醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀與思考

鄧 影

醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀與思考

鄧 影

福建中醫(yī)藥大學(xué)附屬人民醫(yī)院綜合檔案室

闡述了醫(yī)院檔案在醫(yī)院建設(shè)中的重要性和必要性，分析了醫(yī)院檔案管理中存在的問題，并提出做好醫(yī)院檔案工作現(xiàn)代化管理的具體措施。

醫(yī)院檔案管理 問題 創(chuàng)新思路

1 醫(yī)院檔案工作的重要意義

醫(yī)院檔案類別很多，其中包括醫(yī)院在建設(shè)和發(fā)展中形成的公務(wù)文書、病案、科研、基建、設(shè)備、財(cái)務(wù)、人事、聲像等各種載體、文件材料。這些資料都是醫(yī)院歷史發(fā)展過程中的原始記錄和見證，覆蓋著醫(yī)院各個(gè)部門，也是醫(yī)院工作中的重要組成部分。為了滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研工作的需要，有意識(shí)地積累完整、準(zhǔn)確、有價(jià)值的檔案，不斷加強(qiáng)醫(yī)院檔案資料的管理工作，提高醫(yī)院檔案工作的服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，對(duì)推動(dòng)醫(yī)院工作和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展都有重要參考價(jià)值和借鑒作用。隨著現(xiàn)代信息科學(xué)不斷發(fā)展，醫(yī)院管理工作將不斷面對(duì)日益深化的醫(yī)療改革競爭的挑戰(zhàn)，如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，充分認(rèn)識(shí)醫(yī)院檔案工作重要性，提高檔案工作效率和質(zhì)量，是深化檔案工作現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。

2 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 醫(yī)院檔案一體化管理的模式有待完善

由于醫(yī)院存在著醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房不足，有些醫(yī)院的檔案門類分散，病案、科研、財(cái)務(wù)、人事等檔案還由相關(guān)部門分散管理，不同的檔案有不同的保管方式, 由于各部門檔案庫房設(shè)施不足，存放條件不一，達(dá)不到檔案安全保管的標(biāo)準(zhǔn)，也未能按照規(guī)范管理進(jìn)行必要的防范。再加上檔案管理人員不是專職、且人員素質(zhì)參差不齊，對(duì)檔案的保存易造成缺失，甚至無法做到長期保存。由于分散管理，缺乏溝通，也不利于綜合檔案室對(duì)檔案信息進(jìn)行分析、研究、開發(fā)和利用。

2.2 檔案文件材料歸檔難

醫(yī)院是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研為一體，以病人為中心的醫(yī)療單位。在日常工作中，各部門產(chǎn)生的檔案資料，由于歸檔制度和考核措施落實(shí)不夠，有些該歸檔的材料和載體，仍然留在各部門手中，為已所用。認(rèn)為檔案材料一旦歸檔，平時(shí)利用不方便，致使檔案滯留?；蛘哌@些辦理完畢該歸檔的檔案材料要催促多時(shí)，才能送交綜合檔案室，造成拖延歸檔、查找困難，甚至造成資料散失。

2.3 檔案管理信息化仍存在弊端

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)為基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的逐步形成，使檔案信息迅速向數(shù)字化方面發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式和技術(shù)手段已越來越不適應(yīng)信息化的發(fā)展潮流。但目前檔案的計(jì)算機(jī)管理僅限于目錄的輸入、輸出和檢索，在檔案信息數(shù)字化、管理現(xiàn)代化、利用網(wǎng)絡(luò)化等方面應(yīng)用較少。醫(yī)院的檔案信息化管理還存在著不盡人意的地方，例如利用電子文件歸檔，無論從載體形式、歸檔方法還是其本質(zhì)屬性、來源都與紙質(zhì)文件有所不同，電子病案作為舉證材料是否有法律憑證作用，電子文件的原始記錄和憑證作用如何確定還有待認(rèn)證，也有待進(jìn)一步探討。

2.4 重檔案的收集整理，輕開發(fā)利用

醫(yī)院的檔案管理人員把大部分的精力放在檔案的收集、整理、保管上，對(duì)檔案信息的開發(fā)利用重視不夠，很多價(jià)值珍貴的檔案被束之高閣。檔案管理人員也不積極主動(dòng)地深入到臨床一線了解需要，信息反饋不及時(shí)，編研“編”多“研”少，形式單一，大多都是一些文件匯編、目錄匯編、數(shù)字匯編，重點(diǎn)不突出。而真正知識(shí)性、學(xué)術(shù)性、帶有研究價(jià)值的編研成果較少，不能準(zhǔn)確地對(duì)醫(yī)療、教學(xué)、科研工作起指導(dǎo)作用，檔案的潛在價(jià)值也不能得到充分的發(fā)揮。

3 檔案管理的創(chuàng)新思路

3.1 加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理的前提，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)，強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，把檔案工作納入與醫(yī)院建設(shè)同步發(fā)展，是對(duì)開展檔案工作起決定性、關(guān)鍵性的保證作用。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理工作提上重要議事日程及明確崗位職責(zé)，共同分析、研究檔案工作中遇到的問題，及時(shí)加以解決。并加強(qiáng)檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入，為檔案工作提供良好的條件。檔案管理人員要加大對(duì)檔案工作的宣傳，使檔案工作在醫(yī)院的管理中凸顯出重要的作用，做到人人都關(guān)心檔案工作的良好氛圍。各專、兼職檔案管理人員和各科室的文秘人員都應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化理念，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化管理。

3.2 實(shí)現(xiàn)綜合管理，提高歸檔率

一體化的檔案綜合管理模式也是醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，為保證檔案歸檔的完整性，將各部門、各門類、各種載體的檔案材料均交醫(yī)院綜合檔案室統(tǒng)一管理，建立醫(yī)院檔案與其他信息管理一體化的管理模式是有必要的。醫(yī)院檔案材料的收集，是醫(yī)院檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，檔案材料收集不齊全，就會(huì)影響醫(yī)院檔案的質(zhì)量。只有建立宏觀性、整體性的檔案信息，才能確保檔案的歸檔率。

3.3 提高創(chuàng)新意識(shí)，強(qiáng)化服務(wù)理念

檔案管理人員要更新與檔案現(xiàn)代化管理不相適應(yīng)的思想理念，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，提高自己的綜合能力，改變以往“重保管，輕利用”的封閉式和半封閉式的坐等服務(wù)。要隨時(shí)掌握檔案收集的主動(dòng)權(quán)，及時(shí)了解科室對(duì)檔案工作的要求，做到熟悉室藏，準(zhǔn)確無誤地提供檔案信息。在服務(wù)方式上變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，在服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)上要優(yōu)質(zhì)、便捷、及時(shí)和周到。檔案管理人員必須充分利用檔案管理和開發(fā)檔案信息為平臺(tái)，提高檔案利用價(jià)值的開放式服務(wù)，樹立起為全院服務(wù)的主導(dǎo)思想。

3.4 加快推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程

隨著信息化的飛速發(fā)展，電子檔案將成為檔案的重要組成部分，計(jì)算機(jī)用于檔案管理已不再僅限于檔案目錄的輸入、輸出和檢索方面，檔案數(shù)據(jù)資料存儲(chǔ)和工作流程的信息化，也由傳統(tǒng)的紙質(zhì)轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)管理的數(shù)字形式。檔案載體的多樣性，在網(wǎng)絡(luò)中的表現(xiàn)也呈現(xiàn)出形式的多樣化，如復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、聲像技術(shù)等。這些檔案創(chuàng)新的載體應(yīng)用于檔案管理，大大提高了電子化管理水平。而檔案管理現(xiàn)代化的趨勢(shì)，是建立科學(xué)的檔案管理模式，加速現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用。只有加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫建立檔案信息系統(tǒng)，有計(jì)劃地把縮微、光盤技術(shù)應(yīng)用于檔案的管理，達(dá)到電子化、網(wǎng)絡(luò)化、動(dòng)態(tài)化以及數(shù)字化的信息存儲(chǔ),才能大大提高檔案的收集、存儲(chǔ)、開發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。同時(shí)在檔案管理人員的人才培養(yǎng)中，既要使他們做到掌握檔案專業(yè)知識(shí)，又要懂得信息化知識(shí)。

3.5 利用室藏，做好檔案編研工作

檔案編研工作是檔案信息開發(fā)、利用的高級(jí)模式，是專業(yè)性和知識(shí)性較強(qiáng)的工作。檔案管理人員要面向醫(yī)院積極開展多種編研活動(dòng)，原先僅限于全引目錄、專題目錄、案卷目錄的匯編已越來越不能滿足需求。檔案管理人員必須結(jié)合醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研的實(shí)際需要，和各個(gè)時(shí)期的工作重點(diǎn)，把編研工作列入醫(yī)院的工作計(jì)劃，要把落實(shí)檔案信息開發(fā)的專題匯編數(shù)據(jù)、檢查編研成果的利用情況和利用效果，作為檔案管理水平和開發(fā)利用成效的主要考核依據(jù)。通過查閱檔案資料，對(duì)信息檢索匯總、分析，制訂出一個(gè)有目的、有步驟、有系統(tǒng)、可實(shí)施的編研選題，挖掘出檔案的潛在價(jià)值。除了平時(shí)做好《發(fā)文匯編》、《論文匯編》、《規(guī)章制度匯編》等，利用醫(yī)院發(fā)展歷史編制《院志》、《大事記》、《年鑒》、《歷任干部職務(wù)任免匯編》外，還可以利用現(xiàn)代化技術(shù)，對(duì)聲像檔案進(jìn)行編研。有針對(duì)性地積極開發(fā)檔案資源，努力開拓檔案利用新途徑，拓展編研深度和廣度,多在“研”上下功夫，對(duì)室藏檔案信息進(jìn)行加工提煉、濃縮升華。編研的選題多體現(xiàn)獨(dú)特性、新穎性，從而促進(jìn)各項(xiàng)編研工作的進(jìn)一步開展，使編研成果不僅能滿足黨政工作的需要，也能適應(yīng)臨床一線工作的需要，為醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)提供更好的服務(wù)。

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