淺談電大學(xué)生檔案的管理

周 軍

（襄樊廣播電視大學(xué)，湖北 襄樊 441021）

淺談電大學(xué)生檔案的管理

周 軍

（襄樊廣播電視大學(xué)，湖北 襄樊 441021）

電大學(xué)生的檔案管理是電大學(xué)生管理的重要一環(huán)，由于電大學(xué)生的生源類型和普通院校有很大區(qū)別，他們多是在職人員或社會青年，所以對他們的檔案管理往往不夠重視、不夠規(guī)范，以致給學(xué)生管理工作造成了許多不利的影響。本文結(jié)合多年的工作實(shí)際，對如何加強(qiáng)電大學(xué)生的檔案管理進(jìn)行了一些探索，從存在的問題入手，提出了解決問題的對策和途徑。

電大學(xué)生檔案；檔案管理；對策

廣播電視大學(xué)是一所以在職人員或社會青年為主要培養(yǎng)對象的現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)，由于參加學(xué)習(xí)的人員對學(xué)習(xí)的需求各不相同，往往給人們的印象就是為了一紙文憑，似乎學(xué)生檔案可有可無，從而在一定程度上忽略了電大學(xué)生的檔案管理工作。然而，作為檔案管理人員，我們應(yīng)當(dāng)清楚地認(rèn)識到，電大學(xué)生的檔案管理工作是電大學(xué)生管理工作的重要組成部分，是學(xué)生學(xué)習(xí)、成績記載、操行考核、綜合評定以及學(xué)業(yè)完成等各個(gè)方面的客觀記載，是學(xué)校管理學(xué)生的重要手段，是學(xué)生所在單位選拔、使用和考核人才的重要依據(jù)，是學(xué)生就業(yè)、擇業(yè)的重要參考，也是學(xué)生人生經(jīng)歷，特別是學(xué)習(xí)經(jīng)歷的重要文書載體。這就決定了電大學(xué)生檔案管理工作的嚴(yán)肅性和重要性。

一、電大學(xué)生檔案管理存在的問題

1．學(xué)生檔案的收集整理缺少規(guī)范。電大學(xué)生檔案是由各個(gè)職能部門在學(xué)生學(xué)習(xí)期間逐步形成的，首先是招生部門，收集學(xué)生的原始資料，如學(xué)生的基本信息、資格審核、入學(xué)考試及成績、錄取資料（錄取名冊，錄取通知書）等；在學(xué)生的學(xué)習(xí)期間，管理員負(fù)責(zé)收集、管理學(xué)生的學(xué)習(xí)情況、操行考核以及有關(guān)學(xué)生資料的收取等；學(xué)籍部門是學(xué)生檔案的核心管理部門，負(fù)責(zé)管理學(xué)生的課程成績、實(shí)踐環(huán)節(jié)成績、畢業(yè)審核、畢業(yè)資料報(bào)批、各類資料歸檔等。由于學(xué)生檔案始于分散，管理者對檔案資料重要性認(rèn)識的不足，檔案內(nèi)容缺乏統(tǒng)一規(guī)范，保存方法方式缺乏合理規(guī)范，加之報(bào)表表樣規(guī)格不一，書寫隨意，學(xué)生鑒定千篇一律，所以經(jīng)常出現(xiàn)資料缺失和檔案資料五花八門等不規(guī)范的現(xiàn)象。

2．學(xué)生檔案的查閱、借閱、送達(dá)等環(huán)節(jié)不健全。由于學(xué)生在校期間的檔案資料處于分散管理狀態(tài)，平時(shí)缺乏分類和整理，使得這些檔案資料在較長時(shí)間內(nèi)成為一堆被閑置的“雜物”，這樣，一方面不利于查閱和借閱，另一方面也使教師和管理人員缺少了一個(gè)了解學(xué)生的重要途徑；以致在學(xué)生完成學(xué)業(yè)以后，學(xué)生檔案遲遲不能整理歸檔，延誤檔案資料及時(shí)送達(dá)學(xué)生所在單位或移交人事代理機(jī)構(gòu)。

3．學(xué)生檔案的管理體制和管理制度不健全。學(xué)生檔案應(yīng)該是一個(gè)學(xué)生在校期間各種表現(xiàn)的一個(gè)完整的集合體，雖然檔案資料的來源不同，但是，由于處于某一時(shí)段管理檔案資料的部門或人員，相互之間缺乏聯(lián)系和溝通，缺乏應(yīng)有的制度、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，就使電大學(xué)生的檔案資料在很長時(shí)間里處于一種分散和零亂的狀態(tài)，不能完整成型，以致造成整理和歸檔的困難，甚至不時(shí)出現(xiàn)學(xué)生檔案遺失和遺漏等不良后果。

二、加強(qiáng)電大學(xué)生檔案管理的對策和途徑

1．狠抓電大學(xué)生檔案管理的制度建設(shè)。電大學(xué)生的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)有一套行之有效的管理制度。首先，應(yīng)建立歸檔材料的收集制度，從學(xué)生進(jìn)校伊始，職能部門的工作人員就應(yīng)該按照要求，詳細(xì)收集學(xué)生入學(xué)的相關(guān)資料，這些資料是學(xué)生檔案中不可或缺的原始資料，也是最容易遺失的資料，所以絲毫不能馬虎，必須按照收集制度給予完善；其次，要建立嚴(yán)格的交接制度，在檔案資料轉(zhuǎn)交給學(xué)生管理部門，或檔案管理人員變動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理嚴(yán)格的移交手續(xù)，接收學(xué)生資料的部門和工作人員，應(yīng)對這些資料進(jìn)行登記、分類、造冊、建檔，對缺少的資料應(yīng)及時(shí)告知學(xué)生或下傳部門予以補(bǔ)齊；第三，應(yīng)建立按期錄入制度，在學(xué)生學(xué)習(xí)期間，隨時(shí)將有關(guān)資料，如課程成績、操行考核、獎(jiǎng)懲情況等詳細(xì)載入學(xué)生檔案里，學(xué)生檔案管理者應(yīng)當(dāng)對學(xué)生的檔案資料負(fù)責(zé)，對違反規(guī)定者應(yīng)給予處理，使學(xué)生學(xué)習(xí)期間的檔案管理始終有章可循，規(guī)范完整；最后，應(yīng)建立送達(dá)制度，在學(xué)生完成學(xué)業(yè)時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照程序，認(rèn)真核對、封裝，及時(shí)將學(xué)生檔案送達(dá)學(xué)生所在單位，或經(jīng)過學(xué)生同意，將檔案移送給人事代理部門。

2．認(rèn)真做好組織機(jī)構(gòu)和管理人員落實(shí)工作。要使電大學(xué)生的檔案管理做到制度化、規(guī)范化，必須做到組織落實(shí)、人員落實(shí)、設(shè)施落實(shí)。實(shí)踐表明，組織機(jī)構(gòu)的落實(shí)是制度落實(shí)的落腳點(diǎn)，是實(shí)施制度化、規(guī)范化管理的有力保障，在一定的組織體系下，可以隨時(shí)對學(xué)生檔案資料的管理狀況進(jìn)行查驗(yàn)、監(jiān)督和問責(zé)；而人員落實(shí)則是按照專人專管的原則，把管理范圍進(jìn)行分解，落實(shí)到人，使每個(gè)人的管理職責(zé)明晰，以避免由于交叉管理或人員調(diào)動(dòng)而帶來的資料遺失、遺漏；設(shè)施落實(shí)就是要配置專用的檔案存放設(shè)施，確保檔案資料分類、存放和歸檔安全、妥善、有序，以保證檔案資料的歸檔和整理質(zhì)量。

3．開展檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化師生的檔案管理意識。通過宣傳和培訓(xùn)，使學(xué)生檔案管理部門和檔案資料管理人員提高對學(xué)生檔案管理工作的認(rèn)識，提高管理人員的責(zé)任意識，提高管理人員的管理水平。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)和學(xué)生保持經(jīng)常的聯(lián)系，指導(dǎo)學(xué)生認(rèn)真填寫有關(guān)表格資料，督促學(xué)生按照規(guī)范上報(bào)需待進(jìn)入檔案的材料。

4．加強(qiáng)電大學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化水平。隨著信息化時(shí)代的到來，辦公現(xiàn)代化已經(jīng)得到了極大的普及。由于電大學(xué)生的類別、專業(yè)以及學(xué)籍異動(dòng)等情況較為復(fù)雜，使得檔案內(nèi)容和數(shù)量劇增，管理難度隨之加大，傳統(tǒng)的手工操作已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代化改革的需求。這就要求我們必須借助現(xiàn)代化手段來進(jìn)行學(xué)生檔案的管理，這也是時(shí)代對我們電大人提出的新的要求。電大學(xué)生檔案的管理部門和管理人員，要與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變觀念，更新管理意識，勇于實(shí)踐，勇于創(chuàng)新，充分利用新技術(shù)、新設(shè)備，有計(jì)劃、有步驟地實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化，即信息化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，積極開發(fā)實(shí)用、高效、功能強(qiáng)大的電大學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)，加速實(shí)現(xiàn)電大學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化。

[1] 胡有紅. 淺析基層電大學(xué)生學(xué)籍檔案管理[J]. 湖州職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，2.

[2] 張立. 新形勢下加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理的思考[J]. 福建教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2009，4.

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1008-7427（2011）03-0022-01

2011-01-16