組織發(fā)展在圖書館的應用:從“是什么”到“怎么做”

歐陽美林

(華南師范大學圖書館 廣東廣州 510631)

謝拉認為，作為社會機構之一的圖書館，其職能受社會性質(zhì)的制約，作為社會產(chǎn)物的圖書館，總是隨著社會的變化而改革，反映著社會所追求的目標。當它不能完成既定任務和自己的使命時，社會就有可能，也一定會將它拋棄〔1〕。

確實，在當前，圖書館存在著可能被“拋棄”的危機。圖書館在信息服務領域正處于劣勢，這歸因于出版(信息內(nèi)容提供機構)的變化以及用戶(信息消費者)的變化所共同形成的社會信息環(huán)境，以及圖書館尚未適應這種變化?！跋稣摗闭J為圖書館職能將保留，但作為機構的圖書館可能不再存在。面對這樣的狀況，對于以圖書館工作為職業(yè)的圖書館員和以圖書館為研究對象的圖書館學研究者，需要回答圖書館“是什么”與“怎么做”這兩個問題?！笆鞘裁础奔椿卮饒D書館的基本原則以及隨社會變化而改變的職能，而“怎么做”則是回答如何實現(xiàn)這兩個層面。本人認為，對于“怎么做”的回答更具現(xiàn)實意義，這涉及到在當前以及未來的社會信息環(huán)境中，圖書館如何實現(xiàn)發(fā)展。

討論當前環(huán)境下圖書館的存在和發(fā)展，認識論角度需要向巴特勒、謝拉以及杜定友等對圖書館理解的回歸，將圖書館視為社會(環(huán)境)中的組織機構，作為社會的“細胞”，與社會中的其它組織機構無異;方法論則是引入社會中其它組織機構已經(jīng)得到廣泛應用的組織發(fā)展理論和實踐，推動圖書館管理，實現(xiàn)圖書館作為一個社會組織機構的健康發(fā)展。

1 組織發(fā)展的含義

組織發(fā)展概念創(chuàng)始于上個世紀50年代，并逐漸發(fā)展起來，成為開發(fā)組織自我更新能力的管理理論和技法。簡言之，組織發(fā)展是使用行為科學的一些方法，有計劃地改進機構并加速其發(fā)展的過程。

1．1 什么是組織發(fā)展

早期的組織發(fā)展等同于敏感性訓練，敏感性是指對自我、對他人和人際之間關系的敏感程度。較為廣義的理解將組織發(fā)展視為改善組織中人的因素的措施，致力于組織中的人事改變，諸如處理對個人的激勵、權力、知覺、人際關系、群體內(nèi)部和群體間關系等過程。貝克哈德(Beckhard)從目的性和方法論的角度提出，運用行為科學等學科的知識，在組織中進行有計劃的、全局性的(包括組織各個部門)和自上而下的活動，通過對組織內(nèi)多種過程有計劃的干預，來增進組織的有效性和戰(zhàn)斗力。貝爾(Bell)將組織發(fā)展定義為通過一系列活動去提高一個組織的戰(zhàn)斗力、效率和士氣的方法，組織的成員們直接參與這一系列的活動，去尋找各種各樣的方法，把組織的事情辦得更好〔2〕。

1．2 組織發(fā)展的實施方式

簡言之，組織發(fā)展的實施包括以下方面:

首先，進行有計劃的、全局的規(guī)劃，在于提高組織的效益和個人的工作績效，在于促進個人和組織目標的最佳配合，個人之間、群體之間的相互配合;

第二，進行行為研究，在于資料收集，獲取數(shù)據(jù)，分析問題，完成行動計劃，利用科學方法收集有關問題的數(shù)據(jù);

第三，吸收組織成員參與，內(nèi)部管理人員和外部咨詢專家相互配合，共同找到解決辦法;

第四，把變革與發(fā)展建立在組織現(xiàn)狀的科學分析與診斷之上。

組織發(fā)展由管理層支持并領導，通過團隊的努力，在組織文化的環(huán)境內(nèi)，以協(xié)同管理實現(xiàn)組織愿景、組織能力、組織學習和組織問題解決。這樣的過程通常由組織內(nèi)外的組織發(fā)展咨詢專家參與，理論和實踐包括行為科學的應用和行為研究。

2 圖書館管理與組織發(fā)展

圖書館管理是組織發(fā)展得以應用的領域。

2．1 圖書館“是什么”

這個命題是回答圖書館職能或功能，對圖書館職能的定位是圖書館“怎么做”的前提。

巴特勒認為，圖書是保存人類記憶的一種社會裝置，圖書館是為把它移入活著的個人的意識的一種社會機構〔3〕。謝拉認為，圖書館的基本目的永遠是有關文字記錄的知識思想及交流鏈條中的環(huán)節(jié)〔4〕。把知識用書面記錄的形式積累起來，并通過個體把它傳遞給團體的所謂書面交流的社會機關就是圖書館。正是在這一點上，圖書館的專門職能才得以存在〔5〕。記錄文字是傳遞給個體的基礎，傳遞給個體是記錄文字的目的，“記錄”和“傳遞”對應這“保存”和“服務”(包含“教育”)成為圖書館最為本質(zhì)的屬性，只是不同時期的側(cè)重以及具體體現(xiàn)有所不同，不同類型的圖書館亦有不同。

巴特勒也曾說過:“圖書館人沒有多方設法使自己的工作與人類社會的主流合拍，似乎對這種做法抱超然態(tài)度。圖書館人明顯束縛在自己樸素的實用主義的框框里。”〔6〕事實確實如此，圖書館學家們主要是采用“剝離”的方法來認識圖書館學研究對象的:第一步，他們將“圖書館”從社會大系統(tǒng)中剝離出來，將圖書館規(guī)定為移植人類記憶的社會裝置;第二步，他們將文獻(或圖書)從圖書館中剝離出來，從而創(chuàng)造了“交流論”;第三步，他們又將文獻信息(或知識)從文獻中剝離出來，從而形成了“文獻信息交流說”或“知識交流說”，〔7〕以及之后的“資源說”。這種“剝離”可能產(chǎn)生一種危險，也就是說，使得圖書館逐漸遠離社會大系統(tǒng)的環(huán)境，退縮到圖書館自己架構的空間中，并強調(diào)圖書館與社會中其它組織的不同，這將阻礙圖書館管理并實現(xiàn)良好的組織績效。

因此，我們不僅需要論述圖書館在新環(huán)境下新的功能、職能或特色，即不僅僅回答“是什么”，還需要回答“怎么做”。毫無疑問，回答“怎么做”的時候，我們不能回到杜威時代的圖書館內(nèi)部、經(jīng)驗層面的“怎么做”，我們需要逆之前提及的“剝離”而行，讓圖書館以一個社會機構、作為一個組織的整體重新回到社會大系統(tǒng)，將圖書館視為與人類社會中其它組織無異的一分子，從組織績效的角度考察圖書館的運行效率和發(fā)展。

2．2 圖書館“怎么做”

阮岡納贊在論述“圖書館學五定律”時提到，圖書館是一個生長著的有機體。針對“生長”，阮岡納贊將圖書館的主要部分分為圖書、讀者和工作人員。前兩個部分，阮岡納贊更多考慮的是量的增長，包括圖書增長的規(guī)模、讀者人數(shù)和借閱量的增加等;工作人員方面，除了量的增長之外，阮岡納贊還涉及到工作人員增加后的各自專業(yè)劃分(專門化)、最大限度地發(fā)揮工作人員積極性角度的工作調(diào)換、部門會議、蜂群精神(協(xié)作)等與圖書館組織管理的各個方面〔8〕。然而，僅僅是量的變化是不夠的，當前圖書館“圖書”的內(nèi)涵和讀者的需求都發(fā)生了質(zhì)的變化，但阮岡納贊關于工作人員變化的論述為我們提供另一個角度的切入點，我們可以通過圖書館工作人員的變化，重新解讀圖書館如何實現(xiàn)作為“一個生長著的有機體”，通過圖書館管理實現(xiàn)圖書館組織發(fā)展。

科學研究中，常常需要抓住主要矛盾進行科學抽象?，F(xiàn)實研究對象是復雜的，多種因素混在一起，因此，必須變復雜的研究對象為簡單和理想化的研究對象，這需要抓住事物的關鍵。圖書館及其發(fā)展的研究也是如此，相關因素涉及環(huán)境、功能、圖書、讀者、工作人員等等。當功能已經(jīng)充分論述，回答了“是什么”的問題;當充分討論來自出版(信息內(nèi)容提供機構)和其它信息服務機構的環(huán)境變化以及圖書和讀者(信息用戶)的變化，而且這些變化無法“完全”由圖書館所把握的時候，則需考慮工作人員角度的圖書館發(fā)展，即圖書館管理。

廣泛意義上圖書館管理包括諸多方面，如人員管理、經(jīng)費管理、藏書管理、設備管理、信息管理、時間管理、建筑與環(huán)境管理等。就我們討論圖書館“怎么做”的問題上，主要是如何在“工作人員”層面上推動圖書館作為一個社會組織、作為一個社會機構的生存和健康發(fā)展，因此需要將圖書館抽象為與社會中其它組織無異的機構，從組織績效、組織運行效率、應對環(huán)境實現(xiàn)組織敏捷化和組織變革的角度去考察。為了實現(xiàn)這樣的目的，需要從方法論角度引入組織發(fā)展的理論和實踐。

3 組織發(fā)展在圖書館的研究和實踐

在國外，圖書館組織發(fā)展的研究和實踐已經(jīng)充分展開，而國內(nèi)圖書館界雖目前已意識到圖書館管理變革的重要性，也有一些有影響力的探索和實踐，比如浙江大學圖書館和上海交通大學圖書館采取的一些舉措等，但方法論的研究與應用尚處于自發(fā)和萌芽的狀態(tài)，需要引進并推動組織發(fā)展的研究和應用。

3．1 組織發(fā)展在圖書館的研究

組織發(fā)展在工業(yè)管理、企業(yè)管理以及政府機關管理中使用較為普遍，也逐漸為圖書館管理所接受。從可獲取的文獻來看，上個世紀70年代就有圖書館館員關注組織發(fā)展，1974年，由英國23名圖書館員組成的小組參加了以組織發(fā)展為主題的研討會，并在1976年出版一份報告〔9〕，從而將組織發(fā)展引入圖書館管理;1980年，Edward R．Johnson(圖書館館長)和 Stuart H．Mann(運籌學教授)合作出版專著，評價和分析組織發(fā)展對學術圖書館管理的影響〔10〕;1997 年，Charles A．Schwartz出版專著，研究信息技術發(fā)展下，利用組織發(fā)展實現(xiàn)圖書館機構重組的理論和實踐〔11〕;2004年，Joan E．Conger出版關于電子資源采訪、評估和管理的專著，雖然是討論圍繞電子資源的管理，但整書都體現(xiàn)組織發(fā)展的理念，以此為基礎討論電子資源形成的全新環(huán)境對圖書館管理的影響〔12〕。Library Trends在2004年專門以組織發(fā)展為主題，刊登了系列論文，內(nèi)容涉及圖書館組織發(fā)展實踐、組織文化、組織結構、人力資源管理、領導力等各個方面。

李華偉于1997年提到組織發(fā)展在圖書館管理中應用，認為組織發(fā)展是可以用來診斷一個機構內(nèi)部的問題和試圖改變組織文化的一種有計劃的行動和程序。在一個龐大的機構里，為了要使這個機構能順應環(huán)境的改變和需要，進行有計劃的和順從員工意見的改革，只有采用組織發(fā)展的方法才能客觀、公正地深入員工之間去調(diào)查他們的意見和感受，激發(fā)員工自發(fā)、自動和合作的精神，以期共同解決內(nèi)部問題，改善組織文化，增加員工個人的成長及對工作的滿意度〔13〕。

3．2 圖書館組織發(fā)展實踐

現(xiàn)今出現(xiàn)的非傳統(tǒng)圖書館職位中已經(jīng)有“組織發(fā)展顧問”，Library Trends期刊2004年(Summer)專集里，部分論文作者的職位即圖書館組織發(fā)展顧問。圖書館組織發(fā)展顧問的工作即是使圖書館能夠做計劃、解決問題，成為更好的組織。作為一個組織發(fā)展顧問，其工作涉及到戰(zhàn)略計劃、團隊合作，還有組織分析，提供的培訓涉及溝通、沖突管理、流程改善、項目規(guī)劃、顧客服務，以及小組概念等?！?4〕

圖書館處于所在母體的小環(huán)境，從相關文獻涉及的組織發(fā)展實踐了解到，無論是有意識或無意識，無論是整體或局部地應用組織發(fā)展理論和技法的變革，絕大多數(shù)圖書館都不是在母體機構的指令下進行，如大學圖書館，其變革并未在大學管理層指令下進行。調(diào)研結果表明，一切變革是由圖書館館長以及那些處于領導地位的館員參與進行?！?5〕這也說明了準備和正在實施組織發(fā)展的圖書館已經(jīng)將圖書館視為社會中的獨立組織，而不僅僅是母體機構的一部分。

4 圖書館組織發(fā)展的實施

4．1 實施方面

在將圖書館視為與社會中其它機構無異的組織的前提下，與工業(yè)管理、企業(yè)管理以及政府機關管理中的組織發(fā)展一樣，圖書館的組織發(fā)展應該從以下方面展開:

首先，從組織的整體，涉及圖書館的組織結構、組織文化以及如何實現(xiàn)學習型組織;

其次，從構成組織的細胞，即工作人員，涉及館員自身發(fā)展、圖書館人力資源管理;

第三，從組織中推動和實現(xiàn)組織發(fā)展的特殊因素，即圖書館領導力研究和實踐;

最后，基于行為研究，圖書館運行中的數(shù)據(jù)和評估在管理及決策中所起的作用。

4．2 圖書館組織文化與組織變革

改造組織在于對組織價值和組織文化的理解，在于對組織未來以及如何邁向這個目標的了解，同時也建立在對組織既有價值規(guī)范的尊重之上。圖書館的任何變革基于對圖書館傳統(tǒng)規(guī)范的遵守，即我們之前提到的“是什么”的問題。圖書館的戰(zhàn)略規(guī)劃首先基于此，繼而從對環(huán)境、對圖書館使命等各方面進行考察之后形成的，圖書館的規(guī)劃還需與其母體機構的目標和目的保持一致。戰(zhàn)略規(guī)劃是大多數(shù)圖書館組織發(fā)展的起點。對于非盈利機構，其使命與用戶緊密相連，圖書館作為非盈利組織和公共服務組織，需要在變化的環(huán)境下進行創(chuàng)新或通過戰(zhàn)略規(guī)劃推動創(chuàng)新。沒有創(chuàng)新的戰(zhàn)略不存在，沒有戰(zhàn)略上的支撐，有效的創(chuàng)新也不可能產(chǎn)生，對于圖書館，挑戰(zhàn)是三維的;持續(xù)地在當前基礎上發(fā)展能創(chuàng)建增值服務的能力;運用戰(zhàn)略實現(xiàn)關于創(chuàng)新的決策;向用戶推送創(chuàng)新服務〔16〕。

組織文化的形成是圖書館整體和個體發(fā)展的背景，組織文化和價值需要像其它資源一樣進行有效管理。圖書館通過組織文化實現(xiàn)館員共識、協(xié)同館員的群體行為和進行決策、平衡館員個體和圖書館發(fā)展興趣點。文化評估可以實現(xiàn)對組織變化的判斷。高效率的領導引導不同的文化類型，推動組織文化轉(zhuǎn)換，適用環(huán)境的變化〔17〕。

學習型組織是圖書館實現(xiàn)發(fā)展的具體形態(tài)之一。其中領導的角色是設計者、導師和領航者，完成建立組織核心價值和組織目標的基礎，負責確定政策、戰(zhàn)略、核心價值以及將核心價值轉(zhuǎn)換為決策〔18〕。

4．3 圖書館領導力發(fā)展與組織發(fā)展

從非贏利組織創(chuàng)新和戰(zhàn)略、組織文化實現(xiàn)、學習型組織的形成等各個方面，我們可以將圖書館組織發(fā)展歸結為一點:如何讓圖書館組織發(fā)展體現(xiàn)領導力?，F(xiàn)今時期，領導力并非是獨裁、控制，領導力理念及方式已經(jīng)逐漸從個人取向向集體取向演變，但不是用集體主義取代個人主義，而是在尊重個體權利的基礎上通過個體間的合作實現(xiàn)個體和集體的共同發(fā)展，將個體包容在廣闊的集體性關系中，承認多元價值的前提下，努力加以整合〔19〕。Thomas L．Moore定義了 facilitative leadership，這是一種新的領導模式，不僅僅應用在圖書館，同樣應用于其它與圖書館一樣的社會組織，這種模式使得組織的所有成員能更有效地工作。傳統(tǒng)的“命令與控制”模式在一定時期內(nèi)還是很重要，特別是在要求比較具體的環(huán)境下，但未來最有效的領導者必定是facilitator，大多數(shù)組織將發(fā)現(xiàn)領導的facilitation模式會更有效，為使圖書館成為更高效的組織，決策將這樣實現(xiàn):聚集作為組織成員的館員、引導館員展示其掌握的信息和意見、最終達到意見的一致。這種領導力的運作模式與組織發(fā)展的理論和技法一致。

5 結語

我們討論圖書館管理，包括組織結構、組織文化、領導力等如何重要，并不是否認圖書館傳統(tǒng)價值的重要性，圖書館管理是為圖書館實施其傳統(tǒng)價值提供更優(yōu)質(zhì)的空間。所謂傳統(tǒng)價值即是實現(xiàn)采集資源、組織資源并為用戶提供服務的核心流程。新環(huán)境下，資源和用戶發(fā)生變化，向圖書館提出在采集、組織和服務等方面的新課題，圖書館不應將這三方面割裂，需要從發(fā)展的視角，從圖書館整體以及從支撐實現(xiàn)這三方面工作的圖書館館員角度，實現(xiàn)圖書館在新環(huán)境下組織敏捷化，成功實現(xiàn)組織發(fā)展。

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