淺談市政工程檔案管理

曹紅英，岳英龍

(煙臺(tái)職業(yè)學(xué)院)

1 市政工程檔案的作用

市政工程檔案是是市政工程正常運(yùn)行的保障，市政工程檔案是指在城市建設(shè)活動(dòng)中直接形成的對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承城市人類文明的載體，是市政工程建設(shè)項(xiàng)目全過程的原始、真實(shí)記錄，是聯(lián)系過去、現(xiàn)在和將來的紐帶。

市政工程檔案是是市政工程正常運(yùn)行的保障，主要作用表現(xiàn)在:首先，市政工程檔案在建設(shè)過程中是評定市政工程質(zhì)量、竣工交付使用的依據(jù);其次，市政檔案是項(xiàng)目建設(shè)的歷史記錄，是市政項(xiàng)目投產(chǎn)后維修、改擴(kuò)建及技術(shù)改造的重要依據(jù)，再次，真實(shí)的市政工程檔案資料也是城市規(guī)劃和管理的重要依據(jù)。

2 市政工程檔案管理中存在的問題

2.1 各級單位對工程檔案的重視程度不夠

從源頭上，政府檔案管理部門對國家有關(guān)檔案法律法規(guī)的宣傳和學(xué)習(xí)不夠，造成了工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位領(lǐng)導(dǎo)人對檔案意識(shí)、檔案知識(shí)的缺乏和相關(guān)專業(yè)知識(shí)的欠缺。在我國市政工程建設(shè)領(lǐng)域中，長期以來存在著重建設(shè)、輕檔案的現(xiàn)象，這是市政檔案資料質(zhì)量失控的體制原因。

建設(shè)單位與施工單位簽訂合同內(nèi)容對竣工資料的整編責(zé)任、內(nèi)容、深度、要求不明確、不具體、不細(xì)化是造成竣工資料質(zhì)量失控的法定原因。

承建單位、監(jiān)理單位的質(zhì)量管理體系對市政檔案資料管理重視不夠，缺乏有效控制工程竣工檔案文件質(zhì)量的具體措施。

在項(xiàng)目立項(xiàng)后，建設(shè)單位與承建單位簽訂的合同對工程檔案資料的整編責(zé)任、內(nèi)容、深度、要求不明確、不具體、不細(xì)化是市政檔案資料質(zhì)量失控的法定原因。

2.2 工建設(shè)過程中各單位對檔案資料管理不到位

(1)施工單位檔案資料管理存在的問題。

首先，施工單位領(lǐng)導(dǎo)人對檔案意識(shí)、檔案知識(shí)的缺乏和相關(guān)專業(yè)知識(shí)的欠缺。人員素質(zhì)不高，對市政工程檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)就上崗。

其次，施工單位作業(yè)層技術(shù)力量和管理水平是造成施工過程中產(chǎn)生的竣工原始文件不規(guī)范、質(zhì)量不高的一個(gè)不可忽視的重要因素。

再次，施工單位缺乏比較完善的檔案管理體制，檔案的編制、收集與工程建設(shè)過程不同步，存在脫節(jié)和滯后現(xiàn)象。

(2)監(jiān)理單位檔案資料管理存在的問題

首先，監(jiān)理單位在工程檔案資料管理過程中，規(guī)范資料管理不細(xì)不嚴(yán)，不夠深入，對施工單位移交的資料審核把關(guān)不嚴(yán)。

其次，監(jiān)理單位對監(jiān)理自身的監(jiān)理檔案資料不重視，月報(bào)、監(jiān)理通知、會(huì)議紀(jì)要、圖紙會(huì)審資料整理與收集的不及時(shí)，竣工時(shí)監(jiān)理資料嚴(yán)重缺失。

再次，監(jiān)理單位對檔案管理的投資不足，缺少現(xiàn)代化管理所需要的技術(shù)設(shè)備，使得一部分監(jiān)理的檔案管理方式還停留在手工作業(yè)上。

2.3 竣工檔案資料失真現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生

許多工程的檔案管理工作前期投入不足，往往在工程項(xiàng)目建設(shè)后期才開始檔案資料的收集、整理工作，從而造成檔案資料的復(fù)印件較多，原件很少，特種載體檔案嚴(yán)重缺失，甚至有些工程的竣工驗(yàn)收根本就沒有把檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收列入其中。甚至一些項(xiàng)目在工程竣工時(shí)才想起補(bǔ)辦工程檔案資料，更有甚者弄虛作假，偽造檔案，給工程帶來隱患。

3 解決對策

(1)重視檔案知識(shí)宣傳教育和系統(tǒng)培訓(xùn)。檔案管理部門應(yīng)高度重視和加強(qiáng)檔案法規(guī)等基本知識(shí)的宣傳和教育工作，有計(jì)劃、有措施、分期分批對各單位的工程管理人員進(jìn)行檔案意識(shí)、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，詳細(xì)介紹工程項(xiàng)目檔案工作的法規(guī)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)和施工過程中原始簽證資料操作方法及工程對竣工資料整編、工程項(xiàng)目驗(yàn)收的基本要求，使工程項(xiàng)目管理人員在增強(qiáng)檔案意識(shí)的同時(shí)熟練掌握檔案業(yè)務(wù)，使市政工程項(xiàng)目一開始就用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來嚴(yán)格要求，提高施工管理工作水平，杜絕施工過程中產(chǎn)生的不規(guī)范的原始施工資料和文件出現(xiàn)。確保一流的工程、一流的竣工檔案資料質(zhì)量。

(2)檔案管理部門應(yīng)完善市政工程項(xiàng)目檔案收集和歸檔程序:①在項(xiàng)目合同簽定時(shí)，確定檔案機(jī)構(gòu)和責(zé)任人，確定項(xiàng)目文件材料歸檔范圍;②依據(jù)項(xiàng)目進(jìn)程，及時(shí)收集完整準(zhǔn)確系統(tǒng)的項(xiàng)目文件材料;③按要求將項(xiàng)目檔案資料立卷整理;④送項(xiàng)目部(監(jiān)理部)審核，進(jìn)一步修正、補(bǔ)充和完善;⑤送檔案館審核，進(jìn)一步修正、補(bǔ)充和完善;⑥辦理檔案進(jìn)館歸檔案手續(xù)。

(3)建立健全資料管理制度。市政項(xiàng)目管理單位檔案管理部門，在工程項(xiàng)目建設(shè)初期就應(yīng)結(jié)合工程項(xiàng)目實(shí)際情況，制定相應(yīng)的工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)定，明確施工單位、監(jiān)理單位、檔案管理部門在工程檔案形成過程中各自應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)。施工單位和監(jiān)理單位，在項(xiàng)目開工前應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，制定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的一整套原始單元工程憑證文件。只有工程項(xiàng)目建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)材料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實(shí)可靠，竣工圖與實(shí)物相符。

(4)市政項(xiàng)目管理單位應(yīng)加強(qiáng)市政檔案的過程跟蹤管理，工程實(shí)施的過程中經(jīng)常檢查和督促各單位及時(shí)整理和完善檔案資料。

(5)嚴(yán)格把住竣工驗(yàn)收關(guān)進(jìn)行竣工驗(yàn)收的一個(gè)重要條件是竣工檔案資料必須同時(shí)或提前通過驗(yàn)收。因此在竣工驗(yàn)收階段，項(xiàng)目管理部門、監(jiān)理工程師及檔案管理部門要嚴(yán)格把好審查驗(yàn)收關(guān)，對各承包商單位編制的竣工圖、文字資料、施工報(bào)告要進(jìn)行認(rèn)真審查，著重檢查隱蔽工程驗(yàn)收記錄的真實(shí)性和工程設(shè)計(jì)變更單的落實(shí)情況，認(rèn)真審查竣工圖及文字資料是否完整、準(zhǔn)確、簽證是否完備，組卷排列是否合理等等?？傊?，在竣工驗(yàn)收階段，工程項(xiàng)目管理部門、監(jiān)理工程師、檔案管理部門要密切配合，嚴(yán)把審查驗(yàn)收關(guān)，確保竣工檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，使其竣工檔案資料在工程項(xiàng)目合同決算時(shí)，真正發(fā)揮憑證作用，達(dá)到收集整理檔案的目的。

［1］ 高萌萱.監(jiān)理檔案的管理［J］.機(jī)電兵船檔案，2009，(6).

［2］ 王曉燕.淺談工程檔案管理中存在的問題及對策［J］.三峽水利管理，2009，(3).

［3］ 陳丹娜.談市政工程檔案的收集［J］.城建檔案，2005，(2).