信息化條件下成人教育學(xué)籍檔案管理初探

蔣 峰，王紅巖

（濟寧職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山東 濟寧 272037）

信息化條件下成人教育學(xué)籍檔案管理初探

蔣 峰，王紅巖

（濟寧職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山東 濟寧 272037）

加強信息化條件下的檔案管理工作，是檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展的客觀要求，是加速檔案管理現(xiàn)代化的必然選擇，更是提高檔案信息服務(wù)水平的關(guān)鍵。隨著教育部關(guān)于高等教育學(xué)籍學(xué)歷電子注冊管理制度的實行，成人高等教育學(xué)籍檔案管理也從手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂嬎銠C網(wǎng)絡(luò)為工具的電子檔案管理。與傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理相比，這種新型的管理模式具有數(shù)據(jù)共享度高，管理方便等優(yōu)點，極大地提高了工作效率。

學(xué)籍；電子檔案；管理

2001年，教育部發(fā)布了《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》，實行高等教育學(xué)歷電子注冊制度；2006年，學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺正式開通推廣。這一系列舉措意味著高校檔案管理由先前的手工操作逐步過渡到以計算機網(wǎng)絡(luò)為工具的電子檔案管理。成人教育學(xué)籍檔案管理也應(yīng)適應(yīng)新形勢的需要，逐步向?qū)W籍檔案信息化管理之路邁進。如何做好成教學(xué)籍電子檔案管理工作是值得探討的問題。

一、當(dāng)前成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理工作存在的問題和不足

1.成教檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)成教檔案管理電子化，首先要有較高的知識層次和技術(shù)水平的管理人員，這種技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作，而應(yīng)具有計算機軟件開發(fā)、信息處理能力，否則即使引進了現(xiàn)代化設(shè)備，還是不能充分發(fā)揮作用。

2.對電子化學(xué)籍檔案管理工作重視程度不夠。一部分成教管理工作人員在思想上把成人教育當(dāng)成普通教育的附屬品，對成教學(xué)籍檔案的建立缺少正確的認(rèn)識，一味地追求經(jīng)濟效益，缺少社會效益意識和服務(wù)意識，由于思想上不夠重視和認(rèn)識上模糊不清，故不能擺正成人教育的位置。

3.檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。成教檔案管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于諸多原因，成教檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

4.忽視學(xué)籍檔案管理隊伍建設(shè)和人員培訓(xùn)。成教學(xué)籍檔案管理工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要求檔案管理人員有極強的計劃性、準(zhǔn)確性和原則性。可是許多高校普遍忽視了學(xué)籍管理隊伍的建設(shè)，學(xué)籍管理人員綜合素質(zhì)普遍偏低，人員結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)不合理。隨著學(xué)分制的實施，加強和完善學(xué)籍管理隊伍建設(shè)是十分必要的。

當(dāng)前，仍有許多高校成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理采用傳統(tǒng)手工操作，沒有采取信息化管理。學(xué)籍管理的常規(guī)性工作如新生花名冊打印、教學(xué)計劃管理、學(xué)籍信息管理、畢業(yè)生花名冊打印等各類有關(guān)學(xué)籍檔案的管理，雖一部分使用了計算機，但只是單機操作，計算機的價值只是打印的工具而已。這些管理手段的落后，阻礙了管理工作效率的提高和成人教育事業(yè)的發(fā)展。

二、對成人高等教育學(xué)籍電子檔案信息化管理的探索

1.提高對成教檔案工作重要性的認(rèn)識。胡錦濤同志在對檔案工作的指示中強調(diào)：“努力采用現(xiàn)代化的手段，不斷改善服務(wù)質(zhì)量，把檔案工作提高到一個新水平”。 按照要求檔案管理者要不斷更新觀念，充分認(rèn)識成教檔案的地位、意義、作用和價值，充分認(rèn)識成教檔案現(xiàn)代化建設(shè)的必要性和重要性。如果對檔案工作的重要性認(rèn)識不到位，勢必會嚴(yán)重影響檔案信息服務(wù)工作的進一步拓展。要用科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)檔案現(xiàn)代化建設(shè)。學(xué)籍檔案管理要體現(xiàn)以人為本，強化服務(wù)意識。要不斷加強對檔案管理隊伍的培訓(xùn)教育，通過培訓(xùn)，檔案管理人員要主動鉆研檔案管理的新模式，學(xué)習(xí)新知識，提高工作能力。結(jié)合學(xué)籍檔案管理工作的實際，善于總結(jié)摸索學(xué)籍電子檔案管理的基本規(guī)律并不斷創(chuàng)新，全面提高學(xué)籍電子檔案管理水平和能力。

2.提高成教檔案管理水平必須堅持依法建檔制度。規(guī)章制度的建立是檔案工作實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的首要任務(wù)，也是為檔案管理的有序化、制度化提供依據(jù)。努力提高管理者的責(zé)任意識，建立系統(tǒng)有序的管理體制，檔案的權(quán)威性在于其真實性。真實是檔案的生命，也是管理者的神圣職責(zé)。所以只有做到堅持原則不動搖，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不走樣，履行程序不變通，遵守紀(jì)律不放松，把好部門自身關(guān)，才能確保檔案的質(zhì)量。規(guī)范和加強學(xué)籍電子檔案管理，對成人高等教育工作顯得尤為重要，從招生到畢業(yè)，在這一過程的不同階段、環(huán)節(jié)，學(xué)籍電子檔案管理人員一定要本著高度負(fù)責(zé)的態(tài)度認(rèn)真對待。

3.充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)，將電子檔案的優(yōu)勢最大化。檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化是實現(xiàn)檔案信息利用效率最大化的有效途徑。利用計算機管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的標(biāo)引與著錄、編目、檢索、統(tǒng)計自動化等替代以前的手工抄寫工作，實現(xiàn)檔案的自動化處理和網(wǎng)上查詢服務(wù)。通過網(wǎng)絡(luò)讓師生檢索和查詢相關(guān)的檔案信息，有利于提高效率和便于開展工作。從而更好地提高檔案的服務(wù)水平。應(yīng)配備檔案柜、計算機和縮微設(shè)備等工具，建立一個門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、設(shè)備先進的學(xué)籍檔案館。使其最大限度地發(fā)揮作用及獲得最佳的效益，這是檔案管理的宗旨和任務(wù)。各高校檔案館之間要加強合作，不斷吸收兄弟院校的先進管理經(jīng)驗和管理模式，來填補本校檔案管理工作中的不足。

4.開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，加強安全管理。成教學(xué)籍管理部門應(yīng)開發(fā)出適用于本校的學(xué)籍電子檔案管理系統(tǒng)，該管理系統(tǒng)應(yīng)包括新生報名注冊管理、在校生管理、成績管理、教材管理、紙介檔案管理、畢業(yè)生管理、數(shù)據(jù)接口等模塊，涉及到學(xué)籍管理的方方面面。中央廣播電視大學(xué)開放教育在學(xué)籍檔案信息化管理方面走在了全國的前列，他們從學(xué)員學(xué)籍注冊、教學(xué)環(huán)節(jié)、學(xué)員畢業(yè)等等環(huán)節(jié)都無一例外的利用網(wǎng)絡(luò)來完成，提高了效率，也是適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展的要求，值得我們學(xué)習(xí)。

加強檔案系統(tǒng)的安全是一項重要工作，要采取措施，防止黑客等不法分子盜取學(xué)籍信息等數(shù)據(jù)。如果學(xué)籍信息丟失，給學(xué)校和學(xué)生都會帶來巨大的損失，同時也會影響學(xué)校聲譽。所以要特別引起高度重視。

總之，成人高等教育學(xué)籍電子檔案信息化管理是大勢所趨，盡管目前還不能完全實現(xiàn)“無紙化管理”，但我們應(yīng)積極探索，努力實踐。

［1］章文清.高校成人教育學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀與對策［J］.江西科技師范學(xué)院學(xué)報，2003，（6）.

［2］林紅霞.對高校學(xué)籍信息化管理的初步探討［J］.襄樊職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2007，（4）.

［3］顧丹.淺談高校成人教育的綜合檔案管理［J］.繼續(xù)教育研究，2004，（01）.

［2］顏海.檔案信息資源開發(fā)利用［M］.武漢：武漢大學(xué)出版社，2004.

G273

A

1008—3340（2011）02—0051—02

2011-01-20

蔣峰，男，濟寧職業(yè)技術(shù)學(xué)院電大教務(wù)科助理館員。

王紅巖，女，濟寧職業(yè)技術(shù)學(xué)院繼續(xù)教育中心實驗員。