淺談新時(shí)期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理

○朱艷瑩

（廣州市花木公司廣東 廣州 510075）

淺談新時(shí)期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理

○朱艷瑩

（廣州市花木公司廣東 廣州 510075）

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟，其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識(shí)，并進(jìn)入檔案領(lǐng)域中，本文從分析新時(shí)期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化工作入手，闡述了事業(yè)單位檔案管理未來數(shù)字化趨勢(shì)及相應(yīng)措施，希望能為事業(yè)單位檔案工作的數(shù)字化發(fā)展提供一些參考。

事業(yè)單位 檔案 數(shù)字化

一、檔案管理數(shù)字化是檔案管理未來的趨勢(shì)

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，許多單位檔案存在數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識(shí)單一的問題。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟，其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識(shí)，它已進(jìn)入人類社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分，使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等，還可實(shí)現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高建設(shè)單位檔案管理的效率。

二、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的必要性

事業(yè)單位，是指國(guó)家為了社會(huì)公益目的，由國(guó)家機(jī)關(guān)舉辦或者其他組織利用國(guó)有資產(chǎn)舉辦的，從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動(dòng)的社會(huì)服務(wù)組織。由于其特殊的性質(zhì)，檔案管理主要包括三大部分：文書檔案、基建檔案、人事檔案。上述三種類型的檔案是事業(yè)單位運(yùn)作不可缺少的部分，它的內(nèi)容對(duì)于單位的決策者和管理者來說都至關(guān)重要，所以檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠?yàn)槭褂谜咛峁┏渥愕男畔⒑涂旖莸牟樵兪侄?。但一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點(diǎn)，如：效率低、保密性差，另外時(shí)間一長(zhǎng)，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這對(duì)于查找、更新和維護(hù)都帶來了不少的困難，并存在檔案分散、零亂、遺失、涂改、偽造、霉變等問題不少，有的問題還比較突出。計(jì)算機(jī)檢索大大縮短了查詢時(shí)間，文件資料的利用更加便捷。檔案還可以在互聯(lián)網(wǎng)上建立信息查詢系統(tǒng)，檔案使用者能方便且迅速檢索到所需的檔案資料。檔案管理數(shù)字化在最大程度上擴(kuò)大了檔案的使用范圍，發(fā)掘了檔案的利用價(jià)值。檔案管理數(shù)字化有以下功能。

1、提高經(jīng)濟(jì)效益

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段，致使企業(yè)成本大幅增加。而數(shù)字化檔案管理使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

2、提高辦公效率

數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以人事檔案管理為例，由于企業(yè)的管理對(duì)象繁多，且具有很強(qiáng)的流動(dòng)性，如職工入廠、退休、調(diào)動(dòng)等，要想準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)、動(dòng)態(tài)了解這些情況，按以往傳統(tǒng)管理方法，必須“歸檔”后才能查詢。通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理的數(shù)字化檔案卻能準(zhǔn)確反映當(dāng)前的情況，同時(shí)數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上已成為“無墻界檔案”，檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管基地變成了提供利用的信息控制中心。

3、提高檔案的利用率

由于傳統(tǒng)的檔案大都保管在檔案室、檔案館，又大都以紙張為載體，造成用戶利用不便。數(shù)字化檔案管理可以使用戶更加便捷、準(zhǔn)確地查找到自己需要的檔案，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)，更使用戶可以不受時(shí)間和空間的限制，大大提高了檔案的利用效率。

三、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化已具備條件

1、網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展

90年代以來，我國(guó)先后筑建起中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)、中國(guó)教育科研網(wǎng)、中國(guó)科技網(wǎng)和中國(guó)金橋網(wǎng)并均與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國(guó)建設(shè)單位來看，90年已有許多單位開始使用計(jì)算機(jī)，到2000年以后許多單位已普遍使用計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，并紛紛著手建設(shè)局域網(wǎng)。我國(guó)通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為建設(shè)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)提供了前所未有的條件。

2、軟件的發(fā)展

目前的檔案管理信息化已開發(fā)出數(shù)千個(gè)專用軟件，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能，為檔案管理數(shù)字化提供了軟技術(shù)的保障。

3、具備發(fā)展所需的人才隊(duì)伍

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用改變著傳統(tǒng)的檔案管理模式，要求檔案人員在網(wǎng)上進(jìn)行收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)工作?，F(xiàn)代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業(yè)知識(shí)外，還要具備良好的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)及運(yùn)用操作能力。事業(yè)單位的人員素質(zhì)普遍較高，一般從事檔案管理工作的人員學(xué)歷普遍在大專以上，具有較好的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)他們的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)，適應(yīng)檔案管理數(shù)字化的工作要求。

四、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的發(fā)展措施

1、文書處理過程和歸檔實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理

文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內(nèi)在質(zhì)量。為適應(yīng)新形勢(shì)下的工作需求，我們把每天收到的文件用計(jì)算機(jī)登記，按照批辦的次序在局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，并設(shè)定傳閱時(shí)間和催辦時(shí)間。若傳閱文件未及時(shí)返回，催辦程序會(huì)發(fā)出信息，提醒承辦人及時(shí)閱文，并對(duì)處理完畢的文件進(jìn)行隨時(shí)預(yù)立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。發(fā)文處理過程也可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，由擬稿人將稿件輸入計(jì)算機(jī)—辦公室審核—簽發(fā)人簽發(fā)—辦公室修改、繕印、蓋章、分發(fā)—信息中心歸檔，這樣原來需要幾小時(shí)、幾天、幾十天辦完的事情，現(xiàn)在幾分鐘、幾十分鐘、幾小時(shí)就可以實(shí)現(xiàn)，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。

2、建設(shè)系統(tǒng)工程

檔案電子化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等。由于日常工作每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進(jìn)行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應(yīng)采用雙服務(wù)器、磁盤陳列存儲(chǔ)，高速掃描儀集中掃描，光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時(shí)，為了提高利用率，還應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)傳輸達(dá)到資源共享的目的。此外，還應(yīng)將電子檔案管理類別細(xì)分為操作系統(tǒng)管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、檔案密級(jí)管理、卷內(nèi)目錄管理、單位分類管理等，從而從機(jī)制上提高企業(yè)信息共享的能力。

3、建立與辦公系統(tǒng)的銜接

針對(duì)企業(yè)中辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的銜接問題，筆者建議在查詢接口程序中增加查詢檔案資料功能，實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)有的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)的無縫鏈接。

針對(duì)電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”保存問題，建議在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立一個(gè)“通道”，即將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式和影像方式共存。

根據(jù)數(shù)字檔案特點(diǎn)，制定特定的、完善的、符合實(shí)際需要的管理規(guī)章制度：文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，從而有效地保障數(shù)字化檔案建設(shè)安全、有序地開展。其中，尤為值得一提的是電子文檔的安全管理制度。檔案作為一種特殊的文獻(xiàn)資料，有的可以完全公開，有的則需要保密，特別是檔案數(shù)字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理，也包括軟件安全管理。硬件方面應(yīng)嚴(yán)把信息存儲(chǔ)載體質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長(zhǎng)期保存打好基礎(chǔ)。對(duì)于存儲(chǔ)電子文檔的設(shè)備和磁介質(zhì)要派專人負(fù)責(zé)管理，確保電子檔案不會(huì)因溫度、濕度等一些人為災(zāi)害導(dǎo)致丟失。軟件方面，就是要通過采用多級(jí)權(quán)限和密碼管理等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。

4、建立信息技術(shù)支撐系統(tǒng)

（1）系統(tǒng)應(yīng)具有良好的平滑升級(jí)能力

通過光纖連接磁盤陣列，保證系統(tǒng)的高性能。通過增加擴(kuò)展模塊提高系統(tǒng)的存儲(chǔ)容量。存儲(chǔ)系統(tǒng)（包括磁盤陣列）應(yīng)具有較高的可擴(kuò)展性，可在線擴(kuò)容，有很好的保護(hù)功能。

（2）系統(tǒng)應(yīng)具有高可靠性

所采用的磁盤陣列產(chǎn)品在結(jié)構(gòu)及硬件組成上應(yīng)完全是冗余設(shè)計(jì)（如陣列控制器、后端2條光纖環(huán)路、電源、風(fēng)扇、鏈路控制器、雙口光纖硬盤等），不存在單點(diǎn)故障，確保整套系統(tǒng)的安全運(yùn)行。磁盤陣列可采用不同的PAID保護(hù)級(jí)別，保證用戶的不同需求。所有硬件均可支持熱插拔，保證系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性。系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性要求很高，可根據(jù)用戶的需要，完成數(shù)據(jù)的隔離或共享?？赏ㄟ^增加應(yīng)用軟件來支持物理通路的冗余連接，以提高系統(tǒng)的安全性。

（3）系統(tǒng)應(yīng)具有很好的性能

系統(tǒng)采用全光纖磁盤陣列產(chǎn)品，保證系統(tǒng)的高性能。系統(tǒng)升級(jí)不必停機(jī)，可在線升級(jí)。系統(tǒng)具有良好的開放性，不同廠家產(chǎn)品之間能夠互聯(lián)。系統(tǒng)支持多種主機(jī)系統(tǒng)及集群系統(tǒng)。存儲(chǔ)產(chǎn)品采用基于W eb Brow ser的圖形管理界面，維護(hù)簡(jiǎn)單。

數(shù)字化檔案管理將有利于檔案信息資源的開發(fā)，與傳統(tǒng)載體的檔案相比，數(shù)字化檔案的最大特點(diǎn)是能夠通過網(wǎng)絡(luò)迅速流動(dòng)。數(shù)字化檔案的管理、研究和建設(shè)將徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、管理和信息服務(wù)職能轉(zhuǎn)變。今后，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，信息高速公路的進(jìn)一步拓寬，數(shù)字化檔案管理將會(huì)得到更好的發(fā)展。

孫艷平：論事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)[J].科技咨詢導(dǎo)報(bào)，2007（2）.