Word使用小竅門

黑龍江 洪艷輝 于淼

Word使用小竅門

黑龍江 洪艷輝 于淼

Word是我們常用的文字處理軟件，正因?yàn)槌Ｓ?，所以往往忽視了它的一些方便快捷的用法，使用快捷方法既能提高我們的工作效率，又能降低錯(cuò)誤率。下面的內(nèi)容就為您介紹一些工作中常用的小竅門。

word；使用技巧；竅門

一、如何幾秒鐘自動(dòng)生成目錄

如果想自動(dòng)生成目錄，要求文檔在編輯時(shí)就要給不同的標(biāo)題設(shè)置大綱級(jí)別。首先在“格式”菜單中的“段落”中設(shè)置段落的級(jí)別，設(shè)計(jì)好后，通過(guò)點(diǎn)“視圖”選項(xiàng)中“文檔結(jié)構(gòu)圖”按鈕，查看文檔的結(jié)構(gòu)是否正確，確認(rèn)無(wú)誤后就可以制作目錄了，打開“插入”菜單，選擇“索引和目錄”，點(diǎn)選“目錄”標(biāo)簽，在“顯示頁(yè)碼”與“頁(yè)碼右對(duì)齊”前面打“√”，“制表符前導(dǎo)符”選擇為點(diǎn)，“格式”選用默認(rèn)的“來(lái)自模板”，設(shè)置“顯示級(jí)別”，按下“選項(xiàng)”按鈕，彈出一個(gè)“目錄選項(xiàng)”窗口，在“標(biāo)題之后分別輸入級(jí)別，這時(shí)標(biāo)題前方出現(xiàn)符號(hào)“√”，與此同時(shí)，將其標(biāo)題后面的數(shù)字刪除掉，按兩次“確定”，目錄生成了！

二、如何刪除word文檔所有空格空行

方法一：在“編輯”菜單中選擇“替換”，在彈出對(duì)話框的“查找內(nèi)容”中輸入^p^p，在“替換為”中輸入^p（這里^和p都必須在英文狀態(tài)下輸入），然后單擊“全部替換”即可。

方法二：在“編輯”菜單中選擇“替換”，在彈出對(duì)話框的“查找內(nèi)容”中輸入一個(gè)空格，在“替換為”中什么也不輸入，然后單擊“全部替換”即可。

三、Word剔除試卷中的選擇題答案

如果想在Word中去掉選擇題后括號(hào)內(nèi)已有的答案，可按下面的步驟操作：按“Ctrl+H”組合鍵打開“替換”對(duì)話框，在“查找內(nèi)容”框中輸入“（^$）”，在“替換為”框中輸入“（）”（括號(hào)中間有空格），單擊“全部替換”按鈕即可。但“$”只能表示一個(gè)任意的字母，即以上操作只能剔除單選題中的答案，若為多項(xiàng)選擇題，可在查找時(shí)依次加入多個(gè)“$”來(lái)進(jìn)行查找并替換。

四、巧妙應(yīng)用word中郵件合并功能

在填寫大量格式相同，只修改少數(shù)相關(guān)內(nèi)容，其它文檔內(nèi)容不變的信息時(shí)，使用Word郵件合并簡(jiǎn)便、易行，而且可以設(shè)置各種格式、打印效果較好、能滿足用戶的不同需求。用郵件合并功能創(chuàng)建的目錄型主文檔，具有在同一頁(yè)面每一欄內(nèi)打印多個(gè)主文檔副本的特點(diǎn)。若在同一頁(yè)面內(nèi)只打印一個(gè)主文檔的副本，如全校學(xué)生畢業(yè)證的打印、各類獎(jiǎng)狀、期末學(xué)生成績(jī)單等，則應(yīng)創(chuàng)建“信函”型主文檔，其余操作基本類同。

首先我們確定好主文檔（例如：工資條表格）和數(shù)據(jù)源（Excel或Access格式的記錄表），然后通過(guò)“郵件合并”向?qū)О褦?shù)據(jù)源中的的字段信息合并進(jìn)來(lái)。

點(diǎn)擊“工具→信函與郵件→郵件合并”，然后在屏幕右側(cè)進(jìn)入“郵件合并”向?qū)А?/p>

第一步：選擇文檔類型。選擇“信函”。

第二步：選擇開始文檔。選擇默認(rèn)的“使用當(dāng)前文檔”。

第三步：選取收件人。單擊“使用現(xiàn)有列表”區(qū)的“瀏覽”按鈕，通過(guò)“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，定位格式數(shù)據(jù)源的存放位置，選中并打開。接著彈出“郵件合并收件人”對(duì)話框，在這里可以指定參與郵件合并的記錄，選擇默認(rèn)的“全部”，確定返回Word編輯窗口。

第四步：撰寫信函。將插入點(diǎn)定位于表格的第二行第一格內(nèi)，單擊“郵件合并”工具欄上“插入Word域”左邊的“插入域”按鈕，打開“插入合并域”對(duì)話框，選中“域”下方列表框中的“序號(hào)”字段，并單擊“插入”按鈕，即可把“序號(hào)”字段合并到主文檔中。然后用同樣的方法把其余字段插入到主文檔表格中對(duì)應(yīng)的位置即可。

第五步：預(yù)覽信函。在這里我們可以瀏覽一下工資條的大致效果，還可以調(diào)整表格的寬度，讓姓名在一行內(nèi)顯示。然后選中“姓名”后的表格區(qū)域，如果這樣直接進(jìn)入打印操作，一頁(yè)紙只能打印一個(gè)，所以選中整個(gè)表格，復(fù)制，粘貼到原表格下方空一行后的地方，把插入點(diǎn)定位于主文檔中第一和第二個(gè)表格之間的空行處，單擊“郵件合并”工具欄上的“插入Word域”按鈕，在彈出的菜單中選擇“下一記錄”命令，以此類推，就可以在一頁(yè)紙上多排幾個(gè)表，充分利用資源了。

最后進(jìn)入第六步：完成合并。然后把表格打印出來(lái)，就制作完成了。

五、Word表格巧調(diào)列寬

在編輯Word表格時(shí)，大家通常都是拖動(dòng)表格線來(lái)調(diào)整列寬。其實(shí)，如果在拖動(dòng)表格線時(shí)，配合使用不同的按鍵，可以達(dá)到不同的目的。按住Ctrl鍵的同時(shí)拖動(dòng)，表格線左邊的列寬改變，增加或減少的列寬由其右方的列共同分享或分擔(dān)，整個(gè)表格的寬度不變；按住Shift鍵的同時(shí)拖動(dòng)，只改變表格線左方的列寬，其右方的列寬不變，整個(gè)表格的寬度將有變動(dòng)；按住Alt鍵的同時(shí)拖動(dòng)，標(biāo)尺上會(huì)顯示出各列的寬度，其拖動(dòng)結(jié)果與普通拖動(dòng)方法相同。

六、快速去掉頁(yè)眉的橫線

在利用Word插入頁(yè)眉后，頁(yè)眉信息下總會(huì)有一條橫線，如果希望將它去掉，可以打開“格式—邊框和底紋”，在彈出的對(duì)話框中把邊框設(shè)置為“無(wú)”，并在“應(yīng)用于”下更改為“段落”，再單擊“確定”按鈕即可。

還有一種方法就是在字體左邊的“標(biāo)題”中選“正文”即可。

最后一種方法就是選擇“格式/樣式”命令，彈出“樣式”對(duì)話框，在“樣式”項(xiàng)中選定“頁(yè)眉”，再點(diǎn)擊“更改”按鈕。接著點(diǎn)擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選“邊框”命令，彈出“邊框和底紋”對(duì)話框，在“邊框”選項(xiàng)卡中選定“無(wú)”即可。

七、巧用Word的擴(kuò)展選定功能

將光標(biāo)定位在你需要選取的部分之首，按“F8”啟動(dòng)“擴(kuò)展”，此時(shí)你會(huì)看到底部狀態(tài)欄中的“擴(kuò)展”由灰色變?yōu)楹谏?，再按一下“F8”，將選取一個(gè)字或一個(gè)詞，按兩下“F8”，將選取一句，按三下“F8”，將選取一段；按四下“F8”，全選。按ESC鍵或者按F6鍵即可關(guān)閉擴(kuò)展功能。

八、Word的兩種水印

一是文字水?。?jiǎn)螕簟案袷健辈藛蔚摹氨尘啊弊硬藛沃械摹八　泵?，可以插入不同顏色、樣式、大小、方向和字體的水印。還可以根據(jù)需要選擇或輸入要作為水印的文字。二是圖片水?。?jiǎn)螕簟安迦搿獔D片”，視圖片的來(lái)源選“剪貼畫”或“來(lái)自文件”，選定圖片后向文檔中插入圖片，在圖片插入處單擊鼠標(biāo)左鍵，出現(xiàn)“圖片工具欄”，在“文字繞排”選“襯于文字下方”，“圖像控制”選“水印”，此外還可以對(duì)圖片亮度、對(duì)比度、尺寸等進(jìn)行設(shè)置。

[1]楊麗，張龍，鄧崢.PC疑難終極解決888招[M].北京市：中國(guó)鐵道出版社，2003.

[2]唐萬(wàn)學(xué).計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)[M].天津：南開大學(xué)出版社，2009.06.

（編輯 李艷華）

（作者單位：黑龍江省貿(mào)易經(jīng)濟(jì)學(xué)校）