貫徹《歸檔文件整理規(guī)則》的思考

胡建平

（哈爾濱商業(yè)學(xué)校 黑龍江 哈爾濱 150000）

貫徹《歸檔文件整理規(guī)則》的思考

胡建平

（哈爾濱商業(yè)學(xué)校 黑龍江 哈爾濱 150000）

高校檔案是為高等院校的教學(xué)與管理服務(wù)的，是可靠的信息資源和歷史憑證，對(duì)建設(shè)規(guī)范化院校，培養(yǎng)高素質(zhì)人才方面具有重要作用。因此，科學(xué)地管理檔案，有效地開發(fā)利用，對(duì)學(xué)校的全面發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)關(guān)系重大。推行《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)則》)，是改革高校檔案工作的一項(xiàng)重要舉措，它使檔案管理更趨于科學(xué)、規(guī)范，更適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，為新時(shí)期高校檔案的持續(xù)發(fā)展指明了方向。因此，在工作中正確認(rèn)識(shí)和使用《規(guī)則》，具有十分重要意義。

一、《規(guī)則》有利于推動(dòng)學(xué)校檔案工作的改革

1.減輕了學(xué)校檔案工作的壓力。高校檔案分類多，內(nèi)容復(fù)雜，繁重的立卷工作占用了文檔人員的大部分時(shí)間。另外，由于立卷工作繁雜，難以熟練掌握，文檔人員流動(dòng)性又比較大，使得整理工作質(zhì)量始終得不到保證，這無疑給提供利用工作帶來諸多不利因素。因此，《規(guī)則》的頒布實(shí)施．能有效地滿足學(xué)校文檔人員簡(jiǎn)化手工勞動(dòng)的要求，在保證歸檔文件整理工作質(zhì)量的同時(shí)，減少了人力占用，縮短了工作時(shí)問，提高了工作效率。

2.節(jié)省了學(xué)校必要的財(cái)力物力?！兑?guī)則》推行文件級(jí)管理，取消了案卷，不再對(duì)檔案原件進(jìn)行形式上的加工，在完整地保持檔案原貌的同時(shí)，減少了歸檔文件管理工作所占用的財(cái)力、物力，有效地節(jié)省了資金，有利于檔案管理現(xiàn)代化及學(xué)校檔案工作其他方面的建設(shè)。

3.理順了學(xué)校檔案工作職能?！兑?guī)則》推行了以“件”為保管單位，通過簡(jiǎn)化歸檔文件整理工作，對(duì)整理和利用之間的矛盾進(jìn)行了調(diào)整，理順了檔案工作的職能，使學(xué)校檔案人員將精力更多地投入深化檢索體系、豐富檢索途徑、完善利用服務(wù)等方面。

二、正確理解《規(guī)則》的內(nèi)容和使用要求，有利于推動(dòng)檔案實(shí)體工作的進(jìn)程

1.要確定整理單位?！兑?guī)則》對(duì)“件”進(jìn)行了界定。一般以每份文件為一件，對(duì)于工作中形成的密不可分的文件，比如請(qǐng)示與批復(fù)；報(bào)告與批示等，《規(guī)則)要求根據(jù)具體情況，可視為一體，也可作為兩件，作為整理的基本單位。

2.歸檔文件的分類。將全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體，按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體系。

3.歸檔文件的排列。歸檔文件的排列必須是在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)。按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套文件可集中排列。具體可分兩步，先按事由原則，將屬于同一事由的文件按一定順序排列存一起，再采用一定的方法對(duì)不同事由的文件進(jìn)行排列。

4.對(duì)歸檔件編號(hào)。歸檔文件必須按照分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)。通過編號(hào)，可使歸檔文件在全宗內(nèi)的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作以及將來查找利用時(shí)的實(shí)體存取提供條件。

5.歸擋文件的編目。歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和順序編制歸檔文件目錄。也就是按照分類、排列的結(jié)果，逐類、逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示歸卡當(dāng)文件全貌。編目應(yīng)以“件”為單位進(jìn)行，來文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄沒置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)和備注等項(xiàng)目。

6.歸檔文件的裝盒。將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。裝盒時(shí)，應(yīng)按分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中，具體要求如下：（1）不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放人同一檔案盒；(2)不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放人同一檔案盒；(3)分機(jī)構(gòu)(問題)的情況下，不同機(jī)構(gòu)(問題)形成的歸檔文件不應(yīng)放人同一檔案盒；(4)應(yīng)視文件薄厚程度，選適宜檔案盒；(5)歸檔文件不要求同一事由的歸檔文件必須裝在同一檔案盒內(nèi)，只需按照排列的先后順序依次裝盒，一盒裝滿后，順次裝入下一盒即可。

7.備考表。備考表置于盒內(nèi)文件之后、項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期．需要依次填寫好。

三、《規(guī)則》在實(shí)際工作中需要注意的問題

《規(guī)則》對(duì)歸檔文件提出了新的整理方法。有很多優(yōu)點(diǎn)，深受廣大文檔工作者的歡迎，但是在具體操作過程中，還存在以下一些問題：

1．《規(guī)則》雖然省略了案卷標(biāo)題，的擬寫，減輕了文書立卷工作的強(qiáng)度，但是在實(shí)際工作中，需要查找時(shí)，要逐件去找，比較費(fèi)力，有案卷標(biāo)題就醒目得多，能很快廠解到該盒文件中是否有要找的文件。

2．關(guān)于歸檔章中增設(shè)頁數(shù)項(xiàng)和盒號(hào)項(xiàng)的問題。《規(guī)則》規(guī)定：歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題)等選擇項(xiàng)。因?yàn)闅w檔文件目錄中有頁數(shù)項(xiàng)，而《規(guī)則》歸檔章中卻沒有，二者不統(tǒng)一。實(shí)踐證明，歸檔章中增加“頁數(shù)、盒號(hào)項(xiàng)”便于檔案的管理和借閱。

總之，《規(guī)則》的出臺(tái)，為我們高校的檔案工作提出了新的要求，為改革檔案工作做出了貢獻(xiàn)，我們應(yīng)積極推行《規(guī)則》，按照其內(nèi)容和要求，在工作中加以正確運(yùn)用，吸收其合理的因素，不斷去發(fā)展、完善，使其更趨完美。