風(fēng)險(xiǎn)控制視角下常見(jiàn)往來(lái)憑證特性比較

安康學(xué)院 羅勁博

風(fēng)險(xiǎn)控制視角下常見(jiàn)往來(lái)憑證特性比較

安康學(xué)院 羅勁博

往來(lái)憑證的概念及內(nèi)涵

（1）借據(jù)，俗稱借條。既是一個(gè)很古老的外來(lái)工具，又是現(xiàn)代企業(yè)中發(fā)生債權(quán)債務(wù)關(guān)系時(shí)，而用以判斷的直接證據(jù)，無(wú)論是企業(yè)的短期借款，還是長(zhǎng)期借款，這個(gè)憑證都是一個(gè)絕對(duì)不可或少的書(shū)面憑證，另外，在一些重大債權(quán)債務(wù)關(guān)系中，借據(jù)還附有一些支持性憑證，比如借款合同或會(huì)議記錄，并且一般有企業(yè)單位的主要負(fù)責(zé)人和關(guān)鍵部門(mén)負(fù)責(zé)人的簽字，在個(gè)人或企業(yè)之間的外來(lái)事項(xiàng)被廣泛使用一般可用于支付報(bào)銷款項(xiàng)、支付無(wú)需歸還的款項(xiàng)和確認(rèn)過(guò)去事項(xiàng)所導(dǎo)致的債務(wù)，另外其他款項(xiàng)支付也可以用借條來(lái)充當(dāng)支付工具。

（2）領(lǐng)據(jù)（條）。在現(xiàn)實(shí)中，可以從狹義和廣義角度理解，狹義的領(lǐng)條是證明實(shí)際收到款項(xiàng)或物資的個(gè)人或企業(yè)給交付人所出具的一種憑證，一般上面有領(lǐng)取人或領(lǐng)取單位的簽名或蓋章。而廣義的領(lǐng)條，還包括企業(yè)的生產(chǎn)循環(huán)或企業(yè)日常管理中，所發(fā)生的事項(xiàng)，比如，生產(chǎn)使用的領(lǐng)料單，企業(yè)辦公部門(mén)在發(fā)放辦公用品時(shí)，讓領(lǐng)取人簽字確認(rèn)，從領(lǐng)條的使用中，領(lǐng)取人處于主動(dòng)地位。如果領(lǐng)取人拿到實(shí)物或資金后不書(shū)寫(xiě)領(lǐng)條，發(fā)放人會(huì)處于非常被動(dòng)的局面。

（3）收條。主要用于在現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)中，收到實(shí)物或貨幣資金的個(gè)人或企業(yè)，對(duì)實(shí)際交付實(shí)物或資金的交付人開(kāi)具的，用來(lái)證明已經(jīng)收到的這一確定的事實(shí)，同時(shí)也表明交付人給付義務(wù)或責(zé)任的完成，收款或收物的個(gè)人或企業(yè)收取權(quán)利的實(shí)現(xiàn)，如果收取人是個(gè)人，應(yīng)該簽名或蓋章；如果是企業(yè)，應(yīng)該在收條上加蓋企業(yè)的財(cái)務(wù)專用章或法人章

（4）收款收據(jù)。只用于非應(yīng)稅業(yè)務(wù)，主要由稅務(wù)部門(mén)監(jiān)制的統(tǒng)一收款收據(jù)和財(cái)政部門(mén)印制的蓋有財(cái)政票據(jù)監(jiān)制章的行政事業(yè)性收費(fèi)統(tǒng)一收據(jù)。收款收據(jù)是印有固定格式的，收據(jù)的種類有兩類，第一類，內(nèi)部收據(jù)和外部收據(jù)，第二類，正式收據(jù)和非正式收據(jù)。內(nèi)部收據(jù)是單位為了內(nèi)部成本核算的需要而自行印制或在賬表商店購(gòu)買(mǎi)的收款收據(jù)，內(nèi)部收據(jù)可以在內(nèi)部成本核算過(guò)程中使用并以此入賬，如職工借款歸還、保證金收訖等，一般不能對(duì)外使用，因此，常印有“僅限內(nèi)部使用，對(duì)外使用無(wú)效”字樣；外部收據(jù)是企業(yè)間發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)，收款方在收款后不需要納稅而開(kāi)具的稅務(wù)或財(cái)政等部門(mén)監(jiān)制的收據(jù)。這種收據(jù)具有合法性，可以入賬，單位或個(gè)人在收付款時(shí)使用的其它自制收據(jù)，都稱為“白條”，不能作為合法憑證入賬。而正式收據(jù)則是由稅務(wù)部門(mén)和財(cái)政部門(mén)監(jiān)制的行政事業(yè)性收費(fèi)統(tǒng)一收據(jù)，經(jīng)過(guò)了有關(guān)部門(mén)的監(jiān)制，是合法的收付款憑證；非正式收據(jù)是企業(yè)自行委托印刷廠印制的不帶稅務(wù)或財(cái)政部門(mén)監(jiān)制章的收據(jù)。

（5）欠條。是發(fā)生在具有債權(quán)債務(wù)關(guān)系中，債務(wù)人需要將來(lái)對(duì)債權(quán)人進(jìn)行必要償付的憑證，是證明債權(quán)債務(wù)關(guān)系的即為有價(jià)值和說(shuō)服力的憑證，也是在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)訴訟案件中糾紛較多的一類憑證。

往來(lái)憑證的特性比較

（1）收條與借條。對(duì)于收條而言，收取人是站在比較主動(dòng)的位置上，大多數(shù)情況下，不需要?dú)w還款；而借條中的借款人，是出于負(fù)有在將來(lái)某一時(shí)間內(nèi)償付款項(xiàng)或物的義務(wù)，而且沒(méi)有任何理由和推辭的，這兩者最能說(shuō)明其性質(zhì)的，就是會(huì)計(jì)中的兩個(gè)會(huì)計(jì)科目，即“應(yīng)收賬款、其他應(yīng)收款”和“應(yīng)付賬款、其他應(yīng)付款”等四個(gè)會(huì)計(jì)科目的使用，剛好體現(xiàn)的權(quán)利與義務(wù)的兩個(gè)相反方面。二者之間，也有許多共同點(diǎn)，比如，都要寫(xiě)清事由和必要的原因，要有必要的簽字和蓋章。在書(shū)寫(xiě)收條時(shí)，除“標(biāo)題”的“收條”或“今收到”等字句外。應(yīng)在收條的正文部分寫(xiě)清楚款項(xiàng)收受的性質(zhì)，以及原因，對(duì)于借條，也更有必要寫(xiě)清上述事項(xiàng)，因?yàn)樵诮钘l中，借出方，如果不嚴(yán)格控制，將來(lái)對(duì)方否認(rèn)，其損失會(huì)慘重，同時(shí)，寫(xiě)清這些事項(xiàng)，以避免將來(lái)引起不必要的糾紛。

（2）欠條與借條。二者之間，既有共同點(diǎn)，又有明顯的差異。共同點(diǎn)都是說(shuō)明債務(wù)人負(fù)有必須償還債權(quán)人的款項(xiàng)或具體實(shí)物資產(chǎn)的的一種不可推卸的義務(wù)和責(zé)任，在另一方面，也說(shuō)明債權(quán)人的某種優(yōu)勢(shì)和權(quán)力。而差異之處在于，欠條是站在債務(wù)人角度，突出債務(wù)人的責(zé)任性，言下之意，將來(lái)必須要換，也相當(dāng)于會(huì)計(jì)中的應(yīng)付項(xiàng)目；而借條，則從客觀角度說(shuō)明，債務(wù)人在某年某月某日從債權(quán)人處借了一定數(shù)量的資產(chǎn)，從借條上并不能表明債務(wù)人是否一定要還的意思。在現(xiàn)實(shí)中，在借條與欠條的使用中，還必須注意借條和欠條的出具日期，因?yàn)?，按照我?guó)的法律規(guī)定，債權(quán)債務(wù)關(guān)系中，必須注意其日期，因?yàn)槿掌谠诤芏嗲闆r下，就可以說(shuō)明債權(quán)債務(wù)的實(shí)際效力，如果債權(quán)人在一定時(shí)期內(nèi)不行權(quán)力，很有可能會(huì)導(dǎo)致欠條或借條的失效，造成債權(quán)人的損失，當(dāng)然，也會(huì)給債務(wù)人一定投機(jī)機(jī)會(huì)。另外，欠條與借條在應(yīng)用中，話語(yǔ)的表述及詞語(yǔ)的應(yīng)用，也要講究，特別是介詞“于，被”等的使用，否則會(huì)出現(xiàn)債權(quán)人變債務(wù)人，債務(wù)人變債權(quán)人的局面，欠條或借條如果特別注明其他內(nèi)容或欠條上均附有往來(lái)清單的，還需要結(jié)合附注或清單的內(nèi)容來(lái)判斷債務(wù)的數(shù)額。

往來(lái)憑證風(fēng)險(xiǎn)控制的具體措施

（1）財(cái)務(wù)人員養(yǎng)成良好的職業(yè)素養(yǎng)。會(huì)計(jì)人員在處理實(shí)際業(yè)務(wù)中，實(shí)際業(yè)務(wù)款項(xiàng)付出時(shí)，當(dāng)對(duì)業(yè)務(wù)的背景及相關(guān)信息缺乏深刻了解下，必須要求收款人出具借條。盡量要求使用規(guī)范的借條，特別是要求必要的簽章，最好再附上一些支持性材料，比如合同、業(yè)務(wù)清單，或者做好日常工作記錄。對(duì)于已經(jīng)書(shū)寫(xiě)好的借條或借據(jù)，沒(méi)有特殊情況，一般不能退或換，如果實(shí)在必須退或換，應(yīng)該做到仔細(xì)審查，嚴(yán)格核對(duì)，防止對(duì)方“掉包”。還要注意，在日常企業(yè)業(yè)務(wù)中，必須注意如下事項(xiàng)：一是應(yīng)嚴(yán)格劃清正式收據(jù)與非正式收據(jù)的界限。對(duì)于非正式收據(jù)，一定要有背景性資料或附注資料，以便對(duì)其解釋，對(duì)于正式收據(jù)，一定要應(yīng)用必要的職業(yè)警惕，防止假收據(jù)的使用。二是注重收據(jù)和借據(jù)相關(guān)事由的填寫(xiě)。因?yàn)?，從已?jīng)查處的經(jīng)濟(jì)案件中，由于有關(guān)事由填寫(xiě)不清，而導(dǎo)致許多犯罪在認(rèn)定時(shí)，發(fā)生模糊和困難，使違法犯罪分子逍遙法外，在填寫(xiě)收款原因或事由時(shí)，盡可能做到用語(yǔ)準(zhǔn)確、詳略得當(dāng)，內(nèi)容完整，不會(huì)產(chǎn)生歧義和誤解，也讓使用者在較短的時(shí)間內(nèi)能認(rèn)定外來(lái)憑證的具體類型。

（2）注意蓋章簽字程序的規(guī)范性。按照規(guī)定，從外單位取得的條據(jù)（原始憑證），必須蓋有出具單位的公章，從個(gè)人取得的條據(jù)，必須具備收款人的簽名或蓋章，否則，拒絕付款。這是單位與內(nèi)部職能部門(mén)或分支機(jī)構(gòu)之間處理業(yè)務(wù)的基本常識(shí)和原則。在我國(guó)的民事法律中，如果一個(gè)企事業(yè)單位任何出具的條據(jù)，必須是既有公章，又有個(gè)人又簽字的，而個(gè)人不論與出具單位具有何種所屬關(guān)系，都按照具體經(jīng)辦人來(lái)看待，因?yàn)樯鲜龊炚潞秃灻?，如果少一個(gè)，發(fā)生訴訟時(shí)，都有可能出現(xiàn)事實(shí)認(rèn)定的不清楚問(wèn)題。使付款或負(fù)擔(dān)損失的責(zé)任無(wú)法落實(shí)。在現(xiàn)實(shí)中，對(duì)于代簽和冒簽兩個(gè)問(wèn)題，應(yīng)該嚴(yán)加防范，屬于代簽的條據(jù)，如果票據(jù)的收款人事后不承認(rèn)，可能由于代簽程序方法有問(wèn)題；因?yàn)樵诖炞洲k理借、領(lǐng)、收款時(shí)，有些代簽人只簽被代簽人的姓名的，不簽自己的名字，事后，會(huì)出現(xiàn)別人冒簽的情況。當(dāng)出事時(shí)，真正的被代簽人實(shí)際沒(méi)有收到款項(xiàng)，所以，一般要求同時(shí)寫(xiě)上代簽人和被代簽人的姓名，而且必須寫(xiě)“代”字。另外，對(duì)于代簽人，在不熟悉的情況下，應(yīng)該留下電話，最好讓被代簽人通過(guò)通訊手段予以確認(rèn)，降低經(jīng)辦人的責(zé)任。

（3）對(duì)代收代業(yè)務(wù)提高警惕。目前，由于在中小企業(yè)中，由于崗位設(shè)置和人員數(shù)量的限制，許多由一人兼任崗位，而且，辦理業(yè)務(wù)時(shí)，代為辦理的頻率很大，筆者覺(jué)得，從降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)的角度講，代收代付業(yè)務(wù)也并非不能，主要是要健全內(nèi)部管理環(huán)節(jié)和程序，做好業(yè)務(wù)的交接和核對(duì)，做到業(yè)務(wù)責(zé)任到人，制定必要的懲罰措施，在經(jīng)手有關(guān)往來(lái)憑證時(shí)，一定要做好必要的簽字和稽核程序，做好工作記錄，特別是，企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)，要對(duì)代收代付業(yè)務(wù)，加強(qiáng)審計(jì)和監(jiān)督。