爭創(chuàng)三甲醫(yī)院藥庫管理模式的探討

楊統(tǒng)升 梁藍月

(廣東省中山市小欖人民醫(yī)院 廣東 中山 528415)

我院是一所正在申報三級甲等醫(yī)院的南方醫(yī)科大學附屬醫(yī)院,醫(yī)院藥品庫房的管理作為藥事管理的一部分,一直被擺在醫(yī)院藥劑科工作的重要位置,它的運作好壞直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療秩序[1]。醫(yī)院藥庫的中心任務是:圍繞“一切為臨床服務”的服務宗旨,完成醫(yī)院醫(yī)療、科教研、采購、保管和供應工作。本作者經(jīng)過幾年的工作實踐,在規(guī)范化管理思想的指導下,逐步掌握了一套完善的管理方法,使我院藥庫的管理更加規(guī)范,為藥劑科在爭創(chuàng)三甲醫(yī)院的新形勢下實現(xiàn)服務功能、服務模式的轉(zhuǎn)變,發(fā)揮了堅實的保障作用?，F(xiàn)介紹如下。

1 建立嚴格的審批制度,擬定科學的采購計劃

我院現(xiàn)有西藥1200余種,以我院《中標藥品目錄》為依據(jù),每天由藥庫保管員根據(jù)上一天藥品消耗數(shù)量編制采購計劃,交藥劑科主任批準后,由采購員網(wǎng)上采購中標品種,建立《藥品采購記錄表》。藥品采購過程中,做好采購計劃是關(guān)鍵,在保證藥品供應的同時,要加速周轉(zhuǎn),減少庫存.我們采取以下三種方式購進:①用量穩(wěn)定的藥品控制在1個月用量。②受氣候及臨床用藥習慣等因素影響的藥品控制在2周量。③對于一些有效期比較短、用量較為波動以及藥事委員會審批的新藥,我們控制在一周量,采用少購、勤購的原則。總之,在制定采購計劃時應充分考慮用藥的季節(jié)性以及藥品的有效期等諸多因素,既可有效地控制庫存,又可以減少藥品的在庫時間。

2 嚴格驗收藥品質(zhì)量,嚴防假藥、劣藥流入

藥品入庫前要嚴格驗收藥品質(zhì)量,實行入庫藥品批批驗收制度,藥庫保管員應按發(fā)票或隨貨同行單驗收,包括購入日期、藥品名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、供藥單位、生產(chǎn)單位、批準文號、批號、有效期、外觀、價格及包裝質(zhì)量等10余個檢查項目[2],需要冷藏的藥品還要驗收冷鏈運輸條件。進口藥品要審核《進口藥品檢驗報告書》或《進口藥品通關(guān)單》及《進口藥品注冊證》和《國家藥品注冊證》,國產(chǎn)藥品每批都要驗收藥檢報告。首營藥品要核收生產(chǎn)企業(yè)資質(zhì),加蓋企業(yè)印章的藥品生產(chǎn)或經(jīng)營許可證,營業(yè)執(zhí)照,注冊商標證書,大小包裝注冊批件及GMP證書復印件,藥檢報告等。

除搶救或緊俏藥品外,有效期≤3個月的藥品拒絕驗收入庫。在驗收時還應注意如液體藥品有無破損、藥液外滲等,注射劑是否有結(jié)晶沉淀,生物制品其外觀性狀是否符合要求,片劑有無變色和裂片等。第一類精神藥品、麻醉藥品要驗收到最小包裝單位。在近幾年的實際工作中,我們曾經(jīng)發(fā)現(xiàn)某些廠家的藥品有嚴重的質(zhì)量問題,如維生素C注射液顏色加深變黃,甘露醇注射液中有明顯的白色結(jié)晶,中藥口服液混濁沉淀,抗生素粉針瓶外蓋松落等。對于這些有問題的藥品,要堅決拒收。藥品經(jīng)仔細檢查合格后才能人庫,建立《藥品驗收登記表》,做好真實、完整的驗收記錄并簽字。

3 采用醫(yī)院藥品管理系統(tǒng)(MIS)管理藥品注冊資料

在庫藥品的相關(guān)注冊資料我們采用醫(yī)院藥品管理系統(tǒng)(Medinee Information System,MIS)管理,儲存藥品的購入日期、名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、供藥單位、生產(chǎn)單位、批準文號、批號、有效期、生產(chǎn)許可證,營業(yè)執(zhí)照,進口藥品的檢驗報告書或進口藥品通關(guān)單,進口藥品注冊證等詳細資料,利用藥品管理系統(tǒng)(MIS)設計藥品有效期,批準文號,生產(chǎn)許可證,營業(yè)執(zhí)照等有效期的提醒功能。醫(yī)院藥品管理系統(tǒng)(MIS)的應用提高藥品注冊資料的管理水平,使我院使用藥品的資料集中統(tǒng)一儲存,方便了信息數(shù)據(jù)的提取,減少經(jīng)驗管理,增強管理的科學性。

4 做好藥品養(yǎng)護,加強藥品有效期的管理

對庫存藥品根據(jù)性質(zhì)分類擺放,內(nèi)服藥品與外用藥品分開。分區(qū)管理,設置常溫庫、陰涼庫、冷庫等庫區(qū),并設有冰柜保存貯存溫度要求在0℃以下的藥品(如卡孕栓,貝普生等),務必做到按照藥品存放標準貯存。特殊藥品如麻醉藥品、精神藥品、危險藥品單獨專柜存放,生物制品等存放在冷藏庫。建立《藥品貯存溫、濕度記錄表》,藥學專業(yè)人員每天對各個庫房的溫、濕度進行檢查并記錄,上、下午各監(jiān)測1次,保證常溫庫≤30℃,陰涼庫≤20℃,冷庫2-10℃,冰柜0℃以下,濕度在45%-75%之間。

建立《藥品養(yǎng)護記錄表》,每月對藥品進行一次全面檢查,有效期在6個月之內(nèi)的藥品記錄在《近效期藥品記錄表》,公布于近效期藥品板示牌中,懸掛在醒目位置,建立《近效期藥品催銷表》,下發(fā)近效期藥品通知單,加快藥房內(nèi)部調(diào)劑使用并聯(lián)系經(jīng)銷商更換,避免藥品失效而給醫(yī)院造成經(jīng)濟損失。對于一些有效期很近又必需使用的藥品,發(fā)放時貼上有“近效期”字樣的不干膠在其外包裝,同時電話通知使用部門,以引起高度重視。藥品養(yǎng)護中同時建立《破損藥品記錄表》,《不合格藥品記錄表》,對標簽損壞,打爛,出現(xiàn)沉淀,滲漏等藥品記錄,并移到指定區(qū)域保管,放置醒目提示牌。

5 嚴格藥品發(fā)放制度, 做到帳物相符

各藥房(門診藥房、住院藥房、急診藥房、兒科藥房等)負責人將領(lǐng)用的藥品輸人電腦,傳至藥庫,藥庫會計打印出清單,并按清單發(fā)藥,核對后出庫。領(lǐng)用清單一式三聯(lián),第一聯(lián)由藥庫保管員出帳,第二聯(lián)由藥庫會計電腦出帳,第三聯(lián)交領(lǐng)藥部門核對藥品數(shù)量。藥品發(fā)放原則:①有效期＜6個月的藥品貼上有“近效期”字樣的不干膠。②按“先產(chǎn)先出,近期先出,按批號發(fā)貨”的原則。③更換廠家和規(guī)格的藥品發(fā)放時要特別注明。建立《藥劑科藥品信息表》,對于出庫的藥品要進行質(zhì)量跟蹤檢查,各個部門都有質(zhì)量檢查員對臨床和調(diào)劑部門跟蹤檢查,發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量問題的藥品,要及時上報并由藥庫全部召回,記錄在《藥品召回記錄表》,聯(lián)系經(jīng)銷商退貨。

每季度對庫存藥品進行盤點,帳物相符率達到100%。

6 部分藥品零庫存管理, 減少庫存和醫(yī)院資金的占用

專科搶救用藥和特定病人專用藥品,采取零庫存管理。如卡泊芬凈,施捷因,鼠神經(jīng)生長因子等,藥庫管理員做好計劃交給采鉤員采購,當醫(yī)藥公司把貨及時送到,經(jīng)藥庫保管員驗收合格后,由藥品會計入賬后,直接送到使用部門。這必須要與有誠信的供貨商合作,其物流系統(tǒng)完善,送藥及時且供應充足,否則有可能發(fā)生斷貨現(xiàn)象。

藥庫部分藥品的零庫存管理使藥品由醫(yī)藥公司直接進人藥房,減少了藥庫存放環(huán)節(jié),大大加快了藥品的流通速度,有效地減少了藥品的積壓和資金占用。隨著我院醫(yī)院藥品管理系統(tǒng)(Medinee Information System,MIS)系統(tǒng)的全面上線,藥庫信息化管理體制不斷完善,降低藥品庫存、簡化流通環(huán)節(jié),藥品從采購、入庫到發(fā)至病人手中,將全部納人信息化管理。

7 特殊藥品(麻醉藥品和精神藥品)管理[3]

麻醉藥品、第一類精神藥品的管理是醫(yī)療機構(gòu)管理普遍存在的難點,稍微放松管理,就可能滋生問題。我院在認真貫徹執(zhí)行《麻醉藥品和精神藥品管理條例》、《麻醉藥品、精神藥品處方管理規(guī)定》和《醫(yī)療機構(gòu)麻醉藥品和第一類精神藥品管理規(guī)定》的同時,為了加強麻醉藥品和第一類精神藥品的管理。結(jié)合我院實際制訂了以下實施方案:①醫(yī)院成立由主管院長負責,醫(yī)務處、藥劑科、護理部、保衛(wèi)科等部門參加的“麻醉藥品、第一類精神藥品管理小組”,日常工作由藥劑科負責。②根據(jù)國家的法律法規(guī),結(jié)合醫(yī)院的實際情況,制訂我院麻醉藥品、精神藥品的管理規(guī)定、實施方案及各部門、各環(huán)節(jié)麻醉藥品、精神藥品管理的規(guī)章制度。③把麻醉藥品和第一類精神藥品管理列入醫(yī)院年度目標責任制考核,建立麻醉藥品和第一類精神藥品使用專項檢查制度。并定期組織檢查,做好檢查記錄,及時糾正存在的問題和隱患。具體到在庫管理,麻醉藥品和一類精神藥品的儲存保管方法必須嚴格執(zhí)行專庫(專柜)保管,二者可存放在同一專用庫(柜)房內(nèi)。專庫(柜)必須執(zhí)行雙人雙鎖保管制度,倉庫內(nèi)須有安全措施,如警報器、監(jiān)控器。建立《麻醉藥品、精神藥品的專用賬冊》,專人登記,定期盤點,做到賬物相符。麻醉藥品入庫時,應堅持雙人開箱驗收、清點,驗收到最小包裝單位,雙人簽字入庫[4],并記錄于《麻醉藥品、精神藥品驗收表》。嚴格執(zhí)行出庫制度,建立《麻醉藥品、精神藥品進出的專用賬冊》,出庫時專人對品名、數(shù)量、質(zhì)量進行核查,并由第2人復核,發(fā)貨人、復核人共同在單據(jù)上簽字。由于破損、變質(zhì)過期失效,而不可供藥用的品種,應清點登記,單獨妥善保管,并列表上報藥品監(jiān)督管理部門,聽候處理意見。如銷毀必須由藥品監(jiān)督管理部門批準,監(jiān)督銷毀,并由監(jiān)督銷毀人員簽字,建立《麻醉藥品、精神藥品銷毀表》存檔備查,不能隨便處理。

二類精神藥品,可儲存于專用的藥品柜內(nèi),并上鎖管理。

怎樣管理好藥庫是一個值得不斷探討的問題,在實際工作中應注意以上幾個問題,建立健全規(guī)章制度,制定嚴格的崗位職責,使部門內(nèi)員工辦事有章可循,使規(guī)范化管理落實到實處。圍繞藥品采購→保管→發(fā)送這一工作主體,密切協(xié)調(diào)各環(huán)節(jié),確保環(huán)環(huán)緊扣,保證各項工作高效有序的運轉(zhuǎn)。合理計劃,統(tǒng)籌安排好藥品采購工作,保證臨床藥品供應。進行效期藥品的管理,處理好近效期藥品和積壓藥品,將醫(yī)院和醫(yī)藥公司的損失降低到最低限。建立了嚴格的藥品進貨渠道(誠信的供貨商)→嚴格藥品質(zhì)量驗收(質(zhì)控人員和保管員)→藥品保管(監(jiān)控藥庫藥品質(zhì)量)→藥房拆零觀察(監(jiān)控藥房藥品質(zhì)量)→臨床及病人意見反饋藥庫→最終反饋到醫(yī)藥公司,一條相對嚴密的藥品質(zhì)量控制鏈,保證用藥安全。

總之,為確保藥品質(zhì)量我院建立和完善了藥庫管理規(guī)章制度,包括藥品采購、藥品驗收、藥品貯藏、有效期藥品的管理規(guī)范、首營藥品管理規(guī)范等,使得藥品采購和藥庫管理工作有章可循。藥庫工作人員更要有高度的責任心和較高的思想素質(zhì)掌握必備的藥學知識,注意收集藥品管理信息,加強藥品質(zhì)量管理,不斷探索更為合理的藥庫管理模式,最終實現(xiàn)藥庫科學化、系統(tǒng)化的管理,為臨床提供安全、有效的藥品。

[1]吳蕾.紀國慶.黃世祥.馬艷立.淺談庫房藥品保管的方法[J].實用醫(yī)技雜志.2007,25(2):3471.

[2]賀大偉.醫(yī)院藥庫管理中值得注意的問題[Z].2001年第三屆全國醫(yī)院藥品質(zhì)量監(jiān)督管理學術(shù)研討會.

[3]衛(wèi)生部.醫(yī)療機構(gòu)麻醉藥品、第一類精神藥品管理規(guī)定[S].衛(wèi)醫(yī)發(fā)[2005]1438號.

[4]國家食品藥品監(jiān)督管理局.藥事管理與法規(guī)[M].北京:中國中醫(yī)藥出版社.2004.104.