論高校檔案管理功能的轉變

白 薇

（甘肅民族師范學院，甘肅 合作 747000）

論高校檔案管理功能的轉變

白 薇

（甘肅民族師范學院，甘肅 合作 747000）

高校檔案管理師加強學校管理和提高教育質量不可或缺的組成部分，實現(xiàn)檔案管理功能的轉變，對于加快高校檔案信息數(shù)字化進程，促進高校教育改革意義重大。

高校；檔案管理功能；管理征集；轉變

隨著社會的發(fā)展，檔案管理作為一門科學，它同其他門類一樣，越來越被人們所認識、所重視。我國《檔案法》的頒布和實施，確立了檔案工作的地位和作用，為檔案工作的開展創(chuàng)造了良好的杜會環(huán)境，為依法制檔，依法管檔提供了法律保障。[1]《普通高校檔案管理辦法》出臺，進一步確立了高校檔案門類及高校各類檔案要實行集中統(tǒng)一管理的原則，使之成了教育體制改革中一項必不可少的內(nèi)容。它是高校工作的重要組成部分，是維護高校面貌的真實依據(jù)，是加強學校管理，提高教育質量不可少的第一手材料，對教育教改有著極其重要的指導作用。由于檔案管理的特殊地位，加之起步較晚和各級領導、檔案管理者認識的不同，高校檔案管理工作發(fā)展極不平衡。為加快高校檔案信息數(shù)字化進程，進一步加強對高校檔案管理功能的融合，并努力落實是很有必要的。

1.管理征集功能的轉變

根據(jù)《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》，高校的檔案管理應根據(jù)學校規(guī)模和檔案館（室）所藏檔案卷宗的數(shù)量設置檔案館（室），負責學校檔案信息資料的收集、立卷工作。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，高校檔案館（室）征集管理功能普遍薄弱。有的還停留在各部門、單位交什么就收什么的狀態(tài)。據(jù)筆者了解有的高校基本建設工程圖紙、一些重大活動的圖片資料都沒有收進檔案館（室），學校需用時還要到上級有關部門借用，甚至另行購買，這給學校在經(jīng)濟上造成很大的浪費。作為學校的檔案管理機構，就其收集檔案信息這一功能來講，其管理功能應表現(xiàn)在能夠及時、完整、準確地把具有憑證作用和保存價值的檔案資料全部、規(guī)范地征集到檔案館（室），這才是完全履行了自己的管理職責。

2.輔助教學功能的轉變

教學檔案是師生在教學活動中形成的、具有保存價值的文件材料，是廣大教師、學生共同完成的勞動和智慧的結晶。[2]建立和完善系統(tǒng)的教學檔案，對進行教學研究和教學改革，促進教育事業(yè)的發(fā)展有著十分重要的作用。教學檔案是根據(jù)高校教學工作的特殊貓要而建立的。它包括教師（教學、科研）檔案和學生（學籍、學習成績、考勒等）檔案。它直接為學校各項工作服務。教師檔案包括的內(nèi)容很多，主要有教授的課程、教學計劃、授課時數(shù)、教學質量評估、科研課題、科研數(shù)童、研究水平評估、考勤等方面的文件材料，是教師教學和科研過程的真實記錄，是查找、研究和處理間題的重要依據(jù)，是教學和科研的軌跡。這條軌跡的曲直、長短、粗細的表象，可形象地反映出一名教師的教學水平、科研水平的高低，進而可以判斷出一位教師智能的發(fā)揮狀況、工作態(tài)度的好壞、思想水平的高低。由于有了這些原始材料，這樣一來，就為學校領導機關對每位教師的任職、晉升提供真憑實據(jù)，使工作建立在準確性、可靠性、科學性的荃礎之上，從而使工作避免盲目性、主觀性，做到有的放矢，主動把握工作的進程，最大限度地發(fā)揮每位教師的才能，調(diào)動他們教學和科研的創(chuàng)造性和積極性，把工作做好。例如在學校評職稱職晉級時，就可以依據(jù)教學檔案中有關教師所任課程、投課時數(shù)、質量評估分數(shù)等這些具體數(shù)字，在評定時進行定量分析、比較、排序，保證了職稱評定工作的準確性、可靠性，增加了可信度，減少了一些不必要的誤解和偏差，激發(fā)每位教師教學的積極性，促進教學工作的發(fā)展。反之，如果沒有教學檔案，沒有這第一手材料，人們對職稱評定工作的可靠性就會產(chǎn)生懷疑，起不到應有的作用。

3.誠信服務功能的轉變

在市場經(jīng)濟條件下，高等學校的發(fā)展必須得到社會的認可。[3]檔案是學校發(fā)展過程的真實記錄，畢業(yè)生的出色表現(xiàn)和業(yè)績是學校教學質量的體現(xiàn)，檔案館（室）有計劃的創(chuàng)造機會向社會公布代表學校形象的決策、取得的科研成果以及成功校友的經(jīng)驗等，可以提高學校的信譽，促進學校的發(fā)展。如山東大學檔案館利用丁肇中父親在學校生活的檔案信息資料與其加深感情，建立密切聯(lián)系就是無數(shù)事例之一。學校的中心工作是教學，其他一切工作都是為教學服務，這也是高校檔案管理工作的宗旨。學校檔案管理部門服務除面對全校教職工、學生（含畢業(yè)生）外，應在擴大服務范圍、改善服務手段、提高服務質量上下工夫。要緊緊圍繞學校的中心工作，結合社會需求，盤活檔案信息，努力開發(fā)能引起師生感情“共振”的檔案文化資源，用于凝聚、鼓舞師生奮發(fā)向上的精神。如挖掘校史文獻背后的故事，學校典故等。檔案服務創(chuàng)新不能千篇一律，要結合自己的特點，提煉本校的風貌和品格。堅持以科學發(fā)展觀為指導，加大對檔案資料的研究力度，變被動服務為主動服務，提高服務質量和水平。

4.補充協(xié)調(diào)功能的轉變

高校檔案工作在堅持收集整理的基礎上，應該充分注意到社會、經(jīng)濟、高校改革對檔案工作提出的新要求，應該將檔案工作的重心從收集保管轉移到開放利用服務方面來。不要再只埋頭于收集保管，要多創(chuàng)效益，千方百計地提供服務，在服務中體現(xiàn)檔案工作的價值，提高檔案工作的聲譽，從而成得更大的重視，爭取更多的資金投入，進一步改善檔案工作的條件，使檔案工作進人良性循環(huán)狀況。高校應根據(jù)本校具體情況，加強基礎工作，從收集抓起，要建立科學的歸檔制度，明確歸檔范圍、不歸檔范圍，各門類文叉問題的處理及歸檔方法、案卷組合方式、案卷的編目、保管期限的劃分等。還要建立歸檔文接檢查制度，檢查文件材料的真實性、完整性及組合排列情況。總之應做到對歸檔文件材料進行逐份鑒定，對組卷工作進行認真指導，對編目工作進行逐一檢查。編研工作是開發(fā)檔案信息，提高利用工作水平的最好途徑，也是高校檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)。編研是檔案利用工作中的老話題，形式和方法很多，關鍵是要花時間、下功夫，把編研工作當成大事來抓，配合學校中心工作，為學校領導決策，為教學、科研、科技開發(fā)等項工作服務。

5.常規(guī)管理功能的轉變

在檔案管理的過程中，應加強對紛繁復雜的高校資料進行分類整理、編目歸檔。1.按年度分類整理出國家對高校相關的方針、政策、法律、法規(guī)進行系統(tǒng)編目歸檔；2.按高校的不同項目及完成科研成果、從事高校教育、教學、建設、科研等工作活動中形成的應歸檔保存的技術文件材料等方面進行整理、編目和歸檔；3按每年高校的立項、報告等資料整理、編目歸檔；高?？萍紮n案、文書檔案、科技資料在性質和作用上都有不同，要區(qū)分清楚，分別保管。凡是記述和反映本單位教育、教學、建設、科研等活動，具有保存價值并按照歸檔制度集中保存起來的技術文件材料，屬于科技檔案。凡是記述和反映本單位政治活動、行政領導、組織管理等活動，具有保存價值并按照歸檔制度集中保存起來的文件材料，屬于文書檔案。為了研究參考而收集或復制的技術文件材料，屬于科技資料，但當技術資料被采用成為工作憑證和依據(jù)時，便轉化為科技檔案。要確保各種科技、文件材料的形成、積累、整理、歸檔保存:如教育規(guī)劃、專業(yè)調(diào)查等形成的文字材料、照片及有關規(guī)程和細則等；科研方面的長遠規(guī)劃、年度科研計劃、專項合同、計劃任務書、專題研究計劃、各項調(diào)查材料、原始數(shù)據(jù)、專題總結、成果報告、論文、鑒定材料、推廣的文件材料等；基本建設的勘察設計和施工等工作中形成的設計基礎資料，設計任務書、總體設計、單項設計、工程預算與決算、開竣工報告、工程鑒定驗收材料、竣工圖紙及有關審批文件、技術規(guī)程等；有關審批文件有關本單位的重大發(fā)明創(chuàng)造、先進經(jīng)驗、合理化建議等有關技術文件材料。在教育、教學、建設、科研等工作中，不論是完成或者中斷、成功或者失敗、獨自承擔或同其他單位協(xié)作所形成的技術文件材料，凡具有保存價值的，均必須歸檔保存。

6.觀念導向功能的轉變

由以實體管理為主向以人力資本管理為主轉變檔案管理強調(diào)以人為本，即包括作為服務客體的用戶與作為服務主體的檔案人。[4]在以往的檔案管理中較多注重于服務客體的讀者用戶的層面，認為以人為本只是指面向用戶、方便用戶，以用戶為中心，而對服務主體的檔案人重視不夠。在知識經(jīng)濟條件下，檔案人不僅僅是收集、整理、保存、提供利用檔案，更是檔案信息資源建造者和維護者，是檔案信息資源與用戶之間的橋梁與紐帶，是高知識含量信息產(chǎn)品的設計者、生產(chǎn)者與操作者。不言而喻，檔案人在檔案的保管和提供利用方面，扮演了越來越重要的角色。因此，必須樹立“檔案人”與“用戶”并重的管理理念，切不可忽視檔案人這一關鍵要素。只有實現(xiàn)這一轉變，才能更好地發(fā)揮檔案人的積極性、主動性與創(chuàng)造性，才能在檔案的管理和各個業(yè)務環(huán)節(jié)中更充分地體現(xiàn)出檔案人的主體作用，從而適應知識經(jīng)濟給整個人類社會帶來的無可估量的影響，以新的管理思維和觀念跨入21世紀。

隨著知識經(jīng)濟的到來，知識和信息逐步成為與人力、資金并列的第三大“戰(zhàn)略資源”。[5]如何管理檔案部門蘊藏著的豐富的信息資源，是我們應該認真思考的重大課題。長期以來，我們已習慣于用“館藏檔案的數(shù)量、提供利用的人次、編印檢索工具和添置設備的種類”等等這樣一些硬性的指標來衡量一個檔案館的情況。不容否認在特定的歷史條件下，這種管理方法是積極的、有效的。它不僅極大地豐富了我國各級各類檔案館的館藏，而且?guī)恿藱n案工作各個方面的發(fā)展，使我國的檔案事業(yè)有了今天的發(fā)展成就。然而，知識經(jīng)濟時代是一個不同于以往的時代。

高校檔案工作作為學校一個方面的系統(tǒng)工程，必須由學校一把手親自掛帥，并指定專人負責，這是搞好檔案管理工作的重要保證。因此，各級領導要把這項工作納入議事日程，引起高度的重視。常抓不懈。要在人力、物力、財力等方面給予大力支持，為檔案管理工作提供便利條件，創(chuàng)造適宜發(fā)展的良好環(huán)境，開創(chuàng)高校檔案管理工作新局面。

[1] 任振朝. 淺談檔案與文化[J]. 北京檔案，1998，8.

[2] 胡紹華. 檔案與文化淺識[J]. 檔案管理，2001，2.

[3] 劉東斌. 試論檔案的文化價值及其開發(fā)利用[J]. 檔案與建設，1999，1.

[4] 鄔雪軍. 發(fā)揮高校檔案在校園文化建設中的作用[J]. 檔案與建設，2003，6.

[5] 張永杰. 探尋檔案定義研究的新視角[J]. 檔案與建設，2006，2.

On the Transition of File Management Function

BAI Wei

University’s file management is an indispensable part of strengthening university’s management and improving teaching quality. To realize the transition of file management function is of great significance to quicken digitalization of university’s file information and promote university’s education reform.

university; file management function; management collection; transition

G270

A

1008-7427（2011）08-0150-02

2011-04-24