淺議高校檔案工作的拓展路徑

陳海靜

（常熟理工學(xué)院 檔案館，江蘇 常熟 215500）

當(dāng)前，高校檔案工作若仍堅(jiān)持傳統(tǒng)管理與利用模式，勢(shì)必影響相關(guān)工作的進(jìn)一步發(fā)展?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》（下文簡(jiǎn)稱(chēng)《辦法》）的頒布，為高校檔案工作的拓展引進(jìn)了一些推動(dòng)力量，如將學(xué)生類(lèi)檔案納入高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)，規(guī)定有條件的高校檔案機(jī)構(gòu)開(kāi)設(shè)檔案管理選修課等。高校檔案工作仍有進(jìn)一步拓展的空間，在現(xiàn)有形勢(shì)下，高校檔案工作亟需加強(qiáng)三方面建設(shè)，即加強(qiáng)學(xué)生檔案資源與利用建設(shè)，擴(kuò)大宣傳，增強(qiáng)教育功能。

一、加強(qiáng)學(xué)生檔案資源與利用建設(shè)

加強(qiáng)學(xué)生檔案資源與利用建設(shè)，是高校檔案工作取得進(jìn)展最為重要的突破口，而建立“接收有序、扎口明確、管理科學(xué)、服務(wù)便捷”的管理體制是加強(qiáng)學(xué)生檔案資源與利用建設(shè)的前提。

（一）接收有序

完善學(xué)生檔案接收制度的關(guān)鍵在于把好檔案接收的兩個(gè)關(guān)口：一是學(xué)生管理部門(mén)在新生入校時(shí)對(duì)高中檔案的接收；二是檔案管理機(jī)構(gòu)的進(jìn)館（室）接收。傳統(tǒng)新生高中檔案轉(zhuǎn)遞方式分郵遞與學(xué)生自帶兩種。郵遞檔案由學(xué)校學(xué)生管理部門(mén)（一般為學(xué)生處）統(tǒng)一接收后轉(zhuǎn)往院系，由院系管理；學(xué)生自帶檔案則由院系直接接收。學(xué)生自帶檔案存在私拆、破損、涂改甚至丟失的風(fēng)險(xiǎn)，難免會(huì)影響檔案的真實(shí)性與完整性，且這種做法嚴(yán)重違反中組部關(guān)于本人不能自帶檔案的規(guī)定。［1］

高校應(yīng)規(guī)范新生檔案接收方式，一律采用由新生原就讀高中郵寄檔案的方式接收。高校學(xué)生管理部門(mén)在發(fā)放新生入學(xué)通知書(shū)之時(shí)，應(yīng)將新生檔案的轉(zhuǎn)遞方式書(shū)面告知新生本人和檔案來(lái)源單位。

（二）扎口明確

在規(guī)范學(xué)生檔案接收方式后，學(xué)校學(xué)生管理部門(mén)理應(yīng)成為接收學(xué)生檔案唯一的責(zé)任主體。學(xué)生管理部門(mén)在新生檔案接收完畢后，還需做好檢查驗(yàn)收工作。首先，登記檔案來(lái)源地、相關(guān)郵寄信息等，與檔案同步歸檔；其次，進(jìn)行檔案載體與信息的安全檢查，檢查檔案載體與信息是否齊全完整。

高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該成為學(xué)生檔案管理的責(zé)任主體，高校學(xué)生檔案由學(xué)生管理部門(mén)管理轉(zhuǎn)變?yōu)橛蓹n案管理機(jī)構(gòu)管理，體現(xiàn)了“大檔案”管理理念，是實(shí)現(xiàn)高?！皺n案資源整合管理”的有力舉措。國(guó)內(nèi)已有高校進(jìn)行了這種管理模式改革，如海南大學(xué)。［2］學(xué)生管理部門(mén)在學(xué)生檔案接收并檢查完畢后，移交學(xué)校檔案管理部門(mén)，辦理移交手續(xù)，檔案郵寄材料一并移交。高校檔案機(jī)構(gòu)承擔(dān)學(xué)生在校期間的檔案管理、利用服務(wù)及畢業(yè)時(shí)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作。

（三）管理科學(xué)

1.加強(qiáng)信息內(nèi)容控制

學(xué)生檔案中經(jīng)常出現(xiàn)不同登記表顯示數(shù)據(jù)不一致，登記表記錄獎(jiǎng)勵(lì)而檔案袋內(nèi)缺乏輔證材料等現(xiàn)象。檔案管理機(jī)構(gòu)在日常管理中要加強(qiáng)檔案信息內(nèi)容控制，建立健全修改機(jī)制。學(xué)生管理部門(mén)要與檔案管理機(jī)構(gòu)建立聯(lián)動(dòng)機(jī)制，學(xué)生管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)將學(xué)生信息的變動(dòng)情況準(zhǔn)確提供給檔案部門(mén)，便于檔案信息內(nèi)容的實(shí)時(shí)更新。

2.加強(qiáng)信息化過(guò)程控制

目前，大部分國(guó)內(nèi)高校檔案機(jī)構(gòu)人員配備不充足，檔案信息化多以外包或找勤工生的方式進(jìn)行。學(xué)生檔案載體原件及信息不可避免地暴露到除學(xué)校、學(xué)生之外的第三方。針對(duì)第三方的保密問(wèn)題必須妥善處理，以維護(hù)學(xué)生個(gè)人隱私，保護(hù)學(xué)生檔案信息的準(zhǔn)確完整。一要嚴(yán)把第三方準(zhǔn)入關(guān)，加強(qiáng)崗前培訓(xùn)；二要完善制度建設(shè)，加強(qiáng)宣教措施；三要落實(shí)防范措施，簽訂保密合同。

3.加強(qiáng)開(kāi)放與保密過(guò)程控制

學(xué)生檔案的開(kāi)放設(shè)置，需要明確規(guī)定學(xué)生檔案信息的知情權(quán)對(duì)象與豁免開(kāi)放的范圍。學(xué)生理應(yīng)成為學(xué)生檔案信息內(nèi)容正確、完整與否的監(jiān)督主體，學(xué)生家長(zhǎng)與學(xué)生本人對(duì)于檔案信息應(yīng)有知情權(quán)。對(duì)于非校內(nèi)人員獲知學(xué)生檔案內(nèi)容的情形，需設(shè)立制度性預(yù)防措施。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，建立學(xué)生電子檔案并提供利用，既能保護(hù)原始信息不被篡改，同時(shí)又能行使學(xué)生家長(zhǎng)及學(xué)生本人對(duì)學(xué)生檔案信息的監(jiān)督權(quán)利。

（四）服務(wù)便捷

1.理清服務(wù)方向

學(xué)生檔案的主要服務(wù)對(duì)象為學(xué)生本人、學(xué)校及就業(yè)單位。畢業(yè)生是學(xué)生檔案的主要利用群體；學(xué)校與院系學(xué)生管理部門(mén)在進(jìn)行學(xué)生綜合測(cè)評(píng)、獎(jiǎng)懲評(píng)定以及畢業(yè)生就業(yè)信息統(tǒng)計(jì)等事務(wù)中也需要大量利用學(xué)生檔案；就業(yè)單位則視學(xué)生檔案為人才招聘的主要憑證。高校檔案管理機(jī)構(gòu)在搞好學(xué)生檔案資源建設(shè)的同時(shí)，要重點(diǎn)滿(mǎn)足這幾類(lèi)人群對(duì)學(xué)生類(lèi)檔案的利用需求。

2.創(chuàng)新服務(wù)方式

建立學(xué)生檔案信息檢索系統(tǒng)，提供一站式服務(wù)是創(chuàng)新學(xué)生檔案服務(wù)的主要方式。［3］高校檔案部門(mén)應(yīng)實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，建立學(xué)生檔案信息查詢(xún)系統(tǒng)，通過(guò)系統(tǒng)提供學(xué)生個(gè)人情況信息、畢業(yè)生就業(yè)信息、檔案轉(zhuǎn)遞信息、遺留學(xué)生檔案信息等，向?qū)W生本人、學(xué)校及就業(yè)單位提供關(guān)鍵字段檢索服務(wù)，通過(guò)一站式檢索提高學(xué)生檔案的利用效率，擴(kuò)大學(xué)生檔案的作用。

3.提高服務(wù)質(zhì)量

抓好學(xué)生檔案資源建設(shè)是提高服務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)和前提。首先，高校檔案管理機(jī)構(gòu)首先要做好學(xué)生檔案資料的跟蹤收集、整理和信息化工作，為便捷高效的服務(wù)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。其次，要以?xún)?yōu)質(zhì)的服務(wù)態(tài)度提供利用服務(wù)，不推諉，不懈怠，工作人員應(yīng)本著“盡量讓利用需求在我這里得到滿(mǎn)足”的精神狀態(tài)面對(duì)每一位利用人員，并注意美化利用環(huán)境。

二、擴(kuò)大宣傳

雖經(jīng)多年努力，檔案部門(mén)仍然不能揭開(kāi)公眾心目中的神秘面紗，檔案信息的熱量也未得到真正釋放。據(jù)筆者對(duì)蘇州地區(qū)兩所本科院校的180名在校大學(xué)生檔案意識(shí)調(diào)查的問(wèn)卷顯示，只有27%的學(xué)生去過(guò)學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)或公共檔案館，超過(guò)47%的學(xué)生不知道學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)在哪里。擴(kuò)大宣傳，提高高校檔案機(jī)構(gòu)的影響力和號(hào)召力，才能發(fā)揮檔案在高校中心工作以及師生員工生產(chǎn)生活中的作用。

（一）宣傳對(duì)象

高校檔案宣傳有社會(huì)和學(xué)校兩個(gè)受眾面。擴(kuò)大檔案宣傳的社會(huì)受眾面，最直接有效的途徑是新聞媒體的宣傳報(bào)道，高校檔案機(jī)構(gòu)在夯實(shí)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的同時(shí)，還需主動(dòng)出擊，廣泛利用網(wǎng)絡(luò)、電視、報(bào)紙等社會(huì)媒體就利用實(shí)例進(jìn)行外宣報(bào)道，擴(kuò)大社會(huì)影響。

高校檔案宣傳的學(xué)校受眾包括學(xué)生、領(lǐng)導(dǎo)和教職工群體。學(xué)生群體檔案利用率遙遙領(lǐng)先。據(jù)南京某高校統(tǒng)計(jì)，在檔案年利用量中，學(xué)籍檔案利用占85%。［4］因此，提高大學(xué)生檔案意識(shí)，應(yīng)該成為高校教育體系中不可缺少的一環(huán)。然而，上文提及的調(diào)查還顯示：雖然在校大學(xué)生對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)相對(duì)模糊，卻有73%的在校大學(xué)生認(rèn)為有必要進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn)。鑒于此，高校檔案機(jī)構(gòu)加強(qiáng)宣教功能也是大勢(shì)所趨。領(lǐng)導(dǎo)群體是高校檔案工作發(fā)展的推動(dòng)群體，也是高校檔案宣傳中應(yīng)該積極爭(zhēng)取的強(qiáng)勢(shì)群體。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以通過(guò)政策與人、財(cái)、物力的支持，全面推動(dòng)高校檔案工作發(fā)展。教職工群體是加強(qiáng)高校檔案利用建設(shè)的潛在力量。高校檔案對(duì)于教職工教學(xué)、管理、科研、職稱(chēng)評(píng)定、工資晉升等均具有很高的利用價(jià)值，因此做好教職工群體的檔案宣傳工作，能夠成為高校檔案利用建設(shè)的突破點(diǎn)與增長(zhǎng)點(diǎn)。

（二）宣傳內(nèi)容

高校檔案館藏的豐富程度影響宣傳效果，但館藏并非決定檔案宣傳成功與否的唯一因素，對(duì)宣傳內(nèi)容進(jìn)行合理設(shè)置才對(duì)宣傳效果起決定性作用。高校檔案宣傳可以從檔案內(nèi)容、利用、法制、職業(yè)等方面著手。

檔案內(nèi)容宣傳包括編制館藏全宗指南等材料，介紹館藏檔案的內(nèi)容；通過(guò)學(xué)校檔案網(wǎng)站發(fā)布代表性的新型介質(zhì)檔案圖片，如珍貴實(shí)物檔案圖片、珍貴照片等。檔案利用宣傳需要在區(qū)分不同利用群體的基礎(chǔ)上，有針對(duì)性的編制利用范圍、程序、時(shí)間、地點(diǎn)及責(zé)任老師等材料，做好利用宣傳指導(dǎo)工作；信息化基礎(chǔ)好的高校檔案部門(mén)宣傳檔案網(wǎng)絡(luò)利用的方式、方法；宣傳檔案利用典型事例與典型效果。高校檔案機(jī)構(gòu)要不斷加大檔案普法宣傳力度，強(qiáng)化執(zhí)法主體意識(shí)，對(duì)外宣傳和對(duì)內(nèi)教育相結(jié)合，抓好檔案法制宣傳。提高社會(huì)檔案意識(shí)，需要宣傳檔案職業(yè)，讓社會(huì)了解檔案職業(yè)。宣傳檔案工作內(nèi)容、職業(yè)特點(diǎn)、職業(yè)道德等信息，讓群眾了解、尊重、支持檔案職業(yè)。

（三）宣傳途徑

1.社會(huì)媒體

可將高校檔案部門(mén)的特色工作業(yè)績(jī)形成匯編或撰寫(xiě)簡(jiǎn)報(bào)，報(bào)送本級(jí)或上級(jí)檔案行政管理部門(mén)與教育行政管理部門(mén)，通過(guò)政府門(mén)戶(hù)網(wǎng)站發(fā)布，廣泛進(jìn)行社會(huì)宣傳。將檔案學(xué)理論與本校檔案工作實(shí)際相結(jié)合，積極進(jìn)行科研活動(dòng)，形成科研成果，通過(guò)檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)雜志與報(bào)紙，進(jìn)行業(yè)界內(nèi)宣傳。

2.校內(nèi)媒體

學(xué)校新聞網(wǎng)和校報(bào)是學(xué)校主要的宣傳工具，可用來(lái)宣傳學(xué)校檔案工作動(dòng)態(tài)、業(yè)績(jī)、檔案業(yè)界動(dòng)態(tài)、重要法律法規(guī)等。高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)重視檔案網(wǎng)站建設(shè)，并在訪問(wèn)量大的部門(mén)學(xué)校網(wǎng)頁(yè)上建立檔案網(wǎng)站鏈接，從而提供更為全面、專(zhuān)業(yè)的檔案信息與服務(wù)。

3.創(chuàng)新性宣傳方式

可在校園人流量大的區(qū)域，懸掛普法宣傳條幅，宣傳新的檔案法規(guī)、條例；利用學(xué)生處或團(tuán)委，開(kāi)展檔案知識(shí)有獎(jiǎng)競(jìng)答活動(dòng)宣傳檔案知識(shí)等。常熟理工學(xué)院檔案館曾聯(lián)合校團(tuán)委，利用多種方式，如發(fā)動(dòng)600名學(xué)生參加蘇州市舉辦的《蘇州市檔案工作條例》網(wǎng)絡(luò)試題有獎(jiǎng)競(jìng)答活動(dòng)，向部分院系學(xué)生發(fā)放檔案意識(shí)調(diào)查問(wèn)卷，從而更好地向在校大學(xué)生宣傳檔案意識(shí)及檔案知識(shí)。

三、增強(qiáng)教育功能

高校檔案機(jī)構(gòu)具備承擔(dān)檔案教育的資源優(yōu)勢(shì)，隨著高校準(zhǔn)入制度的推行，高校檔案隊(duì)伍的人才結(jié)構(gòu)層次越來(lái)越高，高校檔案機(jī)構(gòu)也具備承擔(dān)檔案教育的師資力量，教育功能應(yīng)該成為檔案館功能建設(shè)的題中應(yīng)有之義。高校檔案機(jī)構(gòu)的教育功能可通過(guò)下列途徑來(lái)實(shí)現(xiàn)。

（一）以輔助教學(xué)形式進(jìn)行補(bǔ)充式教育

高校教學(xué)課程體系設(shè)置，除檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)、文秘等相近專(zhuān)業(yè)開(kāi)設(shè)檔案課程外，其他專(zhuān)業(yè)缺乏檔案課程。為向在校大學(xué)生普及檔案知識(shí)，高校檔案機(jī)構(gòu)可嘗試一些輔助教學(xué)方式，如開(kāi)設(shè)檔案管理選修課，針對(duì)畢業(yè)生進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn)，接納在校生進(jìn)檔案機(jī)構(gòu)定期實(shí)習(xí)，參與本科生畢業(yè)論文設(shè)計(jì)與指導(dǎo)等。通過(guò)多種方式的結(jié)合，提高大學(xué)生基本檔案素養(yǎng)，增強(qiáng)其自我管理能力。

（二）利用管理平臺(tái)建設(shè)校內(nèi)實(shí)習(xí)基地

高校檔案機(jī)構(gòu)亦可建設(shè)校內(nèi)實(shí)習(xí)基地，接受本校學(xué)生實(shí)習(xí)，一方面對(duì)學(xué)生起到實(shí)踐教育的作用，另一方面可進(jìn)一步鞏固檔案機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)。高校檔案機(jī)構(gòu)可與學(xué)生和后勤管理部門(mén)以及相關(guān)院系溝通協(xié)調(diào)，建設(shè)校內(nèi)實(shí)習(xí)基地，分期分批接受相關(guān)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生或在校大學(xué)生進(jìn)館（室）實(shí)習(xí)。

（三）促進(jìn)高校檔案館與校史館整合管理

高校檔案館與校史館整合管理的實(shí)例屢見(jiàn)不鮮，具備條件的高校大多采用這種管理模式。［5］對(duì)高校檔案館來(lái)說(shuō)，校史館是一個(gè)更好的宣傳教育平臺(tái)，也更容易進(jìn)入學(xué)生乃至公眾視野。高校檔案館與校史館二館整合管理，可著力打造“一個(gè)基地、一個(gè)平臺(tái)”，將檔案館發(fā)展為校園文化資源建設(shè)與供給基地，將校史館建設(shè)為校園文化的展示平臺(tái)，二館的資源與功能優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，能夠更好發(fā)揮教育效果。

［1］王偉.高校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)狀與對(duì)策［J］.現(xiàn)代企業(yè)教育，2009（2）：135-136.

［2］范明.對(duì)高校建設(shè)大檔案管理體制的思考［J］.中國(guó)檔案，2009（12）：27-28.

［3］戴翠萍.建立高校畢業(yè)生管理系統(tǒng)為就業(yè)服務(wù)［J］.蘭臺(tái)世界，2010（3）：21-13.

［4］張志敏.高校學(xué)生檔案利用的現(xiàn)狀問(wèn)題及對(duì)策［J］.蘭臺(tái)內(nèi)外，2010（2）：25-28.

［5］朱玉玲.論高校檔案館校史館一體化建設(shè)［J］.中國(guó)檔案，2009（5）：42-43.