企業(yè)集中式財務(wù)管理信息系統(tǒng)構(gòu)建探討

江西財經(jīng)大學 俞婷婷

企業(yè)集中式財務(wù)管理信息系統(tǒng)構(gòu)建探討

江西財經(jīng)大學 俞婷婷

企業(yè)信息化建設(shè)經(jīng)過了會計電算化和會計信息化兩個階段后，面臨更加開放的競爭環(huán)境，企業(yè)加強財務(wù)監(jiān)管、防范風險的任務(wù)變得愈加重要，企業(yè)建設(shè)以財務(wù)為核心的財務(wù)集中管控系統(tǒng)已是大勢所趨。目前，企業(yè)信息化建設(shè)中存在的普遍現(xiàn)象是：企業(yè)都有一套財務(wù)核算系統(tǒng)，此外還有進銷存系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)等，但這些系統(tǒng)互相不連接，各自成為信息孤島，事前預(yù)算、事中控制、事后分析的管理信息循環(huán)基本沒有實現(xiàn)，企業(yè)未建立有效的財務(wù)管理信息系統(tǒng)。因此，研究構(gòu)建企業(yè)集中式財務(wù)管理信息系統(tǒng)，客觀地看待企業(yè)財務(wù)管理信息化，追溯更本源的問題，既具有重構(gòu)企業(yè)財務(wù)管理信息化要素的學術(shù)價值，又具有現(xiàn)實意義。

一、財務(wù)會計系統(tǒng)與管理會計系統(tǒng)的關(guān)系

（一）財務(wù)會計系統(tǒng) 財務(wù)會計系統(tǒng)最早的會計電算化在業(yè)務(wù)上經(jīng)歷了單賬套一多賬套一多組織一本賬，但無論如何變化，財務(wù)會計系統(tǒng)的本質(zhì)沒有變，即錄入會計憑證，對會計憑證以賬簿和報表的形式進行查詢。由于財務(wù)會計系統(tǒng)是對已經(jīng)完成的交易進行記錄，記錄要遵循國家的企業(yè)會計準則和稅收法規(guī)的要求，因此，財務(wù)會計系統(tǒng)產(chǎn)生的財務(wù)數(shù)據(jù)的管理相關(guān)性仍較弱。通過財務(wù)會計系統(tǒng)只是減少了財務(wù)人員的工作負擔，使財務(wù)信息的提供更為準確、及時，財務(wù)信息的質(zhì)量本身仍受到財務(wù)人員的水平和主觀性的影響。

（二）管理會計系統(tǒng) 在管理會計與財務(wù)會計的關(guān)系問題上，傳統(tǒng)理論認為財務(wù)會計是管理會計的基礎(chǔ)，管理會計的職能是從財務(wù)會計的數(shù)據(jù)中加工出管理需要的信息。簡而言之，管理會計主要是對財務(wù)會計信息的應(yīng)用。實質(zhì)上，對管理會計的職能定位嚴重削弱了管理會計的作用，因為發(fā)展到需要登記會計憑證的經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項，該發(fā)生的已經(jīng)發(fā)生，盡管企業(yè)經(jīng)營管理者需要回顧過去，但更為重要的是事前規(guī)劃，以及需要預(yù)測、分析、規(guī)劃未來的發(fā)展。而事前的規(guī)劃，最重要的是對未來有強烈的經(jīng)濟效益觀念，將建立在經(jīng)濟效益評估基礎(chǔ)上的未來規(guī)劃作為管理會計的基本職能，這樣管理會計與財務(wù)會計的關(guān)系就應(yīng)該是管理會計在前，財務(wù)會計在后，財務(wù)會計系統(tǒng)是對管理會計系統(tǒng)的反映和控制。

綜上所述，企業(yè)經(jīng)營管理者更需要的是一套管理會計系統(tǒng)，這套管理會計系統(tǒng)能將經(jīng)濟效益原則貫徹到每一個人身上，落實到每一步行為之上。管理會計系統(tǒng)如何構(gòu)成、要素之間的關(guān)系、不同模式企業(yè)管理會計的特點分析是構(gòu)建企業(yè)財務(wù)管理信息系統(tǒng)的重點和關(guān)鍵。

二、企業(yè)集中式財務(wù)管理信息系統(tǒng)構(gòu)建的實踐基礎(chǔ)

（一）企業(yè)集中式財務(wù)管理信息系統(tǒng)基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)架構(gòu) 基于實踐，企業(yè)最核心、最基礎(chǔ)的財務(wù)管理是：預(yù)算、合同和報銷。預(yù)算管理的思想滲透在財務(wù)管理信息系統(tǒng)的每一環(huán)節(jié)中，在業(yè)務(wù)開始前，不進行適當?shù)念A(yù)算，無法使用企業(yè)的財務(wù)資源。企業(yè)對于合同的管理十分關(guān)鍵，合同簽訂是企業(yè)形成法律上的債權(quán)債務(wù)的開始，在簽訂合同前，要對合同進行多方面的評審，合同簽訂后，要控制合同的執(zhí)行情況。沒有合同也無法使用企業(yè)的財務(wù)資源。財務(wù)報銷實際上就是使用企業(yè)財務(wù)資源的過程，在財務(wù)報銷時，通過是否有預(yù)算以及預(yù)算的使用情況和是否有合同以及合同的執(zhí)行情況來決定財務(wù)報銷的合適性，決定能否使用財務(wù)資源。

（二）企業(yè)集中式財務(wù)管理信息系統(tǒng)基礎(chǔ)的流程框架 企業(yè)集中式財務(wù)管理信息系統(tǒng)較好地實踐了管理會計的責任中心理論，責任會計的實質(zhì)是如何確定合適的管理單元問題，它很好地體現(xiàn)在財務(wù)管理信息系統(tǒng)項目管理的過程中，實現(xiàn)對利潤中心和成本費用中心的管理，且能很好地實踐企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范，對企業(yè)的各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進行必要的內(nèi)部控制。系統(tǒng)承擔了企業(yè)管理制度執(zhí)行、內(nèi)部控制、信息輸出的功能后，持續(xù)改進的重點不僅僅局限于制度是否得到執(zhí)行，控制是否有效這些基本問題，而是要重點關(guān)注每一個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵問題，如如何采購到性價比最好的物資，如何在提高質(zhì)量的情況下降低成本等。

（三）企業(yè)集中式財務(wù)管理信息系統(tǒng)的風險管控 企業(yè)建設(shè)集中式財務(wù)管理信息系統(tǒng)，全面地考慮經(jīng)濟環(huán)境的特點，控制嚴密，從頭到尾‘一套預(yù)算’，實現(xiàn)一管到底，財務(wù)管理信息系統(tǒng)可以自動生成會計報表、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，還可以根據(jù)不同的要求進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，信息挖掘很直觀。企業(yè)集中式財務(wù)管理信息系統(tǒng)通過技術(shù)手段將各個業(yè)務(wù)流程規(guī)范后，減少了各級管理、經(jīng)營的隨意性，而且統(tǒng)一核算減少了多級核算制度標準不統(tǒng)一、核算政策掌握的隨意性，有效加強了企業(yè)風險管控。

（四）企業(yè)集中式財務(wù)管理信息系統(tǒng)的管理水平 集中式財務(wù)管理信息系統(tǒng)使用層次分明，能較好地體現(xiàn)企業(yè)管理的提高是一個循序漸進的過程。在企業(yè)管理起點低，初始使用財務(wù)管理信息系統(tǒng)的情況下，以財務(wù)管理信息系統(tǒng)各功能模塊能正常運轉(zhuǎn)為根本目標，使用簡單；企業(yè)管理水平提高，對財務(wù)管理信息系統(tǒng)熟悉后，再使用控制更為嚴格的管理策略。同時財務(wù)管理信息系統(tǒng)對于企業(yè)業(yè)務(wù)管理具有極大的靈活性，全面地考慮企業(yè)經(jīng)濟環(huán)境的特點，控制嚴密，從而提升企業(yè)管理水平和創(chuàng)新能力。

三、企業(yè)集中式財務(wù)管理信息系統(tǒng)功能模塊構(gòu)建

（一）銷售合同管理功能模塊 銷售合同分成三類：項目銷售合同、期貨銷售合同和現(xiàn)貨銷售合同。項目銷售合同適用于工程、設(shè)計類合同的管理，該合同不能用于領(lǐng)取物資。如需領(lǐng)取物資，需立項后通過項目來領(lǐng)取物資。期貨銷售合同適用于不經(jīng)過進銷存，采購后直接銷售的業(yè)務(wù)，該合同直接領(lǐng)取采購合同的物資?，F(xiàn)貨銷售合同適用于到倉庫領(lǐng)用物資。現(xiàn)貨銷售合同有三張物資表，一張用于銷售部門簽訂合同確定銷售清單，一張用于生產(chǎn)技術(shù)部門將粗化的銷售清單轉(zhuǎn)化為內(nèi)部可執(zhí)行的生產(chǎn)或采購清單，一張用于實際領(lǐng)取銷售物資。銷售合同管理控制要素包括：物資管理、收款管理和開票管理。收款管理包括計劃收款管理和實際收款管理。對銷售合同要先安排收款計劃，然后才能進行實際收款的錄入。通過合同收款明細表，可查詢到合同收款計劃執(zhí)行情況；開票管理是指開具發(fā)票時要對應(yīng)到具體的合同。

（二）成本費用合同管理功能模塊 物資采購合同管理主要的控制點是：必須輸入物資，否則不能報銷；付款和到票金額不能大于已錄入物資的合計金額；核對發(fā)票和物資；跟蹤采購物資在內(nèi)部流動的情況；查看合同的到票和付款情況。非物資采購合同管理主要的控制點是：付款和到票金額不能大于合同金額；查看合同的到票和付款情況。

（三）項目財務(wù)管理功能模塊 基本流程是：編制預(yù)算進行立項審批、項目立項、凍結(jié)、項目關(guān)閉。對項目名稱設(shè)定四個層次的開放：公司、部門、項目組和項目經(jīng)理。對項目的預(yù)算開支設(shè)定五種開支策略：項目名稱控制、預(yù)算總額控制、科目控制、科目及預(yù)算總額控制和科目金額控制。企業(yè)可以根據(jù)自身對預(yù)算的認知水平和實際管理要求來靈活設(shè)定預(yù)算管控方式。對預(yù)算設(shè)定責任主體類型和責任主體，可根據(jù)項目名稱開放范圍設(shè)定不同責任主體的預(yù)算開支范圍和預(yù)算開支金額。針對項目設(shè)定預(yù)算實際開支的審批流程，可預(yù)先錄入項目需要的物資，對項目物資開支進行嚴格的預(yù)算開支、預(yù)算不夠可追加預(yù)算。同時，設(shè)置多種項目統(tǒng)計表報，包括：項目財務(wù)情況一覽表、收款計劃表、實際收款表、開票信息表、預(yù)算物資表、個人費用表、責任費用表等。

（四）報銷管理功能模塊 通用報銷單適用于差旅費報銷以外的所有報銷事務(wù)的處理，一張單據(jù)可報銷不同合同、不同性質(zhì)的費用，要報銷必須有合同和預(yù)算，無預(yù)算，不開支，無合同，不開支。報銷時能查看合同執(zhí)行情況，包括合同金額、累計付款和累計到票，采購物資明細及物資在內(nèi)部流轉(zhuǎn)情況。差旅費報銷單全面處理出差過程中所發(fā)生的各種費用。

（五）生產(chǎn)制造管理功能模塊 實施產(chǎn)品BOM表管理，一張生產(chǎn)任務(wù)單可下達多種產(chǎn)品的生產(chǎn)任務(wù)，生產(chǎn)任務(wù)運用BOM表有三種方式：嚴格運用、可修改運用和不啟用。可按照實際成本法進行產(chǎn)品的成本核算。

（六）采購計劃、物流、進銷存、庫存領(lǐng)料管理功能模塊 采購計劃有三種編制基礎(chǔ)，即項目、生產(chǎn)和庫存；采購計劃可作為內(nèi)部采購訂單使用。項目可直進直出領(lǐng)料；銷售可直進直出領(lǐng)料。入庫單能自動反映發(fā)票號碼、采購價格和供應(yīng)商信息。領(lǐng)料主體有項目、銷售合同和生產(chǎn)任務(wù)；領(lǐng)料方式有定額和非定額。

（七）報表管理功能模塊 設(shè)置多種統(tǒng)計報表，包括：科目匯總表、合同財務(wù)情況一覽表、銷售合同收款情況表、進銷存表、發(fā)貨出庫明細表、各種差異跟蹤表等。

四、企業(yè)集中式財務(wù)管理信息系統(tǒng)實施策略

（一）確定內(nèi)部財務(wù)管理信息系統(tǒng)實施項目負責人 負責人和項目組的成員都要精通財務(wù)管理信息系統(tǒng)的各個功能模塊，在前期的上線過程中，承擔著操作系統(tǒng)，保證系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)的責任。因此，在財務(wù)管理信息系統(tǒng)實施整個過程中，前期大部分工作是由項目組完成，要求項目組成員本身業(yè)務(wù)素質(zhì)高，能吃苦耐勞，具有主動學習的精神。

（二）系統(tǒng)上線前企業(yè)全方位的管理咨詢 主要包括：單位介紹；業(yè)務(wù)模式描述；企業(yè)的IT系統(tǒng)使用現(xiàn)狀；企業(yè)現(xiàn)階段面臨的管理提升問題及已經(jīng)采取的管理措施；戰(zhàn)略目標、經(jīng)營規(guī)模、經(jīng)營業(yè)務(wù)范圍、經(jīng)營地域；與系統(tǒng)有關(guān)的各種經(jīng)濟指標的現(xiàn)狀及未來3年的變化趨勢；企業(yè)主要需求點與系統(tǒng)的符合程度；在上線前要進行的二次開發(fā)；企業(yè)使用一段時間后潛在的問題及應(yīng)對方案；各模塊的初始化方案；財務(wù)管理系統(tǒng)與會計核算的關(guān)系；系統(tǒng)安全方案；上線工作計劃等。

（三）財務(wù)管理信息系統(tǒng)的試運行 企業(yè)在財務(wù)管理信息系統(tǒng)實施整個過程中，要加強實施中的風險管理，需建立系統(tǒng)和周詳?shù)娘L險防范機制，確保系統(tǒng)建設(shè)逐期按時保質(zhì)地完成。要減少系統(tǒng)失控的風險，識別、分配和處理系統(tǒng)開發(fā)過程中可能遇到的風險，以確定采取的措施。一般只要預(yù)先考慮到風險并采取了相應(yīng)的處理方法和步驟，大部分的風險是可以避免或者控制的。

集中式財務(wù)管理信息系統(tǒng)考慮了我國商業(yè)環(huán)境的特點，適應(yīng)工業(yè)、商業(yè)等多種業(yè)務(wù)管理的需要，企業(yè)可根據(jù)業(yè)務(wù)特點選擇合適的管理模式，增強業(yè)務(wù)調(diào)度管理意識，預(yù)算管理滲透到業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)，企業(yè)通過信息化實現(xiàn)了財務(wù)集中管控，通過技術(shù)上的創(chuàng)新推動了管理上的提升，從而更好地參與市場競爭，推動企業(yè)持續(xù)性發(fā)展。

［1］湯谷良：《高級財務(wù)管理》，中信出版社2006年版。

（編輯 代娟）