新建本科高校檔案利用工作的思考——以常熟理工學院為例

任紅燕

（常熟理工學院 檔案館，江蘇 常熟 215500）

一、引 言

高校檔案提供利用是指高校檔案館（室）將檔案以閱覽、外借、制發(fā)復制本等方式提供給學校各相關(guān)部門和個人以及校外某些特定人群。做好高校檔案提供利用工作，可以滿足多方面需求，充分發(fā)揮檔案的作用；同時能擴大檔案工作在學校和社會的影響，爭取學校各部門和領(lǐng)導的重視與支持，使高校檔案工作步入良性發(fā)展軌道。［1］

新建本科高校多是在原有?？茖W校基礎上，通過獨立升格或合并辦學而組建的普通院校。晉升本科院校行列后，它們除了要接受來自上級教育主管部門和條線的常規(guī)工作檢查，還面臨學位授予單位評審、本科教學工作水平評估等一系列挑戰(zhàn)。學校也往往以各種評估、檢查作為開展工作的抓手，以評促建，使學校事業(yè)得以可持續(xù)發(fā)展。這些都要集中利用檔案，可謂對學校檔案工作的一次次全面檢驗。筆者結(jié)合常熟理工學院檔案利用情況，就如何增強新建本科高校檔案利用工作展開探討。

二、常熟理工學院檔案利用情況

表1是常熟理工學院2004年5月至2011年4月間檔案利用情況的統(tǒng)計。7年間，我校共提供利用檔案7149卷（件）次。

從統(tǒng)計結(jié)果看，我校檔案利用主要特點如下。

（一）利用對象不均衡

圖1 各類檔案利用情況折線圖

圖1可見，館藏各類檔案均被利用，但利用卷次很不均衡，從利用卷（件）次頻率看，依次為行政、教學、財會、黨群、基建、科研、實物、專題、聲像、出版、外事、設備。我校行政類檔案利用頻率居首，究其原因，主要是我校升本后開展了校史編纂工作。該工作自2005年下半年開始，歷時2年多，因而2005-2007年的檔案提供利用卷次比較多，其中行政類最多，黨群類次之（詳見表1）。2008年，學校準備迎接學士學位授予權(quán)單位評審，除教學檔案，行政類檔案提供利用卷（件）次也比較多。拋開迎接各類評估和檢查集中利用檔案因素，教學檔案的利用頻率最高，且呈現(xiàn)逐年增加的趨勢。

表1 各類檔案提供利用情況統(tǒng)計表

（二）利用率低

我校歷年檔案提供利用率最高不超過12%，遠低于高校檔案案卷利用率為20%左右［2］的統(tǒng)計結(jié)果。檔案利用率與檔案管理工作水平有關(guān)。檔案利用率低與檔案工作重視不夠、檔案人員配備不足、檔案質(zhì)與量不平衡有關(guān)。升本后，我校在籌建校史館、編纂校史等工作過程中，發(fā)現(xiàn)大量該歸檔材料沒有歸檔，有些會議通知等不必歸檔的材料卻保存著。

（三）呈現(xiàn)專題化趨勢

高校檔案工作主要為學校中心工作服務，新建本科院校面臨比一般院校更多的檢查、評估，這使得檔案利用呈現(xiàn)出很強的專題化趨勢。2009年，為配合學校迎接本科教學工作水平評估，我校檔案館提供了校領(lǐng)導討論教學工作的會議記錄（紀要）、有關(guān)教學質(zhì)量保證體系的所有文件材料、升本以來學校歷年基礎數(shù)據(jù)等檔案，共提供各類檔案近400卷（件）次，其中教學類檔案較常年多出一倍左右。2007年江蘇省統(tǒng)一部署開展高校資產(chǎn)清查工作，財會類檔案提供利用數(shù)量達479卷次。2005、2008年，伴隨各級領(lǐng)導任期經(jīng)濟責任審計的開展，財會檔案利用卷次達280多卷次。

（四）呈現(xiàn)社會化趨勢

檔案的社會化服務是指檔案部門為滿足社會公眾需求所提供的各種形式的信息服務。［3］高校檔案服務社會化趨勢主要體現(xiàn)在社會各單位、個體對教學、科研類檔案的利用。新建本科院校檔案利用社會化趨勢主要體現(xiàn)在教學類檔案的利用。近年來我校檔案館教學類檔案的利用服務大多為校外人員提供，且年利用率呈逐年上升趨勢。教學檔案利用服務包括提供畢業(yè)生學籍、學位檔案信息，核實學歷真?zhèn)?，提供成績證明，提供學歷、學位原始證明，提供?？齐A段歷年學習成績、當年新生錄取表等材料。

三、增強檔案利用功能的思考

當下，要扭轉(zhuǎn)檔案工作在學校各項工作中的邊緣化地位，就必須加強檔案宣傳，而檔案利用是檔案工作的最終目的，也是最好的宣傳方式。［4］高校檔案部門要重視自身建設，分析檔案利用現(xiàn)狀及其原因，并針對現(xiàn)實問題，改進檔案工作，重視檔案從收集到利用工作的每個環(huán)節(jié)，進而提高檔案利用率，更好地為學校各項中心工作和各類人群服務。

（一）樹立服務創(chuàng)新意識，更新服務觀念

進入21世紀，我國的人才強國戰(zhàn)略決定了社會對人才尋求和遴選工作的重視是前所未有的，有關(guān)方面和單位為了選擇合適的人才，需要高校提供人才學歷水平的真實情況。同時，大量畢業(yè)生面臨學歷提升、出國留學等問題。出國留學需要向該生留學學校提供成績證明；晉升學歷需提供本人前一階段歷年學習成績、當年新生錄取表等材料。凡此種種，都需要高校檔案部門面向社會，主動為社會公眾服務。這種新的服務定位決定了高校必須走出傳統(tǒng)的思維和工作模式，準確把握社會變革的脈搏，尋找和發(fā)現(xiàn)高校檔案工作滿足學校和社會的不同需求的切入點，充分展示高校檔案部門的作用。

（二）開展檔案利用需求研究，改變服務方式

高校檔案館不同于社會公共檔案館，高校檔案利用雖然呈現(xiàn)社會化趨勢，但它為學校黨政機關(guān)和中心工作服務的功能永遠不可抹殺。學校在不同發(fā)展階段，有不同的工作重心，隨之產(chǎn)生不同的檔案利用需求傾向。檔案部門要改變各單位要什么，檔案部門提供什么的局面，就要研讀學校發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，把握高校工作規(guī)律性，尋找與檔案工作的對節(jié)點，積極準備各種檔案信息，在合適的時候主動提供給相關(guān)部門。作為新建本科院校，學校發(fā)展過程中需要面對哪些檢查、評估，這些檢查、評估又需要什么材料，檔案部門必須展開研究，做到心中有數(shù)，并做好相關(guān)編研，編制專題檔案目錄，變被動服務為主動服務。

（三）重視管理工作各環(huán)節(jié)建設

1.做好收集、整理工作

檔案管理是一個系統(tǒng)工程，在這個系統(tǒng)中，處于最前端的是對檔案的收集。而做好檔案收集、整理工作，是提高檔案服務質(zhì)量的保障。升本后，我校結(jié)合實際情況，修訂了歸檔范圍和保管期限表等相關(guān)規(guī)章制度，規(guī)范檔案收集工作；提前介入各項重大活動，確保檔案收集的全面系統(tǒng)。從近幾年的實踐看，這些措施確實起到了應有的作用。2008年，我校承辦江蘇省第十六屆高?！靶ｉL杯”乒乓球賽。該活動規(guī)模大，層次高。由于檔案館人員的提前介入，該項活動材料收集全面。學校2010年承辦江蘇省首屆高校“五四杯”羽毛球賽，檔案館及時提供“校長杯”乒乓球賽檔案材料，為學校節(jié)約了大量人力物力。

2.加強編研工作，提升編研層次

檔案編研工作把分散在各個案卷中的檔案信息進行開發(fā)和加工，使之系統(tǒng)化和密集化，并形成新的文獻形式和知識產(chǎn)品。開展好編研工作，可以使利用者不必翻閱大批分散的檔案，就能滿足一定的利用需求，或者找到自己需要查閱檔案的線索。加強檔案編研工作，提升檔案編研層次，這是提高檔案利用效率的有效途徑。我校的高?；A數(shù)據(jù)匯集、發(fā)文匯集等編研成果在提供檔案服務中發(fā)揮了不小作用。

3.加快數(shù)字化建設，盡快實現(xiàn)全文信息查詢

檔案數(shù)字化通常包括檔案數(shù)字化輸入、檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、數(shù)字化檔案接收。［5］強化并加快檔案數(shù)字化建設，有利于盡早實現(xiàn)檔案全文信息的快速查詢，大大提高高校檔案服務相關(guān)工作的效率。例如，我校在升本后，逐步推進檔案數(shù)字化工作，制定了電子文件歸檔和電子檔案管理辦法等相關(guān)規(guī)章制度，館藏大部分檔案建立了目錄數(shù)據(jù)庫，利用率高的文書和教學檔案實現(xiàn)了數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立了全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了部分檔案的網(wǎng)上檢索，提高了檔案的查全率和檔案利用效率。目前，我校正致力于推進數(shù)字化檔案接收工作，不斷完善各檔案信息數(shù)據(jù)庫，及時更新數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，提高檔案服務質(zhì)量。

四、結(jié) 語

檔案具有“資政、存史、教化”作用，因而除了要采取多種措施，使學校檔案在日常管理中起到“資政”作用外，圍繞各類人才培養(yǎng)目標，新建本科高校還應該主動積極不斷發(fā)掘檔案信息，把檔案館建設成為廣大學生的思想素質(zhì)教育基地，讓高校檔案充分發(fā)揮“教化”作用，進一步增強檔案利用功能。

［1］陳智為，鄧紹興，劉越男.檔案管理學［M］.第三版.北京：中國人民大學出版社，2008：377-403.

［2］肖偉芳.高校檔案利用工作制約因素及對策［J］.廣東檔案，2010（4）：38，40-41.

［3］丁光勛.信息時代檔案學理論研究與實踐［M］.上海：三聯(lián)書店，2007：192-201.

［4］周曉云，向艾君.高校檔案利用特點探析［J］.蘭臺世界，2005（9）：96-97.

［5］吳建華.檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化及三者關(guān)系［J］.科技檔案，2006（3）：32-35.