論秘書專業(yè)學生的語文素養(yǎng)

■王曉艷

秘書工作是人類社會發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物。秘書活動產(chǎn)生的社會歷史根源包括兩個方面：其一是社會組織領(lǐng)導部門的出現(xiàn)；其二是文字的產(chǎn)生和使用。秘書的主要工作內(nèi)容可以概括為“三辦”——辦文、辦會、辦事。而這“三辦”無一不與語文有著密切的關(guān)系。許多開設(shè)秘書專業(yè)的中高級職業(yè)技術(shù)學院或高校都把秘書放在中文系，甚至有人認為秘書是中文的一個分支，由此可見，秘書與中文關(guān)系非常密切，秘書專業(yè)的學生也必須具備較高的語文素養(yǎng)。文章從秘書職業(yè)的具體工作內(nèi)容來談談秘書專業(yè)學生所需的語文素養(yǎng)以及應如何培養(yǎng)這些素養(yǎng)。

先說辦文吧。俗話說，做一個好秘書必備的工具是一支好筆和一張好嘴。秘書又叫文秘、文員，辦文是其最普遍最常見的工作任務之一。秘書的辦文工作涉及的有行政公文、事務文書、禮儀文書、生活文書、財經(jīng)文書、法律文書等等。秘書專業(yè)的學生只要掌握一定的文字駕馭能力，具備良好的語言組織能力，基本的寫作基礎(chǔ)才能勝任此項工作。秘書的文書工作與中學時代的作文又有很大的不同，文書工作較多地屬于實用文體，寫作意圖明確，通常是領(lǐng)導授意寫作，語言明確、簡潔，莊重，主旨鮮明、務實，材料真實可靠，結(jié)構(gòu)通常比較規(guī)范，故不能像寫中學生作文那樣隨意聯(lián)想，自由發(fā)揮。當然了，如果學生連中學生的作文都很難寫好，那么寫好公文之類的實用文體可能就更難了。很多學生中學語文沒有掌握好，看到作文就頭疼，到了大學就所有當然地以為終于可以逃脫了，而對于文秘專業(yè)的學生來說絕非如此。文書工作需要大量的閱讀、參考和練習。中學語文基礎(chǔ)較好的學生需要從另一個角度來學習寫作，學習實用文體與作文的區(qū)別；基礎(chǔ)較差的學生需要進一步加強鍛煉，閱讀較多的范文，模擬范文來寫作實用文。文書工作需要學生培養(yǎng)書面語的寫作能力，良好的語言組織能力以及嚴謹?shù)乃季S能力。從另一個方面來看，文書工作也促進學生語文素養(yǎng)的提高，學生在不斷練習文書、參加文書例文的時候同時也在增強自己運用語言文字的能力。

再說辦會工作。按照會務工作的程序，可將辦會工作分為會前、會中、會后三個階段。我們來逐一闡述。會前，秘書通常要準備程序性文件——會議議程、會議日程安排、會議須知等，發(fā)布會議信息的會議通知，為領(lǐng)導起草會議講話稿。程序性文件通常有固定的規(guī)范化的格式要求，會議議程是為完成議題而作出的順序計劃，通常包括開幕式、領(lǐng)導和來賓致辭、領(lǐng)導做報告、分組討論、大會發(fā)言、參觀或其他活動、會議總結(jié)、閉幕式等。日程是根據(jù)議程逐日作出的具體安排，一般以天為單位。會議須知通常是指對參會人員的要求、交通提示、紀律要求等。會議通知屬于文書工作中的行政公文的通知一類的告知性通知。講話稿兼有口語和書面語的特點，既要通俗易懂，又是寫在紙面上的。會前工作除了會場布置，很多工作都是與文字相關(guān)的。會中階段時，秘書可能是會議的主持人。因此秘書專業(yè)的學生要想做好會中的主持工作，就必須培養(yǎng)自己良好的語言表達能力，口齒清晰，音色優(yōu)美，靈活應變，抑揚頓挫，文學功底較好。學生平時要多閱讀書籍，積極參加活動鍛煉自己的口才。會后階段，秘書要整理會議文件，將會議記錄整理成會議紀要，并編發(fā)會議簡報。這里就又涉及到實用文體的寫作了——會議紀要屬于行政公文，簡報屬于事務文書。寫好這些文書就必須具備較好的語文素養(yǎng)。

最后是辦事工作。秘書工作的特點之一就是繁雜性，事務性。秘書的事務工作除了辦公室日常事務，如接打電話，收發(fā)郵件，開具證明介紹信等，還有信息工作、信訪工作、接待工作、督查工作、溝通協(xié)調(diào)等等。這里基本每一項都涉及到語言交際能力、溝通能力、協(xié)調(diào)能力等口語表達理解的能力。秘書處于組織結(jié)構(gòu)中的中心樞紐位置，處理好上通下達的工作，必須要有良好的交際能力。正如前所述，當秘書要有一支好筆和一張好嘴，處理與領(lǐng)導之間的關(guān)系，與同事之間的關(guān)系，與其他部門之間的關(guān)系還有與客戶之間的關(guān)系。

那么在高等職業(yè)技術(shù)學院中，我們應該如何培養(yǎng)秘書專業(yè)學生的語文素養(yǎng)呢？

首先是設(shè)置相關(guān)語文課程，主要有《現(xiàn)代漢語》、《大學語文》、《寫作與口才》、《經(jīng)典名著欣賞與導讀》、《演講與口才》等，很多學校也把這些課程中的一兩門作為全校學生的公共必修課。根據(jù)我校的教學實踐反饋，這些課程一般都在新生入校的第一個學期開設(shè)，他們學習的積極性很高，也很有興趣，因為這些課程跟高中銜接緊密，但又不同于高中時期的純理論教學。第二，開展各種課內(nèi)外活動。比如結(jié)合在《演講與口才》課程內(nèi)，可結(jié)合教學內(nèi)容，在班內(nèi)組織演講比賽、朗誦會、辯論賽等。除此之外，在秘書專業(yè)的核心課程如《現(xiàn)代秘書理論與實務》中也可以開展類似的活動，當講到秘書的溝通協(xié)調(diào)時，教師可選擇相關(guān)案例要求學生進行分析討論，或者設(shè)置情景請學生在特定的情境中進行溝通協(xié)調(diào)的實訓，鍛煉他們的口語能力。還可以采用任務驅(qū)動教學法，給定一個特定的任務，將學生分組通過完成這個任務來鍛煉他們的口語表達能力、交際能力。課外活動，比如讀書會、文化節(jié)、話劇表演等，通過開展這些活動，鼓勵學生去學習，閱讀經(jīng)典名著，思考，再表達。這不僅豐富了學生的課余生活，還提高了他們學習的興趣。第三，成立各種興趣小組，如寫作協(xié)會、書法協(xié)會、口才協(xié)會、演講協(xié)會等，有相關(guān)任課教師或較專業(yè)的人士擔任協(xié)會的指導老師。協(xié)會定期舉辦不同規(guī)模的活動。通過活動讓學生們在娛樂中學習，在娛樂中提高，相互學習，共同進步。第四、運用多媒體教學。教師選取口才類的節(jié)目，比如歷屆大學生辯論賽，組織學生觀看，然后分析討論。教師還可以找些詩歌朗誦的磁帶或CD來播放給學生聽，啟發(fā)他們。理論教學時，教師扮演著教官的角色，實踐教學時，教師則扮演著導演的角色。

[1]中國就業(yè)培訓技術(shù)指導中心組織編寫.秘書國家職業(yè)資格培訓教程基礎(chǔ)知識 [M].中央廣播電視大學出版社,2006（8）.