論教學秘書在高校教學管理中的定位與發(fā)展困境

熊紅菊

（淮北師范大學 文學院，安徽 淮北 235000）

論教學秘書在高校教學管理中的定位與發(fā)展困境

熊紅菊

（淮北師范大學 文學院，安徽 淮北 235000）

教學管理是高校質量工程順利實施的保證，而教學秘書是高校教學管理的最終執(zhí)行者和落腳點，穩(wěn)定以教學秘書為核心的基層教學管理隊伍，是教學管理的所有方針政策落到實處的保證。但是，現(xiàn)行的高校教學管理制度傾向于上層管理決策與規(guī)劃，對處于基層的教學秘書在教學管理中的定位與作用缺乏重視，導致教學秘書陷入超負荷的狀態(tài)，以教學秘書為核心的基層教學管理隊伍極不穩(wěn)定，最終使教學管理受到阻礙或者流于形式。為此，明確教學秘書的定位與作用，關注教學秘書的生存狀態(tài)，解決教學秘書的發(fā)展困境，不僅是保證基層教學管理隊伍穩(wěn)定的前提條件，同時也是提高教學管理質量的重要方面。

教學秘書；教學管理；定位；生存狀態(tài)；發(fā)展困境

教學管理是高校的一項重要工作。根據(jù)教育部2007年1號文件精神，發(fā)展高等教育的重點應放在提高教學質量上，而教學管理是質量工程順利實施的保證。原教育部副部長周遠清在《第一次全國普通高等學校教學工作會議上的講話》中曾經(jīng)指出：教學管理并不僅僅是一般的行政管理，而是兼有學術管理和行政雙重職能的一門科學，是一門需要長期學習和實踐才能掌握的一門科學，沒有一支過硬的教學管理隊伍就不可能有一流的教學水平和教學質量。各個學校都要建設好一支高素質、高水平的教學管理隊伍，要舍得把優(yōu)秀人才選拔到教學管理的崗位上，還要制定有力的政策措施，保證這支隊伍的穩(wěn)定和發(fā)展。［1］

目前，許多高校都實行校、院（系）二級管理模式。校級教學管理主要體現(xiàn)在宏觀的計劃與規(guī)劃，院（系）級教學單位則是辦學的主體與基礎。院（系）級教學單位既要承擔科學研究、教學改革、師資隊伍培養(yǎng)和學科建設等重要任務，還要組織日常教學活動、維持教學秩序、進行學生管理等具體教學管理工作。其中，教學秘書是院（系）教學管理工作實施的核心，因此，準確把握教學秘書的角色定位，提高教學秘書的素質水平，關注教學秘書的生存狀態(tài)，是實現(xiàn)院（系）教學管理規(guī)范化的重要保證，也是“建設好一支高素質、高水平的教學管理隊伍”必不可少的一環(huán)。

但是，當前許多高校對于強化教學管理的理解主要著眼于校級教學主管部門的決策與規(guī)劃，對于建設高水平、高素質的教學管理隊伍的認識也停留在校級教學主管部門和院系分管教學的領導層，對于具體從事基層教學管理的教學秘書則缺乏重視，這就導致基層教學管理隊伍極不穩(wěn)定，從上到下的教學管理決策、各種通知文件最終都打了一個折扣，或者流于形式主義。為了從根本上解決教學管理的最終落實問題，必須把眼光投向基層教學管理隊伍的建設，即明確教學秘書的定位與作用，關注教學秘書的生存狀態(tài)，解決教學秘書的發(fā)展困境。

一、教學秘書的角色定位、實際作用與能力素質要求

教學秘書作為高?；鶎咏虒W管理隊伍中間的主體，常年工作在教學管理的第一線，接觸不同群體，這決定了他們在教學管理中需要扮演多種角色，主要為：第一，管理角色。包括：教學檔案管理、教學過程管理、教學質量管理；第二，服務角色。服務對象上到校級教學主管部門，中至院系各級領導層，下到教師和學生；第三，協(xié)調(diào)角色。主要協(xié)調(diào)校級教學管理部門與院系領導之間的關系、協(xié)調(diào)院系領導與各教研室主任及教師的關系、協(xié)調(diào)教師與學生之間的關系等；第四，參謀角色。主要是協(xié)助各級領導，起到參謀的作用［2］110－112。除此外，教學秘書還扮演著監(jiān)督、教育、實踐、教學研究等角色，主要表現(xiàn)為對日常教學所有環(huán)節(jié)的執(zhí)行與效果進行監(jiān)督、對日常教學規(guī)范的推廣與宣傳進行教育，對相關文件通知精神進行實踐，對教學運行的規(guī)律和出現(xiàn)問題進行研究等。

總之，教學秘書不僅是教學管理的實際執(zhí)行者，還是教學管理效果的直接反饋者。教學秘書掌握的教學管理知識的多少、經(jīng)驗的豐富與否、理念的創(chuàng)新或陳舊、對教學管理的敏感或遲鈍，直接關系到教學管理第一手信息的獲取與分析，而這將作為各級教學主管部門最終決策的直接依據(jù)。由此可見，教學秘書雖然處于高校教學管理的最底層，但實際上是高校教學運行管理工作的中心和樞紐，是高校教學運行管理工作的重要組成部分，是一個處在教師與學生之間、院系之間及院系與教師之間的中介者，發(fā)揮著上令下達、下情上傳的橋梁和紐帶作用［3］161。

教學秘書在教學運行管理中的實際作用決定了其不僅應具有杰出的個人素質與超強的工作能力，而且還要具備相當?shù)膶I(yè)背景。簡而言之，教學秘書應具有的能力素質應包括以下三個方面：一是在日常教學管理方面，應不斷掌握和更新現(xiàn)代教育理念、學科發(fā)展和教學管理的專業(yè)知識；二是在日常辦公室事務的處理方面，要具備較強的語言文字表達能力、熟練使用現(xiàn)代化設備獲取和處理信息的能力；三是要具備基本的個人素質，即善于溝通、團結協(xié)作、洞察敏銳及開拓創(chuàng)新等能力［4］275?？傊虒W秘書不僅要充分認識到這項工作的重要性，還要努力提高自己的綜合素質，這樣才能勝任日益復雜化和規(guī)范化的教學管理工作，為學校教學工作的建設和發(fā)展做出應有的貢獻。

綜上，教學秘書在高校教學管理中承擔著多種角色，貫穿于高校教學管理的每一個環(huán)節(jié)，是所有教學管理工作的最后執(zhí)行者與落足點，作用舉足輕重，在個人能力素質上要求極高。

二、教學秘書的生存狀態(tài)與崗位濫用

教學秘書的工作不僅對個人的能力素質要求很高，而且性質比較特殊。教學秘書的工作主要是為了保障日常教學的順利進行。教學活動正常進行的時候，我們覺得本應如此；教學活動出現(xiàn)問題時，作為教學保障環(huán)節(jié)的教學秘書的工作才會引起大家的關注。所以，雖然教學秘書在日常教學管理活動中時時處于超負荷的工作狀態(tài)，但因其工作在高校龐大的教學管理體系中相對“隱蔽”，不同的人群只看到教學秘書的某一個工作側面，對教學秘書的工作業(yè)績難以做出全面的、合理的、客觀的評估。高校常規(guī)性的教學管理工作具有較強的穩(wěn)定性和程序性，教學管理者容易陷入一種職業(yè)倦怠，再加上一些教學單位對教學管理的重要性認識不足，教學管理意識比較淡薄，只關注上行下效的文件通知，對于實際的執(zhí)行環(huán)節(jié)缺乏足夠的重視，教學秘書的工作也因此受到漠視。

與此相關的就是對于教學秘書崗位的濫用，主要體現(xiàn)為以下方面：

1.人員不夠專業(yè)

目前，教學秘書的來源主要是剛畢業(yè)的留校生和引進人才的家屬，還有一部分青年教師兼任教學秘書，基本上都沒有任何管理經(jīng)驗或者專業(yè)背景。教學秘書的工作繁雜、瑣碎，一般被認為缺少技術含量，任何人都能做。再加上，教學秘書雖然承擔著極其龐大的工作量，陷入到一種超負荷的狀態(tài)，但是由于處在高校教學管理的最底層，其社會地位和實際待遇相當?shù)拖?。因此，一般很難找到高層次、更專業(yè)的人才自愿擔當教學秘書。

2.缺少職業(yè)培訓

與青年教師上崗之前都要進行系列的崗前培訓與考核相比，教學秘書上崗之前沒有經(jīng)過相關的崗前培訓，在工作期間也缺少及時的指導和幫助。當然，由于工作性質的特殊性，也難以制定合理的考核機制。在新舊教學秘書進行工作交接時，由于工作繁雜，很難手把手地起到幫帶作用。教學秘書一般都是獨自摸索、自學成才。這種花費巨大代價成長起來的教學秘書，往往因為從事的是被認為沒有技術含量、人人能做的工作，業(yè)績?nèi)狈φJ可和合理的報酬，其結果就是拼命地另謀出路，以此擺脫無窮無盡的工作重擔，保持基層教學管理隊伍的穩(wěn)定就成為一句空話。

3.工作職責不明

教學秘書除了要承擔在教學管理運行中的全部職能，還要承擔辦公室的一般事務，光接電話就耗費了大量時間和精力。尤其隨著近年來高校擴招，教學模式轉變，許多高校人員急劇膨脹，但是教學秘書的配備基本保持原狀。對于教學秘書而言，院系師生數(shù)量增加兩倍或者更多，專業(yè)由一個擴充到幾個，還要兼任二級學院和繼續(xù)教育學院的教學秘書，工作量增加了好幾倍，但是人員配置和基本待遇還是不變。這種滯后的管理模式主要因為教學秘書隸屬于兩個管理部門，在工作性質上教學秘書歸教務處各職能部門直接管理，在人事關系上教學秘書隸屬于二級教學主管部門。除了承擔教務處下發(fā)的各項工作，教學秘書還要承擔本院系的各種日常管理工作，一人身兼數(shù)職，從事的是管理的工作，拿的是打雜的錢，貌似領導，實處下層，最終導致在工作上困難重重。很多事情最后都要教學秘書查缺補漏，一手包辦，形同保姆。

4.缺少職業(yè)規(guī)劃

現(xiàn)有的教學管理體制，沒有把處于教學管理最底層的教學秘書納入管理體系，更沒有給教學秘書制定相應的職業(yè)規(guī)劃。同樣作為行政人員，高校的輔導員則有更清晰的發(fā)展方向。因此，在經(jīng)歷了高強度的工作壓力之后，在上級主管部門的呵斥教訓之中，在教師和學生的埋怨之下，教學秘書積累了大量的工作經(jīng)驗，成長起來，但他們最終的體會就是與其花了如此慘重的代價熟悉了教學秘書的工作流程，還不如把同樣的精力用在教學科研上，或者用來進修深造上。后者在提升個人社會地位和經(jīng)濟收入、在職業(yè)發(fā)展前景方面無疑是最直接的途徑。事實上，能夠成功轉型的教學秘書在高校微乎其微，教學秘書職稱學歷低下的出身限制了他們向更高的層次發(fā)展。

總之，教學秘書崗位的濫用，一則是因為教學秘書在教學管理中的定位和重要性并沒有得到普遍認可，從思想認識領域就缺乏對教學秘書的工作業(yè)績的肯定；二則是高校教學管理的程序化與模式化，對處于管理末端的教學秘書的生存狀態(tài)缺少人性化的關懷。教學秘書出身低下、來源復雜、缺少管理經(jīng)驗和專業(yè)背景、沒有經(jīng)過任何職業(yè)培訓直接上崗，卻要從事頭緒紛繁，需要具備“超人”般的能力素質的工作，他們在無聲無息、忙忙碌碌的工作中究竟付出了多少慘重的代價，卻幾乎無人過問。這種生存狀態(tài)導致教學秘書頻頻離職，教學秘書崗成了高校流動性最大的崗位，以教學秘書為核心的基層教學管理隊伍極不穩(wěn)定，最終給實際的教學管理帶來了相當大的負面影響。

三、教學秘書的發(fā)展困境與對策思考

高校教學秘書數(shù)量較少，一般一個院系只有一到兩個人。經(jīng)調(diào)查統(tǒng)計，“在學歷職稱層次方面，我國高校教學秘書管理隊伍中，有研究生學歷的較少，有本科學歷的也僅占18.7%，有專科學歷的占31.3%，而中專學歷，含高中學歷，占50%；就職稱而言，高級職稱所占比例為零，有助理研究員職稱的占42.9%，實習研究員為37.5%，其他為19.6%?！保?］176無論在數(shù)量上，還是在職稱學歷上，教學秘書都屬于弱勢群體，不僅生存艱難，而且面臨著發(fā)展困境。

按照現(xiàn)行教學管理體制，教學秘書還應承擔一定的教學研究任務。教學秘書處于教學管理的末端，最大的優(yōu)勢就是熟悉教學管理的整個流程，對以教師和學生為核心的教學環(huán)節(jié)了如指掌。這種得天獨厚的條件，使教學秘書對日常教學管理的規(guī)律和得失有直接的認知和分析，本應承擔相應的教學研究任務，為提高教學管理質量、優(yōu)化教學資源配置起到一定的作用，但是日常管理中大量重復性的勞動，嚴重地擠壓教學秘書的工作時間，也取消了他們創(chuàng)造性的思維，嚴重地阻礙了他們的發(fā)展。

長期以來，教學秘書的超負荷工作狀態(tài)成了高校教學管理的一種常態(tài)。不過目前，由于教學秘書崗位更換頻繁，導致基層教學管理隊伍不穩(wěn)定的現(xiàn)象日益突出，并且逐漸影響到日常教學管理的順利實施，以致引起了部分高校教學主管部門的注意。關于教學秘書隊伍建設的反思與討論在學界也應運而生。在這種背景下，明確教學秘書在教學管理中的定位，找到導致其生存和發(fā)展困境的根源，并采取相應的措施解決這個問題，顯得尤為必要。對此，本文擬提出以下對策：

1.解放思想，提高認識

要認識到教學秘書不僅是一個具體的工作崗位，同時也是一個具有主觀能動性的有血有肉的人，不是一個超負荷運轉的機器。截止到目前，學界關于教學秘書方面的研究論文大約500多篇，其中主要是基于教學秘書的工作屬性與工作崗位的研究，屬于比較宏觀抽象的理論研究，而真正把教學秘書看作一個普通人，結合教學秘書工作和生活的實際，來探討教學秘書生存狀態(tài)與發(fā)展前景的論文數(shù)量較少。只有徹底轉變觀念，實事求是地認清教學秘書的生存狀態(tài)，實行人性化的管理，才能為解決教學秘書的發(fā)展困境提供前提條件。

2.推進改革，完善制度

教學管理體制的改革和調(diào)整，是解決教學秘書發(fā)展困境的根本條件。一是要從源頭做起，“把優(yōu)秀人才選拔到教學管理的崗位上”，即調(diào)整教學秘書的隊伍配置，提高其職稱學歷，明確其定位與工作職責，重視其工作實際和職業(yè)培訓；二是要從根本上著眼，“制定有力的政策措施”，即制定與完善教學秘書相關的管理制度，提升其管理地位和經(jīng)濟收入，為其職業(yè)規(guī)劃和發(fā)展前景提供保障，最終才能“保證這支隊伍的穩(wěn)定和發(fā)展”?？傊粌H要使教學秘書崗位富有彈性，能吸引人才，同時也要創(chuàng)造條件，留住人才，使人盡其能。只有這樣，才能真正穩(wěn)定基層教學管理隊伍，讓所有方針政策落到實處，為高校質量工程的順利實施解決后顧之憂。

總體來看，管理是一項極為科學精細的學問與藝術，追求管理的極致本無可厚非，但是管理本身是通過人進行的，忽略了人作為管理工作的載體，一味給管理強加過多的理想色彩，而在實際生活中使管理者陷入一種超負荷的狀態(tài)，則有失管理的人性化，必然導致管理最終走向癱瘓或者流于形式。通過對高校教學秘書的生存狀態(tài)的考察，深刻地印證了這一點。

［1］周遠清.在第一次全國普通高等學校教學工作會議上的講話［M］／／深化教學改革培養(yǎng)適應21世紀需要的高質量人才.北京：高等教育出版社，1998.

［2］馬晶.試論高校教學秘書的角色定位［J］.伊犁師范學院學報：社會科學版，2007（4）.

［3］李連潔.教學秘書在高校教學運行管理中的作用［J］.煤炭師范學院學報：哲社版，2010（6）.

［4］彭龍芳.高校教學秘書角色定位與能力培養(yǎng)［J］.經(jīng)營管理者，2010（1）.

［5］劉雅琴.高校教學秘書角色定位探究［J］.長江大學學報：社會科學版，2009（2）.

G640

A

1671-8275（2011）06-0051-03

2011-09-19

熊紅菊（1978-），女，湖北鄂州人，淮北師范大學文學院講師，安徽師范大學文學院中國古代文學專業(yè)2011級在讀博士研究生。研究方向：教學管理、先唐文學。

責任編輯：之 者