淺談檔案管理信息化

戴媛媛

【摘 要】本文分析當前檔案信息化管理面臨的問題，提出了實現(xiàn)檔案管理信息化的對策，要加強硬件設備的配置，加強標準化、規(guī)范化建設，檔案信息的安全網(wǎng)絡化及加強人才培養(yǎng)，提高管理人員素質(zhì)等建議。

【關鍵詞】檔案管理信息化；面臨問題；對策

隨著信息技術的在檔案管理領域的快速發(fā)展，檔案管理信息化為檔案管理現(xiàn)代化提出了新的機遇與挑戰(zhàn)。數(shù)字化檔案管理在機關、組織和個人社會活動中逐步實施，為檔案管理提供了傳統(tǒng)管理無法比擬的優(yōu)勢，使檔案管理工作水平和管理效率得到了大幅度提高。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題出現(xiàn)。實現(xiàn)檔案管理信息化就是解決這些問題最好的辦法。

一、檔案管理信息化的內(nèi)涵

1.檔案管理信息化的定義

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。這是一個長期的發(fā)展過程，在這一過程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。

2.檔案信息化建設主要內(nèi)容

（1）基礎設施建設。主要指檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網(wǎng)絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

（2）檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息資源建設主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設。

（3）應用系統(tǒng)建設。應用系統(tǒng)建設主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。

（4）標準規(guī)范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程。對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。

（5）人才隊伍建設。檔案信息化建設，人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術的復合型人才。

二、當前檔案信息化管理面臨的問題

目前，我們傳統(tǒng)的檔案管理大多以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研 、統(tǒng)計的整編程序，以提供紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。電子信息化技術的飛越發(fā)展給檔案信息化管理帶來新的機遇，檔案管理信息化仍然存在大量未解決的難題。數(shù)字化技術、網(wǎng)絡技術、遠程通信技術等現(xiàn)代化先進技術的有機整合，進而形成檔案信息遠程傳輸和社會共享的完整服務體系。檔案信息化管理面臨諸多困難和挑戰(zhàn)，任重而道遠。

1.面臨創(chuàng)新的挑戰(zhàn)

原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應用，還包括工作模式、工作方法的改進與加強。如圍繞檔案信息系統(tǒng)的上線使用及文檔管理一體化。加強信息化作業(yè)的推廣，加強檔案室與計算機室的工作協(xié)調(diào)，使系統(tǒng)逐步優(yōu)化，數(shù)據(jù)存儲更合理化，科學化，對軟件功能的新需求能夠及時進行需求分析與功能開發(fā)，不斷加強檔案管理軟件的安全性和便捷性，使整套軟件系統(tǒng)更加體現(xiàn)以人為本，科學至尚、業(yè)務全面，統(tǒng)籌兼顧的特點。對于這類整合，檔案管理系統(tǒng)向深層應用發(fā)展時，會出現(xiàn)與其它應用系統(tǒng)整合的情況，必須用創(chuàng)新思維來處理好各方面的矛盾。

2.面臨標準化、法制化的挑戰(zhàn)，檔案信息化應遵循的規(guī)范性原則

由于檔案自身的復雜性 ，我國政府的檔案管理體系亦 比較復雜，分散管理是其突出特點，由于多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。制定和實施檔案工作標準和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。通過館藏檔案數(shù)字化接收電子文件，應該堅持規(guī)范性原則，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復建設等現(xiàn)象發(fā)生。造成大量檔案因密級問題無法發(fā)揮其應有的使用價值。

3.人員配備不合理，技術支持不全面

從現(xiàn)在的檔案工作人員來看，既掌握信息技術、又懂檔案專業(yè)的人才很少，多是專業(yè)知識單一，普通操作型人才。從年齡結構看，年輕的檔案人員極少，40歲以上的占絕大多數(shù)，知識和觀念老化等問題突顯。技術上一是電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會適得其反。二是在檔案信息化建設初期，有大量的紙質(zhì)檔案需要通過掃描儀等設備轉(zhuǎn)化為電子檔案，目前我們多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價格便宜，但速度慢，無法適應將原始檔案資料短期內(nèi)完成轉(zhuǎn)化的要求。

三、實現(xiàn)檔案管理信息化的對策

1.要加強硬件設備的配置是夯實檔案信息化管理的基礎

檔案部門必須正確認識自身所處的地位，多方面爭取領導支持，將檔案信息化管理納入整個單位信息化管理體系當中，才能更好的獲得支持，從而改善設備條件。隨著檔案信息量的劇增，人們需要采用先進的計算機技術實現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理。尤其是使用多媒體技術，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的檔案材料轉(zhuǎn)化為全文、全圖、全聲的光盤儲存，并實現(xiàn)全屏幕自動檢索。

2.要加強標準化、規(guī)范化建設

檔案工作的標準化、規(guī)范化是信息化建設的前提和必要條件隨著電子政務的推行，電子文件從形成到歸檔，涉及到的崗位和人員眾多，電子公文、電子檔案的接收、歸檔、管理必須按照統(tǒng)一的標準規(guī)范進行。

3.要提高檔案隊伍素質(zhì)

隨著信息化的發(fā)展，檔案工作迫切需要現(xiàn)代化。電子計算機技術的應用，實現(xiàn)了檔案管理的自動化，現(xiàn)代通信技術的采用，實現(xiàn)了檔案信息傳遞網(wǎng)絡化，運用現(xiàn)代光學技術，實現(xiàn)了檔案的縮微化、光盤化等等，由于檔案管理設備和手段現(xiàn)代化的不斷采用，需要建設一支具有現(xiàn)代化科學技術知識和業(yè)務知識的專業(yè)檔案隊伍，才能適應新世紀檔案工作發(fā)展的需要，適應未來社會的需要。因此，檔案部門必須加大人才培養(yǎng)力度，為提高檔案人員工作素質(zhì)創(chuàng)造良好環(huán)境。

4.要加強檔案信息的安全網(wǎng)絡化的正常運行

對信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機制，并建立權限設置的流程；對信息保管安全，要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗機制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管安全；在系統(tǒng)安全管理上，通過采用設置防火墻等技術手段，在計算機硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，確保檔案信息資源的安全、有效以及網(wǎng)絡系統(tǒng)正常運行安全；同時，要加強對工作流程、文件信息以及信息保密的工作。

以計算機為核心的現(xiàn)代信息技術為信息的廣泛應用提供了前所未有的技術基礎和條件。檔案管理信息化是一種全新的檔案管理模式，其依托于現(xiàn)代計算機和網(wǎng)絡技術基礎之上，并逐漸實現(xiàn)管理工作智能化、技術化、規(guī)范化的發(fā)展要求。因此，加強檔案管理信息化建設已經(jīng)成為新時期面臨和亟待解決的重要問題。