精益管理在我院藥品庫房的實施及體會

范開華(成都軍區(qū)總醫(yī)院藥劑科，成都市610083)

精益管理的概念始創(chuàng)于豐田公司(Toyota)大野耐一(Taiichi Ohno)實行的即時生產(chǎn)(Just-in-time，簡稱JIT)概念，其核心是在企業(yè)的生產(chǎn)環(huán)節(jié)及其他運(yùn)營活動中徹底消滅浪費現(xiàn)象。精益管理要求企業(yè)的各項活動都必須運(yùn)用“精益思維”(Lean thinking)。“精益思維”的核心就是以最小資源投入，包括人力、設(shè)備、資金、材料、時間和空間，創(chuàng)造出盡可能多的價值，為顧客提供新產(chǎn)品和及時的服務(wù)[1]。

我院藥品供應(yīng)由十幾家醫(yī)藥公司承擔(dān)，由于地理位置離城區(qū)較遠(yuǎn)，藥庫距離門診和住院藥房也較遠(yuǎn)，長期以來藥庫管理者奉行“多儲存藥品可減少斷藥風(fēng)險”的理念，因而藥品占用了大量的流動資金、巨大的倉儲面積。盡管如此，斷藥仍不能完全避免，而滯銷、過期等不良事件屢屢發(fā)生，嚴(yán)重影響了藥劑科與臨床科室、藥劑科與供應(yīng)商之間的合作關(guān)系，院領(lǐng)導(dǎo)對此也頗有微詞。鑒于此，筆者等應(yīng)用先進(jìn)的精益管理思維，對我院藥品庫房的各項流程進(jìn)行了重新梳理，取得了突破性的進(jìn)展，各項改善活動正在緊鑼密鼓地進(jìn)行，現(xiàn)就我院藥品庫房實施精益管理的一些做法與體會同大家分享。

1 我院藥庫存在的主要問題

首先藥房與藥庫二者未能進(jìn)行統(tǒng)一的管理，二者在查倉、計劃、驗收和上架等工序上存在重復(fù)勞動的現(xiàn)象，特別是在制訂藥品采購計劃方面，二者均以自己不同的經(jīng)驗出發(fā)，不能很好地銜接，使藥品存在庫存積壓和斷藥的風(fēng)險。藥庫的劃分及藥庫藥品的布局也存在較大問題。藥庫的劃分過于單一，只有冷庫、陰涼庫以及普通庫的區(qū)分。

庫存管理系統(tǒng)中也有較多值得改進(jìn)的地方。藥品信息錄入時，庫存量的錄入無法即時保存；供應(yīng)商管理無動態(tài)量化考核體系，采購計劃中“供應(yīng)商”以及供應(yīng)商考核表要填的東西太多，費時較多；出入庫時，系統(tǒng)無法提供藥品的批號和有效期等有效信息，當(dāng)某些藥品過期時，系統(tǒng)不能自動提示或報警。

2 精益策略下的整改方案

針對我院藥庫所存在的上述問題，我們進(jìn)行了如下的整改:

首先，采用精益供應(yīng)鏈管理模式的采購策略——JIT采購策略[2，3]，以優(yōu)化采購核心流程、提高流程效率、降低流程成本。采用JIT采購策略的同時，通過完善采購的內(nèi)、外部控制制度和信息系統(tǒng)，利用患者的用藥量將藥庫上、下限計劃與藥房計劃聯(lián)系起來，使藥庫管理的相關(guān)人員根據(jù)藥品實際動態(tài)需求來制訂采購計劃，從而縮短采購周期、提高庫存周轉(zhuǎn)率、消除浪費。

其次，藥庫管理按照ABC管理法[4]或其他科學(xué)分類法管理，通過20/80法則[5]來有效降低庫存。A類藥品直接由供應(yīng)商送到門診和住院藥房，減少藥品中心庫房的庫存，從而達(dá)到降低庫存、提高周轉(zhuǎn)率的目的。同時，根據(jù)藥品的用藥頻率及藥品種類對藥庫以及藥品進(jìn)行合理的布局區(qū)分，通過合理的布局，增加藥品的可視化程度，減少藥師的走動距離，降低錯誤配藥的風(fēng)險，提高效率，減少配藥過程中不必要的浪費。

藥品是一種特殊的商品，其來源直接關(guān)系到使用者的人身安全。因此，在加強(qiáng)藥庫管理的同時，也應(yīng)加強(qiáng)藥品供應(yīng)商的管理，完善供應(yīng)商考評體系。我們使用可視化工具量化供應(yīng)商的產(chǎn)品和服務(wù)，并保存存檔和記錄，在此基礎(chǔ)上對反映供應(yīng)商服務(wù)能力和水平的5個要素建立了供應(yīng)商評分標(biāo)準(zhǔn)(通過群策群力法)，詳見圖1。

為進(jìn)一步提升藥庫信息化管理水平，我院準(zhǔn)備引進(jìn)國藥集團(tuán)的藥品供應(yīng)鏈系統(tǒng)，利用先進(jìn)的庫存管理軟件，實現(xiàn)全部藥品動態(tài)需求分析。該系統(tǒng)不僅可根據(jù)患者用藥量即時反饋調(diào)整上、下限，從藥品使用終端(門診和住院藥房等)自動生成采購計劃，同時還包含藥品采購預(yù)警單、滯銷單、退藥單等功能，從而達(dá)到普通常用藥品中心庫房零庫存的理想狀態(tài)[6，7]。我院未來藥品供應(yīng)鏈系統(tǒng)設(shè)想見圖2。

3 成效

圖1 供應(yīng)商評分標(biāo)準(zhǔn)Fig 1Criterion for supplier evaluation

圖2 我院未來藥品供應(yīng)鏈系統(tǒng)設(shè)想Fig 2The conceivation of the future pharmacueticals supply chain in our hospital

(1)藥庫內(nèi)部實現(xiàn)價值流連續(xù)流動，提高藥品發(fā)放準(zhǔn)確率，不同崗位工作同步并行，消除怠工、等待現(xiàn)象。充分利用車輛空間，減少送藥頻次，降低勞動強(qiáng)度的同時提高藥品供應(yīng)的及時性。(2)物流與信息流同步，按批號發(fā)藥。以往手工錄入發(fā)票平均每張時間為52 s，而在應(yīng)用發(fā)票數(shù)據(jù)信息采集系統(tǒng)后平均每張發(fā)票錄入時間縮短為21 s，提高工作效率59.62%，同時降低了錯誤率，提升了工作質(zhì)量。(3)實現(xiàn)流程優(yōu)化，消除搬運(yùn)浪費和庫存浪費，在保證較低藥品安全庫存前提下，施行藥品拉動式采購。以2010年12月為例，納入物流信息系統(tǒng)藥品日均庫存周轉(zhuǎn)率為13.96%，同期未納入物流信息系統(tǒng)藥品日均庫存周轉(zhuǎn)率為5.55%。(4)節(jié)省人力，讓藥師有更多的時間和精力從事臨床專業(yè)服務(wù)，以提升藥學(xué)服務(wù)水平。

4 討論

“精益思維”的核心就是提高效率、減少浪費。通過對我院藥品庫房流程的精益管理，明確了促進(jìn)庫房向高效低耗發(fā)展的主要方向，希望經(jīng)過流程再造，克服認(rèn)識誤區(qū)，引入科學(xué)的藥品供應(yīng)評價體系和指標(biāo)，量化供應(yīng)商的能力，建立完善的供應(yīng)商考評體系，進(jìn)而利用最先進(jìn)的藥品供應(yīng)鏈系統(tǒng)建立醫(yī)院的藥品采購供應(yīng)平臺，除急救、“毒麻”、應(yīng)急等品種之外的大多數(shù)藥品實行直接配送到使用終端(門診和住院藥房)，從而減少斷藥等不良事件的發(fā)生，大幅提高藥品周轉(zhuǎn)率，接近實現(xiàn)庫房零庫存的理想狀態(tài)。

每家醫(yī)院情況不一樣，完善流程的方法也不盡相同，但不管怎樣，利用先進(jìn)的供應(yīng)鏈平臺改進(jìn)醫(yī)院藥品采購流程是近年通行的方法。由于大多數(shù)“三甲”醫(yī)院供應(yīng)商較多，供應(yīng)商的信息化建設(shè)、供應(yīng)能力尤其重要，完善供應(yīng)商考評體系，實行優(yōu)勝劣汰對流程的優(yōu)化非常關(guān)鍵。筆者認(rèn)為醫(yī)院主要供應(yīng)商5～8家已足夠，同時醫(yī)院要不斷投入自身藥庫和藥房的信息化建設(shè)。只有醫(yī)院和藥品供應(yīng)商之間建立先進(jìn)的信息交流平臺，才能實現(xiàn)藥品、票據(jù)、信息同時送到藥劑科門診和住院藥房，達(dá)到物流、信息流、資金流的快速和同步流動，從而符合精益管理的精神:提高效率，減少浪費。

[1]杰弗里·萊克著.李芳齡譯.豐田汽車案例——精益制造的14項管理原則[M].第1版.北京:中國財經(jīng)出版社，2004:5-7.

[2]顧蘇俊，單文治，陳宜鴻.現(xiàn)代物流技術(shù)在醫(yī)院藥品管理中的運(yùn)用[J].中國藥業(yè)，2007，16(14):55.

[3]沈烽，張健，楊傳敏，等.我院藥庫物流信息化管理實踐及體會[J].中國藥房，2009，20(31):2429.

[5]蒲海成.論20/80法則在管理價值評估中的適應(yīng)性[J].科學(xué)管理研究，2003，21(2):79.

[6]黃麗華.醫(yī)院藥庫實施零庫存的探討[J].中國藥房，2005，16(16):1224.

[7]黎穎怡，何艷玲.醫(yī)院信息系統(tǒng)在藥庫管理中的應(yīng)用[J].廣東藥學(xué)院學(xué)報，2010，26(2):182.