特性，我們可將檔案復(fù)制若干套。但這些介質(zhì)還有很多不盡人意之處，如記錄信息有效壽命期的問(wèn)題。電子文件具有管理和利用比較方便的特點(diǎn)，如記錄密度很大，用極小的空間存儲(chǔ)大量信息，節(jié)省存儲(chǔ)空間，同時(shí)也不需要很多庫(kù)房；在形成過(guò)程中，增刪改非常方便；可利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳遞，方便快捷地提供利用，達(dá)到資源共享；各種媒體信息能集中統(tǒng)一管理；可利用非實(shí)體歸檔，能較快地完成歸檔任務(wù)等特性。所采用的存儲(chǔ)介質(zhì)主要是磁盤(pán)、磁帶和光盤(pán)等，它們的記錄壽命一般不超過(guò)20年，這給我們保護(hù)數(shù)字信息帶來(lái)了困難。另外除了保護(hù)載體材料外，對(duì)電子檔案的備份措施、加密技術(shù)、電子簽署技術(shù)、登錄認(rèn)證技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)等，還有電子檔案被污染以及人為的破壞等問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題，產(chǎn)生了殺計(jì)算機(jī)病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)修復(fù)技術(shù)、信息刷新保真技術(shù)、電子文件法律憑證保障技術(shù)等。近年來(lái)，數(shù)字化檔案的相關(guān)技術(shù)很多已在其它領(lǐng)域中成功的應(yīng)用，如模式識(shí)別、海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)字加密、影像壓縮和信息隱藏技術(shù)等等。將這些技術(shù)引用到數(shù)字化檔案管理中并加以發(fā)展，將會(huì)為檔案保存和流通的安全提供強(qiáng)有力的技術(shù)手段。

四、數(shù)字檔案的出現(xiàn)對(duì)管理人員的新要求

1.在現(xiàn)有的檔案人員結(jié)構(gòu)中，以文科的檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)人員為主，而理工科的專(zhuān)業(yè)人員較少，面對(duì)高速發(fā)展的電子時(shí)代顯得力不從心，這就直接影響到檔案事業(yè)的發(fā)展和信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。所以要適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案工作的需求，不僅對(duì)現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握計(jì)算機(jī)和其它方面的新知識(shí)、新技能，同時(shí)各院校應(yīng)增設(shè)新技能課程，培養(yǎng)造就一批掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人才。只有這樣才能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化管理。

2.強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。檔案是最原始、最可靠并具有憑證效力的信息資源，隨著社會(huì)對(duì)檔案信息需求的日益增長(zhǎng)，檔案人員要增強(qiáng)為廣大需求者服務(wù)的意識(shí)，堅(jiān)持面向社會(huì)、面向未來(lái)。

利用與服務(wù)是直接衡量檔案管理水平的尺度并在使用中體現(xiàn)檔案價(jià)值。1980年中央做出了開(kāi)放歷史檔案的決定以來(lái)，檔案工作的傳統(tǒng)觀念已經(jīng)由重藏輕用向藏用并舉的模式轉(zhuǎn)換，服務(wù)擴(kuò)大到為多種所有制的經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，這對(duì)所有檔案工作者的服務(wù)理念也提出了一個(gè)全新的要求。就目前而言，筆者認(rèn)為應(yīng)做好下述幾個(gè)方面：（1）豐富檔案信息資源，為檔案利用提供充分基礎(chǔ)。（2）利用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的設(shè)備，搞好檢索工具及目錄服務(wù)。（3）人員素質(zhì)提高，以適應(yīng)新的管理模式需求。（4）檔案工作者的敬業(yè)精神，是搞好一切工作的思想基礎(chǔ)。（5）主動(dòng)出擊，開(kāi)拓服務(wù)面，做好宣傳工作。（6）修改、完善檔案利用的政策法規(guī)等。

數(shù)字檔案的研究和建設(shè)是檔案管理的一場(chǎng)“革命”，沖破檔案利用的種種局限，使檔案從封閉走向開(kāi)放，從而做到“科技服務(wù)檔案，檔案服務(wù)經(jīng)濟(jì)”。

傳統(tǒng)檔案已經(jīng)建立了一整套安全、有效的保存檔案文件的管理方法和操作規(guī)范，而在數(shù)字檔案中，數(shù)字化信息的內(nèi)容和位置極易發(fā)生變化，信息的可變性和易丟失性極大地威脅著檔案信息的安全性，因此，如何保存數(shù)字化檔案信息，對(duì)已經(jīng)熟悉了傳統(tǒng)檔案管理方法的工作人員來(lái)講無(wú)疑是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)，將有待于每個(gè)檔案工作者思考。